Làm thế nào để tự động hóa quy trình bằng robot trong quản lý email có thể tác động đến các nhà giáo dục

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) cho phép mọi người ngừng thực hiện một số loại nhiệm vụ lặp đi lặp lại thường được thực hiện thủ công. Vì hiện nay có rất nhiều cá nhân dành thời gian quý báu để xử lý các nhu cầu quản lý email nên không có gì ngạc nhiên khi họ đã xem RPA có thể hỗ trợ hộp thư đến của họ như thế nào. Dưới đây là một số ví dụ về cách nó có thể cải thiện hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và giúp các giáo viên chăm chỉ giải phóng thời gian của họ.

Giảm nhiệm vụ đánh máy

Một số công cụ RPA có thể xử lý các email đến và đi trước khi các nhà giáo dục nhìn thấy chúng. Nó loại bỏ phần lớn công việc bận rộn thường bao gồm rất nhiều ngày làm việc điển hình của họ.

Các giải pháp như vậy thường đánh giá nội dung của email là bước đầu tiên. Sau đó, họ sẽ tạo điểm tin cậy cho nội dung của email. Nếu hệ thống RPA có độ tin cậy cao, nó sẽ gửi phản hồi mà không cần đầu vào từ giáo viên hoặc bất kỳ ai khác tham gia quản lý email. Các nhà giáo dục chỉ tham gia khi công cụ RPA không tin tưởng vào nội dung của email và cần được hướng dẫn.

Các thiết lập như vậy đặc biệt hữu ích khi cha mẹ gửi email dễ trả lời. Một nhà giáo dục có thể thiết lập các mẫu cụ thể cho một công cụ RPA để sử dụng. Sau đó, họ chỉ phải nhập các câu trả lời chi tiết hơn khi nội dung của email phức tạp hơn.

Hãy xem xét một ví dụ nơi sinh viên gửi bài tập về nhà qua email. Một nhà giáo dục có thể sử dụng RPA để xác nhận việc nhận công việc hoặc gắn cờ mà người học quên bao gồm tệp đính kèm cần thiết.

RPA cũng có giá trị trong những khoảng thời gian như đầu năm học, khi một nhà giáo dục có thể cần gửi email chào mừng tới hàng chục học sinh mới và phụ huynh của họ. Giáo viên vẫn cần thêm những điểm nhấn cá nhân vào thư từ, nhưng họ có thể loại bỏ hoặc giảm bớt một số nội dung email phải có trong mỗi thư.

“RPA có thể gửi phản hồi qua email mà không cần bất kỳ thông tin đầu vào nào từ giáo viên.” 

Tiết kiệm thời gian trong các nhiệm vụ thiết yếu

Nhiều công việc mà các nhà giáo dục thực hiện có các yếu tố lặp lại và cá nhân hóa. Lập kế hoạch bài học là một ví dụ tuyệt vời. Giáo viên thường tuân theo các khuôn khổ cụ thể để đảm bảo nội dung bài học đáp ứng các tiêu chuẩn của tiểu bang hoặc quốc gia. Tuy nhiên, họ cũng sẽ điều chỉnh kế hoạch cho từng học sinh, tùy thuộc vào điểm mạnh và nhu cầu của học sinh.

Tại Scotland, Hội đồng thành phố Aberdeen đã trở thành hội đồng đầu tiên trong cả nước sử dụng RPA để soạn giáo án. Ứng dụng RPA này đã tạo ra những thay đổi tích cực tương đương với việc thuê thêm 14 giáo viên bởi vì nó tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Một số giáo án thậm chí bao gồm cả việc dạy người học cách gửi email. Nội dung đó đặc biệt có lợi cho những học viên nhỏ tuổi hoặc những người học tiếng Anh như ngôn ngữ thứ hai.

Email là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của nhiều người, nhưng mọi người đều phải học cách gửi chúng vào một lúc nào đó. Hãy tưởng tượng một giải pháp RPA có thể giúp giáo viên soạn giáo án nhanh hơn, sau đó phân phối trực tiếp nội dung theo chủ đề vào hộp thư đến của học sinh.

“Một ứng dụng RPA được sử dụng ở Scotland đã tiết kiệm rất nhiều thời gian đến mức nó cung cấp số tiền tương đương với việc thuê 14 nhà giáo dục mới.” 

