Gia công phần mềm Khoản phải trả là gì?

Các doanh nghiệp đang phát triển phải duy trì mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp. Các nhà cung cấp với các tiêu chuẩn/thủ tục lập hóa đơn khác nhau có xu hướng thực hiện các quy trình phải trả tài khoản khá cồng kềnh. Gia công các khoản phải trả có thể giúp làm trơn tru quy trình AP đồng thời đảm bảo rằng các khoản thanh toán cho nhà cung cấp được xóa một cách hiệu quả.

Về các khoản phải trả

Các khoản phải trả đề cập đến ngắn hạn nợ phải trả phát sinh bởi một công ty thông qua việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp/nhà cung cấp bằng tín dụng. Các quy trình tài khoản phải trả là rất quan trọng đối với một công ty vì nó theo dõi các hóa đơn đến hoặc hóa đơn phải được xóa thường xuyên.

Các tổ chức đang tìm cách giảm bớt gánh nặng cho các quy trình AP của họ và duy trì hoạt động kinh doanh trôi chảy có thể sử dụng các dịch vụ của một Các khoản phải trả công ty thuê ngoài.

Gia công các khoản phải trả là gì

Gia công các khoản phải trả bên ngoài là quá trình thuê một nhà cung cấp dịch vụ chuyên biệt có thể đảm nhận nhiều chức năng AP mà các doanh nghiệp khó xử lý nội bộ.

Các công ty thuê ngoài có trách nhiệm phải trả được trang bị các kỹ năng, công cụ và công nghệ cần thiết để tích hợp với các quy trình AP hiện có của tổ chức.

Các tổ chức xử lý dữ liệu tài chính nhạy cảm có thể ngần ngại khi sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba cho quy trình AP của họ. Do đó, họ có thể muốn xem xét Tự động hóa AP.

---

Muốn xây dựng tùy chỉnh của bạn Quy trình xử lý hóa đơn tự động? Đi qua Ống nano và bắt đầu miễn phí! Tự động hóa thanh toán hóa đơn với AI.

---

Gia công AP và Tự động hóa AP

Gia công phần mềm AP liên quan đến việc bàn giao các quy trình phải trả tài khoản cho nhà cung cấp dịch vụ kinh doanh bên thứ ba. Điều này có nghĩa là bạn sử dụng các dịch vụ tài khoản phải trả của một thực thể bên ngoài để thực hiện các giao dịch kinh doanh của mình. Tự động hóa AP, trong khi đó, là việc áp dụng/tích hợp một Phần mềm AP để trích xuất, xác nhận và phê duyệt các quy trình tài khoản phải trả.

Gia công các quy trình tài khoản phải trả của bạn có thể giúp hợp lý hóa các khoản thanh toán và tiết kiệm nhân công, thời gian và sai sót. Việc sử dụng phần mềm tự động hóa AP có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn thu thập dữ liệu hóa đơn, bảo mật và giúp phân tích dữ liệu tốt hơn để tăng hiệu quả kinh doanh. Nhưng nó liên quan đến việc phát sinh các chi phí khác như đầu tư vào phần mềm và phân bổ thời gian để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.

Việc lựa chọn giữa các khoản phải trả thuê ngoài hoặc tự động hóa phụ thuộc hoàn toàn vào quy mô và bản chất của một doanh nghiệp. Mặc dù tự động hóa AP sẽ làm cho các quy trình AP nội bộ trở nên dễ dàng hơn, nhưng việc thuê ngoài sẽ là lý tưởng cho một doanh nghiệp đang tìm cách giảm khối lượng công việc AP của mình.

Hiện tại, hãy tập trung vào những lợi ích và hạn chế của việc thuê ngoài các khoản phải trả.

Lợi ích của việc thuê ngoài tài khoản phải trả

Gia công các khoản phải trả có thể rất thuận lợi cho một doanh nghiệp. Các nhà cung cấp gia công phần mềm lành nghề có thể làm cho các quy trình AP của công ty hiệu quả hơn; do đó cải thiện dòng tiền. Do đó, các nhà cung cấp và nhà cung cấp có thể hưởng lợi từ việc thanh toán kịp thời.

Dưới đây là một số cách mà các công ty có thể hưởng lợi từ việc thuê ngoài các quy trình AP của họ:

1. Giảm chi phí

Gia công các quy trình tài khoản phải trả của bạn có thể mang lại hiệu quả về chi phí cho doanh nghiệp. Các quy trình AP nội bộ yêu cầu thuê người, đầu tư vào tài liệu đào tạo và thiết bị/phần mềm có thể khá tốn kém đối với một doanh nghiệp. Gia công phần mềm có thể giúp tránh những chi phí chung này và vẫn thân thiện với ngân sách khi bạn thanh toán cho nhà cung cấp trên cơ sở hóa đơn.

