Khai phá sức mạnh của các giải pháp VDR để cộng tác và quản lý dữ liệu an toàn

Được xuất bản lại bởi Plato

Người theo dõi: 0

Không ai ngạc nhiên trước tiến bộ công nghệ ngày nay. Những cách xử lý tài liệu cũ đã trở nên yếu kém. Thông thường, cách này chỉ được sử dụng cho điểm cuối cùng trong một vụ việc. Mọi thứ khác được thực hiện bằng điện tử. Một số công ty sử dụng nhiều nguồn lực và phương pháp khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Các công ty hàng đầu muốn giải quyết vấn đề một cách tổng thể và do đó sử dụng VDR. Phòng dữ liệu điện tử cung cấp cho bạn tất cả các công cụ bạn cần và hơn thế nữa. Đàm phán đối tác, hợp tác, các ngành nghề kinh doanh khác nhau, v.v. đều được đưa vào đây. Nhưng làm thế nào để bạn điều hướng sự đa dạng lớn này? Có phải tất cả các nhà cung cấp phòng dữ liệu đều có thể cung cấp bộ công cụ cần thiết không? Việc tìm kiếm câu trả lời sẽ mất vài phút. Với mục đích này, người dùng cần làm quen với thông tin. Một nguồn như vậy là vdrsolutions.org.

Ai sẽ được hưởng lợi từ phòng dữ liệu điện tử?

Mỗi VRD có một hướng đi và giá trị chung. Cơ sở được thiết kế để xây dựng một cơ cấu rõ ràng của các công ty và phân bổ các cá nhân cụ thể cho các lĩnh vực. Những hoạt động này có thể mang tính thương mại hoặc phi thương mại. Rõ ràng là tất cả chúng đều khác nhau. Các phòng đều có những đặc điểm chung và mỗi phòng đều có những đặc điểm nhất định.

Việc so sánh các phòng dữ liệu ảo sẽ cho thấy những điểm hội tụ và khác biệt của các nhà cung cấp dịch vụ. Các thông số này có thể là:

Hệ thống bảo vệ và số lượng rào cản
Tổ chức không gian làm việc thuận tiện
Mức độ tương tác với tài liệu
Khả năng kiểm soát môi trường
Số lượng người dùng thường xuyên và khách truy cập
Lượng thông tin được lưu trữ
Chi phí dịch vụ được cung cấp

Như bạn có thể thấy, danh sách này bao gồm Những yêu cầu cơ bản mà bạn cần tập trung vào. Như đã nói, “Room sẽ giúp ích cho bạn trong công việc kinh doanh, không quan trọng bạn là người mới hay người chơi lớn”. Danh sách này có thể rộng rãi hơn hoặc ít hơn; nó phụ thuộc vào yêu cầu và mong đợi của công ty.

Tất cả các phòng đều giống nhau, nhưng tất cả các phòng đều khác nhau

Không khó để nhận thấy rằng tất cả các nhà cung cấp đều cung cấp các dịch vụ phòng dữ liệu khác nhau. Vì vậy, ai muốn có được căn phòng ưng ý cần phải xem xét từng món đồ.

Phòng thủ

Bảo vệ thì không cần phải nói nhiều. Các phòng dữ liệu tốt nhất sử dụng nhiều rào cản phòng thủ. Luôn có sự xác minh và ủy quyền của người dùng; nhà cung cấp dịch vụ sử dụng mã hóa dữ liệu; và có thể quét virus các tập tin.

Các chức năng có sẵn

Một công ty có thể đang kinh doanh, thực hiện công việc pháp lý hoặc kế toán hoặc chỉ sử dụng phòng ảo cho nhu cầu nội bộ. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải chú ý đến các công cụ có sẵn.

Môi trường thoải mái

Điều này có thể được thực hiện thông qua phần mềm phòng dữ liệu, phiên bản web hoặc cả hai phương pháp. Nó cũng có thể được truy cập thông qua điện thoại thông minh.

Yêu cầu cụ thể

Đối với một số công ty, việc chia sẻ thông tin với người ngoài là cần thiết. Đảm bảo rằng phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến có tiện ích đóng dấu mờ và nó hoạt động.

Giám sát và phân tích

Đối với nhà tiếp thị, đó là nguồn thông tin hữu ích về khách hàng tiềm năng, ngay cả khi không cần phân tích. Đối với sếp, việc biết nhân viên làm việc chăm chỉ như thế nào là rất hữu ích. Một số phòng tự tạo ra nó; những người khác mong đợi một yêu cầu trực tiếp từ người dùng.

Số lượng người tham gia

Mỗi phòng dữ liệu ảo cung cấp số lượng chỗ ngồi khác nhau và số lượng dự án khác nhau cho một công ty.

Giá dịch vụ

Sẽ rất hữu ích khi so sánh các phòng dữ liệu ảo để thấy rằng giá có thể được hình thành theo gói chung hoặc riêng lẻ. Mọi chi tiết, con người hoặc dịch vụ đều có thể tăng giá.

Phòng đa năng hoặc lựa chọn hạn chế

Như so sánh phòng dữ liệu cho thấy, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ nào để hợp tác là tùy thuộc vào mỗi công ty. Phòng có thể có một hướng chung hoặc cụ thể. Tất cả các phòng ảo có thể được chia thành nhiều loại:

Đa năng cung cấp một bộ công cụ chung đủ cho một số hoạt động trong không gian ảo. Điều này có thể nhiều hơn mức cần thiết hoặc không đủ.
Về tài chính, những phòng như vậy phù hợp với ngành ngân hàng, tài chính, kế toán và một số ngành thương mại.
Đối với các giao dịch, trong bộ phòng như vậy có hầu hết các công cụ để chuẩn bị và tiến hành giao dịch. Ở đây, cả hai bên đều có thể thấy được cung và cầu.
Tất cả công nhân sẽ ở trong cùng một chuỗi mệnh lệnh và luôn nằm trong tầm kiểm soát. Các ông chủ có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động của công nhân.
Đối với việc mua bán và sáp nhập, đây nổi bật là một lĩnh vực đặc biệt vì nó sử dụng rất nhiều thông tin và công cụ để kiểm tra chi tiết tất cả các giấy tờ điện tử.
Để biết thông tin, một số phòng thoải mái hơn khi làm việc với các tập tin và tài liệu. Họ có những công cụ bổ sung đơn giản nhất. Nhưng họ thậm chí có thể thu hồi một tài liệu từ một thiết bị khác để tiêu hủy nó.

Sự phân loại này không vạch ra ranh giới rõ ràng giữa việc sắp xếp theo mục đích. Ngoài ra, một số yếu tố có khả năng thích ứng. Nếu một số chức năng không phải là vai trò chính của công cụ, nó có thể trở thành một chức năng.

Vòng tròn càng chặt chẽ hơn khi có nhu cầu

Nhiều phòng dữ liệu cung cấp nhiều lựa chọn công cụ tốt, nhưng chúng thường thiên về một hướng và có điểm yếu ở một nửa các công cụ khác. Vì vậy, mỗi người dùng nên ưu tiên cho bản thân việc loại bỏ những thứ thừa thãi và chỉ chọn những thứ cần thiết. Lời cuối cùng luôn thuộc về khách hàng.