Loại bỏ vấn đề đau đầu về báo cáo cuối tháng với tự động hóa AP (Kim Albrecht)

Cuối tháng là thời điểm căng thẳng đối với nhiều bộ phận kế toán phải trả. Việc tạo các báo cáo kết thúc có thể là một nhiệm vụ đơn điệu và tốn thời gian, đặc biệt đối với những người vẫn phụ thuộc vào các quy trình thủ công để hoàn thành công việc.

May mắn thay, ngày càng có nhiều tổ chức nhận ra rằng mọi việc không nhất thiết phải diễn ra theo cách này. Trong thời kỳ đại dịch, nhiều người đã đánh giá lại các quy trình của họ và nhanh chóng phát hiện ra giá trị mà tính năng tự động hóa tài khoản phải trả (AP) có thể mang lại, không chỉ
khi nói đến việc hợp lý hóa các hoạt động và hỗ trợ cộng tác từ xa, nhưng cũng luôn cập nhật dữ liệu trong thời gian thực. Dưới đây là một số trong nhiều cách giúp đạt được điều này.

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Tự động hóa AP giúp tăng hiệu quả và độ chính xác của báo cáo cuối tháng theo nhiều cách khác nhau. Một trong những tác động mạnh mẽ nhất là thông qua tự động hóa nhiều quy trình thủ công tẻ nhạt liên quan đến báo cáo cuối tháng. Các quá trình này không cần thiết phải mất
tăng lượng thời gian đáng kể, khiến các nhóm AP ở lại văn phòng lâu hơn mức cần thiết. Họ cũng dễ mắc phải sai sót của con người hơn nhiều, đặc biệt là trong thời gian gấp rút tổng kết tài chính vào cuối mỗi tháng. Tuy nhiên, nhiều quy trình
liên quan, từ khớp hóa đơn đến xác minh dữ liệu, có thể được tự động hóa nhanh chóng và dễ dàng, tiết kiệm thời gian quý báu đồng thời loại bỏ các lỗi tốn kém.

Tự động hóa AP cũng có thể được sử dụng để chuẩn hóa quy trình báo cáo thủ công. Nhiều quy trình trong số này rất khác nhau tùy thuộc vào người thực hiện chúng, điều này có thể nhanh chóng dẫn đến sự nhầm lẫn và sai lầm của các thành viên khác trong nhóm. Tiêu chuẩn hóa chúng thông qua một trung tâm
Tự động hóa AP giúp các tổ chức đảm bảo mọi người luôn ở trên cùng một trang tài chính. Hơn nữa, các quy trình được lập thành văn bản đầy đủ mang lại tốc độ và độ chính xác cao nhất khi giải quyết các báo cáo kết thúc tháng, cũng như các quy trình kiểm toán khác.

Đơn giản hóa việc quản lý cả dữ liệu và con người

Một cân nhắc quan trọng khác trong quá trình báo cáo cuối tháng là chính dữ liệu, dữ liệu này thường có thể bị chôn vùi hoặc trì hoãn trong các quy trình thủ công, dựa trên giấy tờ. Tự động hóa AP tạo ra khả năng hiển thị lớn hơn nhiều bằng cách loại bỏ hóa đơn giấy, cung cấp báo cáo theo thời gian thực,
và tạo các báo cáo tùy chỉnh, sẵn sàng sử dụng để đóng cửa tháng/cuối năm. Do đó, dữ liệu liên quan luôn nằm trong tầm tay của các bên liên quan phù hợp khi cần.

Nó cũng có thể được sử dụng để cải thiện sự hợp tác nhóm. Các hoạt động AP hiệu quả dựa vào các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để cung cấp các dự án một cách nhanh chóng và hiệu quả. Tính năng tự động hóa AP cho phép thực hiện điều này bằng cách tạo sự minh bạch trong các nhóm, để mọi người hiểu
trách nhiệm được giao cho nhau. Nó cũng hỗ trợ cộng tác, bất kể thời gian, hoàn cảnh hoặc địa điểm, với việc phê duyệt hóa đơn và yêu cầu được giải quyết trong vài giây hoặc vài phút, thay vì vài ngày hoặc vài tuần.

Thúc đẩy hiệu quả hoạt động trong toàn doanh nghiệp

Tối ưu hóa hiệu quả trong mọi khía cạnh của hoạt động là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường toàn cầu không ngừng phát triển. Tự động hóa AP thực hiện liền mạch các tác vụ có thể mất nhiều giờ của nhân viên để hoàn thành. Nó cũng có thể làm điều đó trong thời gian thực,
từ bất kỳ thiết bị hoặc địa điểm nào, trong một môi trường hợp tác và an toàn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc đồng thời tăng hiệu quả và năng suất.

Tự động hóa AP có thể làm cho các báo cáo kết thúc cuối tháng trở nên dễ dàng – nếu các quy trình phù hợp được áp dụng. Mục tiêu cuối cùng với bất kỳ quá trình tự động hóa nào là loại bỏ việc chạy theo giấy tờ khó hiểu liên quan đến xử lý thủ công và hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực từ
bất kỳ vị trí nào. Điều này không chỉ giải phóng các thành viên trong nhóm để thực hiện các hoạt động mang tính chiến lược và sáng tạo hơn mà còn đặt dữ liệu tài chính quan trọng trong tầm tay của những người cần nó, khi họ cần, cho phép đưa ra quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn
ở mọi cấp độ của doanh nghiệp.