Người ta đưa ra giả thuyết rằng hệ thống chữ viết đã phát triển giữa con người để ghi lại các giao dịch tài chính; những viên đất sét sớm nhất có niên đại từ năm 3000 trước Công nguyên là các tài khoản ghi chép tài chính - "Các khoản phải trả" của nền văn minh Lưỡng Hà và Ai Cập, có thể nói như vậy.
Kể từ đó, hệ thống theo dõi tương tác tài chính giữa nhà cung cấp và khách hàng đã phát triển thông qua Contrugli's hệ thống kế toán kép, Pacioli's hệ thống sổ cái huyền thoại, sự hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả của ngành giao thông vận tải Hoa Kỳ vào những năm 1960, thành Quy trình phải trả tài khoản được cải tiến kỹ thuật số hiện nay được áp dụng trên toàn thế giới.
Hãy cùng tìm hiểu thêm về Các phương pháp hay nhất về Tài khoản phải trả và Quy trình Tài khoản Phải trả.
Tìm kiếm một ứng dụng dựa trên AI Giải pháp tự động hóa AP? Kiểm tra Nanonets để có độ chính xác cao hơn, tính linh hoạt cao hơn và tích hợp rộng rãi với các hệ thống Kế toán, ERP khác và hơn thế nữa!
Mục lục
- Giới thiệu
- Quy trình quy trình làm việc AP cơ bản
- Tài liệu liên quan đến Quy trình AP
- Tầm quan trọng của quản lý AP
- Bề rộng của Quy trình AP
- Những thách thức đối với Quy trình AP
- Hợp lý hóa chu kỳ tài khoản phải trả
- Tự động hóa Quy trình Quản lý AP
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu, xây dựng quy trình làm việc và hợp lý hóa các quy trình AP trong vài giây. Không cần mã.
Giới thiệu
Tất cả các doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên các chu kỳ thu chi được kết nối với nhau. Các khoản phải thu (AR) thuộc chu kỳ doanh thu trong khi các khoản phải trả thuộc chu kỳ chi tiêu và mua hàng có liên quan.
Tài khoản phải trả hoặc Khoản phải trả (AP) là số tiền mà một thực thể kinh doanh nợ các nhà cung cấp / nhà cung cấp để cung cấp hàng hóa / dịch vụ của họ. Quy trình Tài khoản Phải trả là việc quản lý và thực hiện các nghĩa vụ thanh toán ngắn hạn của công ty đối với nhà cung cấp / nhà cung cấp.
Theo thuật ngữ đơn giản, Quy trình xử lý khoản phải trả là quy trình chịu trách nhiệm thanh toán cho các nhà cung cấp và nhà cung cấp cho hàng hóa và dịch vụ được cung cấp bởi bất kỳ doanh nghiệp nào. Mục tiêu của quy trình AP là đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của bất kỳ khoản thanh toán nào có nguồn gốc từ doanh nghiệp. Đây là một phần của quy trình P2P (mua sắm để thanh toán) bao gồm tất cả các hoạt động từ mua sắm đến xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
Hầu hết các doanh nghiệp có một bộ phận AP riêng biệt để xử lý các hóa đơn / hóa đơn đến và các khoản thanh toán được thực hiện cho các nhà cung cấp. Trách nhiệm của các bộ phận có thể thay đổi tùy theo tính chất và quy mô của doanh nghiệp.
Quy trình quy trình làm việc AP cơ bản
Quy mô xử lý tài khoản phải trả của bất kỳ tổ chức nào phụ thuộc vào:
- số lượng nhà cung cấp / nhà cung cấp dịch vụ đáp ứng nhu cầu của nó
- số lượng thanh toán dự kiến sẽ được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn
- các loại tài liệu cần thiết để xác thực quy trình mua hàng
Bộ phận AP cũng có thể giao tiếp với các bộ phận khác như bộ phận mua hàng trong hoạt động của nó.
Ví dụ: một cửa hàng nhỏ lẻ sẽ chỉ yêu cầu thủ tục Tài khoản phải trả cơ bản. Một sổ cái duy nhất có thể ghi lại các hóa đơn và hóa đơn thành hai cột - một cột cho các hóa đơn đã nhận và cột kia cho các khoản thanh toán đã thực hiện. Ở đây bộ phận mua hàng đóng vai trò là bộ phận AP.
