Báo cáo FINRA 2024: Những điều rút ra về lưu giữ hồ sơ

Cơ quan quản lý ngành tài chính (FINRA) gần đây đã phát hành báo cáo thường niên
báo cáo giám sát quy định cho năm 2024. Điều này đã được chia sẻ để cung cấp cho các công ty những hiểu biết và quan sát quan trọng từ các hoạt động gần đây của cơ quan quản lý, nhằm mục đích cải thiện tính minh bạch và tăng cường các chương trình tuân thủ cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính.   

Bên cạnh các trọng tâm thời sự xung quanh việc sử dụng trí tuệ nhân tạo và tình trạng thay đổi của an ninh mạng, các yêu cầu lưu trữ hồ sơ cũng tiếp tục phát triển cùng với công nghệ hiện đại. Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét những nội dung quan trọng trong việc lưu giữ hồ sơ. 

Truyền thông ngoài kênh 

Báo cáo chỉ ra rằng FINRA sử dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro để xem xét cách các công ty quản lý thông tin liên lạc liên quan đến kinh doanh. Nó thừa nhận rằng với các nền tảng và thiết bị ngoài kênh, rõ ràng có nguy cơ lớn hơn nhiều là hồ sơ sẽ không được lưu giữ. Tài liệu tham khảo được thực hiện để
các khoản tiền phạt của SEC được quản lý trên toàn ngành từ năm 2021 đến năm 2023, nơi họ thực sự không có. 

Mặc dù liên lạc ngoài kênh có thể xảy ra trên bất kỳ công cụ nào chưa được phê duyệt để sử dụng trong kinh doanh (ví dụ: nền tảng email và nhắn tin tức thời), chắc chắn thư từ trên thiết bị di động chiếm một tỷ lệ đáng kể, phần lớn là do tính tiện lợi khi sử dụng, tính tức thời và tính khả dụng của nó. ngoài giờ làm việc. 

Trong báo cáo, các công ty được hỏi liệu chính sách truyền thông điện tử của họ có bao gồm… 

• Các quy trình duy trì, bảo quản và giám sát tất cả thư từ liên quan đến kinh doanh của nhân viên, bao gồm cả những thư từ thông qua các phương pháp ngoài kênh. 

• Quy trình giám sát các kênh mới có sẵn cho khách hàng. 

Thay vì chỉ mong đợi nhân viên tuân theo quy trình, yếu tố giám sát giờ đây rõ ràng hơn và các nhóm tuân thủ dự kiến ​​sẽ thực hiện công việc thám tử để hiểu rõ bối cảnh và đảm bảo hành vi của nhân viên được minh bạch. FINRA trực tiếp khuyến nghị các công ty nên giám sát… 

• Liệu các kênh được phê duyệt có được sử dụng đúng mức hay không, biểu thị rằng các lựa chọn thay thế đang được sử dụng. 

• Các kênh được phê duyệt của họ, để biết 'dấu hiệu liên lạc diễn ra ngoài kênh', tức là tham chiếu đến các cuộc hội thoại khác trên các miền không được thừa nhận.  

Điểm cuối cùng có thể đến dưới dạng chuỗi email sao chép địa chỉ email từ một miền ngoài kênh hoặc đề xuất rằng người nhận nên tương tác ở nơi khác, tránh bị giám sát. 

Các công ty cũng được yêu cầu xem xét các biện pháp khắc phục/kỷ luật được áp dụng đối với những cố vấn có hành vi lừa đảo và vi phạm chính sách. Theo truyền thống, các công ty phải trả giá cho hành vi sai trái của nhân viên và vì vậy FINRA đang khuyến khích thiết lập các biện pháp ngăn chặn đối với các cá nhân. 

Truyền thông đối mặt với công chúng 

Giống như Quy tắc tiếp thị của SEC,
Quy tắc FINRA 2210 (Truyền thông với Công chúng) bao gồm truyền thông điện tử, do đó các trang web và kênh truyền thông xã hội phải tuân theo tiêu chuẩn giống như các tài liệu quảng cáo bằng văn bản, quảng cáo truyền hình và thực sự là email. 

FINRA nhắc nhở các công ty về nghĩa vụ trình bày thông tin chính xác, cân bằng và không gây hiểu nhầm; chẳng hạn như bằng cách chia sẻ những rủi ro liên quan của một sản phẩm/dịch vụ bên cạnh những lợi ích của nó. Điều này liên quan đáng kể đến sự phát triển xung quanh việc sử dụng AI cho mục đích tạo nội dung. 

Trí tuệ nhân tạo 

FINRA phân loại rõ ràng AI là một 'rủi ro mới nổi', khuyến nghị các công ty xem xét tác động lan rộng của nó và hậu quả pháp lý của việc triển khai nó. 

