Quản lý nội dung doanh nghiệp 101

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Quản lý nội dung doanh nghiệp 101

Tìm kiếm một giải pháp tự động hóa doanh nghiệp? Không cần tìm đâu xa!

.cta-first-blue {chuyển tiếp: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: # 546fff; màu trắng; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-first-blue: hover {color: # 546fff; nền: trắng; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 546fff! important; } .cta-second-black {chuyển tiếp: all 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; bán kính đường viền: 0px; font-weight: bold; font-size: 16px; chiều cao dòng: 24px; đệm: 12px 24px; nền: trắng; màu: # 333; chiều cao: 56px; text-align: left; hiển thị: inline-flex; flex-hướng: hàng; -moz-box-align: trung tâm; align-các mục: trung tâm; khoảng cách giữa các chữ cái: 0px; box-sizing: border-box; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .cta-second-black: hover {color: white; nền: # 333; quá trình chuyển đổi: tất cả 0.1s khối-bezier (0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width: 2px! important; border: solid # 333! important; } .column1 {min-width: 240px; max-width: vừa với nội dung; padding-right: 4%; } .column2 {min-width: 200px; max-width: vừa với nội dung; } .cta-main {display: flex; }

Theo lời của Peter Sondergaard, Phó chủ tịch cấp cao của Gartner Research, “dầu của thế kỷ 21, và phân tích là động cơ đốt trong”. Mặc dù thông tin thực sự cần thiết cho hoạt động của thế giới ngày nay, nhưng thời đại “quá tải thông tin” hiện nay (một thuật ngữ được đặt ra vào những năm 1970 bởi Alvin Toffler trong cuốn sách của anh ấy, Cú sốc tương lai) đã mang theo nó, các vấn đề về quản lý nội dung. Không có vấn đề quản lý nội dung nào tốt hơn vấn đề quản lý nội dung của các công ty lớn.

ECM hay Quản lý nội dung doanh nghiệp cung cấp giải pháp cho vấn đề quản lý nội dung trong doanh nghiệp. Khái niệm, được giới thiệu bởi Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM) vào năm 2001, hiện đã phát triển thành các chiến lược bao gồm, các công cụ, quy trình và kỹ năng mà một doanh nghiệp cần để quản lý tất cả các tài sản thông tin của mình trong suốt vòng đời của nó.

var contentTitle = “Mục lục”; // Đặt tiêu đề của bạn ở đây, để tránh tạo tiêu đề cho nó sau này var ToC = “

“+ ContentTitle +”

“; ToC + = “

“; var tocDiv = document.getElementById ('dynamicictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Quản lý nội dung doanh nghiệp - những điều cơ bản.

Tất cả các doanh nghiệp đều có các nhu cầu đa dạng, duy nhất về quản lý nội dung để cung cấp khả năng truy cập dễ dàng và có hệ thống vào dữ liệu hoạt động cho tất cả các bên liên quan trong doanh nghiệp. Khi một doanh nghiệp phát triển về quy mô, cơ sở thông tin của nó liên quan đến chi tiết sản phẩm, hàng tồn kho, khoản phải thu / phải trả, khách hàng, nghiên cứu và phát triển, tài chính, cơ sở vật chất, tài sản và nguồn nhân lực. Nội dung thông tin của một doanh nghiệp theo truyền thống là các tài liệu giấy như hóa đơn, sơ yếu lý lịch và hợp đồng, nhưng giờ đây đã phát triển để bao gồm các tệp âm thanh và video, nội dung web, nội dung truyền thông xã hội, tương tác email, v.v. các tệp video và âm thanh, bài đăng trên mạng xã hội, email, nội dung web, v.v. Việc quản lý nội dung rộng lớn như vậy có thể trở nên khó sử dụng đối với một tổ chức.

