10 ứng dụng quét biên lai hàng đầu để quản lý biên lai dễ dàng

Theo dõi các khoản chi tiêu của bạn không bao giờ là một ý tưởng sai. Sử dụng ứng dụng máy quét biên lai có thể giúp bạn sắp xếp chi tiêu hợp lý và tối ưu hóa các quy trình kế toán cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Chúng tôi đã tìm thấy mười ứng dụng máy quét biên lai giúp bạn số hóa biên lai, trích xuất thông tin liên quan, tạo báo cáo chi phí và quản lý tất cả chi tiêu của bạn từ một ứng dụng. Thị trường có rất nhiều ứng dụng phức tạp cố gắng làm tất cả. Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu các ứng dụng quét biên lai thực hiện chính xác một việc: Quét biên lai.

---

Máy quét hóa đơn là gì?

Máy quét biên lai là một ứng dụng phần mềm giúp các cá nhân hoặc doanh nghiệp sắp xếp và quản lý biên lai giấy của họ. Ứng dụng Máy quét biên nhận sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu liên quan từ biên lai và lưu nó ở định dạng kỹ thuật số. Điều này có thể giúp việc quản lý & số hóa hóa đơn dễ dàng hơn và giảm lượng giấy lộn xộn.

Các ứng dụng này thường bao gồm các tính năng như quét biên lai, lưu trữ dưới dạng điện tử và phân loại chúng để dễ dàng theo dõi và tham khảo. Một số phần mềm quét biên lai như Nanonets có thể bao gồm các tính năng bổ sung như theo dõi chi phí, tạo báo cáo và tích hợp với các công cụ quản lý tài chính hoặc kế toán khác.

---

Tại sao bạn nên sử dụng ứng dụng quét hóa đơn?

Là một kế toán viên, bạn sẽ không muốn xem qua hàng nghìn hình ảnh biên lai, tự hỏi chúng thuộc loại nào trong một tuần trước khi nộp thuế. Ứng dụng máy quét biên lai đảm bảo các quy trình hoàn trả và khai thuế của nhân viên tài chính liền mạch.

Và nó có lợi cho doanh nghiệp; cá nhân có thể sử dụng quản lý biên lai ứng dụng để có được tầm nhìn vào chi tiêu của họ. Dưới đây là một số lý do tại sao các doanh nghiệp và cá nhân nên sử dụng ứng dụng máy quét hóa đơn:

• Theo dõi các khoản chi tiêu
• Trích xuất thông tin từ biên nhận bằng cách sử dụng nhận OCR
• Quản lý tất cả các chi phí tại một địa điểm duy nhất
• Đảm bảo quy trình khai thuế suôn sẻ
• Nhận lợi ích giảm thuế
• Đảm bảo tuân thủ bằng cách lưu hóa đơn trong ba năm
• Số hóa biên lai giấy và đảm bảo biên lai được lưu an toàn

Số hóa biên lai giấy của bạn và chuyển đổi chúng thành cơ sở dữ liệu có thể tìm kiếm đảm bảo bạn có mọi biên lai trong tầm tay khi cần. Vì vậy, những gì bạn nên sử dụng để quản lý biên nhận? Hãy kiểm tra 10 ứng dụng máy quét hóa đơn hàng đầu ngay bây giờ.

---

10 ứng dụng máy quét biên lai hàng đầu năm 2023

Bài viết này sẽ xem xét chi tiết mười ứng dụng máy quét biên lai này.

• Ống nano
• Chi phí Zoho
• QuickBooks
• Bị mắc kẹt
• Mở rộng
• Biên lai thông minh
• Quét thiên tài
• Dex chuẩn bị
• Khéo léo
• Biên lai theo sóng  

---

# 1. Thu nhập & Chi phí Nanonets

Ứng dụng Biên lai và Chi phí của Nanonets cho phép bạn quét biên lai khi đang di chuyển. Được trang bị phần mềm OCR tốt nhất trong lớp, Nanonets giúp dễ dàng quét và số hóa biên lai cho các cá nhân cũng như doanh nghiệp. Nanonets OCR có thể quét biên lai với độ chính xác 98%, nhận dạng hơn 200 ngôn ngữ và lưu tất cả biên lai vào bộ lưu trữ đám mây an toàn.

