Làm thế nào để tổ chức hóa đơn? – 3 cách theo dõi hóa đơn dễ dàng

Hóa đơn là một phần tất yếu của cuộc sống. Cho dù bạn là một doanh nghiệp, một người làm việc tự do hay một người làm công ăn lương, bạn nhất định phải có hóa đơn. Với quá nhiều hóa đơn, bạn chắc chắn sẽ làm mất và quên một số.

Có hiệu quả quản lý hóa đơn bắt đầu với tổ chức tốt hơn, vì vậy bạn không bao giờ bị mất một hóa đơn quan trọng. Nhưng làm thế nào để tổ chức hóa đơn hiệu quả? Làm thế nào để bắt đầu? Và các phương pháp hay nhất để theo dõi hóa đơn một cách dễ dàng là gì?

Chúng tôi sẽ thảo luận về ba cách sắp xếp các hóa đơn của bạn để bạn luôn có chúng khi cần.

---

Tại sao bạn cần tổ chức hóa đơn?

Khi bạn có một người duy nhất xử lý số lượng hóa đơn ít hơn, thật dễ dàng để quản lý. Tuy nhiên, khi hóa đơn tăng lên, sai sót chắc chắn sẽ xảy ra. Dưới đây là một số lý do bạn nên thực hiện quản lý hóa đơn một cách nghiêm túc:

Mất theo dõi ngày đến hạn và số tiền: Theo dõi nhiều hóa đơn, ngày tháng và số tiền của chúng là một công việc tẻ nhạt. Và nếu bạn bỏ lỡ các khoản thanh toán, bạn có thể phải trả thêm một khoản tiền.

Làm hỏng điểm tín dụng: Thanh toán hóa đơn kịp thời được liên kết với điểm tín dụng của bạn. Một vết lõm ở đây có thể khiến bạn phải trả giá đắt.

Lưu trữ hồ sơ thanh toán: Đối với một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải duy trì hồ sơ tài chính về các khoản thanh toán, hóa đơn, hóa đơn, v.v. để duy trì sự tuân thủ. Trong quá trình kiểm toán, bạn phải trình bày dữ liệu chính xác và đáng tin cậy. Các hóa đơn bị thiếu có thể gửi tín hiệu sai và dẫn đến các cuộc kiểm toán gắt gao hơn nữa.

Lập ngân sách không hiệu quả: Hóa đơn đưa ra ý tưởng về xu hướng chi phí và giúp bạn theo dõi ngân sách so với chi tiêu của mình. Không quản lý hóa đơn có thể dẫn đến mất dấu ngân sách.  

Ngoài ra, sắp xếp hóa đơn có thể giúp bạn giải quyết hành vi trộm cắp danh tính, quản lý hồ sơ tài chính và đảm bảo thanh toán hóa đơn kịp thời.

---

3 cách sắp xếp hóa đơn chuyên nghiệp!

Blog này sẽ thảo luận về ba cách sắp xếp hóa đơn của bạn. Các phương pháp này được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về độ chính xác, hiệu quả và độ tin cậy.

• Sắp xếp hóa đơn theo cách thủ công
• Số hóa hóa đơn & sắp xếp chúng trên máy tính để bàn
• Tự động hóa tổ chức hóa đơn với quy trình làm việc tự động

---

Sắp xếp hóa đơn theo cách thủ công

Sắp xếp hóa đơn theo cách thủ công liên quan đến việc sử dụng các thư mục và tủ giấy để phân loại chi phí. Chẳng hạn, bạn có thể tạo một thư mục có nhãn “Chi phí giải trí” để lưu trữ tất cả các hóa đơn liên quan đến giải trí, chẳng hạn như bữa tối, chuyến đi chơi của nhóm, v.v.