An AIIM khảo sát cho thấy rằng thời gian trung bình tổng thể dành cho việc quản lý thông tin cũng như tìm kiếm là 45 phút, đại khái là 8% của ngày làm việc. Tệ hơn nữa, IDC báo cáo rằng nhân viên không thể tìm thấy thông tin họ đang tìm kiếm 46% và có tới 2.5 giờ được dành mỗi ngày để tìm kiếm thông tin. Những bất tiện như vậy, ngoài ảnh hưởng đến tinh thần của công nhân, còn ảnh hưởng đến năng suất của công ty. Theo báo cáo trên của IDC, trung bình các công ty trong danh sách Fortune 500 mất 60-85 Tỷ đô la chỉ riêng chi phí trực tiếp, và thậm chí nhiều hơn cho chi phí cơ hội, lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin.

Giải pháp cho vấn đề trên? Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM).

ECM là một thuật ngữ chung bao hàm công nghệ, chiến lược và phương pháp được sử dụng để quản lý nội dung thông tin của một tổ chức. Theo cách nói của doanh nghiệp, quản lý nội dung, quản lý dữ liệu và quản lý thông tin là những cách tiếp cận có tương quan chặt chẽ, chúng tôi sẽ sử dụng các từ thông tin, dữ liệu và nội dung thay thế cho nhau liên quan đến hệ thống lưu trữ kỹ thuật số của doanh nghiệp.

Muốn trích xuất dữ liệu từ PDF tài liệu, chuyển đổi PDF sang XML or tự động hóa trích xuất bảng? Kiểm tra Nanonets ' Trình quét PDF or Trình phân tích cú pháp PDF để chuyển đổi PDF sang cơ sở dữ liệu mục!

Dùng thử Nanonets miễn phí

Sự phát triển của ECM

Các công ty luôn hướng tới việc đưa ra các phương pháp tiếp cận chiến lược để quản lý nội dung hoạt động để tất cả những người tham gia và các bên liên quan được trang bị thông tin và dữ liệu cần thiết để vận hành và đưa ra quyết định. Quản lý hiệu quả nội dung của doanh nghiệp cho phép quản lý tác vụ hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tạo doanh thu tốt hơn. Các công cụ để quản lý nội dung của một công ty đã phát triển trong hai thập kỷ qua, từ chia sẻ tệp mạng đến các giải pháp ECM nâng cao AI mới nổi

Chia sẻ tệp mạng là công cụ sớm nhất để lưu trữ thông tin và bao gồm phương tiện lưu trữ di động, máy chủ tập trung trên mạng máy tính, tài liệu siêu liên kết dựa trên World Wide Web và mạng ngang hàng phân tán. Mặc dù chia sẻ tệp dễ dàng được chấp nhận, nhưng chúng không vượt quá kích thước dữ liệu quan trọng và nổi tiếng là không an toàn và dữ liệu có thể trở nên vô tổ chức.

Phương pháp quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) thế hệ tiếp theo do Gartner giới thiệu, nhằm khắc phục những hạn chế của chia sẻ tệp mạng. Các hệ thống ECM này bao gồm các sản phẩm phụ như Alfresco và OpenText, bao gồm một cơ sở dữ liệu tổng thể lưu trữ dữ liệu ở các định dạng khác nhau (Word, Excel, PDF, hình ảnh, v.v.). Mặc dù các giải pháp ECM cũ hơn cho phép bảo mật dữ liệu và một số lượng tổ chức nội dung nhất định, nhưng chúng không phục vụ cho các nhu cầu mới nổi như chia sẻ và đồng bộ hóa tệp toàn cầu, giao tiếp nhóm, cộng tác nhóm, v.v., tất cả đều vượt ra ngoài việc thu thập tài liệu đơn giản và truy cập dữ liệu và liên quan đến các hệ thống tương tác.

Trong những năm gần đây, các công nghệ AI như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và khai thác dữ liệu đã dẫn đến các hệ thống ECM thông minh hơn, cung cấp cho người dùng cuối các khả năng mới như truy xuất thông tin thông minh, khả năng chatbot và Tự động hóa quy trình bằng robot. Một ví dụ về truy xuất thông tin thông minh bằng cách sử dụng ECM thông minh là của Microsoft Dự án Cortex trong đó phân tích các loại nội dung khác nhau từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp và sắp xếp nó thành các chủ đề được chia sẻ như dự án, sản phẩm, quy trình và khách hàng để tạo ra mạng kiến thức cho người dùng truy cập như một phần của kết quả tìm kiếm của họ.

Giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp là gì?

Quản lý nội dung doanh nghiệp ban đầu được thiết kế để quản lý nội dung giao dịch của một doanh nghiệp, do đó, liên quan đến các kết quả có thể hành động của công ty. Tổ chức nhỏ hơn có khả năng quản lý nội dung đơn giản bằng cách sử dụng các hình thức liên lạc truyền thống như email, điện thoại và các tệp và thư mục vật lý nhưng các hệ thống quản lý nội dung cổ điển như vậy đã ngăn doanh nghiệp mở rộng quy mô và phát triển.

Tuy nhiên, theo thời gian, các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp đã phát triển để bao gồm toàn bộ tài sản thông tin của tổ chức. Cùng với việc lưu trữ tài liệu, các hệ thống Quản lý Nội dung Doanh nghiệp hiện đại đi kèm với các khả năng mở rộng như quyền truy cập có kiểm soát vào tệp, thu thập dữ liệu cho các mục đích sử dụng cuối cụ thể, phân tích nhúng và các tính năng khác cho phép tự động hóa quy trình kinh doanh như quản lý hợp đồng và các công cụ cộng tác. Trên thực tế, các giải pháp ECM có thể trở thành một phần của quản lý vòng đời nội dung của một tổ chức và chồng chéo với quản lý hồ sơ và quản lý quy trình kinh doanh để giúp giảm thiểu rủi ro hoạt động, nâng cao hiệu quả và cho phép lợi nhuận tốt hơn.

Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Kiểm tra phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc Nanonets của chúng tôi. Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng minh thư hoặc bất kỳ tài liệu nào trên chế độ lái tự động!

Dùng thử Nanonets miễn phí

Các yếu tố của quản lý nội dung doanh nghiệp

Các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp bao gồm bốn yếu tố thiết yếu

Hoạt động của Quản lý Nội dung Doanh nghiệp

Quản lý Nội dung Doanh nghiệp bật các tính năng sau để hoạt động kinh doanh tốt hơn:

Lưu trữ thông tin được sắp xếp hợp lý giúp truy cập và truy xuất nhanh chóng các dữ liệu có liên quan vào những thời điểm thích hợp.
Loại bỏ dữ liệu vật lý (thủ tục giấy tờ) và sự lộn xộn liên quan đến việc lưu trữ tài liệu vật lý, do đó giúp quản lý tài liệu tốt hơn và lưu trữ lâu dài.
Cấu trúc dữ liệu tùy chỉnh tùy thuộc vào nhu cầu và năng lực kinh doanh, để cho phép tham khảo chéo, thiết lập ngữ cảnh và tính minh bạch của tài liệu trong toàn công ty.

Một giải pháp ECM hiệu quả bao gồm các nhiệm vụ sau:

Số hóa nội dung

Các công cụ tự động hóa có thể kết hợp một hoặc nhiều chức năng sau cho các cấp quản lý nội dung khác nhau: khả năng thu thập dữ liệu, phân loại dữ liệu, kiểm soát phiên bản và theo dõi kiểm tra với các tính năng bảo mật, tìm kiếm, lập chỉ mục và quản trị. Trong thời gian gần đây, điều này đã phát triển để bao gồm Quản lý đa phương tiện, hướng tới việc quản lý nội dung không phải văn bản như ảnh, clip âm thanh và bộ sưu tập video, giúp hỗ trợ các chức năng cũng như hoạt động truyền và chuyển mã.

