Top 10 Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Pháp Luật Dành Cho Luật Sư Năm 2023

---

#5. LexNơi Làm Việc

LexWorkPlace là một phần mềm quản lý email và tài liệu dựa trên đám mây. Nó cho phép người dùng quản lý tài liệu và email và tăng cường cộng tác. LexWorkPlace có thể được sử dụng cho các nhóm có thể làm nhiều việc, chẳng hạn như quản lý quy trình công việc, ủy quyền nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, theo dõi thời gian và thanh toán cũng như lưu trữ dữ liệu.

Một số tính năng mà LexWorkplace cung cấp là tìm kiếm toàn văn bản, quản lý phiên bản tài liệu, lập chỉ mục tài liệu & lập hồ sơ, quản lý quyền và quyền truy cập cũng như mã hóa dữ liệu hai đầu.

Giá cả: $395/tháng (3 người dùng)

Dùng thử miễn phí: Không

Lý tưởng cho: Phân loại tài liệu, lưu trữ và lưu giữ

Ưu điểm

• Kiểm soát phiên bản
• Không có thời gian ngừng hoạt động

Nhược điểm

• Không thể lưu email

---

# 6. Clio

Clio là một phần mềm quản lý hành nghề pháp lý cho phép điều hành, tổ chức và cộng tác hiệu quả trong các vụ việc. Người dùng có thể sử dụng nó để chỉnh sửa, lưu trữ và quản lý tài liệu trên đám mây một cách an toàn.

Quản lý hồ sơ và tài liệu, lập kế hoạch, kế toán, theo dõi thời gian, quản lý nhiệm vụ và thanh toán là một số tính năng chính của nó. Ngoài ra, Clio còn bao gồm một ứng dụng di động cho phép người dùng xem xét, chia sẻ hoặc tải lên tài liệu, cập nhật trạng thái trường hợp và kết nối với khách hàng cũng như thành viên nhóm.

Giá cả: Bắt đầu từ $39/tháng/người dùng

Dùng thử miễn phí: Có

Lý tưởng cho: Theo dõi khách hàng tiềm năng và quản lý trường hợp

Ưu điểm

• Quản lý khách hàng tiềm năng & trường hợp toàn diện
• dễ dàng tích hợp

Nhược điểm

• Ưu đãi riêng biệt (Phát triển & Quản lý)
• Không có mẫu đặt trước

---

#7 Tài liệu logic

LogicalDOC là phần mềm miễn phí được đóng gói với cơ sở dữ liệu nguồn mở.

Mặc dù nó hỗ trợ tất cả các DBMS phổ biến, nhưng các nhà phát triển vẫn khuyên MySQL nên sử dụng trong các hệ thống sản xuất. LogicalDoc cho phép người dùng và tổ chức tổ chức, lập chỉ mục, truy xuất, kiểm soát và phân phối các tài liệu kinh doanh quan trọng một cách an toàn và đáng tin cậy, tập trung vào tự động hóa quy trình kinh doanh và truy xuất nội dung nhanh chóng. Ngoài ra, nó hỗ trợ nhập tự động từ các tệp được chia sẻ và tích hợp với Microsoft Office và Outlook.

GIÁ CẢ: Theo yêu cầu

Dùng thử miễn phí: Có, nó cũng có Phiên bản miễn phí

Lý tưởng cho: Lập chỉ mục và Truy xuất Tài liệu Nhanh chóng

Ưu điểm

• Người sử dụng thân thiện
• Plugin mã nguồn mở để cải thiện chức năng

Nhược điểm

• Tùy chỉnh yêu cầu Kiến thức lập trình
• Khó tạo tập tin sao lưu

---

#số 8. efileCabinet

Tủ Efile là một phần mềm quản lý tài liệu cho phép người dùng quản lý tài liệu, tạo quy trình công việc và tùy chỉnh các quy trình cho phù hợp với nhu cầu của họ. Với các tính năng như tìm kiếm văn bản nâng cao, chia sẻ an toàn, chữ ký điện tử, nó nhằm mục đích giúp các tổ chức tạo, quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả cũng như đảm bảo tuân thủ. Nó cũng có tùy chọn ứng dụng di động cho người dùng.

