Quy trình mua sắm là gì?

Quy trình mua sắm là gì?

Dấu thời gian: Ngày 9 tháng 2023 năm 6 03:XNUMX sáng
Quy trình mua sắm là gì? Thông tin dữ liệu PlatoBlockchain. Tìm kiếm dọc. Ái.

Bản chất vốn có của việc điều hành một doanh nghiệp đòi hỏi bạn phải biến ngay cả những hành động tầm thường, hàng ngày nhất thành các khuôn khổ dựa trên quy trình hoặc hệ thống để quản lý việc tuân thủ, ngăn ngừa sự giả dốivà giữ cho con tàu của bạn hoạt động trơn tru. Để đạt được mục đích đó, mặc dù bạn đã quen với việc quẹt thẻ hoặc giao tiền mặt khi cần mua hàng hóa hoặc dịch vụ tại nhà, nhưng việc nhận được thứ tương tự như một phần của cơ cấu công ty sẽ biến một giao dịch đơn giản thành quá trình mua sắm.

 

Tuy nhiên, mặc dù việc mua sắm mất nhiều thời gian hơn và đòi hỏi nhiều thời gian cũng như sự chú ý hơn là việc quẹt thẻ một cách vô thức, nhưng nó không hề khó khăn hay khó chịu. Nếu bạn có kinh nghiệm ở các vai trò tương tự, đặc biệt thành thạo trong việc quản lý các chức năng quan liêu hoặc tận dụng nhiều nền tảng mua sắm tự động ngày nay, thì bạn đang trên đường trở thành một chuyên gia. chuyên gia mua sắm.

Nhưng trước tiên bạn phải hiểu rõ về những gì quy trình mua sắm đòi hỏi, các thủ tục mua sắm, các bước của quy trình mua sắm và những cạm bẫy thường gặp liên quan đến việc mua sắm – cũng như các kỹ thuật để vượt qua chúng.

Mua sắm là gì?

Mua sắm là kỹ thuật được chính thức hóa, hệ thống hóa và dựa trên quy trình để đặt hàng nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho doanh nghiệp của bạn. Mua sắm cũng thường là cụm từ liên quan đến sự kết nối sâu sắc hơn với nhà cung cấp, do đó, việc quản lý quy trình mua sắm của nhà cung cấp bằng cách tương tác với các nhà cung cấp của bạn là điều tối quan trọng.

Trước đây, việc mua sắm là một quy trình thủ công đòi hỏi hàng đống giấy tờ và hàng hóa quý giá nhất ở nơi làm việc. Ngay cả những phát triển gần đây, như bảng tính kỹ thuật số và email, cũng quá chậm để phù hợp với tốc độ phát triển của công ty ngày nay và có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn nếu hoạt động thu mua không được tối ưu hóa.   

Cuối cùng, một chiến lược mua sắm chất lượng phù hợp với nhu cầu của bạn (vật liệu, hàng hóa, dịch vụ, v.v.) bằng một chuỗi quy trình làm việc được tối ưu hóa giúp cắt giảm chi phí, thực hiện nhanh chóng và giữ cho công ty của bạn có mối quan hệ tốt với nhóm nhà cung cấp của bạn.

Các hình thức mua sắm

Trong khi mua sắm chi tiết cụ thể phạm vi rộng, hoạt động mua sắm của công ty bạn có thể sẽ thuộc một trong ba lĩnh vực chính:

Mua sắm trực tiếp

Đây thực sự là những gì báo cáo thu nhập của bạn giá trị hàng hóa phản ánh. Mua sắm trực tiếp bao gồm mọi hoạt động mua hàng vật chất đóng góp trực tiếp vào doanh thu và doanh số bán hàng hàng đầu của bạn. Tùy thuộc vào ngành của bạn, đây có thể là nguyên liệu thô như gỗ xẻ để sản xuất hoặc hàng tồn kho bán buôn để bán lại.

Mua sắm gián tiếp 

Những mặt hàng này sẽ thuộc SG&A chi phí trên báo cáo thu nhập của bạn. Chúng bao gồm bất cứ thứ gì được mua, mua và mua sắm để sử dụng nội bộ công ty. Các hạng mục có thể bao gồm vé máy bay đi dự hội nghị, nội thất văn phòng mới hoặc các tiện ích hàng ngày như điện và nước. Mặc dù cần thiết cho hoạt động kinh doanh nhưng các hạng mục mua sắm gián tiếp không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của bạn. 

Mua sắm dịch vụ

Loại mua sắm cuối cùng bao gồm mọi thứ nhằm cải thiện sản lượng, hiệu quả hoặc chất lượng công việc của nhân viên hoặc công ty của bạn. Chúng bao gồm đăng ký phần mềm, dịch vụ tư vấn một lần hoặc thậm chí là nhà thầu tạm thời để đáp ứng các chu kỳ kinh doanh bận rộn.

Quy trình mua sắm là gì?