Tích hợp và giao diện

Các công cụ Quản lý Nội dung Doanh nghiệp cho phép giao diện giữa các quy trình Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) tự động khác nhau và có thể được kết nối với siêu dữ liệu, phê duyệt tài liệu tự động và quy trình làm việc bán hoặc hoàn toàn tự động. Một số chức năng phổ biến phải được tích hợp là email, các công cụ năng suất như trình xử lý văn bản và bảng tính, các hệ thống kinh doanh như CRM và ERP, và các hệ thống hiện có dành riêng cho các bộ phận như nhân sự, tài chính và pháp lý. Giải pháp ECM phải tương thích với các ứng dụng phần mềm hiện có đang được sử dụng cho các chức năng công việc thường ngày, chẳng hạn như chỉnh sửa tài liệu, lưu trữ tệp dữ liệu, tìm kiếm và tạo hồ sơ điện tử và các công cụ bảo quản Một hệ thống ECM tốt phải tích cực tích hợp và gia tăng giá trị cho các công cụ hiện có này công cụ cốt lõi.

Hợp tác an toàn

Quản lý nội dung doanh nghiệp đã có tầm quan trọng lớn hơn nhiều trong thế giới COVID so với trước đây vì tính phổ biến của làm việc từ xa đòi hỏi sự cộng tác và chia sẻ nội dung qua cáp quang và vệ tinh. Các công cụ Quản lý Nội dung Doanh nghiệp tốt nhất tận dụng sức mạnh của các công nghệ như quyền truy cập chi tiết, mã hóa tài liệu và kiểm soát phiên bản để cho phép hợp tác an toàn giữa các bên liên quan và duy trì an toàn dữ liệu.

Phân tích và truy xuất nội dung

Các giải pháp ECM được trang bị các tính năng cho phép người dùng truy xuất thông tin cụ thể từ bên trong một tổ chức. Nội dung thường nằm rải rác trong doanh nghiệp trong nhiều hệ thống thường bị ngắt kết nối. Một giải pháp quản lý nội dung doanh nghiệp tốt phải là cầu nối giữa các kho thông tin và mang lại cho chúng một nền tảng chung có thể truy xuất dữ liệu dễ dàng và có phương pháp. Việc phân tích thông minh các loại nội dung khác nhau để trích xuất thông tin liên quan có thể mở khóa giá trị trong nội dung và cung cấp thông tin chi tiết hữu ích cho quá trình ra quyết định.

Quản lý hồ sơ

Các chính sách và quy định pháp luật của công ty có thể đòi hỏi phải lưu giữ các tài liệu cụ thể trong khoảng thời gian xác định trước và cũng có thể có các quy định về việc thải bỏ. Khả năng Quản lý hồ sơ của ECM có thể giúp đảm bảo tính bất biến của nội dung và cho phép tuân thủ bằng cách kiểm soát và áp dụng lịch trình lưu giữ. Trong thời hiện đại, quản lý hồ sơ cũng bao gồm Quản lý nội dung trang web.

Lưu trữ nội dung

Vị trí của nội dung kỹ thuật số - tại các máy chủ cục bộ so với đám mây - là một phần quan trọng của các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp. Trong cả hai trường hợp, bảo mật và tuân thủ là điều cần thiết để lưu trữ nội dung. Quản trị thông tin lưu trữ bao gồm vị trí lưu trữ, mạng, bảo mật, kiến trúc trung tâm dữ liệu, kết nối trong quá trình truyền tải, dự phòng tích hợp và các hạn chế truy cập sao chép dữ liệu.

Bạn muốn sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot? Kiểm tra phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc Nanonets. Không có mã. Không có nền tảng phức tạp.

