人工智能发票处理不再是科幻梦想,而是重塑企业管理方式的现实 应付账款 (美联社)。 人工智能 (AI) 和机器学习 (ML) 的快速发展正在突破各种可能的界限 业务自动化.
从自动数据提取到识别发票差异,基于人工智能的发票处理使操作更加顺畅、更快、更可靠。 您最终会得到简化的流程以及更高的准确性和效率。 那么,基于人工智能的发票处理到底是什么?它是如何工作的?
什么是基于人工智能的发票处理?
美联社团队的 发票处理流程 通常涉及手动数据采集和输入、审批跟进以及付款流程。 这种传统方法可能相当耗时、容易出错且效率低下。 想象一下每月手动处理数百甚至数千张发票。
输入 人工智能发票处理。 这种方法利用人工智能的学习和适应能力,实现了整个发票处理周期的自动化。 通过结合机器学习和光学字符识别,人工智能发票处理可以准确地从各种发票格式中提取数据,自动填充或验证信息,并将其推送到您的企业应用程序,从而减少人工干预的需要。
更重要的是,每次有人手动干预纠正错误时,人工智能都会从中学习,从而提高其数据识别能力。 这个学习过程使人工智能能够处理各种发票格式,最大限度地减少人工干预的需要。
基于人工智能的发票处理如何进行?
基于人工智能的发票处理结合了机器学习 (ML)、自然语言处理 (NLP) 和光学字符识别 (OCR) 等技术。
让我们详细看看工作流程中的不同步骤:
1. 发票采集: 人工智能扫描物理或数字发票。 您所要做的就是上传发票,人工智能就会开始工作。 OCR技术将不同的发票格式转换为人工智能可以处理的数据。
2. 数据提取: 捕获发票后,人工智能会使用机器学习和自然语言处理来提取相关信息,例如发票编号、供应商详细信息、日期、总金额、行项目详细信息等。
3、数据验证: 提取后,人工智能通过将数据与系统中的采购订单详细信息进行匹配来验证数据。 此步骤可确保发票和订单详细信息之间没有差异。
4、人工干预和纠错: 如果人工智能检测到任何无法解决的差异,它会标记发票以供人工审核。 如前所述,任何手动修改都有助于人工智能在未来学习并提高其准确性。
5. 审批途径: 数据验证和错误纠正后,人工智能将发票发送给相关人员或团队进行批准。 此步骤有助于保持流程的控制和透明度。
6. 付款处理: 一旦获得批准,人工智能就会根据发票条款和业务规则转发付款,帮助避免滞纳金并与供应商保持良好的关系。
结合人工智能如何解决发票处理中的常见挑战?
让我们面对现实吧,发票处理可能是一件令人头疼的事情。 这是一种历史悠久的商业实践,但也并非没有挑战。 无论您是小型企业还是大型企业,效率低下都可能会蔓延,导致沮丧和财务损失。
由于延迟付款而导致供应商订单延迟、过去的不一致导致的信用被拒绝、以及浪费时间修复错误和寻求批准等问题都太常见了。 这些挑战可能会导致您的资源紧张并严重影响您的利润率。
值得庆幸的是,最近将人工智能纳入发票处理中已经帮助企业缓解了其中许多问题。
问题一:手动输入数据耗时
手动提取发票数据不仅费力而且耗时。 纸质发票需要手动输入数据,而数字发票虽然有所进步,但仍然需要有人筛选数据并复制或提取必要的信息。 如果您的 ERP 未与发票系统集成,您的员工将不得不手动将数据输入到两个系统中,从而使工作量加倍并增加出错的可能性。
借助 OCR 技术和人工智能,该过程现已实现自动化。 可以扫描发票,捕获相关数据并将其填充到系统中。 这显着减少了数据输入所花费的时间,并使您的应付账款团队能够专注于更具战略性的任务。
问题二:手工录入数据出错率高