Bạn có thể làm theo các bước sau để sắp xếp hóa đơn theo cách thủ công:

• Sắp xếp các hóa đơn của bạn theo ngày đáo hạn và phân loại các hóa đơn đến theo danh mục chi tiêu.
• Tạo một hệ thống nộp đơn cho các hóa đơn của bạn. Sử dụng thư mục hoặc tủ cho mọi loại danh mục.
• Để theo dõi các khoản thanh toán và ngày đến hạn, hãy sử dụng giấy hoặc bảng tính excel và ghi lại số tiền, ngày đến hạn, trạng thái thanh toán và danh mục của hóa đơn.
• Thiết lập lời nhắc trên thiết bị di động của bạn để bạn không quên thanh toán hóa đơn.
• Thực hiện thanh toán khi đến hạn và cập nhật trạng thái thanh toán cho từng hóa đơn.
• Lưu trữ các hóa đơn đã thanh toán trong một tệp hoặc kho lưu trữ riêng để giữ cho bảng theo dõi hóa đơn đang hoạt động của bạn có thể quản lý được.
• Lặp lại quy trình hàng tháng này để giữ cho các hóa đơn của bạn được sắp xếp và kiểm soát.

Ưu điểm:

• Đó là một phương pháp đơn giản.
• Bất kỳ ai cũng có thể làm theo các bước sau để duy trì hóa đơn ở một nơi.

Nhược điểm:

• Rất nhiều nỗ lực thủ công là cần thiết.
• Đó là thách thức để xác định xu hướng chi tiêu.
• Biên lai có thể bị mất hoặc bị hư hỏng một cách dễ dàng.

---

Số hóa hóa đơn và phân loại chúng bằng kỹ thuật số

Số hóa hóa đơn có thể giúp giảm nguy cơ làm hỏng hoặc mất hóa đơn. Thực hiện theo các bước sau để sắp xếp hóa đơn kỹ thuật số:

• Bước đầu tiên là số hóa hóa đơn. Bạn có thể chụp ảnh hóa đơn của mình bằng điện thoại.
• Vous sử dụng pouvez aussi một ứng dụng quét hóa đơn để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn & số hóa hóa đơn một cách hiệu quả.
• Tải lên các hình ảnh được quét trên máy tính để bàn của bạn.
• Tạo các thư mục dựa trên danh mục chi tiêu và tải các hóa đơn lên trong các thư mục được chỉ định.
• Sử dụng quy ước đặt tên tệp để nhanh chóng xác định từng hóa đơn, chẳng hạn như loại và ngày hóa đơn.
• Sắp xếp các hóa đơn kỹ thuật số thành các thư mục con dựa trên danh mục hoặc ngày đáo hạn.
• Bạn có thể thực hiện việc này trên máy tính để bàn hoặc hệ thống trực tuyến như Google Drive, Sharepoint, v.v.
• Bây giờ, hãy sử dụng bảng tính hoặc công cụ quản lý tài chính để theo dõi ngày đến hạn thanh toán, trạng thái thanh toán và số tiền.
• Thiết lập lời nhắc tự động để đảm bảo thanh toán hóa đơn kịp thời.
• Sao lưu các hóa đơn kỹ thuật số của bạn lên một dịch vụ đám mây an toàn để bảo vệ chống mất dữ liệu.

Ưu điểm:

• Dễ dàng hơn để phân loại và theo dõi các khoản thanh toán và thực hiện phân tích tài chính.
• Lưu trữ hóa đơn kỹ thuật số giúp loại bỏ nguy cơ mất hoặc làm hỏng hóa đơn.

Nhược điểm:

• Lưu trữ thông tin tài chính bằng kỹ thuật số có thể gây lo ngại về bảo mật dữ liệu.
• Bạn cần thực hiện toàn bộ bài tập cho mọi hóa đơn mới được đưa vào.
• Bạn phải tạo nhiều bản sao lưu để đảm bảo không bị mất dữ liệu.  

---

Tự động hóa tổ chức hóa đơn với quy trình làm việc tự động

Quy trình làm việc tự động là một cách tuyệt vời để loại bỏ các tác vụ thủ công trong việc sắp xếp hóa đơn. Hầu hết các nhiệm vụ tổ chức hóa đơn đều dựa trên quy tắc, nghĩa là chúng có thể được mã hóa dễ dàng.

Nền tảng như Ống nano có thể giúp bạn tự động hóa tổ chức hóa đơn bằng cách sử dụng quy trình làm việc không cần mã, phân loại tài liệuvà lưu trữ đám mây an toàn. Đây là quy trình quản lý hóa đơn tự động trông như thế nào trên Nanonets:

• Hóa đơn đến sẽ được tự động tải lên Nanonets bằng các tùy chọn tải lên tài liệu.