Các bộ phận xử lý khoản phải trả của các doanh nghiệp lớn hơn với nhiều bên liên quan hơn không thể hoạt động trên hệ thống sổ cái duy nhất này. Họ sẽ cần các thủ tục bao gồm nhiều bước: nhận Đơn đặt hàng (PO) từ bộ phận mua hàng, nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, khớp các chi tiết trên PO và hóa đơn, xác thực, phê duyệt và thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp.
Trong những trường hợp như vậy, quy trình làm việc phức tạp hơn trở nên cần thiết để quản lý hiệu quả giá trị cao và khối lượng giao dịch.
Quy trình làm việc đơn giản của quy trình AP bao gồm các bước sau:
Vào cuối quá trình, số tiền "phải trả" ở bước đầu tiên, sẽ không còn là trách nhiệm pháp lý. Có thể có sự can thiệp các quy trình liên quan đến đơn đặt hàng, xác minh và phê duyệt, nhưng năm bước cơ bản là cần thiết để tránh sai sót và gian lận trong chi tiêu.
Tài liệu liên quan đến Quy trình AP
Tùy theo quy mô hoạt động, các thủ tục phải trả của công ty có thể bao gồm nhiều hoặc tất cả các chứng từ sau:
Đơn đặt hàng - PO: PO là một thỏa thuận ràng buộc pháp lý do công ty đưa ra với nhà cung cấp, thông báo về loại sản phẩm / dịch vụ được đặt hàng, số lượng và giá cả đã thỏa thuận. Đối với các công ty lớn, nhiều đơn vị tham gia vào quy trình PO, bao gồm, người / bộ phận yêu cầu hàng hóa / dịch vụ, bộ phận mua hàng, bộ phận tài khoản phải trả, bộ phận tiếp nhận và nhà cung cấp.
Báo cáo tiếp nhận: Báo cáo nhận hàng hóa / dịch vụ là một xác nhận về việc mua lại sản phẩm / dịch vụ đã đặt hàng từ nhà cung cấp. Các chi tiết trên báo cáo nhận hàng phải khớp với các chi tiết trên PO đã phát hành trước đó.
Hóa đơn của nhà cung cấp: Đồng thời với hoặc sau khi nhận được hàng hóa đã đặt, doanh nghiệp sẽ nhận được hóa đơn / hóa đơn cho sản phẩm từ nhà cung cấp hàng hóa / dịch vụ. Vào cuối hoạt động kinh doanh, nó được gọi là hóa đơn của nhà cung cấp. Việc xử lý hóa đơn của nhà cung cấp là trách nhiệm duy nhất của bộ phận AP, bộ phận này sẽ xác minh các chi tiết trên hóa đơn bằng cách đối sánh ba chiều giữa PO, báo cáo biên nhận và hóa đơn của nhà cung cấp và lên lịch thanh toán sau khi được phê duyệt.
Phiếu thưởng: Phiếu thưởng đôi khi được sử dụng để "xác nhận" về tính hoàn chỉnh của quy trình phê duyệt - nó giống như một chỉ mục cho các tài liệu hỗ trợ như PO, Báo cáo biên nhận, hóa đơn của nhà cung cấp, v.v. và chứa thông tin về phê duyệt, số hồ sơ và thông tin khác liên quan đến mua cụ thể đó.
Những tài liệu này được lưu giữ trong một tệp “mở” cho đến khi khoản thanh toán được xử lý hoàn toàn, sau đó nó được gắn nhãn “đã đóng”.
Để minh họa, giả sử rằng một người mua, Buyer Inc., yêu cầu công ty có 10 ổ bút. Nó phát hành một đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của mình, Supplier Inc., đối với mười mặt hàng, với mức giá, chẳng hạn như $ 15 cho mỗi ổ bút, sẽ được giao trong năm ngày. PO được tạo bởi bộ phận mua hàng, một bản sao được gửi đến Nhà cung cấp Inc., một bản gửi cho bộ phận AP, một bản gửi cho bộ phận thụ hưởng và một bản sẽ được bộ phận mua hàng giữ lại. Khi Nhà cung cấp Inc. cung cấp ổ đĩa bút, ABC Inc., bộ phận mua hàng sẽ lập báo cáo nhận hàng (hoặc báo cáo nhận hàng) và bộ phận AP sẽ lập hóa đơn của nhà cung cấp. Tại thời điểm này, bộ phận AP thực hiện đối sánh ba chiều giữa PO, báo cáo biên nhận và hóa đơn mua hàng để kiểm tra xem mô tả, số lượng, chi phí và điều khoản có khớp trong cả ba tài liệu hay không. Sau khi trận đấu được xác minh bởi bộ phận AP, việc thanh toán sẽ được bắt đầu. Không phải tất cả các công ty đều có thể có khớp ba chiều, nhưng khớp hai chiều giữa PO và hóa đơn là cần thiết để ngăn chặn việc quản lý ngân quỹ yếu kém.