Dùng thử Nanonets miễn phí

Lợi ích của hệ thống ECM

Tính nhất quán của hoạt động: Một hệ thống ECM tốt có thể tập hợp các nội dung khác nhau của một tổ chức vào một nền tảng duy nhất, do đó mang lại sự thống nhất về dữ liệu và nhiệm vụ.
Tiết kiệm thời gian và thời gian quay vòng nhanh hơn: Tiết kiệm thời gian do
Quản lý dữ liệu tự động có thể được hoàn tác nếu không có quy trình tổng thể để tích hợp chúng trong phạm vi công việc lớn hơn của tổ chức. Các liên kết liền mạch giữa các nhiệm vụ khác nhau được cung cấp bởi hệ thống Quản lý Nội dung Doanh nghiệp có thể giúp tránh những sự chậm trễ và tắc nghẽn như vậy trong hoạt động hàng ngày của công ty.
Tiết kiệm chi phí: Các quy trình kinh doanh thủ công, đặc biệt là những quy trình phối hợp nội dung từ nhiều bộ phận và chi nhánh của một tổ chức đòi hỏi nguồn nhân lực đáng kể. Hệ thống ECM có thể giúp loại bỏ lao động thủ công liên quan đến nhiều hoạt động quản lý nội dung.
Lợi ích môi trường: Hệ thống Quản lý Nội dung Doanh nghiệp Kỹ thuật số có thể loại bỏ giấy khỏi các hoạt động hàng ngày của công ty. https://nanonets.com/blog/paperless-office/ của các công ty không chỉ tiết kiệm môi trường và loại bỏ giấy lộn xộn trong văn phòng, mà còn tăng năng suất hơn 50%.
Giảm lỗi: Có một nền tảng chung, nơi tất cả nội dung riêng lẻ của công ty có thể được truy cập và tính thống nhất của dữ liệu ngăn ngừa các lỗi thường gặp khi nội dung được phân phối bừa bãi trong toàn công ty.
Bảo tồn vốn con người: ECM có thể loại bỏ sự tham gia của con người vào các hoạt động lặp đi lặp lại. Nó có thể giải phóng nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ như nhập dữ liệu hoặc tương tác với khách hàng cấp một khỏi những công việc tốn thời gian này.
Minh bạch: Các giải pháp Quản lý Nội dung EEnterprise có thể tập trung dữ liệu và nâng cao tính minh bạch trên toàn diện đồng thời tích hợp hợp lý các chức năng kinh doanh trải rộng trong tổ chức. Nó cũng thiết lập các biện pháp bảo mật và truy xuất nguồn gốc thông tin, đảm bảo tuân thủ tốt hơn các quy định liên quan.
Sẵn sàng đánh giá: ECM không chỉ cho phép tiêu chuẩn hóa hoạt động mà còn đảm bảo duy trì hồ sơ của tất cả các giai đoạn của quy trình kinh doanh, từ đó tạo ra một dấu vết kiểm toán.
Quyết định: Nhận biết và ưu tiên nội dung toàn công ty có thể là một thách thức, đặc biệt là khi có quá nhiều thông số ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Các tính năng AI của các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp hiện đại có thể giúp dự đoán nhanh dựa trên dữ liệu và lịch sử, có thể giúp đưa ra các quyết định ở cấp quản lý.
Sự bành trướng: Khi cơ sở khách hàng và danh mục hoạt động mở rộng, việc quản lý nội dung khác nhau có thể trở nên khó sử dụng và dẫn đến nhiều thách thức quản lý hơn. Hệ thống ECM cho phép hợp lý hóa tất cả nội dung kinh doanh, do đó cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Các ECM đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn nội bộ và bên ngoài, trực tiếp hoặc gián tiếp chi phối việc quản lý thông tin của doanh nghiệp.

Ví dụ về các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp

Chăm sóc sức khỏe: Lĩnh vực chăm sóc sức khỏe chạy trên nội dung. Có nội dung liên quan đến quản lý dữ liệu bệnh nhân, quản lý nhân viên y tế, bảo trì cơ sở hạ tầng, kiểm soát chất lượng, thanh toán, v.v. Trong trường hợp không có giải pháp quản lý nội dung chung, các loại nội dung được xử lý bởi các bộ phận riêng biệt và đối chiếu tất cả dữ liệu và quy trình theo một nền tảng sẽ giúp nâng cao hiệu quả của toàn bộ hệ thống chăm sóc sức khỏe. Ngoài ra, nó cũng có thể đảm bảo tuân thủ các quy định và nâng cao độ tin cậy trong công chúng.

