在所有行业中,组织都在稳步地在线发布越来越多的内容。
这在大流行后变得更加突出,因为全球社区转向在线以克服封锁对他们施加的身体限制。
网站用于向客户销售产品和服务,发布和共享销售和营销材料,以及——从小型企业到州政府——作为与公众成员沟通的主要渠道。
数字内容的激增带来了一系列新的挑战。 例如,金融公司必须履行一系列合规义务,才能使用数字渠道(包括网站)向客户做广告。 在其他地方,组织可能需要保留其网站内容的记录以解决争议,而其他组织可能希望仅出于其文化或历史意义而保留网站页面,作为公共记录,或作为未来营销活动的参考点.
网站存档是以一种允许在特定时间点重新访问的形式保存网站内容的唯一方法。 这是创建和维护稳定、带有时间戳、可验证的真实性和独立版本的 Web 内容的唯一方法。 由于存档是独立的,因此它们与原始网站架构完全分开,并且仅包含存档时存在的元素,从而创建尽可能接近其原始形式的迭代。
组织应将其网站存档的原因有很多,但在所有情况下,他们都必须确保其存档完整、安全且合法。
在本指南中,我们着眼于三个不同领域(金融服务、公共部门和品牌)围绕网站归档面临的一些具体挑战。
网站存档的作用
网站存档允许金融、公共和零售部门的公司存储其网页的不可变记录。 这有助于确保以下内容:
1。 合规
全球受监管的公司和公司必须根据 MiFID II(欧盟)、FCA(英国)、SEC(美国)、ASIC(澳大利亚)和 FINRA(美国)规则记录和保留所有电子通信。 例如,MiFID II 规定记录的电子通信必须是:
• 完成: – 组织必须了解使用的所有类型的电子通信以及由谁使用。 除此之外,他们必须有一个系统和流程,旨在捕获和保留这些通信的所有记录。
• 准确 – 组织必须对记录的电子通信内容和元数据充满信心,这些内容和元数据可以证明发生任何事情的确切日期和时间。
• 优良品质 – 组织应能够以尽可能接近其“原始形式”的方式复制电子通信记录。
全球范围内的束缚正在收紧。 截至 2022 年 XNUMX 月,
美国证券交易委员会的营销规则 扩大了构成“广告”的定义,将网站内容包括在内,现在必须完整地捕获和存档这些内容。 与此同时,澳大利亚证券和投资委员会(ASIC)已开始要求保险公司提供历史网站价格承诺的记录,并且
对无法提供罚款的人处以罚款.
2。 法律认可
公司可能需要在法庭上提供经过验证的电子数据证据。 记录必须证明数据已以不可更改的格式存储,以及何时存档。 这些要求包含在以下规则和条例中:
• 联邦证据规则(规则 901) – 验证或识别证据的要求。
• 电子信息的证据权重和法律可接受性实务守则 (BS 10008:2014) – 确保电子信息的真实性和完整性。
• SEC 规则 17a-4 – 这要求公司以不可重写和不可擦除 (WORM) 格式存档电子商务通信。
• 电子发现请求 – 为争议解决和电子发现目的存档网站数据有助于确保记录不可反驳,并且是当时内容的真实再现。
3.知识产权与品牌资产保护
品牌有明确的动机去长期记录他们的活动,以便为未来的活动提供信息。 然而,随着越来越多的商业活动发生在网上,他们将以难以追踪的速度不断创建和发布大量数字内容。 网站归档可以定期进行,无限的云存储和归档大数据集的能力,可以确保不丢失任何有价值的东西。
4. 保存具有文化和历史意义的记录
公共部门组织和档案管理员可能需要保存具有重要文化意义的网站内容,以便即时访问历史公共记录数据。 网站归档是保存这些大量数据并以不可更改的 WORM 文件格式存储的理想解决方案。
谁从网站存档中受益?