Tầm quan trọng của Quản lý AP và quy trình công việc phải trả tài khoản
Việc quản lý các quy trình tài khoản phải trả là rất quan trọng đối với hoạt động hiệu quả và không có sai sót của một cơ sở kinh doanh. Tầm quan trọng của nó phát sinh bởi vì:
- Nó giúp thanh toán nhanh chóng các hóa đơn, điều này rất quan trọng đối với mức độ tín nhiệm của công ty và giúp thiết lập mối quan hệ lành mạnh giữa nhà cung cấp và công ty.
- Thanh toán nhanh chóng cũng ngăn ngừa các khoản phí quá hạn, phí phạt hoặc phí trả chậm.
- Xử lý khoản phải trả luôn kiểm tra bội chi và ngăn chặn việc thanh toán nhiều lần / trùng lặp cho cùng một sản phẩm / dịch vụ.
- Nó theo dõi các nhu cầu và mua hàng của công ty, giúp tránh sự chậm trễ và gián đoạn trong hoạt động hàng ngày của công ty.
- Nó tổng hợp tất cả các hành động mua hàng để dễ dàng truy xuất.
- Quá trình xử lý AP giúp loại bỏ gian lận thông qua việc theo dõi và kiểm tra nghiêm ngặt ở mọi giai đoạn của quy trình.
- Nó giúp quản lý tốt hơn dòng tiền bằng cách chỉ cho phép thanh toán khi đến hạn, sử dụng phương tiện tín dụng do nhà cung cấp cung cấp, v.v.
Bề rộng của Quy trình AP
Quy trình Khoản phải trả bao gồm hầu hết tất cả các khoản thanh toán do một doanh nghiệp thực hiện cho hàng hóa và dịch vụ; tiền lương, tuy nhiên, không phải là một phần của quy trình AP, mà thuộc về cấp quản lý nhân sự. AP lưu giữ hồ sơ về tất cả các khía cạnh tài chính của các giao dịch mua do công ty thực hiện, điều này rất quan trọng cho mục đích kiểm toán và thuế.
Các mục tiêu chính của AP là:
- Để đảm bảo rằng các khoản thanh toán là hợp pháp và chính xác
- Để tận dụng các khoản thanh toán sớm hoặc chiết khấu động.
Việc tích hợp các kiểm soát nội bộ trong quy trình AP, đặc biệt là trong các quy trình tự động giúp loại bỏ các khoản thanh toán gian lận hoặc không chính xác trong khi đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đều được hạch toán.
Những thách thức đối với Quy trình AP
Một số thách thức phổ biến đối với quá trình xử lý AP là:
- Chậm trễ thời gian: Điều này đặc biệt đúng với xử lý AP thủ công vì tài liệu giấy phải được di chuyển qua các bàn và phòng ban. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong việc xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Sự chậm trễ trong chu kỳ thanh toán tài khoản có thể dẫn đến việc nhận trễ các mặt hàng đã đặt hàng, xếp hạng tín dụng kém, mối quan hệ kém với nhà cung cấp và phí / tiền phạt.
- Đối sánh lỗi: Đối sánh ba bên là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn của nhà cung cấp đều được thanh toán chính xác. Sự khác biệt có thể xảy ra khi có lỗi nhập dữ liệu hoặc thông tin thanh toán không chính xác, điều này có thể mất thời gian để xác định hoặc sửa chữa.
- Quản lý ngoại lệ: Các bộ phận kế toán phải giải quyết các trường hợp ngoại lệ như thông tin không đầy đủ và không khớp trong hóa đơn, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ tốn kém.