Quy trình mua sắm mô tả quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cụ thể của công ty bạn để thực hiện việc mua sắm của nhà cung cấp. Việc hệ thống hóa một quy trình mua sắm chính thức, so với việc ném tiền mặt hoặc cấp cho mỗi nhân viên một thẻ thanh toán, có một số lợi ích cụ thể và có thể định lượng được:

  1. Nó ngăn chặn gian lận, lãng phí và lạm dụng.
  2. Nó giúp duy trì dấu vết giấy tờ để tuân thủ quy định.
  3. Theo thời gian, việc theo dõi chặt chẽ các quy trình mua sắm sẽ phát hiện ra sự thiếu hiệu quả hoặc lãng phí của tổ chức để cắt giảm, cuối cùng là cải thiện lợi nhuận của bạn.

Xin nhắc lại, quy trình mua sắm nhà cung cấp cụ thể của bạn sẽ thay đổi tùy theo SOP, vai trò của bạn và ngành của công ty bạn. Tuy nhiên, nếu bạn thành công, một quy trình mua sắm tuyệt vời: 

  1. Tạo ra sự hiểu biết chung giữa công ty của bạn và nhà cung cấp, trong đó mỗi bên tuân theo các quy tắc và hệ thống đã được hai bên thống nhất.
  2. Có đủ điểm tiếp xúc với nhân viên và ban quản lý để đảm bảo việc mua hàng có chất lượng mà không lãng phí, đồng thời duy trì quy trình làm việc đủ gọn gàng để hiệu quả và nhanh chóng.
  3. Có các thông số lưu trữ và sắp xếp giúp tổ chức và duy trì tài liệu một cách hiệu quả từ các bước trong quy trình.

Các bước trong Quy trình Mua sắm: Quy trình này diễn ra như thế nào?

Vì chúng tôi đang đảm bảo quy trình mua sắm của mình lưu giữ tài liệu về các bước liên quan nên chúng tôi cũng cần phải bao gồm những bước đó. Hãy nhớ – các bước mua sắm cụ thể của bạn có thể khác nhau nhưng có thể sẽ tuân theo một khuôn khổ rất giống nhau:

  1. Xác định nhu cầu: trong công ty, nhân viên hoặc người quản lý xác định nhu cầu và bắt đầu mua sắm bằng sự trưng dụng.
  2. Yêu cầu mua hàng: nhân viên khởi xướng sẽ hoàn thành Yêu cầu mua hàng trước khi gửi nó lên chuỗi để xem xét và phê duyệt.
  3. gạ gẫm: Sau khi được cơ quan phê duyệt phê duyệt, nhóm ký kết hợp đồng của công ty bắt đầu mời thầu. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của nhu cầu, bạn có thể kết thúc với một Yêu cầu báo giá (RFQ) trong trường hợp các trường hợp mua sắm rất đơn giản, dễ hiểu hoặc Yêu cầu Đề xuất (RFP) đầy đủ nếu bạn đang mua sắm một hệ thống lớn hơn hoặc dịch vụ phức tạp.
  4. Đánh giá và ký kết hợp đồng: Khi nhóm của bạn đánh giá tất cả các đề xuất và giá thầu, bạn sẽ chọn một nhà cung cấp, thông báo cho tất cả những người nộp đơn và bắt đầu giới thiệu nhà cung cấp. Đây cũng là lúc các hợp đồng và hồ sơ pháp lý được hoàn tất. Giai đoạn này kết thúc khi nhà cung cấp nhận được và ký tên vào Đơn đặt hàng (PO).
  5. Chu kỳ đặt hàng: Sau đó, tùy thuộc vào SOP của công ty bạn, bạn sẽ nhận được mặt hàng và hóa đơn trước khi định tuyến quy trình phê duyệt hóa đơn và thanh toán đầy đủ. Bước này có độ phức tạp khác nhau tùy theo hạng mục được mua và cách công ty bạn quản lý các khoản phải trả giao dịch.
  6. Quản lý hồ sơ, tài liệu: Sau đó, bạn sẽ đảm bảo tất cả thủ tục giấy tờ được hoàn thành chính xác và theo thứ tự trước khi lưu trữ – tuy nhiên, chúng tôi khuyên bạn nên tìm một nền tảng lưu trữ kỹ thuật số chất lượng thay vì giữ dữ liệu mua sắm cũ hàng thập kỷ trong hộp ngân hàng!

Những thách thức chung mà doanh nghiệp phải đối mặt trong quá trình mua sắm

 Giống như bất kỳ hoạt động nào liên quan đến nhiều hơn hai người, hoạt động thu mua đặt ra một số thách thức đặc biệt cho doanh nghiệp của bạn – đặc biệt nếu bạn không lưu tâm đến những cạm bẫy tiềm ẩn và không chủ động lên kế hoạch giải quyết chúng.

