Tài khoản phải trả là gì?

Các khoản phải trả là một thuật ngữ kế toán đề cập đến khoản tiền mà một công ty nợ một nhà cung cấp hoặc một nhà cung cấp - vì đã tận dụng được các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.

Khi một công ty mua sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp/nhà cung cấp với thỏa thuận thanh toán sau, số tiền này được gọi là tài khoản phải trả – cho đến khi thanh toán được thực hiện.  Nó là một hình thức tín dụng được cung cấp bởi nhà cung cấp/nhà cung cấp.

Tài khoản phải trả được ghi lại khi hóa đơn được phê duyệt để thanh toán. Nó được ghi trong Sổ cái chung (hoặc sổ cái phụ AP) dưới dạng khoản thanh toán hoặc nợ phải trả chưa thanh toán cho đến khi số tiền đó được thanh toán. Các khoản phải trả có thể là Các khoản phải trả thương mại (mua hàng hóa vật chất được ghi trong Hàng tồn kho) hoặc Các khoản phải trả chi phí (mua hàng hóa và dịch vụ được lập hóa đơn, ví dụ: quảng cáo, giải trí, du lịch, đồ dùng văn phòng và tiện ích).

---

Tự động hóa việc thu thập dữ liệu, xây dựng Luồng công việc và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Không cần mã. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ. Tự động hóa thanh toán hóa đơn với AI.

Lên lịch bản trình diễn

---

Mục lục

---

Bạn đang tìm cách tự động hóa quy trình đối sánh 3 chiều thủ công của mình? Đặt bản demo trực tiếp kéo dài 30 phút để xem Nanonets có thể giúp nhóm của bạn triển khai từ đầu đến cuối như thế nào Tự động hóa AP.

Lên lịch bản trình diễn

---

Ví dụ về tài khoản phải trả

Tiệm bánh ABC đặt hàng 50 lbs đường từ nhà bán lẻ bán buôn, XYZ Traders với tỷ giá 50 xu / pound. XYZ Traders cung cấp thời hạn tín dụng là 30 ngày sau khi giao hàng cho tiệm bánh, trong đó ABC sẽ thanh toán hóa đơn 25 đô la. Cho đến khi tiệm bánh thanh toán cho các thương nhân XYZ, số tiền $ 25 sẽ được gọi là khoản phải trả cho tài khoản và được hiển thị như là trách nhiệm pháp lý đối với các chủ nợ trong bảng cân đối kế toán của tiệm bánh.

25 đô la được ghi nhận như một tài sản trong bảng cân đối của các nhà giao dịch XYZ cho đến khi nhận được khoản thanh toán.

Các khoản phải trả bao gồm, ngoài tiền mua hàng hóa, các khoản sau:

• Giao thông vận tải
• Điện / Năng lượng / Nhiên liệu
• Cho thuê
• Cấp phép
• Dịch vụ (Lắp ráp / Hợp đồng phụ)

---

Thiết lập quy trình làm việc AP không cần chạm và hợp lý hóa quy trình Tài khoản phải trả trong vài giây. Đặt bản demo trực tiếp 30 phút ngay bây giờ.

Lên lịch bản trình diễn

---

Tầm quan trọng của tài khoản phải trả

AP quan trọng vì những lý do sau:

Nó đảm bảo thanh toán các hóa đơn đúng hạn, do đó cải thiện xếp hạng tín dụng của công ty và mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp.

• Thanh toán hóa đơn kịp thời đảm bảo dòng cung cấp và dịch vụ không bị gián đoạn, dẫn đến hoạt động kinh doanh được thông suốt.
• Thanh toán đúng hạn tránh các khoản thanh toán quá hạn, tiền phạt và các khoản phí trả chậm khác.
• AP có tổ chức cho phép theo dõi có hệ thống các hóa đơn và thanh toán.
• AP giảm bớt dòng tiền bằng cách chỉ thanh toán khi đến hạn và sử dụng các phương tiện tín dụng do nhà cung cấp cung cấp.
• AP Stringent tránh gian lận nhà cung cấp và trộm cắp.