Nhân viên có thể quét biên lai của họ, tạo báo cáo chi phí chỉ bằng một cú nhấp chuột và gửi báo cáo đó cho bộ phận kế toán. Với báo cáo chi phí tiêu chuẩn, nhân viên sẽ dễ dàng hơn Quản lý chi tiêu.  

Tải App

Tính năng

• Đây là một trong những OCR tốt nhất cho bất kỳ ứng dụng quét hóa đơn nào.
• Quét biên lai bằng máy ảnh hoặc từ thư viện của bạn.
• Lưu tất cả các biên lai của bạn trong một bộ lưu trữ an toàn.
• Tạo báo cáo chi phí chỉ bằng một cú nhấp chuột và gửi chi phí cho người quản lý phê duyệt.
• Có thể trích xuất thông tin từ các tài liệu đa tiền tệ và đa ngôn ngữ một cách dễ dàng.
• Bộ phận kế toán có thể thêm nhiều người dùng để dễ dàng quản lý chi tiêu của nhân viên trong toàn doanh nghiệp.

Ưu điểm

• Hoàn toàn miễn phí
• Quét ảnh mờ với độ chính xác cao.
• Xác định hơn 200 ngôn ngữ.
• Hoàn hảo để đo lường Chi phí đi lại & giải trí
• Dễ dàng tích hợp với Nanonets Platform
• Độ chính xác OCR 98%
• Chỉnh sửa dữ liệu biên nhận theo cách thủ công.
• Phân loại hóa đơn tự động.

---

# 2. Chi phí Zoho

Zoho Expense cung cấp một giải pháp tích hợp duy nhất để theo dõi chi phí kinh doanh. Nó có thể thu thập biên lai của nhân viên và biến chúng thành báo cáo chi phí để người quản lý phân tích và phê duyệt.

Tính năng

• Người dùng có thể thêm đồng nghiệp vào tổ chức của họ để kiểm tra báo cáo, ghi thời gian và quản lý tài chính của họ.
• Nó cung cấp tính năng bảo mật SSL cung cấp kết nối an toàn để sắp xếp biên lai thông minh.
• Nó cũng có chức năng có thể mang lại lợi ích cho công ty của bạn nếu bạn có nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc có các giao dịch đa tiền tệ.

Ưu điểm

• Thích hợp cho người dùng Zoho
• Quét và lưu trữ biên lai vô tận trong các kế hoạch của nó
• Hoàn hảo cho chi phí du lịch phê duyệt

Nhược điểm

• Có thể tốn kém cho các nhóm nhỏ xử lý ít hóa đơn từ các đại lý
• Dốc học
• Giao diện có thể khó

---

# 3. Sách nhanh

QuickBooks cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ một giải pháp trọn gói để quản lý biên lai và các vấn đề tài chính khác, chẳng hạn như quản lý lợi nhuận và sổ sách kế toán. Người dùng có thể liên kết phần mềm quản lý doanh nghiệp của họ với các phần mềm khác phần mềm kế toán với nhiều chương trình của bên thứ ba.

Tính năng:

• Nó cho phép bạn chụp ảnh các biên lai, sau đó kế toán sẽ khớp chúng với các chi phí thích hợp.
• Nó giữ mọi thứ ở một vị trí để bạn có thể dễ dàng chuẩn bị thuế và sắp xếp tất cả bằng chứng chi tiêu của mình.
• Tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, v.v.

Ưu điểm

• Theo dõi lãi lỗ theo địa điểm, hạng hoặc dự án
• Truy cập vào một mạng lưới đáng kể các QuickBooks ProAdvisors tự trị
• Bao gồm theo dõi số dặm và chi phí và quét biên lai thông qua ứng dụng

Nhược điểm

• Yêu cầu nâng cấp gói để thêm người dùng
• Đắt hơn so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp
• Không kiểm tra phương sai cho chi phí ước tính và thực tế

#4. hộp đựng giày

Soeboxed số hóa biên lai và cung cấp tính năng theo dõi số dặm GPS chính xác để theo dõi số dặm. Với sự trợ giúp của plugin dành cho máy tính để bàn, người dùng có thể kéo và thả bản quét biên lai vào tài khoản email của họ để nhập chúng.

