Sổ cái và Tầm quan trọng của Sổ cái

---

Các nguyên tắc vàng của kế toán là gì?

Không có gì bí mật rằng lĩnh vực kế toán được vận hành bằng các khoản ghi nợ và tín dụng. Các khoản ghi nợ và tín dụng tạo nên thế giới của một cuốn sách. Trước khi chúng ta đi vào các học thuyết vàng về kế toán, bạn cần phải tìm hiểu kỹ về tất cả mọi thứ về tín dụng và ghi nợ.

Các khoản ghi nợ và tín dụng có tỷ lệ thuận với nhau nhưng các mục nhập trái ngược nhau trong các phiên bản kế toán của bạn. Tín dụng và ghi nợ ảnh hưởng đến năm loại tài khoản cốt lõi:

• Tài sản: Tài nguyên mà doanh nghiệp có được có giá trị bằng tiền mà bạn có thể khôi phục thành tiền mặt (ví dụ: thiết bị, đất đai, tiền mặt, phương tiện)
• Chi phí: Chi phí phát sinh trong hệ thống kinh doanh (ví dụ: vật tư, tiền lương)
• nợ phải trả: Số tiền nợ một số cá nhân hoặc doanh nghiệp khác (ví dụ: các khoản phải trả)
• Equity: Nó ngụ ý tài sản của bạn trừ đi khoản nợ của bạn
• Thu nhập và doanh thu: Tiền thu được từ việc bán hàng

Ghi nợ là quyền truy cập được thực hiện ở phía bên trái của tài khoản. Các khoản ghi nợ tăng cường tài khoản chi phí hoặc tài sản và giảm tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu hoặc doanh thu.

Tín dụng là quyền truy cập được thực hiện trên khía cạnh thích hợp của tài khoản. Tín dụng đạt được báo cáo nợ, vốn chủ sở hữu và doanh thu, đồng thời giảm tài khoản tài sản và chi phí.

Bạn phải ghi lại các khoản ghi nợ và ghi có cho mỗi giao dịch.

Các luật kế toán vàng xoay quanh các khoản tín dụng và ghi nợ. Hãy xem qua ba nguyên tắc kế toán chính:

• Ghi nợ người nhận và ghi nợ người cho
• Ghi nợ những gì đến và ghi có những gì đi ra
• Chi phí và lỗ ghi nợ, thu nhập từ tín dụng và lãi

Ghi nợ người nhận và ghi nợ người cho

Luật ghi nợ người nhận và ghi có người tặng đến với các báo cáo cá nhân. Tài khoản cá nhân là một sổ cái chung liên quan đến người hoặc tổ chức.

Nếu bạn nhận được thứ gì đó, hãy ghi nợ tài khoản. Nếu bạn cung cấp thứ gì đó, hãy ghi có vào tài khoản. Hãy xem ví dụ về quy tắc vàng đầu tiên dưới đây.

Ví dụ về ghi nợ người nhận và ghi có người cho

Giả sử bạn mua hàng hóa trị giá 1,000 đô la từ Công ty XYZ trong phiên bản của mình, bạn cần ghi nợ Tài khoản mua hàng và tín dụng cho Công ty XYZ. Bởi vì nhà cung cấp, Công ty XYZ, đang cung cấp hàng hóa nên bạn phải ghi có cho Công ty XYZ. Sau đó, bạn yêu cầu ghi nợ người nhận, đó là Tài khoản mua hàng của bạn.

Ngày	Tài khoản	Ghi nợ	thẻ tín dụng
XX / XX / XXXX	Tài khoản mua hàng	1000
	Các khoản phải trả		1000

Ghi nợ những gì đến và ghi có những gì tòa án

Đối với tài khoản thực, hãy sử dụng quy tắc vàng này. Tài khoản thật cũng được gọi là tài khoản lâu bền. Tài khoản thực không đóng vào cuối năm. Thay vào đó, tỷ lệ của chúng sẽ được chuyển sang kỳ kế toán tiếp theo.

Tài khoản thực được cho là tài khoản tài sản, tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc tài khoản nợ phải trả. Tài khoản thực cũng bao gồm các tài khoản tài sản, vốn chủ sở hữu và nợ phải trả.

Với tài khoản thật, bất cứ khi nào có thứ gì đó đến công ty của bạn (ví dụ: tài sản), hãy ghi nợ vào tài khoản. Ngoài ra, khi có thứ gì đó rời khỏi công ty của bạn, hãy ghi có vào tài khoản.

Ví dụ

Giả sử bạn mua đồ nội thất với giá 2,500 USD. Ghi nợ Tài khoản Nội thất của bạn (những gì đến) và ghi có vào Tài khoản Tiền mặt của bạn (những gì còn lại).

Ngày	Tài khoản	Ghi nợ	thẻ tín dụng
XX / XX / XXXX	Tài khoản nội thất	2500
	Tài khoản tiền mặt		2500

Chi phí và lỗ ghi nợ, thu nhập từ tín dụng và lãi

Nguyên tắc vàng cuối cùng của hiệp ước kế toán với tài khoản danh nghĩa. Tài khoản danh nghĩa được cho là tài khoản mà bạn đóng vào cuối mỗi kỳ kế toán. Tài khoản danh nghĩa còn được gọi là tài khoản tạm thời. Các tài khoản danh nghĩa hoặc tạm thời bao gồm các tài khoản doanh thu, lãi, chi phí và lỗ.