2. Chiết khấu thanh toán sớm

Gia công các khoản phải trả có thể tăng hiệu quả của quy trình AP của bạn bằng cách hợp lý hóa hóa đơn và thanh toán của nhà cung cấp. Điều này có thể giúp tránh tình trạng thanh toán hai lần hoặc thiếu hóa đơn. Vì mọi thứ đều được sắp xếp hợp lý nên bạn cũng có thể thanh toán sớm hóa đơn của nhà cung cấp để được giảm giá tốt hơn.

3. Nâng cao hiệu quả và năng suất

Thuê ngoài các quy trình AP của bạn có thể giúp xử lý hóa đơn nhanh hơn. Các công ty cung cấp dịch vụ tài khoản phải trả chỉ tập trung vào các quy trình AP của bạn; hoàn thành công việc nhanh hơn, chính xác hơn. Ngoài ra, với các quy trình AP được quan tâm, nhân viên của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn với hiệu quả tăng lên dẫn đến năng suất tổng thể tốt hơn.

4. Giảm sai sót và giảm thiểu gian lận tốt hơn

Ngoài việc hợp lý hóa hóa đơn, các công ty gia công tài khoản phải trả cũng giảm tỷ lệ sai sót trong hóa đơn. Bằng cách chạy kiểm tra và xác thực thích hợp, họ có thể xác định lỗi trong hóa đơn và ngăn chặn các khoản thanh toán sai. Việc sử dụng các chuyên gia AP và công nghệ tinh vi giúp họ xác định rủi ro và giảm tỷ lệ gian lận.

5. Nguồn lực có tay nghề & Công nghệ mới nhất

Các công ty gia công phần mềm phải trả tài khoản sử dụng các chuyên gia quen thuộc với các công cụ hoặc phần mềm mới nhất để tối ưu hóa các quy trình AP. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn được hỗ trợ bởi công nghệ mới nhất và các công cụ có độ chính xác cao mà bạn không cần phải đầu tư vào chúng.

6. Theo dõi liên tục

Nhiều công ty gia công các khoản phải trả làm việc bên ngoài nhưng sử dụng công nghệ hiện đại hóa có thể được theo dõi ở mọi bước. Với tính năng theo dõi tự động tại chỗ, doanh nghiệp có thể truy cập theo thời gian thực và thông tin về quy trình tài khoản phải trả của họ.

7. Không thiếu nhân lực

Các quy trình AP, nếu bị gián đoạn do nhân viên vắng mặt, có thể nhân lên và tạo gánh nặng cho doanh nghiệp. Các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có đủ lực lượng lao động (và các nhóm dự phòng) để tham gia và quản lý các quy trình AP của bạn.

Hạn chế của việc thuê ngoài tài khoản phải trả

Mặc dù thuê ngoài các khoản phải trả của bạn có vẻ không có vấn đề gì, nhưng vẫn có một số vấn đề mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi thuê ngoài. Dưới đây là một số nhược điểm có thể phát sinh khi gia công phần mềm AP.

1. Xác thực lỗi

Các công ty gia công phần mềm có thể không phải lúc nào cũng minh bạch về cách họ giải quyết các quy trình AP của bạn. Dù sử dụng công nghệ hiện đại nhưng sai sót vẫn có thể xảy ra. Những lỗi này thường có thể không được chú ý. Ngoài ra, những thay đổi trong quy trình của bạn có thể không được thực hiện đầy đủ bởi các công ty thuê ngoài xử lý các quy trình AP của bạn, dẫn đến nhiều lỗi hơn hoặc phải làm lại.

2. Kiểm soát quy trình ít hơn

Bất kỳ công ty nào đối phó với tài khoản phải trả thực tiễn tốt nhất nội bộ chắc chắn sẽ có quyền kiểm soát tốt hơn đối với các quy trình của mình. Các trường hợp khẩn cấp có thể được ưu tiên và xử lý ngay lập tức với sự chấp thuận trực tiếp. Với nhà cung cấp bên thứ ba, bạn sẽ phải chơi theo các điều khoản và thời gian của họ. Chúng có thể nằm ở xa và sự thiếu minh bạch trong các quy trình có thể trở thành một vấn đề nghiêm trọng.

3. Vấn đề trùng lặp

Nhiều công ty gia công phần mềm phải trả tài khoản tính phí trên cơ sở mỗi hóa đơn. Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn chia sẻ hóa đơn trùng lặp, bạn cũng sẽ phải trả tiền cho việc đó. Nếu các nhà cung cấp gia công phần mềm không có cơ sở để phát hiện các hóa đơn trùng lặp, thì doanh nghiệp sẽ phải chịu nhiều chi phí hơn mức cần thiết.