Tính năng:

• Tính năng quản lý biên nhận kết hợp OCR, quét chính xác và xác minh con người.
• Điều này giúp việc số hóa biên lai ở một vị trí an toàn trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
• Nó cung cấp một plugin Gmail để bạn luôn giữ một biên lai khác trong hộp thư đến của mình.

Ưu điểm

• Bao gồm theo dõi chi phí và báo cáo số dặm
• Sử dụng Magic EnvelopeTM để gửi biên lai tới ứng dụng để quét
• Lưu trữ tập tin vô tận

Nhược điểm

• Xử lý biên lai là không đủ.
• Trang hỗ trợ lỗi thời

# 5. Phân phối

Expensify cho phép bạn chụp ảnh biên lai và nó sẽ xử lý ảnh để trích xuất tất cả thông tin cần thiết. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian khi cố gắng lưu trữ biên lai.

Tính năng:

• Bao gồm một tính năng để theo dõi số dặm
• Tích hợp với phần mềm kế toán như NetSuite hoặc QuickBooks
• Tích hợp với cảm biến GPS của điện thoại
• Nhập giao dịch thẻ tín dụng

Ưu điểm

• Dễ dàng đồng bộ hóa tốt với QBO.
• Đông để chia thanh toán giữa các bộ phận
• Đơn giản để hoàn trả nhân viên kịp thời

Nhược điểm

• Quét thông minh không thành công quá thường xuyên.
• Trải nghiệm web có thể tốt hơn.
• Mô hình định giá khó hiểu và liên tục thay đổi
• Họ đẩy hàng hóa của họ rất nhiều.

#6. Biên lai thông minh

Biên lai thông minh giúp việc thu thập và quản lý biên lai của bạn trở nên vô cùng đơn giản. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tạo báo cáo chi phí và thậm chí cho phép bạn ghi lại số dặm bổ sung khi bạn đi công tác. Khi bạn đi công tác, về cơ bản, nó hỗ trợ theo dõi mọi thứ cần nỗ lực.

Tính năng:

• Chụp ảnh hóa đơn hoặc nhập chúng từ thư viện của bạn
• Gắn thẻ biên lai bạn đã chụp bằng siêu dữ liệu để cho phép bạn tìm thấy chúng sau này
• Theo dõi số dặm của bạn tại thời điểm đi du lịch
• Đồng bộ hóa biên lai của bạn với Google Drive
• Nó có tính năng OCR để hiểu văn bản từ bản quét của bạn

Ưu điểm

• Theo dõi số dặm hiệu quả
• Miễn phí và mã nguồn mở
• Có tính năng quét tự động

Nhược điểm

• Quảng cáo và lỗi trên phiên bản miễn phí
• Dịch vụ trả tiền cho mỗi lần sử dụng bổ sung

#7. Biên lai theo sóng

Biên lai của Wave quản lý và lưu biên lai của bạn. Việc sử dụng tài khoản Wave miễn phí của bạn để đồng bộ hóa với ứng dụng này sẽ cho phép bạn lưu trữ tất cả biên lai của mình trên đám mây. Điều tốt về điều này là ngay cả khi bạn đặt nhầm điện thoại, bạn luôn có thể truy xuất thông tin quan trọng của mình trực tuyến.

Tính năng:

• Chương trình kế toán dựa trên đám mây của Wave cho phép bạn tích hợp biên lai vào báo cáo.
• Quét nhiều biên nhận cùng một lúc.
• Bạn không cần phải trực tuyến để quét biên lai

Ưu điểm

• Hỗ trợ người dùng vô tận
• Thỏa thuận với các giao dịch đa tiền tệ

Nhược điểm

• Không thích hợp cho các doanh nghiệp lớn
• Không quản lý hàng tồn kho
• Không có lịch sử kiểm tra và theo dõi thời gian

# 8. Quét thiên tài

Genius Scan là một trong những ứng dụng dễ sử dụng nhất khi bạn muốn quét và lưu trữ biên lai của mình khi đang di chuyển. Các bản quét này có thể được xuất từ ​​chương trình qua JPEG hoặc PDF sang bất kỳ tài khoản lưu trữ đám mây nào của bạn.

