Cách xác định và ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp

Tìm kiếm một giải pháp Tự động hóa AP dựa trên AI? Kiểm tra Nanonets để có độ chính xác cao hơn, tính linh hoạt cao hơn và tích hợp rộng rãi với các hệ thống Kế toán, ERP khác và hơn thế nữa!

Lên lịch bản trình diễn

---

Điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi phải đối mặt với rất nhiều rủi ro. Rủi ro gian lận có thể phát sinh từ sự tham gia của các bên thứ ba như nhà cung cấp hoặc thậm chí nhân viên. Một trong những gian lận tràn lan liên quan đến quy trình của các khoản phải trả là gian lận của nhà cung cấp.

Gian lận nhà cung cấp có thể xảy ra từ một hoặc nhiều nguồn một cách rất tinh vi. Nếu không bị phát hiện, nó có thể khiến doanh nghiệp phải trả giá đắt. Đọc để biết thêm về gian lận của nhà cung cấp, các danh mục của nó và cách phát hiện và ngăn chặn nó.

Mục lục

Gian lận nhà cung cấp là gì

Gian lận nhà cung cấp đề cập đến các hành vi sai trái có thể được thực hiện vì lợi ích cá nhân bởi một nhà cung cấp, nhiều nhà cung cấp hoặc một nhân viên, trên các khoản phải trả (AP) của một công ty.

Nói một cách dễ hiểu, đó là một kiểu lừa đảo bao gồm việc giả mạo thông tin tài khoản của nhà cung cấp hoặc người nhận trong AP để chuyển hướng thanh toán. Gian lận thanh toán có thể được thực hiện bằng cách:

• Một hoặc nhiều nhân viên
• Một hoặc nhiều nhà cung cấp
• Sự hợp tác giữa (các) nhà cung cấp và (các) nhân viên
• Một pháp nhân bên ngoài sửa đổi thông tin thanh toán của nhà cung cấp mà bất kỳ ai cũng không biết

Đôi khi sự phức tạp tuyệt đối liên quan có thể khiến việc phát hiện gian lận của nhà cung cấp trở nên khó khăn và khiến các doanh nghiệp dễ bị thiệt hại lớn.

Nó ảnh hưởng đến ai

Thông thường, gian lận của nhà cung cấp có thể ảnh hưởng khá nghiêm trọng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các tổ chức như vậy có rủi ro cao hơn vì họ có xu hướng không có các biện pháp kiểm soát hoặc điểm kiểm soát mạnh mẽ để có thể theo dõi và xác định các hành vi gian lận như vậy.

Bên cạnh đó, các tổ chức nhỏ hơn có nhóm nhân viên nhỏ hơn phụ thuộc vào số nhân viên tối thiểu để xử lý nhiều AP chức năng. Do đó, một nhân viên chịu trách nhiệm nhận hóa đơn cũng như ủy quyền thanh toán có thể bị lôi kéo vào việc thao túng hồ sơ, do đó có thể gây thiệt hại đáng kể cho tài chính và uy tín của công ty.

Điều này không có nghĩa là các tổ chức lớn hơn không gặp rủi ro. Nhưng với phương tiện, năng lực và đội ngũ nhân viên tương đối lớn hơn, họ có khả năng triển khai kiểm soát rủi ro mạnh mẽ để có thể giảm tỷ lệ gian lận của nhà cung cấp.

Các tổ chức nhỏ hơn dễ bị nhà cung cấp lừa đảo hơn nếu họ thiếu phương tiện và khả năng để thực hiện các quy trình và kiểm soát theo dõi. Nếu không có chúng, rất khó để ngăn chặn hoặc giảm thiểu các loại gian lận khác nhau có thể được thực hiện trong bộ phận AP của họ.

