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您需要了解的有关合同生命周期管理的所有信息

时间戳记：16年2022月10日31:XNUMX AM

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预计 845 年全球合同生命周期管理市场价值 2022 亿美元，到 3 年将增至约 2032 亿美元，复合年增长率为 13.5% 在预测期间。

但是什么是合同生命周期管理？ 为什么需要它们？

合同生命周期管理是在取消或到期之前创建、修改和监控合同的过程。 合同生命周期管理对于企业保持合规和保护其利益至关重要。

如果您是一家大公司，您可以聘请内部法律部门。 大多数中小型公司没有这种奢侈，因此依赖律师事务所来满足他们所有（或至少部分）的法律需求。

关系很重要。 它也很复杂，有各种术语、条款和过程。 合同生命周期管理是这种关系的关键。

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什么是合约生命周期？

55% – 70% 的组织没有有效的合同管理系统。 这变得很棘手，因为所有大公司在任何给定时间点都有数千份合同。

鉴于合同如此普遍，而主要组织没有有效地处理它们，合同生命周期管理就派上用场了。

合同生命周期是从客户联系代理机构开始到代理机构交付最终产品的过程。 它通常包括以下步骤：

  1. 市场和销售
  2. 合同前谈判
  3. 合同准备
  4. 合同执行
  5. 持续合同管理
您需要了解的有关合同生命周期管理的所有信息

什么是合同生命周期管理？

合同生命周期管理描述了从开始到结束管理合同所需的流程。 合同生命周期管理旨在确保合同在其整个生命周期内得到有效管理。

合同可以按时间长度、复杂性和重要性进行分类。 例如，争议风险低的简单供应合同的处理方式可能不同于争议可能性高的复杂合同。

在为每种使用的合同类型开发工作流程时，合同经理应考虑这些因素。

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为什么合同生命周期管理很重要？

协议是所有业务关系的基础。 他们定义了每一方的角色和责任，并确保每个人都知道对他们的对手有什么期望。

合同不仅仅是为了确保您不会被敲诈或上当受骗。 它们还涉及保护贵公司的利益并确保所有相关人员都了解对他们的期望。

然而，合同生命周期管理对贵公司的利润很重要的原因还有很多。 这里是其中的一些：

更短的行驶时间

如果您可以节省合同生命周期的时间，那么您就可以省钱。 就这么简单。 你节省的时间越多，你赚的钱就越多。

避免昂贵的罚款并降低风险

当您拥有合同生命周期管理解决方案时，您可以避免或减少处罚。 在某些情况下，这些处罚可能非常昂贵，甚至会威胁到您公司的财务稳定性。 然而，所有这些都可以通过正确的 CRM 解决方案来避免。

您可以通过使用监控法律和标准随时间变化的系统来确保您的合同是最新的并符合现行法规。

此外，它还可以帮助您在需要时同时管理多种不同类型的合同——让您可以轻松地一次监控业务的每个部分，而无需单独查看每个文档（这可能需要数小时！）。

最小化负债

合同通常是法律诉讼的基础，但管理良好的合同可以帮助避免法律诉讼并在需要时降低法律成本。

管理良好的合同还可以通过清楚地了解双方的期望来帮助您降低法律风险，从而降低发生纠纷的可能性。

提高可见性和透明度

合同生命周期管理 (CLM) 是一个确保合同得到有效管理的过程，从而提高合同的可见性和透明度。 CLM 通过提供以下优势帮助您改进合同管理：

  • 它改善了利益相关者之间的沟通。
  • 它提高了您响应变化的速度。
  • 它确保所有相关信息都包含在新的或更新的合同中（例如条款和条件）。

提高合同合规性

合同合规性对于确保您的业务受到保护非常重要，并且通常是组织的重中之重。 合规对于维持健康和安全的工作场所、保护您的品牌形象和保持良好声誉非常重要。

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合同生命周期管理 (CLM) 流程的关键步骤？

您需要了解的有关合同生命周期管理的所有信息

合同生命周期管理流程是为了确保合同的成功执行而遵循的一系列步骤。 这些步骤可以分为七个阶段：

起草合同

合同是流程的第一步，确保您了解所有事实非常重要。 合同应采用书面形式，由双方签署，并由法律顾问审查，以确保其包含所有必要的细节。 在将合同发送给其他部门审查之前，让管理层审查您的合同也是一个好主意。