Tính năng:

• Tất cả các biên lai được lưu trữ ngay lập tức trên điện thoại để bảo mật
• Đi kèm với sửa chữa phối cảnh và phát hiện tài liệu
• Có thể quét nhiều biên lai cùng một lúc
• Quét chất lượng cao

#9. Dex chuẩn bị

Cùng với các công cụ phân tích, báo cáo chi tiêu và sổ sách kế toán cơ bản, Dext Chuẩn bị cũng có khả năng quét biên lai. Sử dụng ứng dụng di động của nó, bạn có thể quét hóa đơn, hóa đơn, bảng sao kê ngân hàng và các tài liệu khác. Sau đó, công nghệ OCR của nó sẽ phân loại dữ liệu, chẳng hạn như theo thuế và địa điểm, trước khi gửi dữ liệu đó đến chương trình kế toán của bạn.

Tính năng:

• Nó có thể trích xuất dữ liệu từ bảng sao kê ngân hàng và phân loại đầy đủ hoặc đưa chúng vào các trường.
• Dữ liệu được trích xuất có thể tìm kiếm được trong ứng dụng, do đó không cần phải xem lại biên lai đã quét theo cách thủ công.
• Các tài liệu có thể được phân tách dựa trên nguồn gốc của chúng.

Ưu điểm

• Trích xuất dữ liệu từ các mục hàng nhận
• Chụp biên lai và tạo báo cáo chi phí bằng ứng dụng
• Phân loại tài liệu như chi phí, bán hàng, vv

Nhược điểm

• Không phải là một phần mềm kế toán hoàn chỉnh
• Không có bộ nhớ đám mây tích hợp

#10. Gọn gàng

Ứng dụng di động Neat mới có thể nhanh chóng quét các tệp và biên lai, quản lý tác vụ và phân tích các tài liệu quan trọng khi đi du lịch. Bạn có thể sắp xếp chi tiêu của mình theo mục hàng bằng giao diện của chương trình. Sử dụng công cụ này, bạn có thể theo dõi ngân sách của mình sẽ dành bao nhiêu cho mỗi mục.

Tính năng

• Nó có một tính năng quản lý biên lai cung cấp quyền truy cập vào giấy tờ tiền tệ từ bất cứ đâu vào bất cứ lúc nào.
• Nó cho phép bạn quét tệp, chụp ảnh bằng điện thoại di động hoặc tải lên danh mục từ điện thoại của bạn.

Ưu điểm

• Giao diện người dùng đơn giản và dễ hiểu
• Kết hợp nhiều lựa chọn thay thế chụp, quét cao cấp và xác minh con người

Nhược điểm

• Không phải là một hệ thống kế toán chi tiết
• Quét tài liệu hai mặt có thể khó
• Không đối chiếu hóa đơn

Tại sao nên sử dụng phần mềm quét hóa đơn?

Các ứng dụng máy quét biên lai giúp quản lý chi phí nhưng ngoài ra còn có nhiều lợi thế khi sử dụng ứng dụng máy quét biên lai.

Tạo báo cáo

Khi nhân viên sử dụng ứng dụng để quét biên lai của họ, nó sẽ biến chúng thành một bản sao kỹ thuật số, tạo báo cáo và gửi cho người quản lý.

Đám mây lưu trữ

Tùy chọn lưu trữ đám mây với máy quét biên lai đảm bảo rằng tất cả các báo cáo đã quét được lưu giữ và có sẵn ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu đám mây.

Phê duyệt nhanh

Thật đơn giản để người quản lý xem lại các biên lai và cho phép họ tiếp tục thanh toán ngay lập tức khi các ứng dụng tạo báo cáo tức thời.

Quản lý dễ dàng

Máy quét biên lai đã đơn giản hóa quy trình quản lý biên lai bằng cách hợp lý hóa việc tích hợp dữ liệu nhân viên và thông tin ngân hàng cần thiết để hoàn tất các khoản bồi hoàn.

Khấu trừ thuế

Các chương trình biên nhận cụ thể cũng đưa ra lời khuyên khấu trừ thuế để giúp người dùng cải thiện lợi nhuận và giảm chi phí.