Trong tài khoản danh nghĩa, ghi nợ tài khoản nếu công ty của bạn bị lỗ hoặc chi phí. Ghi có vào tài khoản của bạn nếu công ty của bạn cần ghi lại thu nhập hoặc lợi nhuận.

Ví dụ: Chi phí hoặc lỗ

Giả sử bạn mua 3,000 USD hàng hóa từ Công ty ABC. Để ghi lại giao dịch, bạn nên ghi nợ chi phí (mua hàng $3,000) và ghi có vào doanh thu.

Ngày	Tài khoản	Ghi nợ	thẻ tín dụng
XX / XX / XXXX	Tài khoản mua hàng	3000
	Tài khoản tiền mặt		3000

Ví dụ: Thu nhập hoặc thu nhập

Giả sử bạn bán hàng hóa trị giá 1,700 USD cho Công ty ABC. Bạn nên ghi có doanh thu vào Tài khoản bán hàng của mình và ghi nợ chi tiêu.

Ngày	Tài khoản	Ghi nợ	thẻ tín dụng
XX / XX / XXXX	Tài khoản tiền mặt	1700
	Tài khoản bán hàng		1700

Tại sao sổ cái chung lại quan trọng?

Sổ cái chung là bản ghi chi tiết về tất cả các giao dịch tiền tệ được điều chỉnh trong suốt thời gian hoạt động của công ty bạn.

Cụm từ “lưu giữ sổ sách” ám chỉ việc lưu giữ một sổ cái chung, hồ sơ kế toán chính cho công ty của bạn nếu bạn sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép. Đây là công cụ cơ bản cho phép bạn theo dõi tất cả các giao dịch và sắp xếp chúng thành các danh mục phụ để kế toán viên của bạn có thể tìm thấy hồ sơ tóm tắt, toàn diện về tài chính của công ty bạn, tất cả trong một khu vực.

Sổ cái chung thực hiện một số quy trình trong hoạt động tiền tệ của công ty bạn. Hãy hiểu nó như một cái xô đựng tất cả. Nó tập hợp tất cả thông tin tiền tệ mà bạn sẽ sử dụng để xây dựng các bản khai tài chính cho công ty của mình và nó dựa trên một tài liệu cơ bản, cùng với ít nhất một mục nhập bản tin cho mỗi giao dịch tiền tệ. Tài liệu cơ bản có thể giống như hóa đơn hoặc séc bị hủy cho biết bạn đã chi tiêu biên lai.

Dưới đây là năm lý do chứng minh rằng sổ cái chung rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn:

Đơn vay:

Người cho vay sẽ liên tục yêu cầu kết hợp các hồ sơ tiền tệ nếu công ty của bạn liên quan đến một khoản vay. Sổ cái chung của bạn có thể cho phép bạn định vị và xác định ngay lập tức bất kỳ dữ liệu nào bạn cần.

Cân bằng sổ sách của bạn:

Sổ cái chung cho phép bạn hoàn thành bảng cân đối thử. Điều này cho phép bạn cân bằng sổ sách. (Thêm lý do cần cân đối sổ sách)

Sẵn sàng cho cuộc kiểm toán

Nếu một người được IRS (Sở Thuế vụ) kiểm toán, việc xây dựng cuộc kiểm toán sẽ rất đơn giản vì hồ sơ tiền tệ của bạn đều ở một nơi.

Phát hiện gian lận

Nó cho phép bạn dễ dàng phát hiện gian lận hoặc bất kỳ vấn đề nào khác với sách của mình vì việc xem qua và hiểu rất đơn giản.

Truyền thông nội bộ và bên ngoài

Sổ cái chung lưu giữ tất cả dữ liệu cần thiết để lập báo cáo tiền tệ của bạn cho cả mục đích quản lý hoặc sử dụng nội bộ và sử dụng bên ngoài, hoặc nhà đầu tư hoặc người tiêu dùng.

Các loại sổ cái chung là gì?

Sổ cái chung được phân loại theo bản chất của chúng. Sự phân loại này thúc đẩy việc lập báo cáo tiền tệ. Thể loại như sau:

Một sổ cái chung có năm thành phần chính:

Tài sản

Tài sản là bất kỳ khoản dự trữ nào được doanh nghiệp mua lại và tạo ra giá trị. Tài sản có thể bao gồm hàng tồn kho, tiền mặt, tài sản, nhãn hiệu, thiết bị và bằng sáng chế.

nợ phải trả

Nợ phải trả là các khoản nợ tiền tệ gần đây hoặc tương lai mà công ty phải trả. Nợ ngắn hạn có thể bao gồm những thứ như tiền lương và thuế của người lao động, và các khoản nợ sắp tới có thể bao gồm những thứ như hạn mức tín dụng hoặc khoản vay ngân hàng, hợp đồng thuê hoặc thế chấp.

Equity

Vốn chủ sở hữu là sự khác biệt giữa tầm quan trọng của tài sản và nợ phải trả của công ty. Nếu ngành có nhiều nợ phải trả hơn tài sản thì vốn chủ sở hữu của ngành đó âm. Vốn chủ sở hữu có thể bao gồm những thứ như quyền chọn cổ phiếu, cổ phiếu phổ thông hoặc cổ phiếu, tùy thuộc vào việc công ty thuộc sở hữu nhà nước hay tư nhân của chủ sở hữu và cổ đông.

lợi tức

Doanh thu là thu nhập của công ty có được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Doanh thu có thể bao gồm tiền lãi, tiền bán hàng, tiền bản quyền hoặc bất kỳ khoản phí nào khác mà công ty thu từ các cá nhân khác.