Các hạng mục gian lận nhà cung cấp

Gian lận của nhà cung cấp có thể rất khác nhau về cách thức mà nó được thực hiện. Nó có thể được phân loại như chi tiết dưới đây:

• Gian lận thanh toán: đề cập đến các thao tác thanh toán được thực hiện theo 2 cách bởi nhân viên. Nó có thể liên quan đến một nhà cung cấp sai hoặc thực hiện các khoản thanh toán trùng lặp bằng cách sử dụng tài khoản của một nhà cung cấp thực tế.
• Nhà cung cấp hư cấu - Một nhân viên có đủ quyền kiểm soát và quyền truy cập thiết lập tài khoản nhà cung cấp giả mạo hoặc công ty vỏ bọc, đăng ký tài khoản đó với tư cách là nhà cung cấp và thực hiện thanh toán thường xuyên cho tài khoản này.
• Thanh toán trùng lặp - Nhân viên sử dụng tài khoản của nhà cung cấp chính hãng, thao túng hồ sơ thanh toán và thực hiện thanh toán hai lần trên hóa đơn của nhà cung cấp. Khoản thanh toán thêm sau đó sẽ được chuyển vào tài khoản của nhân viên.
• Kiểm tra thao tác: Loại gian lận này liên quan đến việc một nhân viên tham gia vào việc giả mạo hoặc sửa đổi thông tin trên séc của nhà cung cấp, để chuyển các khoản thanh toán đến tài khoản ngân hàng cá nhân.
• Chấp nhận hối lộ: Là kết quả của sự hiểu biết giữa nhà cung cấp và nhân viên, loại gian lận này liên quan đến việc nhân viên nhận tiền cá nhân từ nhà cung cấp để đổi lấy lợi ích bổ sung hoặc doanh số bán hàng.
• Thanh toán vượt mức: Khi một nhà cung cấp lập hóa đơn cho công ty về số lượng / giá vượt quá những gì đã thỏa thuận ban đầu, nó được gọi là thanh toán thừa. Loại thực hành này có thể được thực hiện một mình hoặc thông đồng với một nhân viên.
• Định giá: Loại gian lận này xảy ra khi hai nhà cung cấp hợp tác để ấn định giá cao hơn mức bình thường. Người mua / công ty sau đó buộc phải trả giá cao hơn bất kể nhà cung cấp. Nhân viên có thể đóng vai trò là nguồn nội bộ để các nhà cung cấp có được thông tin nhạy cảm về ngân sách.
• Rigging giá thầu: Một cách gian lận phổ biến, nó thường được thực hiện thông qua sự hợp tác giữa 2 hoặc nhiều nhà cung cấp và nhân viên để có được hợp đồng mua sắm có lợi cho nhà thầu cao nhất. Nhân viên sẽ được đền bù xứng đáng vì đã khuyến khích và hỗ trợ trong gian lận.
• Gian lận trên mạng: Có lẽ là loại khó phát hiện nhất, những trường hợp gian lận nhà cung cấp như vậy được thực hiện bởi những người không xác định, không có thẩm quyền và không có mối liên hệ nào với công ty hoặc nhà cung cấp. Tại đây, các thực thể bên ngoài có thể thao túng tài khoản của nhà cung cấp hiện tại và chuyển các khoản thanh toán sang tài khoản của họ. Toàn bộ giao dịch được thực hiện bằng phương thức điện tử khiến việc phát hiện và ngăn chặn càng khó khăn hơn đối với các doanh nghiệp.

Phát hiện và ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp

Phát hiện và ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp không phải là dễ dàng nhưng có thể làm được. Một khi bạn xác định được các khu vực chính thiếu kiểm soát, việc thực hiện các biện pháp và biện pháp kiểm soát mạnh mẽ hơn có thể giúp ngăn chặn các trường hợp gian lận của nhà cung cấp. Hãy xem các cách khác nhau mà các biện pháp kiểm soát có thể được thực hiện trong một tổ chức để ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp.

