Hóa đơn‌ ‌Phê duyệt‌ ‌Tự động hóa‌ ‌

Giới thiệu

Phòng Tài khoản phải trả (AP) của hầu hết các công ty đều có quy định nội bộ về quản lý hóa đơn bao gồm các phê duyệt. Phê duyệt hóa đơn là gì? Quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công là gì? Tại sao tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn?

Đọc tiếp để hiểu quy trình phê duyệt hóa đơn.

---

---

---

Tìm cách tự động hóa các Quy trình AP thủ công của bạn? Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai end-to-end như thế nào Tự động hóa AP.

Lên lịch bản trình diễn

---

Hoạt động của bộ phận Kế toán Phải trả (AP) trong một doanh nghiệp, có thể là theo định hướng sản phẩm hoặc dịch vụ, rất quan trọng đối với năng suất của công ty và để duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Một bộ phận AP hiệu quả cung cấp hỗ trợ tài chính, hành chính và văn thư cho quá trình mua hàng của một công ty, phải có một hệ thống có tổ chức tích hợp liền mạch các chức năng khác nhau của quy trình mua sắm bao gồm quản lý đơn đặt hàng, giao tiếp với nhà cung cấp, hóa đơn quản lý, theo dõi sản phẩm và thanh toán.

Quản lý hóa đơn bắt đầu khi một công ty nhận được hóa đơn và kết thúc bằng việc thanh toán hóa đơn, là một trong những chức năng quan trọng nhất của bộ phận AP của công ty. Nghe có vẻ đơn giản, quản lý hóa đơn không phải hoặc không nên là quy trình hai bước 'nhận hóa đơn, thanh toán hóa đơn'. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty thực hiện nhiều giao dịch mua và kết thúc với một số lượng lớn hóa đơn. Một giao thức quản lý hóa đơn tốt nhất thiết phải liên quan đến việc xác minh tính hợp pháp của tất cả các hóa đơn và phê duyệt đa cấp trước khi chúng có thể được xử lý để thanh toán.

Quy trình phê duyệt hóa đơn

Quy trình phê duyệt hóa đơn là một chuỗi các bước trong quy trình mua hàng để thanh toán được thực hiện để đảm bảo rằng hóa đơn mà công ty nhận được là hợp pháp và khớp với đơn đặt hàng đã lập. Việc phê duyệt hóa đơn bao gồm nhiều cấp độ kiểm tra của nhân viên chịu trách nhiệm về đơn đặt hàng và / hoặc nhà cung cấp. Mỗi công ty có thể có quy trình phê duyệt duy nhất của riêng mình

Quy trình phê duyệt hóa đơn điển hình bao gồm các bước sau:

Một hóa đơn đến một công ty. Hóa đơn có thể ở dạng bản in hoặc tệp đính kèm PDF hoặc dạng nâng cao hơn của hóa đơn kỹ thuật số, phải được nộp vào phần thích hợp để xử lý.