Chuỗi cung ứng: Không có thời điểm nào khác trong lịch sử gần đây, sự gián đoạn của chuỗi cung ứng lại nghiêm trọng hơn thời kỳ đại dịch. Các giải pháp ECM trong quản lý hàng tồn kho, mua sắm, lập lịch trình và vận chuyển thông tin có thể giúp dự đoán sự chậm trễ, từ đó đưa ra và thực hiện các bước dự phòng để tránh gián đoạn quy mô lớn.

Tài chính và kế toán: Không thể phóng đại lợi thế của các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp đối với các khía cạnh tài chính của hoạt động của một công ty. Ví dụ: Phòng Tài khoản Phải trả cung cấp hỗ trợ tài chính, hành chính và văn thư cho quá trình mua hàng của một công ty và giải quyết một núi nội dung trong hoạt động hàng ngày của công ty. Nội dung, đặc biệt là nội dung tài chính, của bộ phận AP phải tích hợp liền mạch các chức năng khác nhau của quy trình mua sắm bao gồm quản lý đơn đặt hàng, quản lý / giao tiếp nhà cung cấp, quản lý hóa đơn, theo dõi sản phẩm và thanh toán. Quản lý Nội dung Doanh nghiệp trong các hoạt động AP, chẳng hạn như quản lý hóa đơn và quản lý đơn đặt hàng, có thể giúp tổ chức quá trình mua sắm trong các công ty.

Ngành bán lẻ: ECM có thể nâng cao hiệu quả của các quy trình front-end như mục tiêu, tạo nội dung mạng xã hội, quản lý khách hàng, v.v. và cũng tích hợp nó với các quy trình back-end như quản lý hàng tồn kho, quy trình mua hàng để trả, lập hóa đơn, và các nhiệm vụ vận chuyển. Quản lý nội dung doanh nghiệp cũng có thể phân tích các mô hình hoạt động và hành vi của khách hàng và sử dụng thông tin để đưa ra quyết định chính xác nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận.

Trên đây là một vài ví dụ về các lĩnh vực mà ECM sẽ được hưởng lợi. Ngành giáo dục sẽ đặc biệt hưởng lợi từ các giải pháp ECM vì hoạt động giáo dục được định hướng theo nội dung. Các cơ quan và ban ngành của chính phủ cũng sẽ được hưởng lợi từ các giải pháp ECM và việc quản lý nội dung bằng kỹ thuật số sẽ dễ dàng và đẩy nhanh quá trình quản trị, do đó mang lại lợi ích cho các quốc gia.

Nếu bạn làm việc với hóa đơn, biên lai hoặc lo lắng về việc xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.

Dùng thử Nanonets miễn phí

Thực hiện các giải pháp ECM

Các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp không phải là hệ thống plug-and-play và phải được tùy chỉnh cho một doanh nghiệp. Việc triển khai một hệ thống ECM phải yêu cầu xác định rõ ràng các nhu cầu của tổ chức, loại hình văn hóa tổ chức, loại dữ liệu và hệ thống ERP và các hệ thống khác mà ECM phải được tích hợp với. AIIM, một hiệp hội dành riêng cho ngành quản lý thông tin, khuyến nghị đánh giá kỹ lưỡng các khía cạnh sau đây trước khi triển khai hệ thống Quản lý nội dung doanh nghiệp:

Khái niệm về hoạt động
Khung quản trị thông tin
Yêu cầu kinh doanh & hệ thống
Sơ đồ phân loại,
Giao diện người dùng & Môi trường,
Cơ sở hạ tầng CNTT,
Triển khai và
Hỗ trợ sau thực hiện.

