Tungsten là một giải pháp lập hóa đơn và lập hóa đơn dựa trên phần mềm như một dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây được thiết kế để giúp các doanh nghiệp nhỏ theo dõi tài chính của họ.
Nền tảng này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo, gửi và theo dõi hóa đơn một cách dễ dàng — tất cả trong khi vẫn giữ an toàn cho thông tin tài chính của công ty bạn trên đám mây. Ngoài ra, vonfram đã được ca ngợi rộng rãi về khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng kinh doanh khác như phần mềm kế toán như Xero hoặc Freshbooks hoặc thậm chí các nền tảng truyền thông xã hội như LinkedIn để gửi email quảng cáo về các dịch vụ của công ty bạn.
Nền tảng này cũng có tính năng thông báo tích hợp khi khách hàng nhận được thanh toán qua email hoặc tin nhắn văn bản SMS — điều gì đó có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ mỗi tháng nếu liên tục giao dịch với một lượng lớn khách hàng.
Stampli là công cụ quét hóa đơn dựa trên đám mây giúp bạn quản lý tài chính doanh nghiệp và khách hàng xuất hóa đơn. Nó có sẵn trên web, Android và iOS.
Bạn có thể tạo và gửi hóa đơn từ điện thoại hoặc máy tính bảng của mình, điều này rất tốt cho các doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm thời gian do không phải sử dụng máy tính thực tế. Stampli cũng đưa ra lời nhắc về các khoản thanh toán quá hạn, theo dõi email về các hóa đơn đã nhận và các mẫu có thể tùy chỉnh cho các loại khách hàng khác nhau (như đăng ký định kỳ).
Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Kiểm tra phần mềm xử lý hóa đơn dựa trên quy trình làm việc Nanonets của chúng tôi. Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, chứng minh thư hoặc bất kỳ tài liệu nào trên chế độ lái tự động!
Phần mềm quét hóa đơn tốt nhất trên thị trường là gì?
Phần mềm quét hóa đơn tốt nhất là phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn và dễ sử dụng. Máy quét hóa đơn có thể được sử dụng để chuyển hóa đơn giấy thành bản sao kỹ thuật số, tiết kiệm thời gian bằng cách quét nhiều hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Phần mềm lập hóa đơn sẽ cho phép bạn nhập hóa đơn của mình vào chương trình và sắp xếp chúng theo tên khách hàng hoặc dự án, cho phép bạn theo dõi ai nợ bao nhiêu tiền tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này cũng cho phép dễ dàng lưu trữ hồ sơ nếu khách hàng tranh chấp khoản thanh toán với công ty thẻ ngân hàng hoặc công ty phát hành thẻ tín dụng của họ vì họ đã nhận được số tiền không chính xác trên bảng sao kê do các khoản phí trùng lặp từ một nhà cung cấp / nhà cung cấp dịch vụ khác đang làm việc trong các dự án với khách hàng tương tự cũng.
Các tính năng phải có của nền tảng quét hóa đơn
Nền tảng quét hóa đơn có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn chọn giải pháp phù hợp cho nhu cầu kinh doanh của mình. Dưới đây là một số tính năng phải có cho nền tảng quét hóa đơn:
Nhập dữ liệu an toàn và đặc biệt
Bạn muốn dữ liệu bạn thu thập được an toàn và khách hàng của bạn cũng vậy. Do đó, bạn cần một hệ thống:
- Bảo mật và được mã hóa: Nền tảng quét hóa đơn của bạn nên sử dụng các thuật toán mã hóa (như AES 256) để đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn không chỉ được bảo mật khỏi người dùng độc hại mà còn được bảo vệ chống lại sự truy cập trái phép của tin tặc.
- Nhập dữ liệu an toàn: Khi nắm bắt hóa đơn, bạn muốn biết chắc chắn rằng mọi thông tin về công ty hoặc khách hàng của bạn chỉ được nhập chính xác bởi một người duy nhất và không có bất kỳ sự can thiệp nào từ các bên khác - vì vậy không ai khác có thể thay đổi hóa đơn sau khi bị người khác bắt trong văn phòng.
