Hướng dẫn hoàn chỉnh để lưu trữ tài liệu

---

Lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động như thế nào?

Lưu trữ tài liệu không phải là hoạt động một lần nhưng một khi bạn thiết lập một quy trình nghiệp vụ phù hợp, bạn có thể tự động hóa nó. Chúng ta hãy xem làm thế nào để lưu trữ tài liệu hoạt động.

Bước 1: Đánh giá ban đầu

Hiểu các quy trình tài liệu hiện tại của bạn. Làm thế nào để bạn xử lý các tài liệu cần thiết và không cần thiết? Bạn có một quy trình thiết lập? Tất cả các tài liệu được xử lý cùng một lúc hay quá trình này là đặc biệt?

Hãy nhìn vào

• Các tài liệu được tạo ra, ghi lại, phân loại và đặt tên như thế nào?
• Thủ tục số hóa tài liệu là gì?
• Các yêu cầu để xóa hoặc hủy một tài liệu là gì?
• Ai xử lý các trường hợp ngoại lệ của tài liệu?
• Những tài liệu nào cần thiết cho một cuộc kiểm toán?

Bạn cũng nên hiểu số lượng tài liệu bạn sẽ xử lý để có ý tưởng.

Dựa trên đánh giá ban đầu này, bạn sẽ soạn thảo các luồng cho các quy trình.

Bước 2: Xác định mục tiêu và vai trò

Sau khi bạn hiểu các quy trình, hãy cố gắng vạch ra lý do lưu trữ tài liệu.

• Bạn có muốn giảm chi phí hoạt động của việc xử lý tài liệu?
• Bạn đang làm điều này để tuân thủ các nguyên tắc bảo mật dữ liệu?
• Bạn đang cố gắng tối ưu hóa việc quản lý hồ sơ của mình?
• Nhóm điều hành có làm điều này để cải thiện khả năng hiển thị các nguồn lực không?

Dựa trên các mục tiêu, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng và thay đổi quy trình lưu trữ tài liệu. Hiểu vai trò của các bên liên quan trong quy trình.

• Ai sẽ giám sát quá trình lưu trữ tài liệu?
• Bạn sẽ sử dụng cấp độ ủy quyền nào để giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu đã lưu trữ?
• Bạn sẽ đảm bảo sự tuân thủ của nhân viên như thế nào?

Bước 3: Triển khai lịch trình lưu giữ

Bây giờ, đã đến lúc đặt lịch lưu giữ. Về cơ bản, hãy hiểu những tài liệu cần giữ lại và những tài liệu không cần giữ lại.

Bạn phải duy trì các báo cáo tài chính hàng năm ban đầu vì chúng có thể được yêu cầu trong quá trình thực hiện. Nghiên cứu các quy tắc liên bang, địa phương, tiểu bang và các quy tắc dành riêng cho ngành mà bạn cần tuân theo.

Ví dụ: Giữ tất cả IRS và các tài liệu liên quan đến thuế trong ít nhất bảy năm.

Tiếp theo, phá hủy tất cả các tài liệu không cần lưu trữ hoặc không bao giờ sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, chẳng hạn như danh mục của nhà cung cấp, thư rác và các bản sao. Bạn có thể số hóa chúng bằng cách quét chúng và trích xuất thông tin bằng phần mềm OCR.

Sử dụng một nhà cung cấp NAID (Hiệp hội Phá hủy Thông tin Quốc gia) để vận chuyển an toàn, xử lý tiếp theo và tiêu hủy tài liệu để tránh bất kỳ trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn nào.

Bước 4: Số hóa các tệp giấy

Số hóa các tệp giấy để giảm chi phí, tiết kiệm không gian và cải thiện tổ chức tài liệu.

Bạn có thể sử dụng phần mềm OCR cùng với máy quét tài liệu để sắp xếp, tổ chức, dán nhãn và lập chỉ mục các tệp nhằm nâng cao khả năng tìm kiếm.

Bước 5: Chọn bộ nhớ

Trong trường hợp bạn muốn lưu trữ kỹ thuật số, bạn cần chọn từ: băng, đĩa và lưu trữ đám mây. Mỗi thứ đều có những lợi ích và bất lợi đi kèm với tính bảo mật lâu dài, tính toàn vẹn và tính dễ nhập của phần mềm quản lý hồ sơ.