Chúng được nhóm lại theo các yêu cầu sau:

Việc đánh giá các yêu cầu của tổ chức phải bao gồm

Đánh giá cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có và sự sẵn sàng.
Cân nhắc quản lý thay đổi trước mắt và lâu dài.
Cần có mức độ an toàn thông tin và sự phù hợp với tuân thủ quy định.
Phân loại và siêu dữ liệu cần để phân loại và truy xuất dữ liệu.
Quản lý hồ sơ và quản trị.
Nhu cầu dung lượng lưu trữ - tại chỗ so với đám mây
Chiến lược khôi phục thảm họa
Cơ hội đào tạo và nâng cấp tiềm năng

Kế hoạch triển khai và xác nhận chi tiết là điều kiện tiên quyết quan trọng để triển khai các giải pháp ECM. Thử nghiệm thí điểm có thể giúp xác định và giải quyết các nút thắt liên quan đến quy trình trước khi Quản lý nội dung doanh nghiệp được triển khai trong doanh nghiệp. Các tiêu chuẩn công nghiệp có sẵn để kiểm tra căng thẳng các chức năng chính, chẳng hạn như xử lý dữ liệu lớn hoặc các loại luồng dữ liệu khác nhau và có thể tìm kiếm sự trợ giúp từ các chuyên gia để thiết kế và triển khai các giải pháp ECM cụ thể cho một công ty.

Để đạt được lợi ích của giải pháp ECM, doanh nghiệp phải thu hút sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong việc lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm Quản lý nội dung doanh nghiệp, phát triển kế hoạch triển khai, triển khai kế hoạch và đào tạo người dùng. Lộ trình thực hiện ECM phải kết nối nhu cầu quản lý thông tin, văn hóa và quy trình kinh doanh của tổ chức.

Chọn giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp bao gồm:

Yêu cầu phần cứng - Công ty có cơ sở hạ tầng công nghệ thích hợp để chạy phần mềm một cách hiệu quả không?
Cần phần cứng phụ trợ như miếng đệm chữ ký, máy quét, v.v.
Các tính năng có trong phần mềm như,
Dễ dàng tạo tài liệu
Thông báo điện tử, đánh giá, phê duyệt
Nhật ký hoạt động quy trình làm việc cho mục đích kiểm toán
Chuyển đổi các quy trình đặc biệt thành các quy trình có thể lặp lại
Chi phí của phần mềm và bảo trì của nó.
Có sẵn trợ giúp trả góp từ nhà sản xuất.
Tính sẵn có và chi phí hỗ trợ kỹ thuật.
Các tùy chọn lưu trữ và sao lưu dữ liệu.
Cần cho việc đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống.
Mức độ tích hợp với các sản phẩm phần mềm hiện có.

Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đồng thời nâng cao hiệu quả!

Dùng thử Nanonets miễn phí

Nanonet như một phần của giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp của bạn

Nanonets là một phần mềm OCR có thể là một phần của giải pháp ECM lớn hơn vì nó tận dụng khả năng AI & ML để tự động trích xuất dữ liệu không có cấu trúc / có cấu trúc từ tài liệu PDF, hình ảnh và tệp được quét.

Trí thông minh nhận thức được điều khiển bởi AI của Nanonet cho phép xử lý các loại tài liệu bán cấu trúc và thậm chí không nhìn thấy được đồng thời cải thiện theo thời gian. Thuật toán Nanonets & mô hình OCR học liên tục. Họ có thể được đào tạo hoặc đào tạo lại nhiều lần và rất dễ tùy chỉnh.

API Nanonets cung cấp tốc độ cao và độ chính xác tuyệt vời trong việc trích xuất dữ liệu mục hàng và thúc đẩy tự động hóa để quản lý mục hàng. Đầu ra có thể được tùy chỉnh, để chỉ trích xuất các bảng hoặc mục dữ liệu cụ thể mà bạn quan tâm.

Tính linh hoạt của Nanonet phát sinh từ khả năng của chúng để thực hiện các nhiệm vụ sau:

Phát hiện chính xác cấu trúc bảng của mục hàng có chứa các tài liệu như biểu mẫu.
Tất cả các mục nhập chi tiết đơn hàng có ở các dạng như tên, sản phẩm, giá, tổng số tiền, chiết khấu, v.v.
Dữ liệu có thể được trích xuất dưới dạng đầu ra JSON có thể cho phép xây dựng các ứng dụng và nền tảng tùy chỉnh.
Mặc dù cung cấp một API và tài liệu tuyệt vời cho các nhà phát triển, phần mềm này cũng lý tưởng cho các tổ chức không có nhóm nhà phát triển nội bộ.