Chi phí

Chi phí bao gồm tiền mặt được công ty hoàn trả để đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ. Chi phí có thể bao gồm tiện ích, tiền thuê nhà, đi lại và ăn uống.

Sổ cái có đặc điểm gì?

• Sổ cái là một sổ tài khoản bao gồm một số tài khoản mà nhiều giao dịch trong ngành của một ngành kinh doanh được đăng tải.
• Đây là sổ sách có quyền truy cập cuối cùng vì các giao dịch ban đầu được nhập vào bản tin hoặc Sách mục tiêu đặc biệt cuối cùng sẽ được ghi vào sổ cái.
• Nó cũng được dán nhãn là Sổ kế toán chính.
• Trên sổ cái ghi lại các loại tài khoản liên quan đến nợ phải trả, tài sản, doanh thu, vốn và chi phí.
• Đó là một bản ghi chép lâu dài về các giao dịch kinh doanh được phân loại thành các tài khoản liên quan.
• Đây là cuốn sổ tay tham khảo về nghiệp vụ kế toán, dùng để phân loại, tổng hợp các giao dịch nhằm thúc đẩy việc thử nghiệm báo cáo tài chính. 79% doanh nghiệp kế toán cung cấp dịch vụ kế toán và đặt phòng. (Tư vấn Thủ đô, 2021)

---

Bạn đang tìm cách tự động hóa việc nhập dữ liệu vào sổ cái?

---

Các loại sổ cái khác nhau là gì?

• Sổ cái tài sản: Nó chỉ bao gồm các tài khoản liên quan đến tài sản, ví dụ: Tài khoản tòa nhà, tài khoản Máy móc, tài khoản Nội thất, v.v.
• Sổ cái công nợ: Nó bao gồm các tài khoản của một số khoản nợ, ví dụ: Tài khoản cho vay, Vốn (Chủ sở hữu hoặc đối tác), thấu chi ngân hàng, v.v.
• Sổ cái doanh thu: Nó bao gồm các tài khoản doanh thu, ví dụ: Tài khoản bán hàng, Tài khoản nhận tiền thuê, Tài khoản kiếm được hoa hồng, tài khoản nhận lãi, v.v.
• Sổ cái chi phí: Nó bao gồm một số tài khoản chi phí phát sinh, ví dụ như tài khoản trả tiền thuê nhà, tài khoản tiền lương, tài khoản tiền điện, v.v.
• Sổ cái nợ: Nó bao gồm các tài khoản của các con nợ thương mại cụ thể của ngành. Các cá nhân, tập đoàn và tổ chức mà hàng hóa và dịch vụ được ngành công nghiệp bán chịu sẽ trở thành 'con nợ thương mại' của công ty.
• Sổ cái chủ nợ: Nó bao gồm các tài khoản của các Chủ nợ thương mại cụ thể của công ty. Các công ty, cá nhân và tổ chức mà doanh nghiệp mua hàng hóa và dịch vụ bằng tín dụng được gọi là 'chủ nợ thương mại của công ty'.
• Sổ cái: Nó bao gồm tất cả các tài khoản không thuộc bất kỳ danh mục nào ở trên của sổ cái. Ví dụ: A/c bảo hiểm trả trước, A/c của chủ nhà, v.v.
• Sổ cái chi phí: Mọi chi phí phát sinh sẽ được ghi vào sổ cái này. Tài khoản thuê, Tài khoản mua hàng, Tài khoản bảo trì, Tài khoản điện và những tài khoản tương tự đều sẽ thuộc phân loại này.
• Sổ cái thu nhập: Tất cả doanh thu tích lũy hoặc kiếm được sẽ được công bố trong tài khoản này. Các tài khoản bán hàng, chiết khấu nhận được và lãi nhận được sẽ nằm trong phân loại này.
• Sổ cái vốn: Tất cả các tài khoản liên quan đến Vốn giới thiệu hoặc rút vốn sẽ ghi vào sổ cái này.
• Sổ cái tài sản: Tất cả các tài khoản liên quan đến tài sản sẽ được ghi vào sổ cái này. Tài khoản tiền mặt, ngân hàng, máy móc, con nợ, nội thất, v.v. sẽ thuộc phân loại này.
• Sổ kế toán trách nhiệm: Tất cả các tài khoản liên quan đến các khoản nợ hoặc nghĩa vụ của tổ chức sẽ được đăng ở đây. Điều này sẽ bao gồm Chủ nợ, Khoản vay, Tài khoản phải trả, v.v.

Sổ cái chung của công ty gồm những gì?

Sổ cái tổng hợp mang lại giá trị cho các ngành theo nhiều cách khác nhau, bao gồm ba cách sau:

• Báo cáo tài chính: GL phát triển một số báo cáo tài chính quan trọng cho nhiều bên liên quan nội bộ. Họ có thể sử dụng dữ liệu tài chính được cung cấp trong các báo cáo đó khi đưa ra quyết định tuyển dụng.
• Sổ sách kế toán: GL cũng cung cấp các hợp đồng kế toán tài chính cho tất cả các giao dịch việc làm và số dư tài khoản của tổ chức. Những hồ sơ này và dữ liệu tiền tệ mà chúng bao gồm có thể cho phép kế toán viên phát hiện các giao dịch bất thường, sai lệch hoặc gian lận.
• Số dư dùng thử: GL tạo điều kiện cho công ty lập bảng cân đối thử trong đó tất cả các khoản tín dụng và nợ đều được ước tính. Hầu hết các tổ chức thỉnh thoảng thực hiện việc này, thường là vào cuối kỳ báo cáo, để họ có thể chủ động bù đắp chi phí.

