Đối chiếu hóa đơn là gì?

Quản lý tài chính hiệu quả là rất quan trọng cho sự thành công và phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính là đối chiếu hóa đơn. Cho dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn, việc đối chiếu hóa đơn là một quy trình thiết yếu để đảm bảo tính chính xác, xác định những khác biệt và duy trì các biện pháp kiểm soát tài chính chặt chẽ.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc đối chiếu hóa đơn, tầm quan trọng của việc đối chiếu đối với doanh nghiệp, quy trình từng bước để đạt được điều đó và cách tự động hóa có thể hợp lý hóa việc đó. Trong bối cảnh này, chúng ta cũng sẽ khám phá những lợi ích của việc tận dụng Nanonets, một giải pháp tự động mạnh mẽ để đối chiếu hóa đơn liền mạch và hiệu quả.

Đối chiếu hóa đơn là gì?

Đối chiếu hóa đơn là quá trình đối chiếu, đối chiếu hóa đơn với các chứng từ hỗ trợ liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của các giao dịch tài chính. Nó bao gồm việc xem xét chi tiết của từng hóa đơn, xác minh chúng với các đơn đặt hàng, biên lai và các hồ sơ liên quan khác, đồng thời giải quyết mọi khác biệt hoặc sai sót có thể phát sinh.

Mục tiêu chính của việc đối chiếu hóa đơn là đảm bảo rằng hồ sơ tài chính của doanh nghiệp là chính xác, đầy đủ và phù hợp với hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được. Quy trình này cung cấp cơ chế kiểm tra chéo và xác thực số lượng, số lượng và điều khoản được chỉ định trong hóa đơn để đảm bảo chúng khớp với các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận.

Tại sao việc đối chiếu hóa đơn lại quan trọng?

Thị trường phần mềm đối chiếu toàn cầu được dự đoán sẽ tăng trưởng từ 1.28 tỷ USD vào năm 2023 lên 3.40 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ CAGR là 14.9%. Rõ ràng, việc đối chiếu hóa đơn là một nhu cầu kinh doanh quan trọng mang lại một số lợi ích quan trọng. Dưới đây là một vài cái chính.

Tính chính xác và kiểm soát tài chính

Đối chiếu hóa đơn đóng vai trò là một quy trình kinh doanh quan trọng mang lại một số lợi ích chính, bao gồm tính chính xác và kiểm soát tài chính. Nó hoạt động như một hệ thống kiểm tra và cân bằng nhằm đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của các giao dịch tài chính. Bằng cách đối chiếu các hóa đơn với các mục kế toán trong sổ cái chung, doanh nghiệp có thể xác định và sửa các mục trùng lặp, sai sót hoặc các khoản thanh toán bổ sung, giữ cho sổ sách của họ ở trạng thái cân bằng hợp lý. Quá trình này bảo vệ doanh nghiệp khỏi bội chi và giúp duy trì kiểm soát tài chính.

Giữ chân khách hàng và đối tác

Những con số chính xác và hài hòa là điều cần thiết để xây dựng và duy trì mối quan hệ vững chắc với các nhà cung cấp và nhà cung cấp. Khi đối chiếu hóa đơn, doanh nghiệp có thể tự tin trao đổi với đối tác, thể hiện sự minh bạch và tin cậy. Các con số đối chiếu mang lại sự rõ ràng và đảm bảo, thúc đẩy một môi trường làm việc tích cực. Điều này giúp tránh mọi hiểu lầm hoặc tranh chấp phát sinh từ những con số không chính xác hoặc không nhất quán, củng cố mối quan hệ giữa nhà cung cấp và nhà cung cấp.

Quản lý chi phí và phòng chống gian lận

Đối chiếu hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và ngăn chặn các hoạt động gian lận. Bằng cách xem xét và so sánh cẩn thận hóa đơn với các tài liệu hỗ trợ, doanh nghiệp có thể xác định sự khác biệt, tính phí quá mức hoặc chi phí trái phép. Cách tiếp cận chủ động này cho phép họ thực hiện hành động ngay lập tức để khắc phục những vấn đề này, bảo vệ nguồn tài chính của mình và bảo vệ khỏi những tổn thất tài chính tiềm ẩn.