- Mua hàng không cần thiết: Việc không có các kiểm soát và điểm kiểm soát thích hợp trong chu trình tài khoản phải trả có thể dẫn đến việc mua hàng không cần thiết hoặc trái phép.
- Gian lận và trộm cắp: Các nhóm AP phải thường xuyên cảnh giác chống lại gian lận và trộm cắp, cả từ bên trong công ty và bên ngoài.
- Thiếu tài liệu: Thủ tục giấy tờ có thể dẫn đến thất lạc và mất các tài liệu quan trọng như hóa đơn. Điều này có thể dẫn đến rất nhiều vấn đề trong chu kỳ kế toán phải trả, bắt đầu từ việc xích mích với nhà cung cấp dẫn đến các hoạt động bị trì hoãn.
- Thanh toán hai lần: Sự không nhất quán và không hiệu quả trong tài liệu có thể khiến một hóa đơn được thanh toán hai lần. Thanh toán kép cũng có thể xảy ra nếu nhiều phần mềm tài chính được sử dụng, thay vì một hệ thống tích hợp duy nhất.
- Điểm mù: Giấy tờ và các quy trình thủ công có liên quan đến độ mờ khiến nhóm AP không thể theo dõi dòng tiền của công ty trong thời gian thực.
- Gia công phần mềm phải trả hoạt động so với Tự động hóa trách nhiệm AP
Hợp lý hóa chu kỳ tài khoản phải trả
Xử lý các khoản phải trả có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách tập trung tất cả các tài liệu AP có liên quan và lưu chúng để dễ dàng truy cập. Việc sắp xếp hợp lý như vậy có thể được kích hoạt bằng cách tự động hóa. Tự động hóa phục vụ các mục đích sau:
- Loại bỏ sự lộn xộn của giấy, do đó giảm thời gian xử lý và tỷ lệ lỗi
- Liên kết PO và hóa đơn với thanh toán điện tử, trình bày toàn cảnh về chu kỳ tài khoản phải trả
- Giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn & ngăn chặn gian lận của nhà cung cấp
- Cho phép kết hợp ba chiều dễ dàng
- Cho phép tích hợp quy trình Tài khoản phải trả với các hệ thống kinh doanh cốt lõi khác như ERP và CRM
- Cho phép thiết lập nhiều điểm kiểm tra trong chu trình kế toán phải trả để tránh bội chi hoặc mua hàng không cần thiết
- Cảnh báo và cảnh báo có thể được đặt khi phát hiện có sự khác biệt ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình công việc phải trả tài khoản
- Cho phép thiết lập thời hạn thanh toán
- Cho phép tạo báo cáo định kỳ để hiểu các mô hình chi tiêu của công ty và chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán và đánh thuế
Tự động hóa Quy trình Quản lý AP
Quy trình công việc phải trả các khoản phải trả được nâng cao bằng kỹ thuật số được cho là đã bắt đầu vào năm 1978, với Visical, phần mềm bảng tính đầu tiên có thể được sử dụng để quản lý tài khoản. Tiếp theo là phần mềm tương tự có thể giúp các công ty vi tính hóa kế toán của họ. Ngày nay, Quy trình thanh toán tài khoản kỹ thuật số bao gồm thu thập dữ liệu hóa đơn, mã hóa hóa đơn với đúng tài khoản và trung tâm chi phí, phê duyệt hóa đơn, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và đăng chúng để thanh toán.
Một loạt các tài khoản phải trả phần mềm dòng công việc sử dụng các tính năng như Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và thu thập dữ liệu thông minh (IDC) để tự động nắm bắt các bit dữ liệu chính như số PO, số lượng và ngày tháng. Họ cũng sử dụng các mẫu đặt trước để chuyển đổi tất cả các tài liệu liên quan đến quản lý AP thành các phiên bản kỹ thuật số.
Gần đây hơn, tất cả các nhiệm vụ kế toán, bao gồm cả các Khoản phải trả, đang được tự động hóa bằng cách sử dụng các công nghệ dựa trên AI. Học máy cho phép hệ thống AP học hỏi từ các yếu tố thông thường của quy trình và đưa ra các đề xuất có ý nghĩa về cách xử lý các yếu tố này trong tương lai. Việc tự động hóa AI như vậy đối với các quy trình AP có thể mang lại cho nhóm AP nhiều thời gian hơn để cống hiến cho các chức năng phân tích và quản trị mang lại lợi ích cho công ty.