Ví dụ về Sổ cái chung

Dưới đây là một ví dụ về giao dịch hệ thống kế toán trong sổ cái chung cho một tài khoản hư cấu, Phần mềm ABCDEFGH. Báo cáo rằng trường hợp này liên quan đến báo cáo tiền mặt của ABCDEFGH Software.

Phần ngoài cùng bên trái trong ví dụ trên là thời lượng của giao dịch. Bên phải là số truy cập nhật ký tương quan với giao dịch, bao gồm số lượng nhận dạng tương quan với giao dịch.

Giải thích về giao dịch nằm ở cột sau. Nó khẳng định lời giải thích đằng sau giao dịch. Trong trường hợp này, một giao dịch nhất định là để thanh toán bằng tiền từ tài khoản khách hàng tới Phần mềm ABCDEFGH. Vì tài khoản tiền đang có thu nhập nên phần ghi nợ sẽ hiển thị mức lãi và hiển thị số tiền cho số tiền đó. Trong trường hợp này là 10,000 USD.

Đối với giao dịch này, phần tín dụng sẽ được giữ nguyên cho tài khoản này. Tuy nhiên, một sổ cái riêng biệt cho các khoản phải thu của công ty sẽ chỉ ra khoản khấu trừ tín dụng cho cùng một số tiền, bởi vì ABCDEFGH Software không còn có phần phải thu đó từ khách hàng của mình nữa.

Để duy trì sự khác biệt bằng 0 của phương trình kế toán, một tài khoản tài sản phải tăng lên trong khi tài khoản khác giảm đi cùng số lượng. Số dư gần đây của tài khoản tiền mặt, sau khi thay đổi ròng từ giao dịch, sẽ được phản ánh trong danh mục số dư.

---

Xem Nanonets có thể giúp bạn quản lý chi phí như thế nào.

[Nhúng nội dung]

Hãy thử Nanonets mà không cần thông tin thẻ tín dụng

---

Sổ cái chung hoạt động như thế nào?

Sổ cái chung xử lý dưới dạng bản tóm tắt kết hợp các giao dịch được công bố vào các tài khoản sổ cái phụ, chẳng hạn như tài khoản phải trả, tiền mặt, tài khoản phải thu và hàng tồn kho.

Sổ cái chung hoạt động bằng cách sử dụng kỹ thuật kế toán kép. Phương pháp này hiển thị các khoản thu nhập và chi phí bằng số tiền dưới dạng tín dụng và ghi nợ. Mỗi mục hoặc mục sổ cái chung có thể được chia thành bốn phần chính:

• một mục nhật ký diễn giải số mục của giao dịch được đăng vào tài khoản;
• định nghĩa cho giao dịch cụ thể;
• giá trị ghi có hoặc ghi nợ cho việc điều chỉnh số dư ròng; Và
• số dư xảy ra sau khi ghi nợ hoặc ghi có được đăng.

Trong quá trình ghi sổ kế toán, các tài liệu khác ngoài sổ cái chung, được gọi là sổ nhật ký hoặc nhật ký, được sử dụng để ghi lại các giao dịch hàng ngày. Nhật ký chung bao gồm quyền truy cập kế toán cho từng giao dịch kinh doanh tồn tại theo thứ tự ngày.

Các giao dịch này có thể bao gồm các chi tiêu bằng tiền mặt đối với một hóa đơn và toàn bộ của chúng được ghi vào các tài khoản tương ứng trong sổ cái. Ngoài ra, trong phần mềm kế toán, các giao dịch thường được ghi lại trong sổ cái phụ hoặc mô-đun.

Tổng số được tính trong sổ cái chung sau đó sẽ được đưa vào các báo cáo tiền tệ quan trọng khác, đặc biệt là bảng cân đối kế toán đôi khi được gọi là báo cáo vai trò tài chính. Bảng cân đối kế toán ghi lại các khoản nợ và tài sản cũng như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho biết chi phí và doanh thu.

Báo cáo thu nhập được coi là tài khoản tạm thời và được đóng vào cuối năm kế toán. Số dư ròng của họ, âm hoặc dương, được mở rộng sang phần vốn chủ sở hữu của bảng cân đối kế toán.

Ví dụ: phần vốn chủ sở hữu có thể bao gồm vốn chủ sở hữu của cổ đông hoặc chủ sở hữu trong một công ty cá nhân, thu nhập được bảo toàn trong một tổ chức phi lợi nhuận và các ước tính có được bằng cách trừ đi các khoản nợ từ tài sản vô hình và hữu hình. Trong trường hợp khác biệt, các tài khoản cung cấp trên bảng cân đối kế toán là các tài khoản cố định được sử dụng để theo dõi tình hình tài chính vô tận của doanh nghiệp.

Tài khoản sổ cái chung không thể nói là tài khoản ngân sách. Đúng hơn, chúng hiển thị số tiền thực tế đã nhận hoặc chi tiêu chứ không chỉ được dự kiến ​​trong ngân sách.