GIÁ CẢ: $699/năm/người dùng

Dùng thử miễn phí: Có

Lý tưởng cho: Quản lý nội dung

Ưu điểm

• Dễ sử dụng, trợ năng
• Kéo và thả

Nhược điểm

• Chức năng tìm kiếm phức tạp
• Tích hợp hạn chế

---

#9. Điểm chia sẻ

SharePoint là một nền tảng cộng tác dựa trên web tích hợp liền mạch với Microsoft Office. Mặc dù chức năng chính của SharePoint là hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, nhưng cách mỗi doanh nghiệp sử dụng nó sẽ khác nhau rất nhiều. Các nhóm có thể tạo một khu vực trung tâm, được bảo vệ bằng mật khẩu để chia sẻ tài liệu bằng công cụ này.

Các tính năng của nó có thể được truy cập thông qua các ứng dụng web và giao diện người dùng web (UI). Nó cung cấp nhiều tính năng khác nhau, như tên tệp được mở rộng, hỗ trợ tệp lớn, quản lý quyền thông tin, chia sẻ thư mục và khả năng truy cập thư viện tài liệu.

Giá cả: Nó có sẵn như là một phần của Microsoft Office 365 Suite

Dùng thử miễn phí: Có phiên bản miễn phí

Lý tưởng cho: SỰ HỢP TÁC

Ưu điểm

• Chia sẻ & Cộng tác
• Đồng bộ hóa dữ liệu
• Sử dụng nhiều thiết bị

Nhược điểm

• Khó điều hướng
• Đường cong học tập

---

#10. Tôi quản lý

Hình ảnh là một toàn diện hệ thống quản lí nội dung tạo và cộng tác tài liệu một cách an toàn. Họ cũng cung cấp một hệ sinh thái gồm các đối tác và các tiện ích tích hợp như Google Workspace. Với các tính năng như quản lý email, tìm kiếm theo ngữ cảnh dựa trên AI và mã hóa, nó nhằm mục đích hỗ trợ các tổ chức quản lý kiến ​​thức hiệu quả.

Giá cả: Theo yêu cầu

Dùng thử miễn phí: Không

---

Bạn đang tìm cách tối ưu hóa việc quản lý văn bản pháp luật?

Hãy xem nền tảng quản lý tài liệu không cần mã của Nanonets và tối ưu hóa việc quản lý tài liệu trong 15 phút. Bắt đầu dùng thử miễn phí của bạn.

---

So sánh các hệ thống quản lý văn bản pháp luật hàng đầu

Chúng tôi đã so sánh việc quản lý văn bản pháp luật được đề cập trong blog ở trên. Đây là một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về tất cả các phần mềm.

---

Nanonets – Phần mềm quản lý văn bản pháp luật tốt nhất

[Nhúng nội dung]

Nanonets là một hệ thống quản lý tài liệu cực kỳ dễ sử dụng với tính năng quản lý quy trình làm việc không cần mã, tốt nhất trong phân khúc Phần mềm OCRvà lưu trữ đám mây an toàn, đáng tin cậy. Bạn có thể thiết lập Nanonet trong một ngày, sử dụng chúng mà không cần viết một dòng mã nào và tự động hóa mọi quy trình thủ công trong vòng vài phút.

Nanonet cung cấp:

Ngoài những điều này, đây là ba lý do tại sao Nanonets là một lựa chọn tuyệt vời cho hệ thống quản lý tài liệu pháp lý:

• Tự động hóa quy trình làm việc – Tự động hóa email, thu thập tài liệu, tra cứu PDF, so khớp các tài liệu pháp lý, v.v. với quy trình làm việc không cần mã đơn giản.
• Quản lý tài liệu - Tìm mọi tài liệu tham khảo, hợp đồng hoặc thỏa thuận chỉ bằng một từ. Bạn có thể sử dụng Nanonets để tìm tài liệu, chú thích tài liệu, số hóa, lưu trữ, v.v.
• Tuyệt vời Hỗ trợ khách hàng – Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt hành trình. Nanonets cung cấp hỗ trợ 24/7, hỗ trợ kỹ thuật và các buổi đào tạo miễn phí cho tất cả khách hàng của chúng tôi.