Nanonet có thể trích xuất văn bản từ hóa đơn với độ chính xác hơn 95%. Với quyền truy cập dựa trên vai trò, bạn cũng có thể hạn chế người dùng thay đổi thông tin được trích xuất. Nanonet được hơn 30,000 người dùng tin tưởng để tự động hóa các tác vụ thủ công.
Đặt một cuộc gọi trong 10 phút với các chuyên gia tự động hóa của chúng tôi để xem cách bạn có thể sử dụng Nanonet để giải quyết vấn đề của mình.
Sử dụng các trường hóa đơn để đặt tên và lưu hóa đơn
Đôi khi, tất cả những gì bạn cần là một phương pháp đáng tin cậy để nhận biết và bảo quản hóa đơn của bạn dựa trên một số trường chính.
Với mục đích tranh luận, hãy giả sử rằng các hóa đơn đã quét được nộp theo tên của các nhà cung cấp tương ứng của họ. Tài liệu sẽ được đặt trong thư mục tương ứng với nhà cung cấp có liên quan với số hóa đơn và ngày tháng được đánh dấu rõ ràng.
Ví dụ: tên, số hóa đơn và ngày hóa đơn của nhà cung cấp đều có thể được trích xuất từ tài liệu được quét bằng phần mềm quét hóa đơn tốt nhất sử dụng các phương pháp thu thập tự động. Khi hóa đơn đã được tạo với các đặc điểm này, hóa đơn có thể được xuất sang tài liệu và đặt một tên duy nhất.
Nền tảng thông minh của Nanonets có thể trích xuất thông tin một cách có chọn lọc từ các hóa đơn của bạn. Có hóa đơn dài 15 trang nhưng chỉ muốn thông tin từ trang thứ 2 và thứ 3. Hãy xem xét nó được thực hiện với Nanonets.
Thu thập dữ liệu hóa đơn
Thu thập dữ liệu cho phép bạn nhập và quản lý hóa đơn từ một vị trí duy nhất. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả dữ liệu hóa đơn của bạn được lưu trữ ở một nơi, cho phép bạn truy cập vào thông tin bạn cần bất cứ lúc nào.
Phần thu thập dữ liệu quan trọng nhất là nhập các tệp hóa đơn PDF gốc vào hệ thống của bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là ghi lại hóa đơn mà còn quan trọng đối với việc tạo dấu vết kiểm tra cho mỗi giao dịch và lưu trữ thông tin có liên quan về mỗi giao dịch (chẳng hạn như khi nó được tạo), ai đã tạo ra, ai đã xem xét hoặc phê duyệt nó và những hành động nào. được thực hiện khi đã được phê duyệt.
Bởi vì mỗi doanh nghiệp có một bộ yêu cầu riêng đối với hệ thống thu thập dữ liệu (và các loại hóa đơn khác nhau), nên có nhiều cách khác nhau để bạn có thể sử dụng tính năng này trong nền tảng phần mềm của mình.
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu, tạo nhật ký kiểm tra đường mòn và lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu với Nanonets.
Bắt đầu thu thập dữ liệu từ hóa đơn.
Độ chính xác và đầu ra không có lỗi
Một nền tảng quét hóa đơn phù hợp sẽ đảm bảo rằng dữ liệu được nhập chính xác và kịp thời. Bằng cách này, bạn và nhân viên của bạn có thể tránh được những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
Thông tin không chính xác hoặc không chính xác trên hóa đơn có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém và những tình huống xấu hổ. Sai sót cũng có thể tốn thời gian, dẫn đến mất doanh thu do phí thanh toán chậm hoặc bị phạt.
Tự động hóa mọi khía cạnh của quy trình lập hóa đơn với Nanonets. Dùng thử miễn phí.
Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc
Quét hóa đơn là quá trình chụp hóa đơn, biên lai, hóa đơn và các tài liệu khác ở định dạng kỹ thuật số để có thể dễ dàng lưu trữ và quản lý. Khi sử dụng phần mềm quét hóa đơn, bạn tiết kiệm được thời gian và công sức nhờ việc tự động hóa quy trình này. Bạn cũng có thể tự động hóa quy trình kế toán để giảm sai sót và tiết kiệm chi phí. Một số tính năng như lưu trữ tài liệu, truy cập nhiều người dùng hoặc lưu trữ đám mây giúp giảm chi phí mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cho dữ liệu của bạn.