Tuân thủ và sẵn sàng kiểm tra

Hóa đơn đối chiếu cung cấp nền tảng vững chắc cho việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý và kiểm toán nội bộ. Bằng cách đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ tài chính, doanh nghiệp có thể dễ dàng chứng minh sự tuân thủ các quy định tài chính và kiểm soát nội bộ của mình. Điều này giúp họ tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và chuẩn bị tốt cho các cuộc kiểm toán hoặc đánh giá bên ngoài.

Ra quyết định tài chính sáng suốt

Dữ liệu hóa đơn đáng tin cậy và được đối chiếu đóng một vai trò quan trọng trong việc ra quyết định tài chính sáng suốt. Bằng việc có được thông tin tài chính chính xác và cập nhật, doanh nghiệp có thể tự tin đưa ra các quyết định chiến lược. Hóa đơn đối chiếu cung cấp bức tranh rõ ràng về các cam kết tài chính, nợ phải trả và dòng tiền, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả, phân bổ nguồn lực hiệu quả và thúc đẩy tăng trưởng.

Trong phần tiếp theo, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn từng bước về cách đối chiếu hóa đơn hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp của bạn.

Cách đối chiếu hóa đơn: hướng dẫn từng bước

Đối chiếu hóa đơn là một quy trình có hệ thống bao gồm một số bước chính để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Bằng cách làm theo hướng dẫn từng bước này, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình đối chiếu hóa đơn và duy trì kiểm soát tài chính:

1. Tập hợp chứng từ hóa đơn: Thu thập tất cả các hóa đơn, đơn đặt hàng, biên lai và chứng từ liên quan phục vụ cho quá trình đối chiếu. Đảm bảo rằng bạn có một bộ hồ sơ đầy đủ để so sánh và so khớp.
2. Xác minh chi tiết hóa đơn: Xem xét độ chính xác của từng hóa đơn, bao gồm thông tin chi tiết về nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày tháng, mô tả mặt hàng, số lượng và giá cả. Tham khảo chéo thông tin này với các đơn đặt hàng và hợp đồng mua hàng tương ứng để đảm bảo tính nhất quán.
3. So khớp hóa đơn với các khoản thanh toán: So sánh hóa đơn với hồ sơ thanh toán, chẳng hạn như bảng sao kê ngân hàng, để xác định bất kỳ sai lệch hoặc thiếu khoản thanh toán nào. Đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đã được hạch toán hợp lý trong hồ sơ tài chính của bạn.
4. Kiểm tra lỗi hoặc sự khác biệt: Xem xét cẩn thận từng hóa đơn và chứng từ hỗ trợ để tìm bất kỳ lỗi nào, chẳng hạn như số tiền không chính xác, các khoản phí trùng lặp hoặc các chi phí trái phép. Điều tra mọi khác biệt và thực hiện các bước cần thiết để khắc phục chúng.
5. Đối chiếu số dư nợ: Xác định mọi số dư chưa thanh toán hoặc hóa đơn chưa thanh toán chưa được giải quyết. Theo dõi các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp để làm rõ mọi số tiền còn tồn đọng và đảm bảo rằng chúng được hạch toán hợp lý.
6. Cập nhật sổ cái và sổ kế toán tổng hợp: Thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong sổ cái chung và hồ sơ kế toán của bạn để phản ánh chính xác dữ liệu hóa đơn đã được đối chiếu. Cập nhật các tài khoản, danh mục chi phí tương ứng và mọi số liệu tài chính có liên quan.
7. Quy trình đối chiếu tài liệu: Lưu giữ hồ sơ về quy trình đối chiếu hóa đơn của bạn, bao gồm các bước đã thực hiện, các phát hiện và mọi hành động khắc phục. Tài liệu này đóng vai trò như một bản kiểm tra và có thể hữu ích cho việc tham khảo hoặc kiểm tra nội bộ/bên ngoài trong tương lai.
8. Hòa giải một cách thường xuyên: Lập kế hoạch đối chiếu hóa đơn thường xuyên để đảm bảo kiểm soát tài chính kịp thời và nhất quán. Đây có thể là quy trình hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh và khối lượng giao dịch của bạn.