Nanonets cung cấp một nền tảng có nhiều tính năng để tự động hóa mọi thứ, từ quy trình tài chính phức tạp đến nhập dữ liệu thông thường. Với khả năng tích hợp liền mạch, nền tảng không cần mã và tự động hóa quy trình làm việc, Nanonets là sự lựa chọn hoàn hảo cho các công ty luật muốn loại bỏ các quy trình thủ công.

---

Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý văn bản pháp luật tốt nhất?

Trong khi lựa chọn Hệ thống quản lý văn bản pháp luật.

Xác định nhu cầu của bạn

Trước khi bạn bắt tay vào danh sách rút gọn các phần mềm khả thi, hãy xem lại các hệ thống và quy trình hiện tại để xác định những lỗ hổng chính mà phần mềm sẽ giúp bạn giải quyết. Khi đã xác định được những điều này, hãy lập một danh sách kỹ lưỡng có thể được sử dụng để tham khảo.

Ba yếu tố chính mà bạn nên ghi nhớ là

Bảo mật và Tuân thủ

Đối với các công ty luật, bảo mật là điều hết sức quan trọng vì họ chứa rất nhiều dữ liệu nhạy cảm, bí mật của khách hàng. Quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu là điều bắt buộc đối với khách hàng doanh nghiệp và cá nhân. Ngay cả một vi phạm dữ liệu nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả tai hại. Do đó, bảo mật cấp doanh nghiệp là điều bắt buộc đối với các hệ thống tài liệu pháp lý để bảo vệ dữ liệu khỏi tin tặc, kẻ lừa đảo và các cuộc tấn công mạng khác. Vì vậy, khi chọn một phần mềm tài liệu, các tính năng mã hóa và tuân thủ của nó phải được xác minh.

Dễ dàng truy cập

Công việc ở một công ty luật đòi hỏi rất nhiều sự hợp tác. Nhiều bên có thể bị ảnh hưởng và tài liệu có thể được trao tay nhiều người trong suốt quá trình. Vì vậy, trong những trường hợp như vậy, việc đảm bảo rằng các tài liệu có thể được truy cập từ cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả là điều cần thiết. Nó mang lại sự tự do và linh hoạt tuyệt vời vì các nhóm có thể phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Điều này cũng đi một chặng đường dài trong việc tăng năng suất và hiệu quả tổng thể.

Chia sẻ an toàn

Cần phải có các cấp độ quyền/truy cập hoặc cơ chế phê duyệt khác nhau để đảm bảo an ninh. Tài liệu phải được mã hóa để việc chia sẻ và cộng tác có thể được thực hiện một cách an toàn. Một số phần mềm còn có quy định đặt mật khẩu hoặc bảo mật link chia sẻ.

Nghiên cứu

Bước tiếp theo là liệt kê các phần mềm khác nhau phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn có thể tham khảo ý kiến ​​của những người đã sử dụng phần mềm đó và kiểm tra đánh giá trên các cổng như G2 và Capterra. Khi bạn đã tập trung vào một số trong số chúng, hãy thực hiện phân tích chuyên sâu thông qua các bản demo sản phẩm, bản dùng thử, v.v.

---

Nếu bạn làm việc với các hợp đồng và thông báo pháp lý, hãy xem Nanonets. Dễ dàng quản lý tài liệu với tính năng tự động hóa quy trình làm việc không dùng mã. Bắt đầu dùng thử miễn phí or lên lịch một cuộc gọi với chúng tôi.

---

Các tính năng phổ biến của Phần mềm quản lý văn bản pháp luật là gì?

Một số tính năng mà phần mềm quản lý văn bản quy phạm pháp luật nên có như sau.

Kho chứa tài liệu

Vấn đề chính mà nền tảng quản lý tài liệu pháp lý hướng tới giải quyết là lưu trữ tài liệu – điều bắt buộc là phải có không gian không giới hạn cho tất cả tài liệu. Hệ thống phải có quy định để lưu trữ toàn bộ dữ liệu từ file văn bản, bản ghi âm, video clip, hình ảnh. Nó sẽ cho phép hiệu quả tài liệu lưu trữ để lưu trữ các tài liệu pháp lý trong bộ lưu trữ đám mây an toàn.