银行和金融服务
如果要跟上不断发展的数字环境,金融服务行业将面临采用新在线渠道的持续压力。 然而,这样做时,他们对这些渠道的使用需要与 SEC、ASIC、FINRA 等机构的严格合规监管相平衡。
任何解决方案都必须能够证明符合此类法规以及任何潜在的数据主权和 GDPR 要求。
公共部门
许多国家档案馆、图书馆、政府和大学现在对网站数据进行存档,以保存所有具有文化和历史意义的记录。 这主要是由立法驱动的,例如
1958 年英国公共记录法 而且,最近,
2000年信息自由法.
随着公共部门在线开展更多活动,组织正在寻找改进其网站存档规定的方法,以便利用新技术,例如:
-
云端 – 允许高效灵活地存储大型数据集。
-
索引和搜索 – 使数据对研究人员、公务员、学生和公众有用(包括面向公众的门户网站,例如
英国国家档案馆). -
从传统的 ARC 文件格式到 ISO 标准的更新
WARC 文件格式,这有助于存储原生数字或数字化资料。
品牌
除了传统品牌资产,快速消费品品牌正在创造越来越多的在线内容。 如果没有计划和远见,这些内容很容易被更改、损坏或丢失。
记录在线品牌活动和客户沟通可以帮助……
-
告知未来的品牌方向(通过绩效监控)
-
激发未来的运动
-
确保保留所有通信的合法记录,以备争议解决之用。
您如何存档网站?
在实际归档您的网站内容时,有几种方法。 可以选择 Wayback Machine 等免费在线工具,但需要用户单独手动保存每个页面。 考虑到为满足监管机构的要求而必须进行捕获的频率,这对于大多数公司来说根本不可行; 即每次进行更改时。
虽然一些企业依赖内容管理系统 (CMS) 备份来保存记录,但备份和存档之间存在一些主要差异。
-
数字签名和元数据:最重要的是,从 CMS 备份中获取的数据没有数字签名,因此无法验证,也无法在法庭上接受。 此外,CMS 备份不允许法律团队轻松导出包含所有重要元数据的记录。
-
全文搜索:CMS 备份不提供全文搜索功能。 审计人员可以在接到通知后紧急请求信息——当手动捕获您的站点时,捕获的大量数据可能会导致难以快速定位特定数据。
-
合规数据存储:对于具有特定记录保存规则的受监管行业(例如公共部门和金融服务),CMS 备份不符合要求。
或者,自动网站存档服务允许企业保留其网站内容的完整记录,同时减轻手动负担并确保法律可接受性。
权衡您的选择
随着数字领域变得更加广阔,监管水平也在跟进。 SEC 和 ASIC 等组织最近做出了重大改变,以反映我们对在线平台的日益依赖,以及鉴于我们每天都会遇到的大量信息,有价值的信息很容易丢失。
网站归档为如此多不同类型的组织实现如此多的功能,它已成为越来越多现代企业的基本要求。 无论是满足监管机构的要求、保留品牌积累的数字输出,还是保留具有文化和历史意义的信息,它都适用于从公共部门到金融服务、零售品牌以及介于两者之间的许多行业。
随着存档需求的增加,某些功能变得不可或缺,这些功能几乎总是由第三方合规供应商提供。 自动网站捕获允许公司以固定的、预设的时间间隔抓取整个站点,并每次都捕获该站点当时存在的准确版本。 如果出于诉讼目的请求特定页面,全文搜索将手动负担进一步降低到可管理的水平。 同时,如果这些数据没有以法律允许的格式存储,那么整个过程就毫无价值,至少从合规性的角度来看是这样。
在开始存档过程之前,重要的是要了解其背后的目标,以及您的团队是否拥有自行处理的工具。 只有这样,您才能开始从资源的角度找出正确的方法,以及谁有能力帮助您实现这些目标。 如果您的目标是法律义务,建议您在谨慎的情况下犯错误
日益残酷的监管环境.
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