Bằng cách làm theo các bước này, doanh nghiệp có thể đối chiếu hóa đơn một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác về tài chính và duy trì quyền kiểm soát các quy trình tài chính của mình. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá cách tự động hóa có thể hợp lý hóa quy trình đối chiếu hóa đơn, mang lại hiệu quả và độ chính xác cao hơn.

Cách tự động hóa có thể hợp lý hóa quy trình đối chiếu hóa đơn

Theo báo cáo năm 2021 của PayStream Advisors, 48% số người được hỏi liệt kê việc phê duyệt thủ công và nhập dữ liệu thủ công là những thách thức hàng đầu trong quy trình xử lý hóa đơn của họ. Vẫn còn, 86% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) sử dụng quy trình thủ công để đối chiếu hóa đơn.

Việc đối chiếu hóa đơn thủ công có thể tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi và tốn nhiều tài nguyên. MỘT nghiên cứu gần đây nhận thấy rằng hóa đơn trung bình mất 10 ngày để xử lý và xét đến vô số hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được mỗi tháng, công việc này có thể tăng lên.

Rất may, tự động hóa cung cấp một cách mạnh mẽ để hợp lý hóa và nâng cao hiệu quả của quá trình đối chiếu hóa đơn. Dưới đây là một số cách tự động hóa có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn:

Tăng tốc độ và hiệu quả

Tự động hóa loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép xử lý và đối chiếu hóa đơn nhanh hơn nhiều. Với tính năng thu thập và trích xuất dữ liệu hóa đơn tự động, thông tin liên quan có thể được trích xuất từ ​​hóa đơn một cách chính xác và tự động. Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc nhập dữ liệu thủ công và tăng tốc độ tổng thể của quá trình đối chiếu.

Cải thiện độ chính xác và giảm lỗi

Việc đối chiếu hóa đơn thủ công rất dễ xảy ra lỗi do con người, chẳng hạn như lỗi nhập dữ liệu hoặc bỏ sót những khác biệt. Tự động hóa giảm thiểu rủi ro sai sót bằng cách tận dụng các công nghệ tiên tiến như nhận dạng ký tự quang học (OCR) để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn với độ chính xác cao. Nó đảm bảo rằng thông tin được trích xuất được khớp và đối chiếu chính xác, giảm nguy cơ sai lệch hoặc không chính xác.

Tăng cường khả năng hiển thị và theo dõi

Tự động hóa cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực trong quá trình đối chiếu hóa đơn. Nó cho phép bạn theo dõi tiến trình, xác định các điểm nghẽn và hiểu rõ hơn về trạng thái của từng hóa đơn. Với quy trình làm việc và thông báo tự động, bạn có thể dễ dàng theo dõi quá trình đối chiếu, đảm bảo hành động kịp thời và giảm thiểu sự chậm trễ.

Phê duyệt hợp lý và xử lý ngoại lệ

Quy trình làm việc tự động cho phép định tuyến hóa đơn để phê duyệt một cách liền mạch, đảm bảo rằng các bên liên quan phù hợp sẽ xem xét và ủy quyền thanh toán. Các trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như hóa đơn có sai lệch hoặc thiếu thông tin, có thể được gắn cờ và tự động chuyển đến nhân viên có liên quan để giải quyết. Điều này hợp lý hóa quy trình phê duyệt và giảm thời gian cũng như công sức cần thiết để xử lý các trường hợp ngoại lệ theo cách thủ công.

Tăng cường tính tuân thủ và khả năng kiểm toán

Tự động hóa giúp thực thi việc tuân thủ các quy định tài chính và chính sách nội bộ. Bằng cách triển khai các quy tắc được xác định trước và kiểm tra xác thực, bạn có thể đảm bảo rằng các hóa đơn được đối chiếu theo nguyên tắc của công ty bạn. Quá trình kiểm tra tự động cung cấp bản ghi toàn diện về quá trình đối chiếu, giúp việc theo dõi và xem xét các giao dịch trở nên dễ dàng hơn khi cần.