Bước 6: Tự động hóa với quy trình làm việc tài liệu

Khi tất cả các quy trình và tất cả các biến đã được lập bản đồ, đã đến lúc triển khai quy trình.

Một lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu như Nanonets là có thể tự động hóa tất cả các quy trình và thiết lập thông báo cho các bên liên quan để bạn không bỏ lỡ các tệp lỗi. Xem các bước để tạo luồng lưu trữ tài liệu.

Bước 7: Theo dõi và tối ưu hóa

Không có quy trình nào là hoàn hảo lúc đầu. Sau khi thực hiện các quy trình công việc tài liệu, hãy lấy ý kiến ​​phản hồi từ các bên liên quan về cách có thể cải thiện quy trình.

Những công ty nào sẽ được lợi từ việc lưu trữ tài liệu?  

Công ty của bạn cần tập trung vào việc lưu trữ tài liệu nếu:

• Công ty của bạn thường xuyên giải quyết rất nhiều thủ tục giấy tờ
• Bạn có thể yêu cầu quyền truy cập vào các tài liệu cũ trong tương lai
• Kiểm toán thường xảy ra đối với các công ty tương tự như bạn
• Bạn cần lưu trữ tài liệu như một phần của các yêu cầu tuân thủ và quy định

Nếu những yếu tố này liên quan đến công ty của bạn, bạn có thể cần phải lưu trữ tài liệu của mình.

Tại sao chọn lưu trữ tài liệu điện tử?

Giảm chi phí và tiết kiệm không gian

Cho dù bạn đang điều hành một tập đoàn quốc tế rộng lớn hay một công ty khởi nghiệp non trẻ, thì việc tiết kiệm chi phí ở những nơi có thể là rất quan trọng. Lưu trữ tài liệu kỹ thuật số có thể thực hiện điều này bằng cách giải phóng diện tích và giảm chi phí hoạt động.

Các tài liệu hạn chế bạn có tại chỗ để điều chỉnh, bạn càng phải tốn ít tiền và thời gian hơn để quản lý chúng.

Nâng cao quy trình làm việc và hiệu suất

Lưu trữ tài liệu kỹ thuật số đầy đủ có thể nâng cao hiệu suất kinh doanh và quy trình làm việc của bạn. Theo ước tính, có tới 80% dữ liệu sản xuất không cần phải có sẵn.

Bằng cách lưu trữ dữ liệu này, bạn có thể tạo điều kiện truy cập vào phần còn lại của dữ liệu và có khả năng nâng cao hiệu suất của bạn.

---

Bắt đầu lưu trữ tài liệu với Nanonet. Được tin cậy bởi hơn 30,000 người dùng từ hơn 500 doanh nghiệp để tự động hóa hơn 30 triệu + tài liệu! Xếp hạng 4.9 trên G2. Hãy thử một lần! Bắt đầu dùng thử miễn phí or lên lịch một cuộc gọi với chúng tôi.

---

Các trường hợp sử dụng Lưu trữ tài liệu

Lưu trữ tài liệu rất hữu ích cho hầu hết các loại hình kinh doanh. Chúng ta hãy xem xét một số ứng dụng thực tế của lưu trữ tài liệu trong các ngành công nghiệp khác nhau.  

Các tài liệu kinh doanh như hợp đồng, thư từ và tài liệu dự án có thể được thu thập trong nhiều năm, xuất hiện với số lượng lớn làm tăng chi phí lưu trữ. Khi người lao động cần truy xuất dữ liệu từ các tài liệu tham khảo này, việc tìm kiếm thủ công thông qua các kho tài liệu khổng lồ có thể mất hàng giờ đồng hồ trong ngày của họ.