手动数据输入很容易出现人为错误。 即使是最细心的人在处理大量数据时也可能会犯错误。 这些错误可能会导致付款差异,从而导致严重的问题,从财务差异到供应商关系紧张。
基于人工智能的发票处理大大减少了这些错误。 使用 ML 和 OCR 自动化数据提取过程,消除了数据输入中的人为错误。 任何差异都会很快被标记以供审查,从而防止小错误变成更大的问题。
问题 3:发票审批延迟
造成延误的原因有多种:审批者可能很忙,发票可能在一堆文书工作中丢失,发票被发送给错误的人,或者发票本身可能存在需要整理的差异。 您的理由可能是合理的,但结果是一样的——与供应商的关系紧张、供应商订单延迟以及潜在的滞纳金。
基于人工智能的发票处理简化了审批流程。 每个级别的审批都在系统中进行了规划,确保发票在正确的时间到达正确的人手中。 未经批准的发票可以轻松跟踪或在必要时升级。 人工智能还可以在发送发票进行审批之前标记差异以供审查。 由于支付处理内置于人工智能系统中,一旦获得批准,支付就会立即得到处理。
问题四:缺乏透明度和控制
纸质发票很容易丢失; 即使是数字文件也可能会在文件海洋中丢失。 由于缺乏所有发票的中央存储库,因此很难维护审计跟踪。 此外,有效地实现2路匹配(或者如果需要的话甚至3路匹配)也很困难。 缺乏透明度和控制可能导致欺诈和合规问题。
发票处理中的人工智能创建了一个集中式系统,可以轻松地在任何阶段跟踪发票。 通过每张发票的数字跟踪,实施 2 向或 3 向匹配变得更加容易和有效。 利用人工智能,检测欺诈和差异变得更加简单,因为它可以快速识别数据中的模式和异常情况。 它还确保所有发票都安全存储,并附有每张发票的审核和批准人员信息,从而增强了流程的责任感和控制力。
问题五:复杂发票处理困难
发票有多种格式,从扫描图像到 PDF,并非所有系统都能有效处理这些格式。 这可能会导致处理延迟甚至发票丢失,从而造成进一步的挫败感和潜在的财务损失。
AI可以利用OCR技术和智能处理从扫描图像、PDF和其他数字格式中提取相关数据。 人工智能还可以学习并适应不同的发票布局、语言、贸易法规和货币。 在与国际供应商或复杂的采购订单打交道时,这些功能会派上用场。
问题 6:业务增长的可扩展性问题
随着您的业务增长,您的交易和发票也会随之增长。 随着这种增长,手动发票处理可能变得越来越难以管理。 随着业务规模的扩大,您将不得不花费更多的时间,雇用更多的员工,或者处理更多的错误和低效率的问题。 这可能会给您的资源带来巨大压力并阻碍您的增长计划。
可以配置人工智能系统来满足您不断增长的需求,而无需额外的人力资源。 您可以轻松地加入更多供应商、处理大量发票并处理复杂的交易。 人工智能还可以学习并适应您不断变化的业务需求,根据需要自动执行更多任务。 无论您是处理单行或多行发票,还是旨在扩大供应商基础,人工智能都可以根据需要扩大或缩小规模。
问题7:现金流跟踪和管理困难
无效的发票处理可能会导致现金流问题。 如果没有清晰的收款和付款视图,有效管理财务可能会很困难。 逾期付款、错过付款甚至超额付款都可能导致重大财务损失。
基于人工智能的发票处理让您可以实时查看您的财务状况。 系统可以根据现有发票和付款数据预测现金流,让您更有效地规划资金。 它还确保及时付款处理,降低滞纳金或错过付款的风险。 人工智能还可以标记潜在的超额付款,帮助您避免不必要的成本。
问题8:缺乏互操作性
并非所有系统都能有效地相互通信。 您可能拥有出色的发票系统,但如果它无法与您现有的财务软件或 ERP 系统集成,则可能会导致效率低下和数据孤岛。 缺乏互操作性可能会产生额外的工作,因为数据需要手动输入到多个系统中。