AP không phải là không có nhược điểm. Nó thường được coi là gánh nặng tài chính đối với các nhà cung cấp, những người phải chờ thanh toán sau khi giao sản phẩm và dịch vụ. Về phía công ty, bảng cân đối kế toán với các khoản phải trả kéo dài cho thấy tình trạng tiền mặt bấp bênh. Những hạn chế này có thể được khắc phục thông qua đạo đức, pháp lý và logic. Quy trình AP.

Các thành phần của quy trình Tài khoản Phải trả

Tài khoản phải trả là một quy trình gồm nhiều bước và bao gồm một số bước thiết yếu:

• AP bắt đầu bằng quyết định của công ty về việc mua sắm hàng hóa / dịch vụ trên hệ thống tín dụng.
• Lựa chọn nhà cung cấp cung cấp các tiện ích tín dụng.
• So sánh các chính sách tín dụng của nhà cung cấp về số ngày tín dụng được phép, phí chậm thanh toán, chiết khấu tiền mặt khi thanh toán trước hạn ... và lựa chọn nhà cung cấp với các điều khoản phù hợp nhất với công ty.
• Tiếp theo quá trình hoàn lại - yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, biên lai – của doanh nghiệp.
• Hạch toán các hóa đơn / hóa đơn trên sổ sách như Tài khoản Phải trả khi nhận hàng.
• Việc ghi sổ kế toán giúp thực hiện các cuộc kiểm toán nội bộ và bên ngoài trong công ty và phân tích các mô hình chi tiêu, do đó giúp lập kế hoạch tài chính và đáp ứng các tiêu chuẩn và quy định.
• Theo dõi ngày tháng trên hóa đơn để đảm bảo thanh toán trước hạn.
• Thanh toán trước hạn
• Liên lạc với nhà cung cấp rằng khoản thanh toán đã được thực hiện.

Tận dụng tối đa thời hạn tín dụng sẽ giúp quản lý dòng tiền hiệu quả. Tuy nhiên, cần phải nhớ rằng việc sử dụng các điều khoản tín dụng hiệu quả nhất là biết khi nào nên sử dụng các hóa đơn.

Bộ phận tài khoản phải trả thông thường

Một nhóm chịu trách nhiệm về các quy trình Tài khoản phải trả thủ công chịu trách nhiệm ghi lại và xử lý các giao dịch tài chính liên quan đến mua sắm và nhà cung cấp.

Một loạt các chuyên gia được tuyển dụng cho mục đích này:

• Người phân tích nhập dữ liệu nhập các hóa đơn vào hệ thống kỹ thuật số khi chúng được nhận.
• Nhà phân tích xử lý thanh toán chịu trách nhiệm thanh toán các hóa đơn vào ngày chúng đến hạn thanh toán
• Nhà phân tích ngoại lệ giải quyết sự khác biệt trong hóa đơn và xử lý các vấn đề thanh toán không thành công.
• Sản phẩm quản lý nhà cung cấp nhân sự tạo và quản lý cơ sở dữ liệu nhà cung cấp và tương quan nó với các hoạt động mua sắm khác nhau.
• Người quản lý Tài khoản phải trả phối hợp với nhóm để quản lý hóa đơn không có lỗi và liền mạch.

Tất cả các thành viên trong nhóm đều nỗ lực tạo dựng và duy trì mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp. Nhóm cũng phải theo dõi chặt chẽ các khoản chi tiêu của AP và duy trì kiểm soát nội bộ để bảo vệ dòng tiền ra.  

Một hiệu quả và được quản lý tốt quy trình công việc phải trả tài khoản có thể giúp các công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc liên quan đến quy trình AP. Các tổ chức, trong những trường hợp hiếm hoi, cũng có thể thuê ngoài AP chức năng đối với các cơ quan bên ngoài.