Quan hệ nhà cung cấp và nhà cung cấp không đồng bộ

Dấu hiệu nổi bật của một cỗ máy được bôi dầu tốt trong thế giới doanh nghiệp là mối quan hệ toàn diện và hiệu quả với các nhà cung cấp của bạn. Mọi điểm tiếp xúc mà công ty bạn có với nhà cung cấp – giới thiệu, quản lý hóa đơn, v.v. – đều là cơ hội để cải thiện hoặc làm suy giảm mối quan hệ đó.

Cuối cùng, quản lý mua sắm chất lượng phải mất một chặng đường dài để duy trì chất lượng mối quan hệ ở mức cao. Sau khi chào mời và giới thiệu ban đầu, quy trình mua sắm của bạn có thể là phần thường xuyên nhất trong hoạt động của bạn mà nhà cung cấp nhìn thấy. Bạn muốn nhà cung cấp của mình phấn khích khi nhìn thấy bộ lọc đơn đặt hàng được đưa vào nền tảng của họ hay bạn muốn tưởng tượng họ thở dài thất vọng khi phải đối mặt với một chu trình mua sắm phức tạp và phức tạp không cần thiết khác? 

Mặc dù quản lý nhà cung cấp chỉ là một công việc kinh doanh tốt, nhưng việc duy trì chất lượng mua sắm cao cũng tạo ra chiết khấu, cơ hội đầu tiên để bán được giá trị và vị thế đàm phán tốt hơn khi hợp đồng được gia hạn. 

Gian lận, lãng phí và lạm dụng

 Mặc dù quy trình mua sắm chính thức loại bỏ phần lớn gian lận trắng trợn tại nơi làm việc, nhưng bản chất con người (và lỗi của con người) đôi khi tạo ra sự lãng phí hoặc chi tiêu không cần thiết. Điều này đôi khi còn được gọi là chi tiêu sai lầm, phổ biến khi có ít sự kiểm tra đối với người mua và các mặt hàng họ đặt hàng.

Về bản chất, việc chi tiêu không phù hợp là kết quả của hoạt động mua sắm kém hiệu quả. Khi nhiều nhân viên có khả năng chi tiêu không được kiểm soát và hoạt động ngoài một tập hợp các thông số, họ có thể dễ dàng bắt đầu chi tiêu quá mức hoặc chi tiêu vào những khoản không liên quan đến việc mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn – ngay cả với những ý định tốt nhất. 

Khả năng hiển thị và theo dõi

Chúng tôi không thể hiểu những gì chúng tôi không đo lường, nhưng các công ty sử dụng quy trình mua sắm thủ công có nguy cơ mất đi cơ hội tổng hợp và đánh giá dữ liệu để nâng cao hiệu quả. Tương tự như vậy, các nhà điều hành và quản lý càng có ít thông tin thì họ càng ít có khả năng điều khiển con tàu đúng cách. 

Đồng thời, các quy trình được theo dõi kém hoặc việc mua sắm bị hạn chế về khả năng hiển thị gây ra rủi ro về quy định và tuân thủ, có thể gây ra nhiều vấn đề đau đầu và rắc rối trong quá trình kiểm toán.

Kết luận

 Mặc dù việc mua sắm có thể khó khăn, thế hệ tiếp theo tự động hóa tài chính tech đang nhanh chóng hợp lý hóa ngay cả những quy trình mua sắm phức tạp nhất. Nếu bạn đang tìm nguồn cung ứng tự động hóa mua sắm hoặc muốn xem những cơ hội nào có sẵn, hãy nhớ rằng các nền tảng mua sắm tuyệt vời:

  1. Tập trung nhân viên, nhà cung cấp, các bên liên quan và quản lý vào một quy trình làm việc duy nhất để có được khả năng hiển thị tối đa.
  2. Cho phép tổng hợp dữ liệu và phân tích dựa trên AI để giảm thiểu lãng phí, tạo báo cáo và giúp hướng dẫn việc ra quyết định chiến lược.
  3. Có thể tùy chỉnh đủ để cho phép bạn điều chỉnh hệ thống theo yêu cầu cụ thể của ngành hoặc quy định trong khi vẫn đủ thân thiện với người dùng để tất cả nhân viên có thể dễ dàng học hỏi.
  4. Tích hợp trong hệ sinh thái của bạn và quan trọng không kém là với hệ thống của nhà cung cấp của bạn trong khi thực thi giới thiệu nhà cung cấp ban đầu.
  5. Tạo các vòng phản hồi lặp đi lặp lại để cải thiện quy trình mua sắm và tình hình tài chính của bạn.

Trong khi, vâng, bạn có thể Bạn không nên tiếp tục duy trì quy trình mua sắm theo cách thủ công - đặc biệt là do rủi ro liên quan và việc dễ dàng áp dụng các nền tảng mới khiến các bước của quy trình mua sắm trở nên dễ dàng.

Dấu thời gian:

Thêm từ AI & Máy học