Một công ty có thể chọn lưu trữ sổ cái chung của mình bằng công nghệ chuỗi khối, điều này có thể ngăn chặn các giao dịch kế toán gian lận và bảo toàn tính toàn vẹn dữ liệu của sổ cái.

---

Bạn muốn sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot để cập nhật tài liệu kế toán? Hãy xem phần mềm xử lý tài liệu dựa trên quy trình làm việc của Nanonets. Không có mã. Không có nền tảng rắc rối.

---

Các loại tài khoản sổ cái chung khác nhau là gì?

Nhìn rộng ra, sổ cái chung bao gồm các tài khoản tương ứng với bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập mà chúng được định đoạt.

Báo cáo thu nhập có thể bao gồm tổng số từ các tài khoản sổ cái chung về hàng tồn kho, tiền mặt và các khoản phải thu, là tiền mặt nợ công ty. Đôi khi chúng được chia thành các bộ phận như dịch vụ, bán hàng và các chi phí liên quan. Phần chi tiêu của báo cáo thu nhập có thể được thiết lập trên tài khoản GL cho chi phí quảng cáo và chi phí lãi vay.

Các tài khoản GL khác phác thảo các giao dịch để phân loại tài sản, chẳng hạn như thiết bị và nhà máy vật chất, cũng như các khoản nợ, chẳng hạn như các tài khoản phải trả, các khoản vay hoặc ghi chú.

Các loại tài khoản GL khác

Mặc dù các tài khoản nêu trên xuất hiện trong mọi sổ cái chung, nhưng các tài khoản bổ sung có thể được sử dụng để theo dõi các phân loại đặc biệt, thực hiện các phép tính hữu ích và phác thảo các nhóm tài khoản. Danh mục gần đây được gọi là tài khoản kiểm soát.

Ví dụ: CPA có thể sử dụng tài khoản chữ T được gọi do cấu hình vật lý của nó có hình chữ T để chỉ theo dõi các khoản ghi có và ghi nợ trong một tài khoản sổ cái cụ thể.

Sổ cái tổng hợp và báo cáo tài chính

Sau khi ghi sổ cái, số dư của tất cả các tài khoản trong sổ cái sẽ được ghi vào bảng cân đối thử. Số dư thử là một bảng tính có phần ghi nợ và tín dụng tương ứng với luật ghi sổ kế toán kép hoặc các khía cạnh kế toán giống hệt nhau.

Theo luật kế toán, mọi giao dịch tiền tệ đều ảnh hưởng đến hai tài khoản, dẫn đến việc chúng mất hoặc thu được thứ gì đó có số tiền tương đương. Hàng hóa được mua bằng tiền mặt sẽ dẫn đến việc hàng hóa bị ghi nợ như một tài sản trong khi tiền được ghi có để tài trợ cho việc mua hàng.

Số dư dùng thử siết chặt số dư của tất cả các báo cáo sổ cái. Nếu việc ghi sổ và kế toán được thực hiện chính xác thì số tiền bên có và bên nợ của số dư thử sẽ khớp nhau. Nếu không, đó là bằng chứng về sự chênh lệch hoặc thiếu sót và sẽ buộc phải khắc phục.

Chỉ sau khi chuyển tiếp số dư, các tài khoản sẽ được dự tính để tính toán lãi hoặc lỗ bằng cách sử dụng chi phí và doanh thu trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, các khoản nợ phải trả, tài sản, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí sẽ được ghi nhận vào bảng cân đối kế toán. Số dư bên có và số dư bên nợ phải phù hợp vì các quy tắc kế toán bắt buộc toàn bộ bên tài sản phải bằng tổng của tất cả các mục bên có dưới dạng tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu.

Sổ cái chung (GL) và Sơ đồ tài khoản là gì?

Sổ cái chung được cho là thủ tục kế toán được sử dụng để ghi lại các giao dịch tiền tệ mà một tổ chức hoặc cơ quan tiến hành. Trên GL mà tất cả các mục nhập tài chính hoặc kế toán được thiết lập và dữ liệu đó được sử dụng để lập báo cáo tiền tệ. Biểu đồ tài khoản là lịch trình của tất cả các tài khoản được sử dụng để ghi lại vị trí và hoạt động tiền tệ trong GL.

Sổ cái tổng hợp yêu cầu sơ đồ tài khoản phải được xác định chắc chắn và được cập nhật liên tục để tất cả các tài khoản trong quy trình kế toán được xác định rõ ràng cho tất cả các chương trình. Điều này bao gồm các tài khoản để ghi lại các chi phí không được phép không nằm trong phần giải thưởng liên bang.

GL phải được quản lý, rõ ràng và có khả năng bao gồm cũng như giải trình mọi hành động có tác động đến tiền tệ trong tổ chức đồng thời đưa ra sự đệ trình nhất quán với các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung.

Năm loại tài khoản sổ cái chính là gì?

Năm loại tài khoản chính là:

• Tài sản- những nguồn lực sẽ mang lại lợi thế trong tương lai.
• nợ phải trả—trách nhiệm và nghĩa vụ mà tổ chức đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán.
• Tài sản ròng—tài sản mà tổ chức nắm giữ sau khi giảm bớt tất cả các khoản nợ phải trả; chúng được gọi là “quỹ” và có thể được phân loại là bị hạn chế hoặc không bị hạn chế.
• Doanh thu—tiền vào tổ chức.
• Chi phí—các dịch vụ và hoạt động được thực hiện làm giảm kinh phí.