Nếu bạn làm việc với hóa đơn và biên lai hoặc lo lắng về xác minh ID, hãy xem Nanonets OCR trực tuyến or Công cụ giải nén văn bản PDF để trích xuất văn bản từ tài liệu PDF miễn phí. Nhấp vào bên dưới để tìm hiểu thêm về Giải pháp tự động hóa doanh nghiệp Nanonets.
Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn?
Nhiều doanh nghiệp sử dụng công nghệ để làm cho cuộc sống của họ dễ dàng hơn trong thế giới hiện đại. Một trong những lĩnh vực quan trọng nhất mà điều này xảy ra là với phần mềm kế toán và lập hóa đơn. Hệ thống quản lý hóa đơn giúp tạo và quản lý hóa đơn của bạn để chúng luôn có sẵn khi chúng cần được gửi đi trong khi vẫn theo dõi được ai đã thanh toán và khi nào. Các hệ thống này cũng có thể hợp lý hóa các quy trình như gửi lời nhắc hoặc nhận lịch sử thanh toán nếu cần.
Phần mềm quản lý hóa đơn có thể mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập hay một công ty đã thành lập với hàng trăm nhân viên, thì đó là một trong những công cụ quan trọng nhất để giúp công ty của bạn đi đúng hướng. Phần mềm quản lý hóa đơn được sử dụng bởi:
Chủ doanh nghiệp nhỏ
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và những người làm nghề tự do, phần mềm quản lý hóa đơn là một công cụ quan trọng để theo dõi các dữ liệu tài chính và hóa đơn. Những công cụ này cho phép bạn xem những gì đến và đi, cho phép bạn dễ dàng lập kế hoạch tài chính của mình. Bạn có thể sử dụng nó để tạo hóa đơn, quản lý chúng thông qua vòng đời của chúng (quy trình phê duyệt) và theo dõi chi phí và doanh số bán hàng khi đang di chuyển bằng thiết bị di động.
Công cụ quét hóa đơn cũng giúp ngăn ngừa sai sót kế toán bằng cách tự động tính thuế của từng hóa đơn để chúng được thu thập vào đúng thời điểm.
Các tổ chức quy mô vừa
Các tổ chức quy mô vừa thường là những tổ chức có số lượng lớn nhà cung cấp và khách hàng nhưng không quá nhiều nên họ cần phần mềm cấp doanh nghiệp. Các công ty này đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, đơn giản với đủ chức năng đáp ứng nhu cầu của họ.
Trong trường hợp này, phần mềm xử lý hóa đơn có thể đặc biệt hữu ích vì nó tương đối dễ thiết lập và tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, các quy trình lập hóa đơn phức tạp hơn có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng loại phần mềm này — tiết kiệm thời gian nhập thủ công hoặc lỗi nhập dữ liệu — đồng thời cung cấp cho bạn sự minh bạch đầy đủ về những gì đang xảy ra với hóa đơn của bạn tại bất kỳ thời điểm nào.
Tập đoàn lớn
Các tập đoàn lớn thường có một số lượng lớn hóa đơn để xử lý, cũng như nhiều nhân viên và nhà cung cấp để xuất hóa đơn. Họ cũng có nhiều khách hàng mà họ cần xuất hóa đơn thay cho những nhân viên và nhà cung cấp này.
Do đó, họ có thể có các quy trình kế toán phức tạp có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách sử dụng phần mềm quét hóa đơn.
Bạn muốn tự động hóa các công việc thủ công lặp đi lặp lại? Tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc đồng thời nâng cao hiệu quả!
Làm thế nào để chọn phần mềm quét hóa đơn tốt nhất?
Lập hóa đơn là một trong những yếu tố cần thiết để mỗi doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính. Các doanh nhân phải chọn nền tảng quét hóa đơn tốt nhất để giúp họ quản lý tất cả dữ liệu và tạo hóa đơn trông chuyên nghiệp.
Việc tìm kiếm nền tảng quét hóa đơn tốt nhất có thể là một thách thức vì có nhiều tùy chọn. Đưa ra quyết định sáng suốt và hoàn thành việc lập hóa đơn nhanh hơn bằng cách sử dụng các bước bên dưới.