• Dịch vụ tài chính các công ty cần đảm bảo tất cả các tài liệu của họ đã sẵn sàng để kiểm toán. Đây là nơi lưu trữ tài liệu giúp họ duy trì tất cả nhật ký của khách hàng, biên lai thu đổi tiền, và các tài liệu pháp lý khác khi được yêu cầu.
• Bán lẻ các công ty có thể cần phải lưu tất cả thông tin khách hàng, nhà cung cấp và nhà cung cấp của họ trong trường hợp có bất kỳ sự khác biệt nào trong tương lai.
• Công ty luật & bộ phận pháp lý cần lưu trữ tất cả các hợp đồng, tài liệu và bản fax liên quan đến vụ việc dưới dạng PDF. Họ cần nhanh chóng tìm tài liệu và trích dẫn bằng cách sử dụng tìm kiếm và thẻ thông minh. Đó là nơi mà việc lưu trữ tài liệu trở nên hữu ích.
• Các dịch vụ công cộng đối phó với rất nhiều thông tin ngày này qua ngày khác. Không phải tất cả mọi thứ đều phù hợp ngay bây giờ, nhưng chúng phải lưu trữ tất cả thông tin cần có sẵn vào một ngày sau đó bằng cách nhấp vào một nút.
• Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý tài liệu của họ với tính năng lưu trữ tài liệu hiệu quả. Bằng cách chuyển đổi tài liệu giấy của họ thành thư viện có thể tìm kiếm, nhân viên có thể giảm thời gian tìm kiếm tài liệu và số hóa cũng có thể cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu.

---

Tự động hóa lưu trữ tài liệu với Nanonet. Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng minh thư hoặc bất kỳ tài liệu nào trên chế độ lái tự động! Bắt đầu thử nghiệm miễn phí của bạn bây giờ!

---

Lưu trữ tài liệu với Nanonet

Nanonets là một phần mềm quản lý tài liệu thông minh với phần mềm OCR được tích hợp sẵn có thể giúp bạn chuyển đổi tất cả các tài liệu giấy của mình sang định dạng có thể tìm kiếm kỹ thuật số. Nanonet dễ sử dụng với trình tạo dòng công việc kéo và thả không cần mã có thể tự động hóa bất kỳ quy trình tài liệu thủ công nào.

Đây là cách bạn có thể sử dụng Nanonet để lưu trữ tài liệu của mình:

Lập bản đồ tất cả quy trình của bạn và các bên liên quan trong quy trình của bạn

Tạo tài khoản trên Nanonets và chọn mô hình OCR tùy chỉnh để tạo mô hình OCR cho nhu cầu của bạn hoặc bạn cũng có thể chọn từ các mô hình OCR được đào tạo trước.

Tải lên các tài liệu và đào tạo mô hình để trích xuất dữ liệu ở định dạng mà bạn muốn.

Sau khi hài lòng với mô hình, bạn có thể thiết lập tự động chuyển tiếp tất cả các tài liệu tới một email cụ thể. Đi đến Quy trình làm việc> Nhập> Nhận tệp qua Email

Sau khi quá trình nhập tài liệu được thiết lập, mô hình OCR của bạn sẽ tự động nhận tài liệu được quét và trích xuất văn bản từ tài liệu ở định dạng bạn chọn.

Bạn có thể trích xuất dữ liệu vào cơ sở dữ liệu mà bạn chọn bằng cách chọn một tùy chọn xuất từ ​​quy trình làm việc.

Bạn có thể thêm phần phê duyệt bằng cách thêm các giai đoạn phê duyệt, loại xem xét, quy tắc để gắn cờ tệp, v.v.

Bạn cũng có thể thêm các quy tắc để nâng cao dữ liệu, đổi tên tệp, phân loại và sắp xếp tài liệu, v.v. Cần giúp đỡ? Nhóm của chúng tôi ở đây để giúp bạn thiết lập tất cả!

Hãy truy cập Nanonets và thử tự mình làm điều đó ngay bây giờ. Hoặc yêu cầu nhóm của chúng tôi làm điều đó cho bạn!

Nanonet được sử dụng bởi hơn 30,000 chuyên gia hạnh phúc để tự động hóa các quy trình tài liệu của họ hàng năm. Đây là ảnh chụp nhanh về hiệu suất của Nanonets

Đây là những gì khách hàng của chúng tôi nói về chúng tôi.

Nếu bạn có một quy trình lưu trữ tài liệu phức tạp, đội ngũ tài năng của chúng tôi có thể giúp bạn đơn giản hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình sao cho hiệu quả và hoạt động theo yêu cầu của bạn. Bạn muốn chia sẻ yêu cầu của bạn với chúng tôi? Thiết lập cuộc gọi or Gửi email cho chúng tôi.

---

Bạn muốn tự động hóa việc trích xuất dữ liệu tài liệu? Kiểm tra Nanonet. Không có mã. Không có nền tảng phức tạp. Sthử dùng thử miễn phí của bạn và trích xuất dữ liệu từ các tài liệu trên chế độ lái tự động.