Tài sản, tài sản ròng và nợ phải trả tạo nên báo cáo tình hình kinh tế (bảng cân đối kế toán) và chi phí và doanh thu tạo nên báo cáo hoạt động tiền tệ (báo cáo thu nhập). Các tài khoản cụ thể cấu thành từng tài khoản được sắp xếp trong biểu đồ tài khoản của bạn.

---

Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.

---

Thông tin tìm thấy trên Sổ cái tổng hợp đến từ đâu?

Dữ liệu tìm thấy trên GL đến từ quy trình hàng ngày của tổ chức, thường được liệt kê trong sổ cái phụ—chẳng hạn như bảng lương, bán hàng, mua hàng, v.v.—và được truyền đến một hoặc nhiều trong số năm phân loại tài khoản chính.

Các tài khoản được ghi dưới đây là các tài khoản giải thưởng cụ thể theo từng phân loại. DOJ cho phép sử dụng mạng năm chữ số cho từng lĩnh vực để đảm bảo có đủ số nhận dạng cá nhân để bao gồm các tài khoản hiện hành và tài khoản mới được thêm vào.

• Tài sản—10000
• Nợ phải trả—20000
• Tài sản ròng—30000
• Doanh thu—40000
• Chi phí—50000

Làm thế nào để nhóm các tài khoản sổ cái?

Mặc dù biểu đồ tài khoản dành riêng cho từng tổ chức, DOJ đề xuất phân đoạn sau:

• Tài sản hiện tại (10000–16999)
• Tài sản, thiết bị và nhà máy (17000–18999)
• Nợ ngắn hạn (20020–24999)
• Doanh thu hoạt động (30000–39999)

Có những ví dụ trong đó các tổ chức có thể cần thêm các nhóm tài khoản ngoài phạm vi năm chữ số. Điều này xảy ra khi số lượng và độ phức tạp của các giao dịch tăng lên và các nhóm con được thiết lập để phân biệt sâu hơn với năm loại cơ bản. Ví dụ, một tổ chức có thể sử dụng

40000 cho doanh thu từ các khoản đóng góp, 50000 cho thu nhập kiếm được và 60000 cho thu nhập bổ sung từ các hoạt động phi hoạt động—tất cả đều là thu nhập.

Sổ cái tổng hợp và sổ sách kế toán kép

Sổ cái tổng hợp phác thảo tất cả các giao dịch được thực hiện thông qua kỹ thuật ghi sổ kép. Theo thủ tục này, mỗi giao dịch sẽ ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản; một tài khoản được ghi có, trong khi tài khoản khác bị ghi nợ. Toàn bộ số tiền ghi nợ phải luôn tỷ lệ thuận với toàn bộ số tiền có.

Tài sản bằng Nợ phải trả cộng với Vốn chủ sở hữu của cổ đông được ghi nhận là Phương trình kế toán và là sự thể hiện toán học của hệ thống kế toán kép. Phương trình này được khắc phục trong Khóa học Cơ bản về Kế toán của CFI.

Vì Sổ cái chung (GL) liệt kê tất cả các giao dịch ảnh hưởng đến các thành phần kế toán của công ty, chẳng hạn như Nợ phải trả, Tài sản, Vốn chủ sở hữu, Doanh thu và Chi phí, nên đây là cơ sở dữ liệu được sử dụng để thiết lập Bảng cân đối kế toán và Báo cáo thu nhập. Bộ 3 tuyên bố tài chính này là xương sống của kế toán, như được đề cập trong Khóa học Nguyên tắc Kế toán cơ bản của chúng tôi.

Sổ cái phi tập trung – Công nghệ Blockchain

Công nghệ chuỗi khối đã tạo ra một sổ cái phân tán hoặc phi tập trung. Blockchain cho phép sổ cái được phân bổ cho người dùng trên toàn thế giới và mỗi người dùng là nền tảng của toàn bộ mạng, khiến nó phụ thuộc một chút vào một nút tập trung duy nhất.

Do đó, mọi người trong mạng công ty đều có thể truy cập sổ cái bất kỳ lúc nào và tạo một bản sao riêng của sổ cái, biến nó thành một hệ thống tự điều chỉnh. Điều này giảm thiểu những mối nguy hiểm mà Sổ cái tổng hợp tập trung gặp phải khi duy trì một quyền kiểm soát nguồn của sổ cái.

Sổ cái chung vs Nhật ký chung

Trong tài chính, kế toán được cho là một trong những lĩnh vực khắt khe nhất mà tất cả các luật lệ và chuẩn mực đều mong muốn được tuân thủ cả về văn bản và tinh thần. Các báo cáo tài chính chủ yếu bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Để tập hợp các báo cáo tài chính của một đơn vị kinh doanh, có một số giai đoạn ghi chép, đo lường và trình bày khía cạnh đối chiếu của mọi giao dịch kinh doanh. Bây giờ, điểm bắt đầu của thủ tục này là ghi lại các giao dịch kinh doanh vào nhật ký chung.

Sự khác biệt chính là nhật ký chung hoàn thành sổ ghi chép ban đầu. Cả hai sổ tài khoản đều cung cấp cách ghi lại các giao dịch kinh doanh thông qua thủ tục kế toán ghi sổ kép thông qua tín dụng và ghi nợ.