Bài viết liên quan
- &
- 10
- Giới thiệu
- truy cập
- Tài khoản
- Kế toán
- mua lại
- ngang qua
- hành động
- hoạt động
- Hiệp định
- AI
- Tất cả
- trong số
- số lượng
- Phân tích
- AR
- Tự động
- tự động hóa
- Tự động hóa
- lý lịch
- được
- hưởng lợi
- BEST
- Hóa đơn
- thanh toán
- Hóa đơn
- biên giới
- xây dựng
- kinh doanh
- các doanh nghiệp
- nắm bắt
- trường hợp
- tiền mặt
- dòng tiền
- Nguyên nhân
- thách thức
- tải
- Séc
- tốt nghiệp lớp XNUMX
- khách hàng
- mã
- Lập trình
- Chung
- Các công ty
- công ty
- chứa
- Trung tâm
- có thể
- tín dụng
- quan trọng
- quan trọng
- Current
- dữ liệu
- hò
- nhiều
- sự chậm trễ
- giao
- Tùy
- phát hiện
- kỹ thuật số
- kỹ thuật số
- tài liệu
- tăng gấp đôi
- lái xe
- năng động
- Đầu
- hiệu quả
- hiệu quả
- Kỹ lưỡng
- Thiết bị điện tử
- các yếu tố
- cho phép
- đảm bảo
- Doanh nghiệp
- thực thể
- đặc biệt
- thiết yếu
- thành lập
- ví dụ
- thực hiện
- dự kiến
- Cơ sở
- Tính năng
- Lệ Phí
- tài chính
- Tên
- Sửa chữa
- Linh hoạt
- dòng chảy
- tiếp theo
- gian lận
- Full
- chức năng
- hoạt động
- quỹ
- tương lai
- thế hệ
- mục tiêu
- Các mục tiêu
- hàng hóa
- lớn hơn
- giúp đỡ
- giúp
- tại đây
- Cao
- Độ đáng tin của
- Hướng dẫn
- hr
- HTTPS
- Con người
- xác định
- tầm quan trọng
- quan trọng
- Inc.
- bao gồm
- bao gồm
- Bao gồm
- chỉ số
- thông tin
- tích hợp
- hội nhập
- tích hợp
- Thông minh
- Giao thức
- tham gia
- các vấn đề
- IT
- Key
- lớn
- lớn hơn
- dẫn
- LEARN
- học tập
- Ledger
- hợp pháp
- Tỉ lệ đòn bẩy
- trách nhiệm
- máy
- học máy
- thực hiện
- quản lý
- quản lý
- nhãn hiệu
- Trận đấu
- phù hợp
- tiền
- chi tiết
- nhiều
- Thiên nhiên
- cần thiết
- con số
- số
- nghĩa vụ
- Hoạt động
- gọi món
- đơn đặt hàng
- cơ quan
- Nền tảng khác
- p2p
- thanh toán
- Giấy
- đặc biệt
- thanh toán
- thanh toán
- hình ảnh
- Điểm
- người nghèo
- PoS
- giá
- quá trình
- Quy trình
- xử lý
- Sản phẩm
- mua
- mua hàng
- mục đích
- Quantum
- giá
- nhận
- nhận
- ghi
- hồ sơ
- giảm
- Mối quan hệ
- có liên quan
- báo cáo
- Báo cáo
- yêu cầu
- cần phải
- trách nhiệm
- chịu trách nhiệm
- doanh thu
- chạy
- Quy mô
- giây
- DỊCH VỤ
- định
- thiết lập
- ngắn
- thời gian ngắn
- tương tự
- Đơn giản
- Kích thước máy
- nhỏ
- So
- Phần mềm
- Chi
- Traineeship
- bắt đầu
- hàng
- sắp xếp hợp lý
- nhà cung cấp
- Hỗ trợ
- hệ thống
- hệ thống
- nhiệm vụ
- thuế
- nhóm
- Công nghệ
- trộm cắp
- Thông qua
- thời gian
- bây giờ
- theo dõi
- Theo dõi
- Giao dịch
- giao thông vận tải
- hiểu
- us
- sử dụng
- xác nhận
- giá trị
- nhiều
- nhà cung cấp
- khối lượng
- trong khi
- ở trong
- không có
- khắp thế giới
- sẽ
- viết