Có được sự hiểu biết về các yêu cầu của công ty bạn
Biết nhu cầu kinh doanh của bạn là điều quan trọng nhất bạn có thể làm khi tìm kiếm phần mềm tự động hóa hóa đơn. Nó sẽ giúp xác định những tính năng và chức năng nào là quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và cung cấp thông tin chi tiết về những ứng dụng cụ thể nào có thể phù hợp nhất để đáp ứng những nhu cầu đó.
Ví dụ: nếu bạn có một cửa hàng bán lẻ truyền thống bán các sản phẩm cao cấp, thì một nền tảng trực tuyến có thể không phù hợp với bạn vì khách hàng sẽ gặp khó khăn khi truy cập nó trên điện thoại hoặc máy tính bảng của họ.
Thay vào đó, một giải pháp tốt sẽ là một ứng dụng máy tính để bàn truyền thống với khả năng báo cáo mạnh mẽ cho phép các nhà quản lý tại trụ sở tiếp tục theo dõi doanh số bán hàng theo vị trí để họ có thể lập kế hoạch lịch trình cho nhân viên.
Tìm ra những gì bạn cần từ tích hợp phần mềm của bạn
Trước khi bạn đưa ra quyết định của mình, phần mềm phải tích hợp với các hệ thống và quy trình hiện có của bạn. Bạn không muốn bị mắc kẹt với một hệ thống không phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Vì vậy, làm thế nào để bạn biết những yêu cầu tích hợp là quan trọng? Dưới đây là một số câu hỏi để hỏi:
- Các ứng dụng khác có cần tích hợp với công cụ quét hóa đơn không? Nếu vậy, nó yêu cầu loại tích hợp nào?
- Ứng dụng này có hoạt động trên nhiều nền tảng không? Nó sẽ chạy trên cả Mac và PC, hay chỉ một trong hai?
- Có điều gì khác, đặc biệt, bạn nên tìm kiếm khi chọn một hệ thống quét hóa đơn?
Hãy lưu ý đến ngân sách của bạn.
Xem xét chi phí của phần mềm, điều quan trọng là phải xem xét không chỉ phí hàng tháng mà còn cả các chi phí bổ sung. Một số nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử miễn phí hoặc phiên bản phần mềm miễn phí, có thể giúp bạn quyết định xem giải pháp có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không trước khi bạn cam kết với gói đăng ký trả phí. Các nhà cung cấp khác cung cấp chiết khấu hào phóng nếu bạn trả trước trong vài tháng cùng một lúc, vì vậy bạn sẽ phải trả tiền để nghiên cứu những loại giao dịch này và tìm ra những gì có sẵn.
Ngoài ra, đừng quên về chi phí đào tạo hoặc phí hỗ trợ. Nhiều giải pháp quét hóa đơn yêu cầu nhân viên phải được đào tạo bổ sung để sử dụng chúng một cách hiệu quả; một số cũng cung cấp trợ giúp trực tiếp có giới hạn hoặc hỗ trợ qua điện thoại với một khoản phụ phí — và một số thậm chí không bao gồm dịch vụ khách hàng! Nhà cung cấp phần mềm quét hóa đơn phải có thể giải thích chính xác chi phí của những dịch vụ này và những gì chúng đòi hỏi để không có bất kỳ sự ngạc nhiên nào khi đến thời điểm triển khai và sử dụng liên tục.
So sánh các tính năng của phần mềm quét hóa đơn
Khi bạn so sánh các gói quét hóa đơn, hãy nhớ tìm những thứ sau:
- Gói phải có tất cả các tính năng mà bạn cần. Nếu bạn muốn thêm sản phẩm hoặc dịch vụ mới vào doanh nghiệp của mình, phần mềm có cho phép chúng không?
- Nó có dễ sử dụng không? Điều này có ảnh hưởng đến việc nhân viên của bạn mất bao lâu để thiết lập hóa đơn mới không? Nó có tích hợp với các ứng dụng khác, chẳng hạn như hệ thống kế toán hoặc quản lý hàng tồn kho, nếu cần thiết không?