• Đầu tiên, giao dịch kinh doanh được ghi lại trong nhật ký chung, sau đó quyền truy cập được ghi vào các tài khoản cụ thể trong sổ cái chung. Sau khi số dư cho các báo cáo được đánh giá, các mục sẽ được chuyển từ số dư thử nghiệm.
• Nhật ký chung thường chứa các cột ghi ngày tháng, số sê-ri, tài khoản và hồ sơ tín dụng hoặc ghi nợ ngoài việc diễn giải mọi giao dịch. Các công ty cũng bao gồm các nhật ký dành riêng cho các tài khoản, chẳng hạn như nhật ký mua hoặc bán, chỉ ghi lại các loại giao dịch cụ thể, trong khi nhật ký chung liệt kê tất cả các giao dịch còn lại.
• Sổ cái chung bao gồm tất cả các chi tiết liên quan xem xét tất cả các tài khoản mà các mục đã tồn tại trong nhật ký chung hoặc nhật ký cụ thể. Sổ cái xem xét 5 mục kế toán: Tài sản, Chi phí, Nợ phải trả, Doanh thu và Vốn chủ sở hữu của cổ đông
• Không giống như bố cục nhật ký, sổ cái có biểu đồ hai cột hình chữ T cho mọi mặt hàng kế toán với bản ghi tài khoản ở trên cùng và bản ghi các mục ghi có và ghi nợ. Theo truyền thống, phía bên trái của bảng hình chữ T thường bao gồm các mục ghi nợ và bên phải biểu đồ bao gồm các mục ghi có. Nhiều tập đoàn cũng trích dẫn dữ liệu cụ thể của tạp chí trong sổ cái chung như ngày tháng, số sê-ri và mô tả giao dịch.‌‌

Cơ sở	Tạp chí phổ thông	Sổ cái
Định nghĩa	Nó được cho là sổ sách kế toán liệt kê mọi giao dịch kinh doanh theo trình tự thời gian.	Nó được cho là sổ sách kế toán bao gồm các mục, được phân loại dựa trên các loại tài khoản bị ảnh hưởng, sau khi được xuất bản lần đầu vào nhật ký chung và cuối cùng được chuyển thành sổ cái chung.
Điểm vào	Đây là điểm đầu vào chính của bất kỳ giao dịch kinh doanh nào để đưa nó vào sổ kế toán của công ty.	Đây là điểm nhập bổ sung trong kế toán để ghi lại một giao dịch sau khi nó được đưa vào hệ thống kế toán thông qua nhật ký chung.
Cơ sở đầu vào	Mỗi mục được ghi lại dựa trên thứ tự thời gian.	Mọi mục nhập đều được liệt kê dựa trên loại tài khoản bị ảnh hưởng.
Hệ thống kế toán	Nó đáp ứng khái niệm về tính hai mặt, tức là mọi giao dịch được liệt kê trong hệ thống kế toán kép.	Nó cũng đáp ứng khái niệm về tính hai mặt, tức là mọi giao dịch được liệt kê trong hệ thống kế toán kép.
Ví dụ	Ngày: Tháng Mười Hai 31, 2018 Ghi nợ vào chi phí khấu hao $1,000 Tín dụng cho AD với số tiền 1,000 USD	Chi phí khấu hao: Được ghi nợ vào ngày 31 tháng 2018 năm 1,000 với số tiền XNUMX USD QUẢNG CÁO: Được ghi có vào ngày 31 tháng 2018 năm 1,000, với số tiền XNUMX USD

Từ số lượng phát triển công nghệ trong lĩnh vực phần mềm, có một số giải pháp kế toán được cung cấp bởi nhiều gã khổng lồ công nghệ như Tally, Oracle Suite, v.v. Hầu hết các phần mềm như vậy đều cung cấp một kho lưu trữ tập trung để đăng nhập quyền truy cập vào sổ cái và nhật ký. Nhờ có những sản phẩm phần mềm kế toán này, các giao dịch niêm yết đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không có yêu cầu phải giữ lại tất cả các cuốn sách riêng lẻ và tuân thủ theo cách thủ công vì phần mềm này cho phép tự động hóa các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại như vậy. Hơn nữa, giao diện người dùng được xây dựng để người dùng đạt được số lượng giao dịch kinh doanh khổng lồ không cần phải chăm sóc quá trình xử lý nền và kho lưu trữ trung tâm để điều chỉnh các mục cuối cùng được đưa vào báo cáo tiền tệ.

Sổ cái chung là phần bổ sung tổng quan về trạng thái tài khoản của mọi giao dịch kinh doanh, được lấy từ nhiều nhật ký bao gồm các mục tính toán theo trình tự thời gian. Nhật ký tổng hợp có thể nói là một cuốn sổ kế toán tổng hợp, trong đó phần mở đầu của giao dịch kinh doanh được ghi lần đầu tiên trong nghị định theo trình tự thời gian, khiến nhật ký tổng hợp trở thành một nơi nổi bật để khảo sát các giao dịch kế toán. Dữ liệu này được nhập vào nhật ký và ghi vào sổ cái sau đó được tổng hợp thành số dư dùng thử, được sử dụng để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

---

Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đồng thời nâng cao hiệu quả!