Kiểm soát của nhà cung cấp

Vì hầu hết các trường hợp gian lận của nhà cung cấp đều liên quan đến nhà cung cấp, việc tuân theo các biện pháp phòng ngừa nhất định ngay từ khi lựa chọn cho đến khi thanh toán có thể làm giảm tỷ lệ mắc bệnh của họ. Dưới đây là một số kiểm soát tiềm năng:

• Sau sự thẩm định kỹ lưỡng trong các quy trình đăng ký của nhà cung cấp. Cần tập trung chú ý vào việc xác minh thông tin chi tiết về nhà cung cấp như địa chỉ gửi thư bao gồm PObox, số liên hệ, mã số thuế của nhà cung cấp, người liên hệ và tài khoản ngân hàng.
• Duy trì cơ sở dữ liệu nhà cung cấp tập trung với các tùy chọn đã đặt. Có một danh sách riêng các nhà cung cấp có rủi ro cao có thể giúp bắt đầu phê duyệt bổ sung cho việc thanh toán bù trừ.
• Tiến hành đánh giá nhà cung cấp thông qua nguồn / đánh giá bên ngoài hoặc nhân viên bên ngoài bộ phận nhà cung cấp để có đánh giá khách quan.
• Xác minh rằng địa chỉ của nhà cung cấp hoặc thông tin khác không khớp với bất kỳ thông tin nào của nhân viên hoặc tương tự với nhà cung cấp hiện có.
• Kiểm tra các tệp chính của nhà cung cấp theo định kỳ để đảm bảo rằng khối lượng thanh toán là thực tế và không có mâu thuẫn.

Các biện pháp dành cho nhân viên

Mặc dù được gọi là gian lận của nhà cung cấp, nhưng thông thường nhờ sự trợ giúp của người trong cuộc mà hầu hết các hành vi gian lận đều được dàn dựng. Một số biện pháp chính để kiểm tra sự tham gia của nhân viên vào gian lận đó là:

• Chạy kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng trong khi thuê nhân viên hoặc đại lý mới (khi tài khoản thuê ngoài phải trả)
• Giữ bí mật thông tin tài chính và hạn chế đối với nhân viên ở cấp cao hơn
• Các tổ chức lớn hơn có thể tách biệt nhiệm vụ của nhân viên ở các cấp khác nhau để kiểm soát nội bộ tốt hơn. Kể từ đây,
• Người chịu trách nhiệm nhập dữ liệu nhà cung cấp phải khác với những người phê duyệt nhà cung cấp vì điều này có thể loại bỏ việc tạo nhà cung cấp giả
• Các nhân viên khác nhau phải xử lý việc nhận hàng hóa hoặc dịch vụ, xử lý các khoản thanh toán hóa đơn và ủy quyền phê duyệt các khoản thanh toán
• Các công ty nhỏ hơn có thể luân chuyển nhiệm vụ của nhân viên trong nhà cung cấp / AP /bộ phận mua hàng hoặc buộc các nhà quản lý giám sát các nhiệm vụ quan trọng có thể loại bỏ khả năng lập kế hoạch gian lận.

Sử dụng phương pháp đối sánh hóa đơn

Đối sánh hóa đơn là một trong những cách hiệu quả có thể được sử dụng bởi các tổ chức từ nhỏ đến lớn để ngăn chặn sự xuất hiện phổ biến của gian lận nhà cung cấp.

Đối sánh hóa đơn là một quy trình được các công ty sử dụng để kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp so với các tài liệu liên quan khác, chẳng hạn như đơn đặt hàng (PO), biên lai hàng hóa, phiếu kiểm tra, và thậm chí trái hợp đồng.

Những kiểm tra bắt buộc này có thể giúp xác minh tính xác thực của hóa đơn nhà cung cấp trước khi chúng được chấp thuận thanh toán. Đối sánh hóa đơn / PO có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau.

• Kết hợp hai chiều - Được thực hiện bằng cách đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng ban đầu (PO). Quá trình này xác minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được liệt kê trong hóa đơn khớp với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được tổ chức đặt hàng.
• Kết hợp ba chiều - Quá trình này liên quan đến việc kiểm tra hai lần trên hóa đơn. Hóa đơn đầu tiên được khớp với đơn đặt hàng và sau đó đến việc nhận hàng. Nó giúp xác minh rằng hàng hóa / dịch vụ được liệt kê trong hóa đơn khớp với PO và cũng đã được phân phối chính xác.
• Kết hợp bốn chiều - Quá trình đối chiếu phức tạp nhất đòi hỏi phải kiểm tra hóa đơn với 3 chứng từ khác là PO, phiếu nhận hàng và phiếu kiểm tra. Quy trình này đảm bảo rằng hàng hóa / dịch vụ được đề cập trong hóa đơn được nhận theo PO và cũng đã được kiểm tra để xác minh rằng chúng là chính xác.
• Không phải PO hoặc khớp hợp đồng - Trong trường hợp doanh nghiệp không sử dụng nhiều chứng từ, hóa đơn của nhà cung cấp được khớp với thỏa thuận hợp đồng để xác minh rằng giá và dịch vụ được đề cập không sai lệch so với hợp đồng.