Bảo mật & Tuân thủ

Các tính năng bảo mật như bảo vệ bằng mật khẩu, quản lý quyền và xác thực đa yếu tố là cần thiết và việc tuân thủ các quy định khác nhau khi các công ty luật xử lý dữ liệu nhạy cảm cũng vậy.

Quản lý email

Đây cũng không phải là một trong những điều cần thiết nhưng sẽ giúp ích rất nhiều nếu có. Việc có một hệ thống tập trung có thể quản lý tất cả các tài liệu và email của bạn sẽ giúp giảm ma sát và tiết kiệm thời gian đi lại, điều này được thực hiện khi hai điều này được quản lý trên các phần mềm khác nhau. Hãy tìm phần mềm quản lý tài liệu pháp lý có khả năng phân tích cú pháp email để trích xuất thông tin từ email khi đang di chuyển.

Khả năng tích hợp

Điều này đặc biệt hữu ích cho các công ty hợp pháp đã sử dụng nhiều công cụ khác nhau để quản lý các quy trình khác nhau và muốn tiếp tục sử dụng chúng/dữ liệu của họ. Một phần mềm quản lý tài liệu pháp lý cung cấp khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác nhau sẽ cho phép luồng thông tin trôi chảy.

Quy trình công việc tài liệu

Các yêu cầu quản lý cho công ty của bạn có thể bao gồm gắn thẻ tài liệu, chỉnh sửa, thay đổi vai trò và quyền đối với tài liệu, di chuyển tài liệu qua các thư mục, tạo tài liệu mới và cập nhật tài liệu.

Do đó, nếu phần mềm cung cấp tính năng tự động hóa quy trình làm việc, thì nhiều tác vụ trong số này có thể được tự động hóa.

Optical Character Recognition

Đa số các công ty luật vẫn làm việc với rất nhiều văn bản giấy tờ. Các cơ quan pháp luật yêu cầu giải pháp quét và lập chỉ mục tài liệu tự động để quản lý hiệu quả thông tin có trong các tài liệu này. Phần mềm với Công nghệ OCR có thể giúp giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả.

Tìm theo từ khóa

Vì có rất nhiều dữ liệu trên nhiều tệp nên việc tìm kiếm một điểm dữ liệu cụ thể thường trở thành một nhiệm vụ quan trọng. Sự hiện diện của tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng sử dụng nhiều kỹ thuật khi tìm kiếm và giúp truy xuất tài liệu nhanh hơn.

Tự động phê duyệt

Văn bản pháp lý cần được phê duyệt trước khi gửi cho khách hàng. Đảm bảo hệ thống quản lý tài liệu pháp lý của bạn có quy trình phê duyệt hoặc cho phép bạn tạo một quy trình.

---

Với quy trình làm việc tự động, quản lý tác vụ, theo dõi thời gian, quản lý chữ ký, cộng tác và chia sẻ an toàn, Phần mềm quản lý tài liệu pháp lý có thể giúp ích rất nhiều trong việc đưa các hoạt động của công ty luật của bạn vào nề nếp và nâng cao hiệu quả trong quy trình.

Do đó, theo thời gian, việc áp dụng phần mềm quản lý tài liệu pháp lý sẽ chỉ tăng lên khi ngày càng nhiều công ty nhận ra giá trị của chúng.

Với rất nhiều tùy chọn có sẵn trên thị trường, hãy đảm bảo bạn chọn một tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách của mình.

---

Tìm hợp đồng khi bạn cần chỉ bằng một từ khóa. Sử dụng Nanonets để đơn giản hóa việc tìm kiếm, lưu trữ và xử lý tài liệu.

Bạn có trường hợp sử dụng tùy chỉnh không? Hãy liên hệ với nhóm chuyên gia của chúng tôi để thiết lập quy trình làm việc của bạn theo ý muốn. Hãy thực hiện cuộc gọi ngắn 10 phút ngay bây giờ!

---

Đọc thêm về quản lý tài liệu

Blog ban đầu được xuất bản vào ngày 11 tháng 2022 năm 12 và được cập nhật vào ngày 2023 tháng XNUMX năm XNUMX.