---

Mức độ rủi ro của Sổ cái chung

1. Nhật ký ghi không chính xác
2. Đăng bài viết nhật ký không chính xác
3. Giao dịch không được ghi lại hoặc không được đăng
4. Ủy quyền không hiệu quả cho các mục nhật ký
5. Quản lý các tài khoản mất cân đối bằng sổ cái phụ
6. Sự bất bình đẳng giữa tài khoản số dư tín dụng và số dư nợ
7. Sự phá vỡ hoặc khiếm khuyết trong quá trình kiểm tra
8. Chặn dữ liệu được phổ biến qua web
9. Truy cập trái phép và xem dữ liệu cá nhân qua Web
10. Thay đổi trái phép dữ liệu tiền tệ của công ty thông qua Web
11. Sự cố của máy chủ Web

Sự khác biệt giữa Sổ cái chung và Bảng cân đối kế toán là gì?

Mặc dù cả số dư thử và sổ cái chung đều ghi lại và tham chiếu các khoản thanh toán cũng như doanh thu của một công ty, chúng vẫn khác nhau theo nhiều cách đáng kể, bao gồm:

Lượng thông tin

Sổ cái chung toàn diện hơn số dư dùng thử. Nó bao gồm mọi giao dịch trong tất cả các tài khoản cá nhân, như vốn chủ sở hữu và tài sản. Ngược lại, số dư dùng thử nhanh hơn nhiều. Nó chỉ bao gồm tổng thể cho từng danh mục.

Loại thông tin

Trong sổ cái chung có lịch trình của từng giao dịch từ mọi tài khoản cho cả năm dương lịch hoặc năm tài chính. Hãy hiểu nó như một cơ sở dữ liệu về tất cả các hoạt động tiền tệ của bạn. Bạn có thể tham khảo cơ sở dữ liệu để có được thông tin chi tiết cụ thể nhất về bất kỳ giao dịch nào. Số dư dùng thử là một tài liệu. Thay vì một kho lưu trữ tất cả thông tin, nó sẽ thu thập mọi thứ trong sổ cái chung và nén nó để chỉ cung cấp các dữ kiện và số liệu quan trọng giúp bạn xem liệu tài khoản của mình có cân bằng hay không.

Sử dụng

Kế toán viên và kiểm toán viên sử dụng cả số dư thử và sổ cái chung ở vị trí của họ. Sổ cái là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho mọi người trong bộ phận kế toán. Bạn có thể sử dụng nó để nhìn lại mọi giao dịch mua và giao dịch. Kiểm toán viên sử dụng nó cho mục tiêu này, để theo dõi số dư từ các giao dịch riêng tư của họ.

Kế toán lấy số dư thử nghiệm ít thường xuyên hơn. Nó chỉ ra độ chính xác toán học của sổ cái. Điều này quan trọng hơn vào thời chưa có máy tính và tính toán tự động, nhưng nó vẫn có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp tìm kiếm lỗi. Kiểm toán viên yêu cầu tài liệu về số dư thử cho bản tóm tắt cuối năm của họ và nhà đầu tư có thể sử dụng tài liệu này để xác định xem họ có muốn mua cổ phiếu của một công ty cụ thể hay không.

Thời gian

Kế toán viên có thể lập sổ cái chung vào bất kỳ thời điểm nào trong năm. Một số để nó hoạt động trong một năm tài chính, và những người khác để ý đến một năm dương lịch. Cả hai đều kéo dài 1 tháng, nhưng năm dương lịch bắt đầu vào ngày XNUMX tháng XNUMX và năm tài chính có thể bắt đầu vào ngày đầu tiên của tháng khác, đó là tháng XNUMX. Số dư thử cho biết tổng số trong một khoảng thời gian báo cáo cụ thể. Mặc dù phổ biến nhất là thực hiện việc này vào ngày cuối cùng của năm tài chính, nhưng kế toán viên cũng có thể thực hiện việc này hàng tháng, hàng quý hoặc nửa năm.

Kích thước tài liệu

Vì lượng thông tin nhiều nên cuốn sổ tổng hợp có thể dài tới hơn trăm trang. Điều này phụ thuộc vào số lượng giao dịch bạn giữ lại trong mỗi nhóm. Số dư dùng thử thường chỉ dài một trang định kỳ vì nó chỉ bao gồm tổng số tài khoản.

Phân loại tài khoản

Kế toán soạn các bài đăng hoặc mục trong sổ cái chung theo loại tài khoản. Tùy theo giao dịch bạn đang thực hiện mà bạn phải thanh toán ở cột bên phải sao cho số tiền và số dư tài khoản khớp nhau. Số dư dùng thử không có các loại danh mục này vì bạn chỉ sử dụng tổng số. Khía cạnh duy nhất cần kiểm tra với tờ giấy đó là bạn đã gắn số thích hợp với tiêu đề chính xác hay chưa.

Văn bản có ảnh hưởng

Nhật ký tài khoản ảnh hưởng đến sổ cái gốc. Nhật ký tài khoản có nhiều thông tin tương tự như sổ cái. Bạn có thể hiểu chúng là bản nháp và sổ cái là bản sao hợp lý các chứng từ tiền tệ của bạn. Bạn không thể điều chỉnh hoặc tuân theo định dạng thích hợp cho các giao dịch trong nhật ký mà bạn điều chỉnh khi đưa chúng vào sổ cái.

Sổ cái chung ảnh hưởng đến số dư dùng thử. Bạn không liên quan đến các tạp chí để xây dựng báo cáo. Bạn có thể lấy tất cả thông tin bạn yêu cầu từ sổ cái chung.

---

Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.

---

‌‌‌‌