Các bước đã được chứng minh để chống lại sự thay đổi bằng cách lập kế hoạch tài chính liên tục (Brian Montgomery)

Các nhà lãnh đạo tài chính ngày nay hoạt động trong một môi trường mà mọi thứ luôn thay đổi. Những thay đổi đột ngột, thường là bất ngờ có nghĩa là việc lập kế hoạch tài chính chưa bao giờ khó khăn hơn thế và các tổ chức phải thích ứng và ứng phó nhanh chóng. Bất chấp nhu cầu mãnh liệt về
lập kế hoạch năng động, nhiều tổ chức bị cản trở bởi công nghệ, hệ thống và quy trình cũ. Chu kỳ lập kế hoạch kéo dài hàng năm làm tăng thêm thách thức này với các giả định và khuyến nghị thường trở nên lỗi thời chỉ sau vài tuần. Bảng tính và hướng dẫn sử dụng
thu thập dữ liệu có nghĩa là chỉ có thể hiểu rõ hơn về một vấn đề khi vấn đề tiếp theo xuất hiện. Điều này không cần phải là trường hợp.

Nhờ công nghệ lập kế hoạch dựa trên đám mây hiện đại, các nhóm tài chính có sẵn các công cụ dựa trên dữ liệu. Những điều này giúp mở ra những hiểu biết quan trọng, chẳng hạn như các động lực chính ảnh hưởng đến hiệu suất và xu hướng thị trường sẽ tác động đến kết quả kinh doanh. Tổ chức
có nhiều dữ liệu trong tầm tay hơn bất kỳ thời điểm nào trong lịch sử và giờ đây họ cũng có các công cụ để sử dụng nó. 

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là một phần của giải pháp. Để theo kịp thời đại, việc thay đổi tư duy cũng là điều cần thiết. Lập kế hoạch tài chính không còn có thể là một quá trình hàng năm, lập sẵn và quên đi. Các nhóm tài chính cần áp dụng cách tiếp cận chủ động trong việc lập kế hoạch,
vì vậy những người ra quyết định có thông tin cập nhật để liên tục theo dõi các vấn đề và nhanh chóng thực hiện các quyết định. Họ có thể làm điều này theo một số cách đã được chứng minh.

Rà soát lại tầm nhìn chiến lược

Tầm nhìn chiến lược không thể đứng yên và tầm nhìn đã mang lại thành công trong năm ngoái có thể không còn phù hợp cho năm tới. Điều quan trọng là phải liên tục theo dõi tầm nhìn chiến lược của bạn và đảm bảo tính phù hợp của nó bằng cách đánh giá xem bạn có còn tiếp tục tham gia hay không.
đi đúng hướng và có lộ trình phù hợp để đưa bạn đến đó.

Chiến lược thích ứng liên tục này cần được củng cố bằng dữ liệu rõ ràng và nhất quán từ hệ thống tài chính và hoạt động. Hệ thống thủ công có thể dễ xảy ra lỗi với các vấn đề như sao chép dữ liệu và hồ sơ không nhất quán. Sử dụng đã lỗi thời hoặc không chính xác
thông tin khi đưa ra các quyết định quan trọng có nguy cơ khiến quá trình năng động này trở nên vô dụng.

Dữ liệu tập trung, dựa trên đám mây cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, loại bỏ rủi ro đi kèm với các quy trình thủ công. Điều này cung cấp cho các nhà lãnh đạo tài chính thông tin họ cần khi họ cần – giúp nâng cao hiệu suất và hiệu suất của nhóm.

Lập kế hoạch trong thời gian thực

Để đảm bảo lập kế hoạch có hiệu quả và phù hợp, điều quan trọng là phải sử dụng dữ liệu thời gian thực. Việc sử dụng dữ liệu cũ hàng tháng trời có nguy cơ khiến những người ra quyết định mù mờ khi phải ứng phó với những thay đổi tức thời ở môi trường bên ngoài.

Các giải pháp đám mây hiện đại giúp các tổ chức cung cấp dữ liệu mới, theo thời gian thực cho các mô hình của họ cùng với các công cụ phân tích nâng cao. Điều này cho phép các nhóm tài chính có được thông tin chi tiết kịp thời, có thể hành động về những gì đang xảy ra. 

Ngoài ra, các giải pháp đám mây cho phép khả năng tự phục vụ, vì vậy các bộ phận và bộ phận chức năng có thể phân tích dữ liệu của riêng họ, giải phóng thời gian cho nhóm tài chính để tạo dự báo hướng tới tương lai, thay vì quản lý luồng yêu cầu một lần.

Xem xét nhiều khung thời gian khác nhau

Không giống như những dự báo cứng nhắc hàng năm, việc dự báo liên tục cho phép các nhà lãnh đạo tài chính hiểu được sự thay đổi có thể tác động như thế nào đến hiệu suất trong các khung thời gian khác nhau. Các nhóm tài chính có thể nhìn về phía trước và lập sơ đồ hiệu suất có thể thay đổi như thế nào tùy theo các tình huống khác nhau.
Loại phân tích kịch bản này có thể giúp các nhóm đưa ra dự báo dựa trên nhiều giả thuyết, cho phép tổ chức phản ứng tốt hơn nếu những giả thuyết này trở thành hiện thực.

Quá trình dự báo và lập ngân sách luân phiên cũng giúp công ty dễ dàng thực hiện các khoản đầu tư có mục tiêu và hiệu quả hơn vì các khoảng thời gian chu kỳ ngắn hơn có xu hướng chính xác hơn. Giúp các nhóm có thể yêu cầu tài nguyên thường xuyên hơn
có thể giúp công ty phát triển và thay đổi một cách hữu cơ hơn. Điều này mang lại những lợi ích thực sự, chẳng hạn như khả năng làm cho quy trình tuyển dụng trở nên hợp lý hơn và giảm chi phí nhân sự nhờ có được cái nhìn sâu sắc theo thời gian thực về nhu cầu của tổ chức.

Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu

Trong những thời điểm luôn thay đổi và khó khăn này, các nhóm tài chính ngày càng được trông cậy nhiều hơn để giúp vượt qua tình trạng không chắc chắn này. Nếu không có kế hoạch và dự báo chính xác thì đây không phải là một việc dễ dàng. Một phương pháp lập kế hoạch linh hoạt có thể nhanh chóng thích ứng
những thay đổi của môi trường bên ngoài là một công cụ quan trọng đối với các nhà lãnh đạo tài chính. Để giúp định hướng tổ chức của mình vượt qua thời kỳ thử thách, các nhà lãnh đạo tài chính cần áp dụng phương pháp lập kế hoạch dựa trên dữ liệu, theo thời gian thực, được hỗ trợ bởi bộ lưu trữ và phân tích dữ liệu dựa trên đám mây.
Đó là cách tốt nhất để đảm bảo các tổ chức được trang bị thông tin tình báo cập nhật nhất trong khi vẫn đủ linh hoạt để thích ứng liên tục.