• Xác thực hóa đơn: Sau khi được nộp, hóa đơn được liên kết với bất kỳ tài liệu nào khác liên quan đến giao dịch cụ thể đó như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, báo giá từ nhà cung cấp, thông tin liên lạc khác từ nhà cung cấp, v.v. Điều này thường được gọi là "đối sánh ba chiều" , ba chứng từ được đối sánh là Đơn đặt hàng, Hóa đơn và Biên lai giao hàng, nhưng việc đối sánh cũng có thể bao gồm các chứng từ khác. Các yếu tố khác cần xem xét để xác nhận bao gồm:
  Các điều khoản thanh toán có phù hợp không?
  Có bất kỳ giảm giá đã hứa nào bao gồm không?
  Hóa đơn đã được mã hóa vào các tài khoản chi phí thích hợp chưa?
  Có vấn đề về hiệu suất sau khi nhận được bảo đảm khoản thanh toán giữ lại không?
• Các trường hợp ngoại lệ về hóa đơn: Một ngoại lệ được đưa ra khi một hóa đơn có thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác. Hóa đơn được định tuyến lại cho nhân viên thích hợp để theo dõi và sửa lỗi. Tiếp theo là phát hành lại hóa đơn, xác minh lại và đối sánh trong trường hợp sửa lỗi hoặc điều tra gian lận trong trường hợp ngoại lệ chưa được giải quyết.
• Sự chấp thuận: Sau khi được xác minh, hóa đơn sẽ được chuyển cho nhân viên ở nhiều cấp khác nhau tùy thuộc vào chính sách của công ty. Số lượng và tính chất của các phê duyệt khác nhau giữa các công ty, bộ phận, loại sản phẩm và số lượng hóa đơn. Ví dụ: bộ phận mua hàng có thể phải phê duyệt hóa đơn để xác nhận tính chính xác của việc lập hóa đơn của nhà cung cấp trước khi có thể xử lý thanh toán. Một số công ty yêu cầu số lượng hóa đơn cao hơn ngưỡng để yêu cầu phê duyệt bổ sung từ người quản lý hoặc giám đốc tài chính.
• Thanh toán: Hóa đơn sẽ được đưa vào hàng đợi thanh toán sau khi đã nhận được tất cả các phê duyệt.

Nhiều công ty vừa và nhỏ tiếp tục có quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công. Những điều này có thể liên quan đến các hành động thô sơ như lập một tài liệu xử lý văn bản hay là một SOP, với các bước được mô tả và phân phối tài liệu cho những người tham gia khác nhau của quy trình làm việc để được sử dụng như một hướng dẫn. Như có thể hình dung, đây là một quá trình vô tổ chức đòi hỏi những người tham gia phải tiếp tục tham khảo tài liệu theo các bước, điều này có thể dẫn đến sai sót.

Ở nhiều công ty nhỏ, thậm chí không có SOP như vậy và chỉ có một quy trình chung được truyền miệng cho những người tham gia khác nhau, đó là công thức dẫn đến thảm họa khi công ty trải qua bất kỳ hình thức thay đổi nào, có thể là mở rộng quy mô hoặc thay đổi cơ sở nhân viên của mình.

---

Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.

Lên lịch bản trình diễn

---

Sự cố với quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công

Một số thách thức cụ thể của quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công là:

• Các lỗi: Sai sót của con người do làm việc quá sức hoặc chỉ đơn giản là giám sát có thể dẫn đến thanh toán gấp đôi, thanh toán thiếu, thanh toán chậm hoặc thanh toán bị bỏ lỡ, tất cả đều có thể khiến công ty tốn nhiều tiền và thời gian hơn.
• Tài liệu còn thiếu: Thủ tục giấy tờ có thể dẫn đến thất lạc và mất các tài liệu quan trọng như hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến rất nhiều vấn đề trong chu kỳ kế toán phải trả, bắt đầu từ việc xích mích với nhà cung cấp dẫn đến các hoạt động bị trì hoãn.
• Lãng phí công sức của con người: Quy trình phê duyệt thủ công lãng phí nỗ lực của con người có thể được sử dụng mang tính xây dựng hơn trong các hoạt động hiệu quả hơn.
• Thời gian chậm trễ: Khi cần có nhiều phê duyệt để một hóa đơn được chấp thuận và khi công ty xử lý nhiều hóa đơn trong suốt ngày làm việc của mình, chỉ cần có được phê duyệt trước khi xử lý hóa đơn có thể tốn nhiều thời gian. Lên đến 20% hóa đơn thường xuyên chứa thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ và quy trình phê duyệt hóa đơn thủ công dẫn đến việc bộ phận AP dành 25% thời gian để giải quyết các vấn đề và theo dõi thông tin còn thiếu.
• Các khoản thanh toán bị trì hoãn: Do đó, sự chậm trễ trong việc phê duyệt có thể dẫn đến sự chậm trễ trong thanh toán, như đã đề cập trước đó, gây tốn kém cho công ty. Ở Mỹ, 3 nghìn tỷ đô la bị ràng buộc với việc thanh toán muộn giữa các doanh nghiệp nhỏ vào năm 2019, dẫn đến việc tạm dừng tuyển dụng, giới hạn mua hàng tồn kho và giảm giờ làm việc của nhân viên để trang trải cuộc sống. Sự chậm trễ cũng có thể dẫn đến việc nhận trễ các mặt hàng đã đặt hàng, xếp hạng tín dụng kém, mối quan hệ kém với nhà cung cấp và phí / tiền phạt.
• Độ mờ của đường dẫn hóa đơn: Rất khó hoặc thậm chí không thể theo dõi trạng thái của hóa đơn trong quá trình xác nhận và phê duyệt, điều này gây khó khăn cho việc kiểm tra lại và lập kế hoạch trước.
• Lỗ hổng gian lận: Gian lận hóa đơn có thể là gian lận của bên thứ ba, tính sai nhân công, thanh toán trùng lặp do chậm trễ hoặc nội bộ. Cần phải có quy trình phê duyệt kín nước để ngăn chặn gian lận. Điều này đặc biệt đúng trong thời kỳ khủng hoảng. Ví dụ: đại dịch Covid-19 đã báo cáo làm tăng tỷ lệ gian lận hóa đơn vào năm 2020. Gian lận hóa đơn có thể biểu hiện như khối lượng hóa đơn bất thường, không thể thống kê được hàng hóa so với hóa đơn, sự khác biệt giữa PO và hóa đơn và hành vi đáng ngờ của nhân viên. Chúng không thể được phát hiện theo cách thủ công, đặc biệt là khi khối lượng kinh doanh cao.

Tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn

Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn có thể giúp dễ dàng quy trình và tiết kiệm thời gian. Một số ưu điểm của tự động hóa phê duyệt là:

• Xác thực nhanh hơn: Đây có lẽ là lợi ích quan trọng nhất của tự động hóa. Tự động so sánh hóa đơn với các tài liệu liên quan khác có thể loại bỏ thời gian chậm trễ liên quan đến khớp ba chiều thủ công vì tất cả các tài liệu liên quan đến một giao dịch đều được lưu trữ kỹ thuật số ở cùng một nơi và có thể dễ dàng so sánh trực quan hoặc thông qua phần mềm dựa trên AI. Quy trình phê duyệt hóa đơn tự động có thể được tích hợp với cơ sở dữ liệu và các hệ thống kế toán khác để đối sánh tự động mà không cần sự can thiệp của con người.
• Phê duyệt nhanh hơn: Thông báo và nhắc nhở tự động có thể loại bỏ sự chậm trễ trong việc phê duyệt hóa đơn. Việc tích hợp chữ ký điện tử và biểu mẫu kỹ thuật số có thể cho phép phê duyệt khi đang di chuyển từ những người tham gia khác nhau của quy trình để sự vắng mặt thực tế tại văn phòng sẽ không làm chậm quá trình phê duyệt.
• Tiết kiệm chi phí: Một báo cáo năm 2018 của Levvel (trước đây là Paystream Advisors) cho thấy các khoản giảm giá bị bỏ lỡ (44%), thanh toán trễ (39%) và thanh toán trùng lặp (29%) là nguyên nhân chính xử lý hóa đơn mối quan tâm trong các doanh nghiệp và cả ba đều có thể được khắc phục bằng cách sử dụng tự động hóa.
• Trách nhiệm giải trình: Theo dõi tự động các giao dịch trong thời gian thực cho phép hiển thị trạng thái của hóa đơn trong chuỗi phê duyệt. Việc đưa các trường hợp dự phòng và nhắc nhở vào quy trình làm việc có thể loại bỏ các rào cản và cho phép minh bạch để phê duyệt nhanh hơn. Tự động hóa quy trình phê duyệt cũng tạo ra một dấu vết đánh giá cho thấy các cấp độ phê duyệt khác nhau đã được hoàn thành và những cấp độ chưa được phê duyệt.
• An toàn tài liệu: Việc số hóa tất cả các tài liệu như một phần của quy trình phê duyệt hóa đơn tự động có thể ngăn ngừa việc mất tài liệu thường liên quan đến việc di chuyển tài liệu xung quanh công ty để xác thực và phê duyệt. Tự động hóa cho phép tích hợp quy trình làm việc với hệ thống quản lý tài liệu của công ty và các công cụ kế toán khác để tự động cập nhật và lưu trữ hồ sơ.
• Tuân thủ quy định: Quy trình phê duyệt hóa đơn tự động cho phép dễ dàng truy cập vào tất cả dữ liệu liên quan trong quá trình kiểm toán, giúp giảm bớt sự tuân thủ quy định.
• Kinh doanh thông minh hơn: Quy trình phê duyệt hóa đơn tự động có thể cho phép dễ dàng truy cập và đánh giá dữ liệu mua hàng và chi tiêu, do đó cho phép cơ chế báo cáo và ra quyết định tốt hơn.
• Quản lý nhà cung cấp và mối quan hệ tốt hơn: Việc tổ chức có hệ thống các quy trình phê duyệt hóa đơn có thể giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và việc giảm thiểu sự chậm trễ trong thanh toán có thể mang lại lợi ích cho các mối quan hệ của nhà cung cấp.
• Loại bỏ gian lận: Tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn có thể loại bỏ gian lận bằng cách cho phép kiểm tra quy trình làm việc và tăng khả năng hiển thị. Các điểm bất thường có thể được tự động gắn cờ trong quá trình khớp ba chiều tự động và xác minh chữ ký điện tử có thể ngăn chặn cả gian lận nội bộ và bên ngoài cũng như các tổn thất liên quan.

---

Đặt trước bản demo trực tiếp 30 phút này để biến đây là lần cuối cùng bạn sẽ phải nhập dữ liệu từ hóa đơn hoặc biên lai vào phần mềm ERP theo cách thủ công.

Lên lịch bản trình diễn

---

Quy trình phê duyệt hóa đơn hoàn toàn tự động

• Số hóa hóa đơn: Hóa đơn ở nhiều định dạng trước tiên phải được số hóa thành định dạng chuẩn. Vì mỗi hóa đơn chứa dữ liệu quan trọng được sử dụng trong việc lập kế hoạch nguồn lực kế toán và ra quyết định trong doanh nghiệp, nên tính chính xác trong việc trích xuất dữ liệu là rất cần thiết. Dữ liệu được đọc từ hóa đơn sau đó thường được chuyển sang hệ thống ERP, kế toán hoặc nền tảng phân tích dữ liệu được công ty sử dụng để xử lý tiếp theo.
• Xác thực tự động: Đối sánh ba chiều tự động có thể thu thập dữ liệu thích hợp từ hóa đơn, PO và biên lai và tự động xử lý chúng theo cách bắt chước tâm trí con người. Trong số đó, quá trình xử lý được hỗ trợ bởi AI cũng có thể so sánh và khớp các bản ghi và đưa ra quyết định như chuyển giao dịch, gắn cờ lỗi hoặc nâng cao ngoại lệ.
• Xử lý ngoại lệ tự động: Khi các lỗi được gắn cờ hoặc các trường hợp ngoại lệ được nêu ra, hóa đơn ngay lập tức được chuyển đến nhân viên thích hợp có thể sửa lỗi. Điều này có thể làm giảm độ trễ thời gian liên quan đến việc xử lý lỗi thủ công.
• Phê duyệt tự động: Sau khi khớp và xác thực, các hóa đơn sẽ tự động được chuyển đến nhân viên thích hợp để phê duyệt. Việc áp dụng chữ ký điện tử và phê duyệt ở dạng kỹ thuật số có thể ngăn chặn sự chậm trễ.
• Quy trình thanh toán: Sau khi được phê duyệt, hệ thống tự động chuyển tiếp hóa đơn đến nhóm tài chính để xử lý thanh toán, sau đó giao dịch được kết thúc và dữ liệu được lưu trữ.