Những thách thức đối với quy trình Tài khoản phải trả thủ công

Quy trình thanh toán tài khoản thủ công có các vấn đề sau:

• Các vấn đề liên quan đến việc nhập dữ liệu thủ công: Việc nhập hóa đơn thủ công vào hệ thống có thể tốn thời gian, không hiệu quả và dễ xảy ra lỗi. Tất cả những điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động và lợi nhuận của công ty.
• Trì hoãn thanh toán: Việc giám sát thủ công và sai sót có thể dẫn đến thanh toán chậm và nhà cung cấp không hài lòng. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng và độ tin cậy của công ty với tư cách là khách hàng đối với nhà cung cấp.
• Nhân viên không hài lòng: Bản chất thường xuyên, lặp đi lặp lại của nhiều nhiệm vụ liên quan đến quy trình AP có thể dẫn đến sự không hài lòng trong công việc và các vấn đề liên quan bao gồm cả việc luân chuyển nhân viên.
• Thông tin khó sử dụng: Khi công ty phát triển về quy mô và có nhiều hóa đơn cần xử lý hơn, lượng thông tin liên quan đến nhà cung cấp, sản phẩm, dịch vụ, chi phí, giao hàng và ngày đến hạn có thể trở nên quá tải. Việc tìm kiếm tài liệu cũng trở nên khó khăn và việc ghi sổ kế toán có thể trở thành cơn ác mộng.
• Độ mờ của dữ liệu: Việc theo dõi hóa đơn giấy và tài liệu AP vật lý có thể trở nên khó khăn nếu không muốn nói là không thể khi bộ phận AP tăng quy mô để giải quyết nhiều quy trình mua sắm.
• Khả năng gian lận: Việc thiếu khả năng hiển thị trong các hệ thống thanh toán tài khoản thủ công có thể khiến công ty của bạn gặp phải các lỗ hổng bảo mật và gian lận.

Lợi ích của việc tự động hóa Quy trình thanh toán tài khoản

Tự động hóa Quy trình phải trả tài khoản dẫn đến những lợi ích sau:

• Tiết kiệm thời gian: Người ta nói rằng 25% của một tuần làm việc được dành cho các nhiệm vụ quản lý hóa đơn thủ công thông thường, thời gian có thể được dành tốt hơn cho các hoạt động hiệu quả hơn.
• Tiết kiệm chi phí: Việc xử lý thủ công một hóa đơn có chi phí từ 12-15 USD. Tự động hóa có thể loại bỏ phần lớn chi phí này. Ngoài ra, giải pháp tự động theo dõi ngày đến hạn của hóa đơn và giúp thanh toán hóa đơn vào thời điểm tối ưu, từ đó cải thiện dòng tiền, tránh phí thanh toán chậm và duy trì mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp.
• Tạo doanh thu: Các khoản thanh toán kịp thời được kích hoạt bằng tự động hóa không chỉ có thể tránh được phí thanh toán trễ mà còn cải thiện xếp hạng tín dụng của công ty và giúp công ty có thể nhận được chiết khấu và giảm giá từ các nhà cung cấp.
• Giảm sai sót: Quản lý hóa đơn thủ công có liên quan đến sai sót do sự giám sát của con người. Tự động hóa có thể loại bỏ nhiều lỗi liên quan đến quy trình thanh toán tài khoản thủ công.
• Tính linh hoạt của thanh toán: Tự động hóa có thể cho phép đưa ra quyết định về thời điểm và cách thức thanh toán hóa đơn (ví dụ: séc giấy, ACH hoặc thông qua thẻ ảo nơi bạn kiếm được các khoản chiết khấu hoàn tiền).
• Bảo trì dữ liệu tốt hơn: Việc sàng lọc thủ công các thủ tục giấy tờ có thể phức tạp và dễ xảy ra lỗi. Việc duy trì cơ sở dữ liệu kỹ thuật số cho phép truy cập và truy xuất dữ liệu tốt hơn, từ đó hợp lý hóa chu trình mua sắm và thanh toán. Việc quản lý như vậy cũng cho phép phân tích để báo cáo và theo dõi hoạt động mua hàng cũng như dòng tiền của công ty.
• Bảo mật: Giải pháp tự động hóa tài khoản phải trả có thể lưu trữ dữ liệu trong máy chủ tập trung hoặc đám mây nhằm đảm bảo bảo mật