Tự động đối chiếu hóa đơn với Nanonets

Nanonets cung cấp các giải pháp tự động hóa tiên tiến có thể cách mạng hóa quy trình đối chiếu hóa đơn của bạn. Với khả năng trích xuất dữ liệu thông minh và quản lý quy trình làm việc, Nanonets chuyên trích xuất thông tin chính một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời tự động hóa quy trình đối chiếu và đối chiếu. Tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo và học máy, Nanonets sử dụng các kỹ thuật OCR (Nhận dạng ký tự quang học) tiên tiến để thu thập chính xác dữ liệu liên quan từ hóa đơn, chẳng hạn như tên nhà cung cấp, số hóa đơn, mô tả mặt hàng, số lượng và số tiền giá.

Khả năng OCR của Nanonets được thiết kế để xử lý nhiều định dạng hóa đơn, bao gồm hóa đơn kỹ thuật số, tài liệu được quét và thậm chí cả hóa đơn có bố cục phức tạp. Các thuật toán nâng cao có thể xử lý dữ liệu phi cấu trúc một cách thông minh và trích xuất thông tin từ các phần khác nhau của hóa đơn, bất kể vị trí hoặc định dạng của chúng.

Sau khi dữ liệu được trích xuất, Nanonets sử dụng hệ thống quản lý quy trình làm việc thông minh của mình để tự động hóa quy trình đối chiếu và đối chiếu. Dữ liệu được trích xuất được đối chiếu chéo với các bút toán kế toán tương ứng, đảm bảo tính chính xác và xác định mọi sai lệch. Việc đối chiếu tự động này giúp giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết cho việc nhập và đối chiếu dữ liệu thủ công, giải phóng các nguồn lực quý giá cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.

Hơn nữa, Nanonets tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có, cho phép cộng tác suôn sẻ và liên lạc hợp lý giữa các thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình lập hóa đơn. Việc tích hợp này giúp loại bỏ nhu cầu truyền dữ liệu thủ công giữa các nền tảng khác nhau, giảm thiểu lỗi và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.

Các thuật toán nâng cao của Nanonets cũng học hỏi và cải tiến theo thời gian, thích ứng với các định dạng và biến thể hóa đơn đang phát triển. Khả năng thích ứng này nâng cao tính chính xác và hiệu quả của quá trình đối chiếu hóa đơn, giảm sai sót và mang lại độ tin cậy cao hơn cho dữ liệu tài chính.

Bằng cách triển khai Nanonets để đối chiếu hóa đơn tự động, doanh nghiệp có thể đạt được lợi ích đáng kể. Họ có thể tận dụng độ chính xác của dữ liệu được cải thiện, chu kỳ đối chiếu nhanh hơn, giảm nỗ lực thủ công, nâng cao năng suất và tăng cường tuân thủ các quy định tài chính để mang lại giá trị kinh doanh chiến lược. Hơn nữa, khả năng mở rộng của Nanonets cho phép nó xử lý khối lượng hóa đơn lớn, khiến nó phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Kết luận

Việc đối chiếu hóa đơn hiệu quả là rất quan trọng để duy trì tính chính xác về mặt tài chính, giảm thiểu sai sót và thúc đẩy mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp. Bằng cách thực hiện quy trình đối chiếu hóa đơn được xác định rõ ràng, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa hoạt động của mình và đạt được lợi ích đáng kể. Các giải pháp tự động hóa như Nanonets có thể nâng cao hơn nữa tốc độ, độ chính xác, khả năng hiển thị và tính tuân thủ trong quy trình đối chiếu hóa đơn, cho phép các tổ chức tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và phân bổ nguồn lực một cách chiến lược hơn.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• EVM tài chính. Giao diện hợp nhất cho tài chính phi tập trung. Truy cập Tại đây.
• Tập đoàn truyền thông lượng tử. Khuếch đại IR/PR. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh dữ liệu Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-invoice-reconciliation/