Tính linh hoạt này cho phép sử dụng Nanonet trong nhiều chức năng và phòng ban khác nhau trong tổ chức - tài khoản phải trả, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, v.v. Điều này làm cho nó trở thành một hệ thống lý tưởng để được tích hợp vào thiết lập Quản lý nội dung doanh nghiệp.

Các yếu tố bổ sung làm cho Nanonet trở thành một bổ sung tốt cho các giải pháp ECM là:

Nó là một công cụ thực sự không có mã
Tích hợp dễ dàng Nanonet với hầu hết các phần mềm CRM, ERP, dịch vụ nội dung hoặc RPA.
Không cần xử lý hậu kỳ: Nanonet OCR có thể nhận dạng văn bản viết tay, hình ảnh của văn bản bằng nhiều ngôn ngữ cùng một lúc, hình ảnh có độ phân giải thấp, hình ảnh với phông chữ mới hoặc chữ thảo và các kích thước khác nhau, hình ảnh có văn bản bóng, văn bản nghiêng, văn bản không có cấu trúc ngẫu nhiên, nhiễu hình ảnh, hình ảnh mờ và hơn thế nữa .
Làm việc với dữ liệu tùy chỉnh thông qua việc sử dụng dữ liệu tùy chỉnh để đào tạo các mô hình OCR.
Nhiều nhận dạng đầu vào: Nanonet OCR có thể nhận dạng văn bản viết tay, hình ảnh của văn bản bằng nhiều ngôn ngữ cùng một lúc, hình ảnh có độ phân giải thấp, hình ảnh có phông chữ mới hoặc chữ thảo và các kích thước khác nhau, hình ảnh có văn bản bóng, văn bản nghiêng, văn bản không có cấu trúc ngẫu nhiên, nhiễu hình ảnh, hình ảnh bị mờ và đa ngôn ngữ
Độc lập với các định dạng: Nanonet hoàn toàn không bị ràng buộc bởi khuôn mẫu của tài liệu. Bạn có thể nắm bắt dữ liệu một cách nhận thức trong các bảng hoặc mục hàng hoặc bất kỳ định dạng nào khác.

Take Away

Những tiến bộ trong công nghệ đám mây, di động, AI và phân tích đã nâng cao phạm vi của các giải pháp quản lý nội dung. Các giải pháp Quản lý Nội dung Doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất giữa những người dùng cuối bằng cách tạo ra một nền văn hóa tích hợp trong đó nội dung kinh doanh được nắm bắt, lưu trữ, xử lý và sử dụng để nâng cao hiệu quả trên toàn doanh nghiệp.

var contentTitle = “Mục lục”; // Đặt tiêu đề của bạn ở đây, để tránh tạo tiêu đề cho nó sau này var ToC = “

“+ ContentTitle +”

“; ToC + = “

“; var tocDiv = document.getElementById ('dynamicictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.

Dấu thời gian: 2 Tháng Sáu, 2022

Dấu thời gian: Tháng Tám 8, 2022

Được xuất bản lại bởi Plato

Đơn đặt hàng và Hóa đơn: Sự khác biệt chính, Vai trò & Loại

Chuyển đổi báo cáo ngân hàng của bạn thành JSON

Báo cáo chi phí là gì và cách tạo báo cáo chi phí?

Làm cách nào để xóa các trang không liên quan khỏi hóa đơn?

Trích xuất dữ liệu hợp đồng tự động: Hướng dẫn đầy đủ

PO Matching là gì? Và làm thế nào để tự động hóa nó?

Nanonets hợp tác với Robocorp để tự động hóa quy trình kinh doanh

5 công cụ OCR hàng đầu của Trung Quốc

Về chúng tôi

Tìm kiếm dọc & Ai

Nền tảng

NHẬN THÔNG TIN

Tài khoản