Áp dụng kỹ thuật khai thác dữ liệu

Khai thác dữ liệu là một kỹ thuật hiện đại để phân tích lượng dữ liệu khổng lồ và khám phá các mẫu giúp phân tích và ra quyết định kinh doanh. Kỹ thuật này có độ chính xác cao trong việc phát hiện gian lận và có thể được tận dụng để giảm thiểu các trường hợp gian lận của nhà cung cấp.

Sử dụng phân tích xu hướng, khai thác dữ liệu có thể phát hiện những điểm bất thường có thể chỉ ra hoạt động gian lận. Các tổ chức có thể sử dụng các kỹ thuật khai thác dữ liệu để kiểm tra các mẫu cụ thể bao gồm:

• Các khoản thanh toán sai lệch so với thủ tục thông thường, sự không nhất quán về đô la thấp và số tiền được tối đa hóa đến giới hạn phê duyệt
• Các khoản thanh toán trùng lặp trong cùng một ngày cho cùng một nhà cung cấp hoặc tổng số lần thanh toán vượt quá thỏa thuận hợp đồng
• Các khoản thanh toán được thực hiện trong giờ không phải làm việc
• Sai lệch về thông tin nhà cung cấp như thay đổi địa chỉ giao hàng và thanh toán, sử dụng cùng một đơn đặt hàng trong hóa đơn, số hóa đơn không tuần tự, v.v.

Các biện pháp tổ chức khác

Ngoài các biện pháp chính, các công ty có thể thực hiện các biện pháp thích hợp khác để kiểm soát gian lận của nhà cung cấp. Một số trong số những điều khả thi là:

• Thiết lập đường dây nóng về gian lận - Thiết lập đường dây trợ giúp ẩn danh có thể giúp nhân viên báo cáo các bất thường mà không cần lo lắng về hậu quả. Nó tạo ra một bầu không khí cảnh giác và có thể giúp tổ chức đưa ra các biện pháp khắc phục một cách nhanh chóng.
• Thắt chặt các kiểm soát nội bộ - Một tổ chức phải đảm bảo rằng các thủ tục kiểm soát được áp dụng và mọi người từ cấp quản lý đến cấp nhập cảnh đều biết về chúng. Giáo dục và cập nhật cho nhân viên về gian lận của nhà cung cấp có thể giúp họ nhận thức rõ hơn về các rủi ro và hậu quả. Thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ có thể cung cấp thông tin chi tiết về những sơ hở cần được sửa chữa để giảm thiểu gian lận của nhà cung cấp.
• Phê duyệt hai cấp - Cả phê duyệt nhà cung cấp và phê duyệt thanh toán đều phải được thực hiện thông qua quy trình phê duyệt nhiều lớp. Điều này có thể đảm bảo rằng công ty có được các nhà cung cấp hợp pháp và các khoản thanh toán được giám sát chặt chẽ hơn với nhiều nhân viên giám sát quá trình.

Kết luận

Gian lận của nhà cung cấp có thể gây thiệt hại nặng nề cho một tổ chức và phải trả giá đắt. Việc ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp đòi hỏi phải lập kế hoạch thích hợp, xem xét và cập nhật các chính sách của công ty theo định kỳ. Các biện pháp phòng ngừa cần được thực hiện theo cách tiếp cận đa cấp để giảm thiểu gian lận và bảo vệ các tổ chức khỏi những tổn thất nghiêm trọng trong tương lai.