Đảm bảo các nhà giáo dục xem email theo mức độ ưu tiên

Email là một phương thức liên lạc thuận tiện, nhưng nó có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Đó là bởi vì hầu hết mọi người đều thiết lập hộp thư đến để nhận tất cả email khi họ đến. Tuy nhiên, một thực tiễn tốt nhất để quản lý email là ưu tiên cách thức và thời điểm bạn xử lý thư. Bạn gần như chắc chắn sẽ thấy một số cần được chú ý ngay lập tức và một số khác thì không cần phản hồi gì cả.

RPA có thể hoạt động ở chế độ nền để ưu tiên email. Một số hệ thống tìm hiểu theo thời gian email nào quan trọng hơn hoặc ít hơn. Mọi người cũng có thể điều chỉnh cài đặt để họ xem email hàng loạt vào thời gian định sẵn. Bằng cách đó, người dùng không bị gián đoạn mỗi khi có tin nhắn mới.

Một số hệ thống RPA cũng học cách nhận ra các từ khóa cụ thể. Những thứ đó có thể bao gồm “con ốm”, “làm bài tập muộn” hoặc “bỏ lỡ bài tập”. Đó là tất cả những vấn đề có thể cần sự chú ý nhanh chóng từ giáo viên.

Nhiều nhà giáo dục đã phải đối mặt với những thách thức phi thường trong vài năm qua và một số hiện đang đối phó với sự kiệt sức kết quả là. Một vấn đề là họ thường phải dành quá nhiều thời gian để làm những việc khác ngoài việc giảng dạy. RPA có thể giải quyết vấn đề đó, đặc biệt là khi nó liên quan đến quản lý email.

“Một số hệ thống RPA có thể ưu tiên email và học hỏi theo thời gian, điều này ít nhiều quan trọng.” 

Cải thiện thời gian và thủ tục xử lý

Nhiều hệ thống giáo dục sử dụng nội dung email như một hệ thống cảnh báo sớm. Ví dụ, một số cụm từ có thể chỉ ra một học sinh có nguy cơ hoặc một học sinh có quan điểm cực đoan có thể khiến bản thân hoặc người khác gặp nguy hiểm.

Tại Vương quốc Anh, Bộ Giáo dục đã triển khai một công cụ RPA được gọi là Robot tự động phủ nhận việc ghi nhật ký dữ liệu phức tạp — hay ARNOLD. Trước khi sử dụng ARNOLD, công nhân đã xử lý khoảng 120,000 email từ công chúng mỗi năm bằng cách đưa dữ liệu vào hệ thống theo cách thủ công. Việc này tốn rất nhiều thời gian, đòi hỏi ai đó phải đọc một tin nhắn và hiểu nó theo ngữ cảnh, sau đó phân loại nó trước khi nó đến đúng người.

Giờ đây, ARNOLD xem xét từng email, phân loại email đó theo mức độ rủi ro và thực hiện nhập dữ liệu cần thiết vào hệ thống của bộ giáo dục. Công cụ RPA kiểm tra hàng trăm biến được liên kết với mỗi email để quyết định cách phân loại nó. Thiết lập này đã loại bỏ mục nhập dữ liệu thủ công được liên kết với các email đến.

Các nhân viên cho biết sự thay đổi này đã giúp họ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ hơn là quản trị. Nó cũng giúp họ dễ dàng phát hiện ra những email cần hành động nhanh nhất, chẳng hạn như những email về học sinh có nguy cơ hoặc trường học kém hiệu quả.

Tự động hóa quy trình bằng robot giúp việc quản lý email trở nên đơn giản hơn

Các nhà giáo dục ngày nay không thể tránh khỏi việc viết và trả lời email. Tuy nhiên, như những ví dụ này cho thấy, một công cụ tự động hóa quy trình bằng robot có thể giúp họ tiết kiệm thời gian và tham gia vào công việc phù hợp và bổ ích hơn.

Một số người ra quyết định của bộ giáo dục ngần ngại làm những điều khác biệt, đặc biệt nếu các quy trình mới đòi hỏi nguồn tài chính. Điều đó có nghĩa là giáo viên có thể cần nói cụ thể về lượng thời gian và năng lượng mà họ hiện đang dành cho việc viết email và cách RPA sẽ thay đổi cuộc chơi trong việc cho phép họ dành nhiều thời gian hơn cho những gì họ làm tốt nhất.