• Sau đó, hóa đơn được chuyển đến mô hình OCR, nơi dữ liệu liên quan được trích xuất, như số tiền hóa đơn, ngày đến hạn, địa chỉ thanh toán, điều kiện thanh toán, v.v.

• Bây giờ nhiều điều xảy ra trong các giai đoạn tiếp theo:

1. Dữ liệu hóa đơn được định dạng đúng nếu chúng có bất kỳ lỗi nào. Ví dụ: định dạng ngày tháng, viết hoa hoặc loại bỏ các ký tự đặc biệt.
2. Đổi tên hóa đơn dựa trên số tiền hóa đơn, danh mục chi tiêu, v.v.
3. Dựa trên dữ liệu hóa đơn, hóa đơn được phân loại thành các loại chi tiêu phù hợp.
4. Quy trình phê duyệt được kích hoạt trong trường hợp có bất kỳ lỗi nào, quy trình này sẽ gửi hóa đơn cho bạn để xem xét thủ công.
5. Bạn cũng có thể khớp dữ liệu hóa đơn với bảng sao kê ngân hàng của mình để đảm bảo không bị tính thêm phí.

Ưu điểm:

• Quá trình không có lỗi và đáng tin cậy
• Tạo dấu vết kiểm toán tự động.
• Không có nguy cơ làm mất, làm hỏng hoặc quên hóa đơn thanh toán đúng hạn.
• Tự động hóa tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc.

Nhược điểm:

• Bạn sẽ phải nỗ lực một lần để thiết lập quy trình công việc. [Nhóm chuyên gia của chúng tôi có thể giúp bạn thiết lập quy trình làm việc.]

---

Tại sao nên sử dụng Nanonets để sắp xếp hóa đơn?

[Nhúng nội dung]

Nanonets là một phần mềm OCR dựa trên AI với mã tiên tiến quy trình làm việc tự động hóa và nền tảng thanh toán toàn cầu. Với Nanonets, bạn có thể tự động hóa bất kỳ quy trình thủ công nào với quy trình công việc dựa trên quy tắc.

Nanonet ' Phần mềm OCR là một trong những tốt nhất trên thị trường. Nó có thể trích xuất dữ liệu từ bất kỳ tài liệu nào; PDF, hình ảnh, tài liệu viết tay, excel, word, v.v. với độ chính xác trên 95% và nhanh hơn 10 lần so với phương pháp thủ công.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Nanonets để trích xuất dữ liệu từ tài liệu, phân loại tài liệu, sử dụng cơ sở dữ liệu để xác minh tài liệu, biểu diễn làm giàu dữ liệu tác vụ và xuất dữ liệu sang các định dạng và cơ sở dữ liệu khác nhau.

Các khả năng là vô tận.

Dưới đây là một số lý do để xem xét Nanonets:

• Tự động tải tài liệu lên từ nhiều nguồn như Gmail, Drive, SharePoint, máy tính để bàn, v.v.
• Phân loại tài liệu đến bằng bộ phân loại tài liệu.
• Kết hợp tài liệu tuyệt vời để dễ dàng xác minh tài liệu.
• Trích xuất dữ liệu từ bất kỳ tài liệu nào trong <15 phút
• Thiết lập quy trình công việc tùy chỉnh để thực hiện nâng cao dữ liệu, phê duyệt tự động hóa, Và nhiều hơn nữa.
• Lưu trữ tài liệu an toàn và tài liệu lưu trữ.
• Tích hợp liền mạch để đồng bộ hóa dữ liệu với hơn 5000 phần mềm.
• Giao diện không có mã hoàn toàn có thể tùy chỉnh.
• Hỗ trợ di cư miễn phí.
• 7 ngày dùng thử miễn phí
• Người quản lý thành công của khách hàng tận tâm.
• Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
• Hỗ trợ 24 × 7

Dưới đây là sơ lược về những gì Nanonet có thể làm và hơn thế nữa:

Hơn 30,000 người dùng sử dụng Nanonet để tự động hóa hơn 30 triệu quy trình tài liệu. Nanonets là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa các quy trình tài liệu của họ với một nền tảng mạnh mẽ, an toàn và không có mã.

Bạn có một trường hợp sử dụng cụ thể trong tâm trí? Liên hệ với nhóm của chúng tôi để chúng tôi có thể giúp bạn với trường hợp sử dụng của bạn.

---

Tìm hiểu thêm:

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-organize-bills/