借助人工智能,您可以跨不同系统实现整个流程的自动化。 人工智能可以与您现有的软件集成,实现无缝数据传输和同步。 这种互操作性消除了数据孤岛并减少了员工的工作量。 此外,AI 全天候 24×7 运行,这意味着即使在下班时间它也会继续处理发票和同步数据,确保您的运营全天候顺利运行。
重要的是要记住,并非所有人工智能驱动的发票处理系统都提供所有这些功能。 在做出选择之前,您应该仔细检查每个系统的功能。
Nanonets 基于人工智能的发票处理如何提供帮助
Nanonets 无缝结合 OCR 和 AI 技术,实现发票处理自动化。 您可以快速训练系统识别各种发票格式、布局和语言,使其适合各种规模和跨行业的企业。
总部位于新西兰的物业维护公司, TAPI,利用纳米网的力量彻底改变了其运营效率。 Tapi 管理着超过 110,000 处房产,面临缓慢的手动发票处理系统的挑战,该系统阻碍了其发展。
使用 Nanonet,他们毫不费力地从发票中捕获关键信息,然后将其发送到 Tapi 进行检查和验证。 该系统被证明是可靠的,具有令人印象深刻的 94% 的数据提取率和灵活性准确率,可实现快速、无缝的系统集成。
结果令人震惊。 以前需要 6 小时的手动处理减少到仅需 12 秒。 与发票相关的运营成本下降了 70%,从而为其他关键业务领域释放了资源。 快速的发票周转极大地改善了 Tapi 的客户体验,展示了 Tapi 的变革力量 Nanonets 的人工智能发票解决方案.
以下是 Nanonets 如何帮助您的业务:
自动数据采集: 轻松从 PDF、图像、电子表格和其他数字格式中捕获和提取数据。 这消除了手动数据输入的需要,减少了错误并加快了处理时间。
无缝整合: 轻松与您现有的软件系统(如 Xero、Sage、Google Sheets、Gmail、Zapier 等)集成。 这确保了无缝数据传输和互操作性,减少数据孤岛并提高运营效率。
可扩展性: 随着您的业务增长,Nanets 可以扩展以满足您不断增加的发票处理需求。 这种灵活性确保您无需额外资源即可管理更大的发票。
智能处理: 利用人工智能理解和处理复杂的发票,无论布局、语言或货币如何。 Nanonets智能处理可以适应不断变化的业务需求,让您能够处理更多的国际供应商和复杂的工作流程。
实时分析: 轻松跟踪发票状态、监控现金流并根据准确数据做出明智的决策。
24×7小时运营: 使用 Nanonets,发票处理不会在办公时间后停止。 人工智能全天候工作,确保您的发票得到及时处理并且您的运营顺利进行。
法规遵从性: 自动创建审计跟踪并确保所有发票符合监管标准。 此功能不仅有助于保持透明度,还可以更轻松地保持合规性。
降低成本: 通过自动化手动处理任务来降低运营成本。 通过显着加快处理时间,您可以降低管理费用,从而获得更健康的利润。
最后的思考
基于人工智能的发票处理正在为全球企业提供支持。 它使 AP 团队能够从被动角色转变为主动角色,更多地关注战略任务而不是平凡的数据输入。 虽然实施人工智能的前期成本似乎很高,但其长期节省和运营效率使其成为一项值得的投资。
随着人工智能的不断发展,其发票处理能力也将不断发展。 未来有望实现更准确的数据提取、无缝的系统集成和直观的自动化。
请记住,在发票处理中成功实施人工智能取决于选择适合您业务需求和目标的正确解决方案。 花时间审查不同的选择,了解它们的优点和缺点,并做出明智的决定。
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