应付账款审计在企业的财务健康中起着至关重要的作用。 它们确保财务报告的合规性,并可以减少差异和低效率。
本文介绍了为什么应付账款审计对于维持财务健康很重要以及 AP 审计过程中的步骤。 我们还将介绍自动化如何帮助简化 AP 审计程序。
什么是 AP 审计?
An 应付账款 审计是对公司应付账款记录和程序的深入评估。 审计应付账款涉及:
- 验证交易记录的准确性
- 遵守内部政策和外部法规,以及
- 增强机会的检测。
通过执行例行的应付账款审计程序,企业可以维护其财务完整性。 它有助于减少错误、欺诈和不遵守法规的可能性。
为什么 AP 审计很重要?
审计应付账款是维持公司财务健康的一个重要方面。 AP 审计的核心是对组织的应付账款记录进行独立且有条理的检查。
确保准确记录企业财务
一份精心准备的 AP 审计报告提供了对组织绩效的洞察,并强调了需要改进的地方。 为确保财务报表的准确性,审计师进行应付账款审计程序。
这些程序包括检查财政年度的交易是否包含在年终财务报表中。 这包括审查发票、采购订单和其他相关文件,以验证交易是否记录在适当的会计期间。
通过执行这些测试,审计师可以检查公司的内部控制系统记录交易和遵守报告时间表的情况。
法律规定
对于许多美国公司来说,审计应付账款是强制性的。 2002 年的萨班斯-奥克斯利法案要求大多数上市公司接受外部审计,以确保其记录符合公认会计原则 (GAAP)。 这样做有助于防止大规模的公司丑闻并提高财务报告的透明度。
尽管 GAAP 规定可能因州而异,但审计师会检查公司应付账款的几个方面。 他们验证记录的完整性、准确性、有效性、合规性和适当的披露,以确保组织的记录反映其财务状况。
应付账款审计通常被视为必不可少但又具有挑战性。 AP 审计可能会发现错误、欺诈或其他可能对员工造成影响的问题。
但是,如果没有什么可隐藏的,则无需担心应付账款审计程序。 它们就像安全检查,有助于在问题升级之前识别潜在问题。
在 AP 审计中寻找什么?
AP 审计的具体细节取决于各种因素,例如公司规模、行业、位置和预期的审计深度。 应付账款审计程序旨在标记异常交易、检测潜在欺诈并加强业务流程以确保财务健康。 AP 审计师通常持有美国注册舞弊检查师协会 (ACFE) 的证书。
通常,AP 审计重点关注四个关键领域:
1. 完整性
完整性审计包括根据总账余额核实应付账款余额。 这是为了确保它们基于真实的应付账款分录、采购订单和发票。
这是 AP 审计过程中的关键阶段。 审计员创建一个审计跟踪,将付款与记录的应付账款联系起来。 它包括电子支付。 它还包括具有不匹配文档的开放记录。
2。 合规
AP 审计评估公司的应付账款流程是否符合 GAAP 惯例。 合规性需要遵循 GAAP 程序,其中包括在交易级别详细审查公司的审计跟踪,以确认采用了正确的会计方法。
审计师检查范围广泛的财务文件,例如期末财务报表和资产负债表。 他们还检查现金流量和损益表,追踪总分类账条目的来源。
3。 合法性
评估有效性意味着验证 AP 交易的合法性。 这通常涉及联系第三方供应商和卖方以进行特定交易确认。
审核员通常会自行决定联系哪些供应商。 但是,他们通常会联系经常使用的第三方。
4。 准确性
确保公司财务记录的准确性至关重要。 AP 审计旨在确认应付账款做法的准确性。 在此阶段,审计员执行各种程序,包括检查标准操作程序和重新计算供应商发票和付款。
AP 审计程序的关键步骤是什么?