4. Ít linh hoạt hơn

Một công ty thuê ngoài các khoản phải trả có thể có các điều khoản và điều kiện nhất định có thể không làm cho công việc trở nên linh hoạt đối với doanh nghiệp của bạn. Nếu hợp đồng với nhà cung cấp không bao gồm các trường hợp ngoại lệ trong quá trình xử lý, thì doanh nghiệp của bạn phải giải quyết vấn đề đó một cách riêng biệt. Điều này có thể dẫn đến phức tạp hơn, làm lại và bất tiện.

5. Quá phụ thuộc

Có thể giao các trách nhiệm quan trọng của AP có thể tốt nhưng nó phải trả giá. Thực tế là bạn trở nên phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp gia công phần mềm đối với các dịch vụ tài khoản phải trả liên quan đến các giao dịch quan trọng. Vì vậy, nếu nhà cung cấp phải đối mặt với những thách thức như vi phạm an ninh hoặc thậm chí phá sản, thì các quy trình của công ty bạn có thể bị đình trệ đột ngột.

6. Các vấn đề về quyền riêng tư và bảo mật

Các doanh nghiệp nên nhớ rằng họ sẽ mất quyền riêng tư khi tiết lộ thông tin tài chính và cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu nhạy cảm trong khi chọn thuê ngoài các quy trình AP.

Thông thường, các bên thứ ba như vậy sử dụng máy chủ nội bộ và bộ nhớ đám mây để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm. Mặc dù nó đóng vai trò là quyền truy cập tập trung cho cả hai bên liên quan, nhưng dữ liệu cũng dễ bị tấn công và vi phạm bảo mật tiềm ẩn.

Đánh giá các tài khoản phải trả Nhà cung cấp dịch vụ gia công bên ngoài

Làm thế nào bạn có thể chọn đúng loại dịch vụ gia công các khoản phải trả để gặt hái những lợi ích cần thiết? Dưới đây là một số nguyên tắc bạn có thể làm theo để chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài phải trả theo tài khoản:

• Nghiên cứu công ty gia công phần mềm AP: Bạn nên nghiên cứu một công ty gia công phần mềm AP trước khi hợp tác với họ. Thông tin qua lời chứng thực, đánh giá của người dùng hoặc phản hồi có thể làm nổi bật lịch sử hoạt động của nhà cung cấp. Xem xét các dự án trước đây có thể cung cấp thông tin chi tiết về cách họ xử lý khách hàng, quy trình của họ, v.v.
• Thảo luận nội bộ: Một cuộc thảo luận nội bộ với ban quản lý & nhân viên, trước khi bàn giao các quy trình AP cho nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm, có thể giúp hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đáp ứng và những thách thức có thể phát sinh. Hiệu quả tăng lên và lỗi giảm đi khi công ty, nhà cung cấp của nó và nhà cung cấp dịch vụ gia công phần mềm đều ở trên cùng một trang.
• Kiểm tra các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư: Các công ty gia công phần mềm AP thậm chí có thể được đặt tại một quốc gia khác. Trước khi để các công ty gia công tiếp quản các quy trình AP của bạn, hãy kiểm tra các biện pháp bảo mật của họ và cách họ duy trì quyền riêng tư đối với dữ liệu tài chính của bạn. Điều này có thể giúp đánh giá rủi ro liên quan và các biện pháp an toàn tại chỗ để ngăn chặn vi phạm an ninh.

Dịch vụ gia công các khoản phải trả

Gia công các khoản phải trả đã trở thành một phương thức kinh doanh phổ biến đối với nhiều công ty thiếu khả năng và phương tiện để xử lý các quy trình AP đang phát triển của họ. Nhiều công ty gia công phần mềm xa và rộng có sẵn để cung cấp vô số dịch vụ.

Các quy trình AP phổ biến nhất được thuê ngoài là đơn đặt hàng or khớp hóa đơn (0r Kết hợp 3 cách), tự động hóa hóa đơn, giải quyết chênh lệch và quản trị AP. Một doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài những gì họ muốn tùy thuộc vào mức độ công việc và ngân sách liên quan.

Kết luận

Gia công các khoản phải trả là một giải pháp hữu ích cho các công ty để làm cho quy trình AP của họ hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp dựa vào các công ty gia công AP để thiết kế lại và hợp lý hóa các quy trình AP của họ bất chấp những trục trặc nhẹ trong quá trình thực hiện. Thuê, tự động hóa hoặc thuê ngoài là những lựa chọn mà doanh nghiệp có thể thực hiện tùy thuộc vào phương tiện, thời gian và khả năng của mình để đảm bảo quy trình AP mượt mà hơn và hiệu quả kinh doanh tốt hơn.