Tìm kiếm gì trong phần mềm Tài khoản Phải trả

Điều quan trọng là chọn một Phần mềm tự động hóa AP mang lại lợi tức đầu tư tối đa. Phần mềm tự động hóa khoản phải trả phải bao gồm thu thập dữ liệu, xử lý hóa đơn, phê duyệt tự động và thanh toán. Các tính năng cơ bản phải được tìm kiếm khi tìm kiếm một phần mềm tự động hóa AP bao gồm:

• Thu thập dữ liệu hóa đơn chính xác: Việc chuyển đổi dữ liệu hóa đơn sang định dạng kỹ thuật số phổ biến là khía cạnh quan trọng nhất của việc tạo ra hiệu quả trong tự động hóa AP. Nhập dữ liệu thủ công tốn kém, dễ xảy ra sai sót và mất thời gian. Một công cụ OCR tốt cho phép thu thập dữ liệu có liên quan một cách thông minh mà không cần sự can thiệp của con người, do đó tiết kiệm thời gian, tiền bạc và lỗi của con người.

• Phê duyệt hóa đơn dễ dàng: Người phê duyệt hóa đơn thường là những người quản lý và điều hành bận rộn và việc phê duyệt hóa đơn tự động phải dễ dàng, trực quan và thuận tiện cho những người đó. Người phê duyệt phải có khả năng xem và phê duyệt hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột bất kể họ truy cập hóa đơn từ thiết bị nào.
• Khả năng theo dõi hóa đơn AP trong thời gian thực: Các công cụ quy trình làm việc cũng phải cho phép bất kỳ bên liên quan nào dễ dàng theo dõi hóa đơn. Điều này sẽ tránh sự chậm trễ, thông tin sai lệch và quản lý kém trong quá trình xử lý tài khoản.
• Tích hợp với hệ thống kế toán hiện có: Công ty có thể sử dụng các nền tảng và phần mềm kỹ thuật số khác và công cụ AP phải có khả năng tích hợp với chúng để ngăn chặn sự không khớp trong dữ liệu và hoạt động.
• Tự động hóa thanh toán: Bước cuối cùng trong quy trình AP là thanh toán. Sau khi tất cả các phê duyệt đã được ghi lại, phần mềm phải có khả năng bắt đầu và xử lý khoản thanh toán cho nhà cung cấp để hoàn thành và đóng quy trình Tài khoản phải trả cho việc mua sắm cụ thể đó.
• Lưu trữ dữ liệu: Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty, tất cả dữ liệu AP có thể được lưu trữ trên máy chủ tập trung hoặc đám mây. Loại lưu trữ sẽ phải được công ty quyết định trước khi triển khai tự động hóa AP.

Kết luận

Tự động hóa các hoạt động xử lý tài khoản có thể loại bỏ các vấn đề liên quan đến quy trình thủ công, chẳng hạn như sự chậm trễ về thời gian, sai sót và lãng phí nỗ lực của con người.  

Phần mềm AP hiệu quả như Nanonets có thể cho phép các quy trình mua hàng phải trả tốt hơn, đảm bảo tuân thủ thuế, tự động hóa Kết hợp 3 chiều, tối ưu hóa AP ngày hoặc DPO, ngăn chặn gian lận, hợp lý hóa dòng tiền, duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp và lưu trữ dữ liệu cho hậu thế. Tự động hóa mang lại hiệu quả và có thể điều phối quy trình mua hàng rồi thanh toán để mang lại giá trị lâu dài. Việc kích hoạt kỹ thuật số quy trình AP sẽ thúc đẩy các chiến lược kinh doanh bằng cách biến mối quan hệ giữa nhà cung cấp và khách hàng thành lợi thế cạnh tranh.