AP 审计程序将根据公司规模、行业和审计的预期深度而有所不同。 一般来说,AP审计涉及的关键步骤如下。
计划应付账款审计
应付账款审计的第一阶段是计划阶段。 公司收到即将进行审计的通知。
随后召开会议讨论标准操作程序 (SOP)、范围和评估目标。 在此讨论的基础上,审核员制定了审核计划。
进行实地考察
在实地调查阶段,审计师会花几天或几周的时间检查公司的财务记录。 他们使用“截止测试”来确保交易记录在正确的时间范围内。
审计师查看不同的文件,如资产负债表、支票登记簿、采购订单、供应商发票和总分类账。 他们检查所有这些记录以了解交易、付款和日期等详细信息,以确保准确性和可靠性。 然后使用此信息来完成最终报告。
准备最终审计报告
现场工作完成后,审核员会将他们的调查结果整合到最终审核报告中。
该报告总结了审计师的调查结果并提供了对这些调查结果的评估。 突出显示任何差异或需要修订的区域。
进行后续审查
审核过程不会随着最终报告的提交而结束。 审计员通常在一年后进行后续审查,以确保所有建议都得到实施。
他们还检查是否达到了预期的结果。 这种跟进确保了公司应付账款流程和内部控制的持续有效性。
如何计划应付账款审计?
应付账款审计允许您验证记录的交易、发票、采购订单和其他文件。 它确保一切都井井有条。
定期内部审计有助于保持财务完整性。 与其恐慌,不如组织起来并做好充分准备。
AP 团队和高级管理层应制定概述审计目标的计划。 这些包括:
- 确认标准操作程序 (SOP) 到位并得到遵守
- 识别潜在的欺诈行为,以及
- 讨论需要改进的地方。
为准备应付账款审计,公司和团队应准备好以下文件:
- 审查有关应付账款的内部控制。
- 预算与实际支出报告的比较,以及对任何偏差或差异的详细分析和解释
- 应付账款及费用风险评估
- 详细的期末应付账款分类账
- 审计应付账款和费用的程序概述。
- 一份记录应付账款和费用控制缺陷的报告
- 详细说明未记录负债的文件
- 有关与控制缺失或弱点(例如缺乏职责分离)相关的任何欺诈调查的文件
通过准备这些文件,您可以确保更顺畅的审计过程,并证明您致力于维护准确和合规的财务记录。
应付账款审计可以自动化吗?
应付账款审计可能既费时又压力大,但它们在识别和减轻财务风险方面产生了显着的好处。 在 AP 审计程序中采用自动化将简化日常操作并显着改进 AP 审计流程。
通过利用先进的 AP 自动化软件解决方案,组织可以实现更高的效率、准确性和合规性。 Nanonets 的 AP 自动化工具可以通过其支持 AI 的数据提取和定制的工作流程功能简化应付账款审计程序。
为什么 AP 审计应该自动化?
减少手动数据输入和错误
自动化消除了手动数据输入的需要,这既昂贵又耗时。 它还显着降低了人为错误的可能性,从而使审计过程更加准确和高效。
消除人为错误
AP 审计期间发现的很大一部分问题是由人为错误引起的,包括错误陈述、重复付款、超额付款和维护支票登记册的错误。
自动化最大限度地减少了人工输入,从而大大减少了此类错误的发生并降低了欺诈风险。
提高合规性,减少纠纷
AP 自动化优化了发票和付款流程,以无摩擦的效率取代了基于纸张的复杂性。 这一改进的流程使 AP 审计更快、更精简。
从采购订单 (PO) 到开票、批准、三向匹配和付款的所有阶段的自动化提高了会计标准和法规的合规性和透明度。
这样可以减少纠纷并消除重复任务,简化应付账款审计程序。
标准化和加速流程
自动化标准化并加速了各种 AP 流程,使它们更快、更准确。 这使您的 AP 团队可以实时全面了解发票和 PO。
与 ERP 系统无缝集成
将 AP 自动化软件与现有 ERP 平台集成可确保更高的数据一致性和准确性,从而实现更顺畅、更高效的审计流程。
按需报告功能
AP 自动化有助于按需报告,确保您的组织始终做好审计准备,并能够快速响应任何审计请求或查询。
结论
应付账款审计对于维持企业的财务健康至关重要。 他们确保财务报告的合规性,并发现差异和低效率。
这有助于防止错误、欺诈和不遵守法规。 AP 审计验证交易的准确性、完整性、有效性和合规性。 他们在确保准确的财务记录方面发挥着关键作用。 对于许多公司而言,审计应付账款是遵守法规的强制性要求。
通过拥抱 AP自动化,企业可以加强他们的审计流程并确保合规性,同时消除纸质发票和手动处理的低效率。
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