- Nó có đủ an toàn và khả năng mở rộng cho một công ty đang phát triển không? Hãy xem xét điều gì có thể xảy ra nếu một ngày bạn đột nhiên có 100 nhân viên thay vì 10. Bạn có muốn một hệ thống tạo hóa đơn xử lý tải mà không gặp sự cố hoặc làm chậm năng suất vì cơ sở dữ liệu của nó không được trang bị để tăng quy mô việc làm và số lượng giao dịch được xử lý mỗi tháng (hoặc tuần)?
Tìm hiểu những phương pháp mà các doanh nghiệp khác sử dụng.
Kiểm tra số lượng đánh giá mà một gói phần mềm có. Nếu có quá ít, không có nghĩa là sản phẩm xấu; nó chưa có mặt trên thị trường đủ lâu để có được xếp hạng tốt. Tuy nhiên, nếu bạn thấy nội dung nào đó có hơn 100 đánh giá và xếp hạng trung bình từ 4 sao trở lên, thì đó là một chỉ báo khá tốt cho thấy các doanh nghiệp khác đang sử dụng phần mềm hài lòng với nó.
Một cách khác để kiểm tra xem phần mềm quét hóa đơn có xứng đáng với thời gian của bạn hay không là xem xét cơ sở cài đặt của nó — số lần nó được người dùng tải xuống. Con số này càng cao thì phân khúc thị trường đó sẽ càng quan tâm đến doanh nghiệp của bạn (giả sử họ có nhu cầu tương tự). Nếu không có bất kỳ lượt cài đặt nào được liệt kê cho bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ cụ thể nào. Tuy nhiên, họ tuyên bố là nổi tiếng trong khu vực của họ, hãy xem phản hồi của khách hàng khác và đánh giá trực tuyến trước khi đăng ký bất kỳ thứ gì quá đắt hoặc phức tạp so với những gì bạn cần.
Cuối cùng, hãy kiểm tra xem mỗi người nhận được bao nhiêu xếp hạng! Điều này có thể cung cấp thông tin chi tiết về mức độ hài lòng của những người sử dụng các sản phẩm tương tự trong suốt ngày làm việc của họ trước khi đưa ra quyết định đầu tư chỉ dựa trên thông tin hạn chế.
Kết luận
Tóm lại, phần mềm quét hóa đơn là một công cụ cho phép bạn quét hóa đơn của mình và gửi chúng dưới dạng tệp PDF. Chúng được thiết kế để giúp các doanh nghiệp dễ dàng xử lý các khoản phải trả của họ, cung cấp một cách đơn giản để tải lên tài liệu và theo dõi những gì đã được thanh toán cho đến nay. Một số phần mềm lập hóa đơn hàng đầu được đề cập trong blog này để giúp bạn chọn phần mềm tốt nhất hiện có.
Ống nano API OCR & OCR trực tuyến có nhiều điều thú vị trường hợp sử dụng that có thể tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh của bạn, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng. Tìm ra cách các trường hợp sử dụng của Nanonets có thể áp dụng cho sản phẩm của bạn.
Tìm hiểu thêm:
Cách sử dụng Google Drive OCR?
Phần mềm tự động hóa tài chính
Phần mềm tự động hóa chăm sóc sức khỏe
Nền tảng tự động hóa ngân hàng
- AI
- AI & Máy học
- nghệ thuật ai
- máy phát điện nghệ thuật ai
- ai rô bốt
- trí tuệ nhân tạo
- chứng nhận trí tuệ nhân tạo
- trí tuệ nhân tạo trong ngân hàng
- robot trí tuệ nhân tạo
- robot trí tuệ nhân tạo
- phần mềm trí tuệ nhân tạo
- trình đọc hóa đơn tự động
- blockchain
- hội nghị blockchain ai
- thiên tài
- trí tuệ nhân tạo đàm thoại
- hội nghị tiền điện tử ai
- dall's
- học kĩ càng
- google ai
- Quản lý hóa đơn
- học máy
- plato
- Plato ai
- Thông tin dữ liệu Plato
- Trò chơi Plato
- PlatoDữ liệu
- Platogaming
- quy mô ai
- cú pháp
- zephyrnet