Những lợi ích của việc sử dụng Ứng dụng Máy quét Biên lai là gì?

Phần mềm quản lý biên lai có thể giúp bạn tránh được quá trình theo dõi biên lai theo cách thủ công tốn thời gian và tiền bạc. Đây là lý do tại sao:

Tiện

Trên điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn, quét chi phí cá nhân và chuyên nghiệp của bạn. Bạn có thể lưu trữ tất cả biên lai thông minh đã quét của mình ở một vị trí bằng ứng dụng quét biên lai để truy cập nhanh. Do đó, tất cả những gì được yêu cầu đối với người yêu cầu bằng chứng chi tiêu hoặc mua hàng là để họ mở chương trình.

Dễ sử dụng

Ngay cả những người có ít kinh nghiệm về công nghệ cũng có thể vận hành máy quét hóa đơn một cách hiệu quả. Bất kỳ ai trong văn phòng của bạn sở hữu điện thoại thông minh đều có thể truy cập Google Play hoặc Apple Store để tải xuống ứng dụng, nhận hướng dẫn và bắt đầu sử dụng ngay lập tức.

Bảo mật

So với một thư mục vật lý tại nơi làm việc của bạn, biên lai thông minh ít có khả năng bị mất hoặc hư hỏng hơn.

tính chính xác

Bằng cách quét biên lai, bạn có thể giảm thiểu sai sót của con người và đảm bảo rằng chi tiêu của bạn và các báo cáo ngân hàng khác được ghi lại chính xác.

Làm cách nào để chọn ứng dụng máy quét hóa đơn tốt nhất?

Khi chọn ứng dụng máy quét biên lai cho doanh nghiệp của bạn, có một số yếu tố cần xem xét. Chúng có thể bao gồm những điều sau đây:

• Các tính năng và khả năng của phần mềm. Ứng dụng có khả năng quét biên lai và trích xuất thông tin bằng công nghệ OCR không? Nó có cho phép bạn phân loại và sắp xếp biên lai của mình không? Nó có bao gồm các tính năng bổ sung như báo cáo và theo dõi chi phí không?
• Khả năng tương thích của phần mềm với các thiết bị của bạn. Bạn có thể sử dụng ứng dụng trên các thiết bị hiện có của mình, chẳng hạn như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng không? Nó có tương thích với hệ điều hành của bạn không?
• Sự dễ dàng sử dụng của phần mềm. Ứng dụng có thân thiện với người dùng và trực quan để sử dụng không? Bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng học cách sử dụng nó không?
• Giá của phần mềm. Ứng dụng có giá hợp lý cho ngân sách của bạn không? Nó có cung cấp bản dùng thử hoặc bản demo miễn phí để bạn có thể dùng thử trước khi mua hàng không?
• Hỗ trợ khách hàng và tài nguyên được cung cấp bởi công ty phần mềm. Có nhóm hỗ trợ chuyên dụng nào sẵn sàng trợ giúp bạn với bất kỳ vấn đề hoặc câu hỏi nào mà bạn có thể có không? Có các tài nguyên hữu ích, chẳng hạn như hướng dẫn sử dụng hoặc hướng dẫn, có sẵn để hỗ trợ bạn sử dụng ứng dụng không?

Để chọn ứng dụng máy quét hóa đơn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải nghiên cứu và so sánh cẩn thận các tùy chọn của bạn. Xem xét các nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn, đồng thời chọn một phần mềm cung cấp các tính năng và hỗ trợ bạn cần để quản lý biên lai của mình một cách hiệu quả.

Kết luận

Việc theo dõi chi phí có thể dễ dàng hơn nếu bạn chuyển hóa đơn giấy của mình sang hóa đơn kỹ thuật số. Chuyến công tác của bạn có thể trở nên đơn giản với khả năng tự động chuyển các biên lai đó đến báo cáo chi phí của hầu hết các ứng dụng. Phần mềm quét hóa đơn tốt nhất cho bạn sẽ dựa trên nhu cầu của bạn cũng như cách thức và thời điểm bạn cần sử dụng phần mềm đó. Bạn có thể quyết định ứng dụng nào phù hợp với mình bằng cách thử một vài trong số chúng.

Câu Hỏi Thường Gặp

---