Các công ty tìm cách áp dụng hệ thống quy trình phê duyệt hóa đơn tự động phải xem xét các yếu tố sau khi lựa chọn công cụ cho nó:

• Cơ sở hạ tầng và tài nguyên CNTT cần thiết để hỗ trợ phần mềm
• Cam kết tài chính liên quan đến việc thiết lập và vận hành hệ thống
• Tích hợp với các hệ thống khác trong công ty
• Mức độ tự động hóa và sự can thiệp của con người được yêu cầu / có thể trong doanh nghiệp
• Sự sẵn có của bí quyết trong công ty và hỗ trợ khách hàng từ nhà sản xuất phần mềm
• Các mức độ bảo mật dữ liệu cần thiết
• Mức độ truy cập - điều này sẽ quyết định nơi dữ liệu sẽ được lưu trữ - trong máy cục bộ, máy chủ trung tâm hoặc đám mây.

Nanonet để phê duyệt hóa đơn tự động

Công cụ Nanonets OCR dựa trên AI có thể giúp bạn tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn và biến nó thành một quy trình đơn giản. Nó hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau và xử lý cả hóa đơn có cấu trúc và không có cấu trúc. API OCR hóa đơn của Nanonets có thể giúp giảm thiểu các tác vụ nhập dữ liệu thủ công vào phần mềm kế toán của bạn.

Dữ liệu có thể được tự động tải lên, chú thích và mô hình được đào tạo để dự đoán mà không cần một dòng mã nào, lo lắng về GPU hoặc tìm kiến ​​trúc phù hợp cho mô hình học sâu của bạn. Bạn cũng có thể nhận được các phản hồi JSON của từng dự đoán để tích hợp dự đoán đó với hệ thống của riêng bạn và xây dựng các ứng dụng hỗ trợ máy học được xây dựng dựa trên các thuật toán hiện đại và cơ sở hạ tầng mạnh mẽ để quản lý và phê duyệt hóa đơn.

Công nghệ Nanonets hỗ trợ tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như tích hợp với cơ sở dữ liệu Mysql, QuickBooks hoặc Salesforce và là nền tảng bất khả tri. Nanonets chính xác và có thể mở rộng, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho bộ phận AP của bạn và tăng tốc quá trình phê duyệt hóa đơn của bạn, do đó củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp.

Tham gia liên minh của hơn 20,000 doanh nghiệp ở 4 châu lục trong việc sử dụng Nanonets cho các hoạt động quản lý hóa đơn của bạn.

---

Tìm cách tự động hóa quy trình Phê duyệt Hóa đơn? Cung cấp Nanonet™ một vòng quay để có độ chính xác cao hơn, tính linh hoạt cao hơn, xử lý sau và một loạt các tích hợp với các hệ thống Kế toán, ERP khác và hơn thế nữa!

---

Kết luận

Những lợi thế của việc số hóa các khía cạnh tài chính trong hoạt động của một công ty đang ngày càng được các doanh nghiệp thừa nhận. Điều này đòi hỏi phải áp dụng tự động hóa trong cấu trúc quy trình làm việc. Tự động hóa quy trình phê duyệt hóa đơn có thể giúp các công ty dành ít thời gian hơn cho các hoạt động thông thường như quản lý hóa đơn thủ công và thay vào đó tập trung vào năng lực cốt lõi của họ để cải thiện lợi nhuận và duy trì tính cạnh tranh.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligence. Khuếch đại kiến ​​thức. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/