Khi bạn phá vỡ
những cách mà các nhà tiếp thị có thể tận dụng ChatGPT, chẳng hạn, có thể thấy rõ công cụ này đã trở nên hiệu quả như thế nào. Nó không chỉ có thể soạn thảo các bài đăng trên mạng xã hội và bản sao trang web mà còn có thể tối ưu hóa chúng dựa trên SEO, từ khóa xu hướng hoặc các số liệu liên quan khác. Điều này giúp các nhà tiếp thị tiết kiệm được một lượng công việc đáng kinh ngạc và sẽ thu hút lực lượng lao động căng thẳng đang cần cứu cánh. 

Thật không may, những nhóm đó có thể không được trang bị để kiểm tra kỹ lưỡng kết quả đầu ra được tạo ra, điều này đặc biệt có vấn đề trong bối cảnh

chatbot 'ảo giác'. Nếu không có sự kiểm tra và sửa đổi chính xác, giọng điệu và sự rõ ràng của thông điệp thương hiệu có thể bị tổn hại. Đáng lo ngại hơn là tính hợp pháp trên thực tế của nó cũng vậy. 

SEC đã
làm rõ bản thân các cố vấn phải chịu trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh sau khi các công cụ AI được sử dụng để khuyến nghị đầu tư. FINRA có nhiều điểm không chắc chắn giống nhau. Trên một

podcast mổ xẻ báo cáo năm 2024Ornella Bergeron, phó chủ tịch cấp cao phụ trách giám sát thành viên của FINRA, cho biết mặc dù hiệu quả hoạt động do sự phát triển của AI mang lại nhưng vẫn có những lo lắng. 

“Mặc dù những công cụ này có thể mang đến những cơ hội thực sự đầy hứa hẹn nhưng sự phát triển của chúng đã làm dấy lên mối lo ngại về những thứ như độ chính xác, quyền riêng tư, thành kiến ​​và sở hữu trí tuệ. 

Bergeron cho biết: “Cho đến nay, các công ty đang rất thận trọng và cân nhắc khi xem xét việc sử dụng các công cụ AI và trước khi triển khai các công nghệ mới”. “Vì vậy, mặc dù trong báo cáo năm nay không có nhiều thông tin về phần AI về vai trò hoặc quan sát cụ thể, nhưng đây có thể là chủ đề mà chúng ta sẽ thấy nhiều hơn trong tương lai.” 

Tóm lại: Chuyển sang giám sát 

Truyền thông ngoài kênh và truyền thông trực tiếp với công chúng đã nằm trong chương trình quản lý từ lâu và báo cáo năm 2024 của FINRA nhắc lại những lo ngại này.  

Bằng cách cung cấp các câu hỏi thăm dò để các công ty tự hỏi, nó sẽ giúp làm nổi bật những bất cập và điểm mù dẫn đến những thiếu sót trong việc lưu trữ hồ sơ trong toàn ngành ngay từ đầu. Và bằng cách quy định các thủ tục để phát hiện và loại bỏ tận gốc việc sử dụng các kênh trái phép, cơ quan quản lý đã thể hiện mong muốn thực sự là ngăn chặn việc này hoặc để các công ty tìm ra những cách mới để xử lý tình huống một cách tuân thủ. 

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ truyền thông giờ đây có thể thu thập và ghi lại dữ liệu trên các nền tảng 'ngoài kênh' truyền thống (WhatsApp, WeChat, Telegram). Chúng cũng ngày càng được phát triển để giải quyết vấn đề giám sát; ví dụ: bằng cách áp dụng các chính sách từ vựng để gắn cờ từ ngữ cụ thể. Điều này sẽ phủ nhận sự cần thiết của các lệnh cấm nền tảng phi thực tế và đảm bảo rằng hoạt động bất hợp pháp sẽ nhanh chóng bị phát hiện. 

Mặc dù phần lớn nội dung của báo cáo có vẻ quen thuộc nhưng FINRA cũng cho thấy rằng họ luôn sẵn sàng đón nhận những phát triển mới và đặc biệt là cuộc tàn sát tiềm ẩn mà trí tuệ nhân tạo có thể mang lại trong quá trình tố tụng. Trong một thế giới nơi các thuật toán có thể tuân theo lời nhắc nhưng có thể nêu ra một số sai sót trong quá trình đó, trách nhiệm giải trình kỹ thuật số là hết sức quan trọng. FINRA, giống như hầu hết các cơ quan quản lý, đang tiến hành một cách thận trọng.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://www.finextra.com/blogposting/25799/finra-report-2024-recordkeeping-takeaways?utm_medium=rssfinextra&utm_source=finextrablogs