---

Lưu trữ tài liệu và sao lưu tệp

Lưu trữ tài liệu về cơ bản là thực hiện một bản sao lưu tệp, phải không? Chà, nó hơi khác một chút.

Quá trình lưu trữ tài liệu chỉ dành cho các tài liệu thụ động, trong khi các bản sao lưu được xây dựng cho các tệp đang hoạt động được sử dụng trong các hệ thống hàng ngày.

Mục tiêu của kho lưu trữ tài liệu là giữ lại các tài liệu gốc trong trường hợp chúng được yêu cầu vì một số lý do trong tương lai, trong khi mục tiêu của sao lưu tệp là giữ lại bản sao của các tệp đang hoạt động trong trường hợp các tệp thực tế bị hỏng hoặc bị mất, đảm bảo hoạt động. liên tục.

Hãy xem xét thêm sự khác biệt giữa lưu trữ tài liệu và sao lưu tệp.

	Kho lưu trữ tài liệu	Sao lưu tài liệu
Mục tiêu	Lưu trữ lâu dài các tài liệu không được sử dụng ngay bây giờ	Lưu bản sao của dữ liệu gần đây trong trường hợp mất hoặc hỏng dữ liệu
Đã sử dụng	Theo yêu cầu - ví dụ. Kiểm toán	Khi dữ liệu hiện tại bị hỏng hoặc không tải được
Ngày	Đã lưu dưới dạng bản sao. Dữ liệu không bị ghi đè	Dữ liệu bị ghi đè
Loại dữ liệu được lưu trữ	Dữ liệu gốc - ví dụ: Báo cáo tài chính	Bản sao dữ liệu hiện tại dưới dạng bản sao
Tốc độ	Tốc độ khôi phục không phải là một vấn đề	Nên theo thời gian thực
Hạn	Lưu trữ dài hạn	Lưu trữ ngắn hạn đến trung hạn

Câu Hỏi Thường Gặp

Tại sao phải số hóa tài liệu?

Quản lý tài liệu hiệu quả: Các tài liệu được lập chỉ mục, số hóa có thể được xuất sang hệ thống và được lưu trữ tự động trong các thư viện kỹ thuật số, nơi có thể lập hồ sơ, theo dõi và quản lý việc sử dụng chúng.

Sử dụng lại văn bản đơn giản: Khi một chủ đề đã in được khôi phục thành văn bản có thể chỉnh sửa, nó có thể được sửa đổi và sử dụng lại trong Microsoft Excel hoặc Word, tiết kiệm thời gian thường dành cho việc tạo lại và đánh máy lại tài liệu.

Khả năng tìm kiếm: Các tài liệu, bao gồm từ khóa trong siêu dữ liệu hoặc văn bản, có thể được phát hiện bởi các mạng tìm kiếm điện tử và được chỉ ra trong vòng vài giây.

Truy cập đơn giản: Tài liệu kỹ thuật số có thể được truy xuất từ ​​kho lưu trữ chính bất kỳ lúc nào và được phân phối nhanh chóng qua email, loại bỏ nhu cầu tạo bản in.

Phần mềm lưu trữ tài liệu là gì?

Phần mềm lưu trữ tài liệu chuyển đổi tài liệu thành hồ sơ kỹ thuật số có thể được lưu trữ, dễ dàng truy cập và quản lý hiệu quả, giúp tổ chức của bạn

tiết kiệm chi phí lưu trữ, nâng cao năng suất của nhân viên và đẩy nhanh các thủ tục kinh doanh.

Đủ để lưu trữ lâu dài, danh sách được chuyển đổi nhỏ với chất lượng hình ảnh được nâng cao. Chúng có thể được đọc trên các thiết bị khác nhau, dễ dàng truy cập từ các vị trí biệt lập và được lưu trữ tập trung trong các kho lưu trữ điện tử, thư viện kỹ thuật số hoặc quản lý tài liệu

mạng lưới. Bất kỳ công ty nào cũng có thể đẩy nhanh các thủ tục nội bộ và nâng cao hiệu quả bằng cách cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các bản sao được lưu trữ kỹ thuật số với các quyền nhập xác định.

---

Use Nanonet để tự động hóa quy trình lưu trữ tài liệu và sắp xếp các tệp của bạn trên chế độ lái tự động!

---