这可确保您的合同中没有错误或遗漏信息，因此您在尝试与他人开展业务时不会遇到任何意外或延误。

谈判交易

谈判是合同生命周期管理过程的重要组成部分。 谈判过程可能是片面的，所以如果你觉得这些条款不适合你的公司，你应该总是愿意走开。

如果提议的合同看起来不公平或不合理，请毫不犹豫地拒绝并与另一家公司重新开始。 除了与其他公司进行谈判外，您的团队在整个过程中进行有效沟通并一起工作也很重要。

为了成功谈判新协议，每个人都需要相互信任并作为一个团队一起工作。

合同合作

您现在已经签订了一份可靠的合同，并准备开始实施过程。 这就是协作变得更加重要的地方。 协作的好处包括：

  • 更好地了解您的组织如何运作。
  • 改善沟通。
  • 更好的决定。
  • 出现问题时更有效的解决方案。

批准合同

该合同由董事会批准。 在一些公司中，所有成员都必须签署合同，然后才能在其生命周期中进一步推进。

在其他公司中，批准由一名或多名高级管理人员批准，这些高级管理人员已被授权签署某些合同。

在任何一种情况下，合同文件都需要在此阶段由具有足够权限的人进行审查和批准。

执行和签署合同

合同生命周期的下一步是执行和签署合同。 这涉及最终确定详细信息，例如签名人、签名地点、签名时间以及其他详细信息。

然后，该合同可用于监控目的，以便您通过衡量对协议中概述的特定条款的遵守情况来了解贵公司与另一方的关系是否一切顺利。

跟踪和管理合同

合同生命周期管理流程是任何业务的关键组成部分。 它可能很复杂且令人生畏，但以下步骤将帮助您入门。

  • 监控合同以确保其得到遵守： 此步骤可确保您的组织遵守协议的所有条款。 您还应确保内部各方（如会计​​或法律）不会通过对合同协议中涉及的各方提出不合理的要求来干扰谈判的最后期限或灵活性。
  • 监控合同以确保合规性： 此步骤要求您作为组织的执行官或经理检查员工是否遵守他们在合同中就绩效指标、截止日期和这些协议中列出的其他细节达成的协议。 您可能还想确保这些人没有违反联邦法律规定的任何规则，例如反歧视政策和劳动法（例如）。
  • 监督执行措施的合同： 此步骤涉及定期检查任何一方是否发生任何违约行为； 在对违规者实施处罚时应毫不犹豫，因为如果不加以制止，这可能会导致严重的后果（例如，诉讼）。

归档合同

存档合同意味着永久将其从活动使用中删除。 这很重要，因为合同已经过时并且需要随着时间的推移而被删除。

例如，如果您与另一个没有任何更改或续订潜力的实体签订了协议，那么归档该合同将是有意义的，因为它没有必要继续使用。

当将合同从一个法律管辖区转移到另一个法律管辖区时，也可以使用存档，因为在丢弃（或“删除”）文件之前必须保留多长时间有不同的规定。 归档涉及：

  • 根据文档的用途确定是否需要归档文档。
  • 查看您与其他实体或个人的协议条款。
  • 选择下一步应该采取的步骤。

好处包括节省存储空间，同时通过减少未经授权的访问机会来减少风险暴露，因为过时的信息在线存储的时间超过了必要的时间，随着时间的推移增加了责任风险。

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什么是 CLM 应用程序？

CLM 应用程序是执行 CLM 实现的特定活动的软件程序。 该软件可以是开源或专有解决方案，但它必须能够执行 CLM 实施计划中列出的所有相关任务。

许多企业使用 CLM 应用程序，因为它们允许他们简化操作并提高生产力。 例如，可以使用许多软件包来跟踪您的销售线索。

如果您有一个基于网络的业务，您可以跟踪有多少人从不同的来源访问您的网站，以及他们每次访问时查看的页面。 您甚至可以将他们的联系方式存储在数据库中，以便以后在需要时与他们联系。

它使您可以更有效地管理业务流程。 如果您正在寻找管理客户生命周期管理的解决方案，有多种应用程序可供选择。

您可以将它们用于大型或小型企业，它们将帮助您以更少的努力取得更大的成果。 以下是一些最流行的 CLM 应用程序：

  • Salesforce销售云
  • SugarCRM 客户关系管理软件
  • 甲骨文 Siebel CRM
  • Salesforce Chatter 社交网络平台

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CLM 涉及的行业和内部团队

CLM 是许多行业和内部团队的重点关注领域。 因此，CLM涉及的行业和内部团队非常庞大，包括但不限于以下：

  • CLM 涉及的行业包括：
  • 汽车行业
  • 化学工业
  • 消费品行业 (CPG)
  • 能源行业
  • 食品和饮料行业 (F&B)
  • 医疗行业
  • 休闲、酒店和娱乐业 (LH&E)
  • 制造业
  • 石油和天然气行业 (O&G)

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如何选择 CLM 软件？

选择正确的 CLM 软件是一项艰巨的任务。 市场提供了各种各样的解决方案，每种解决方案都有自己的优点和缺点。 要做出正确的选择，您应该考虑几个因素，例如：

定义您的目标和要求

如果您不清楚您想从 CLM 软件中得到什么，那么就很难衡量您的实施是否成功。 因此，在我们查看任何特定工具或技术之前，让我们先考虑一下为什么您应该首先投资 CLM 系统。

为什么公司选择投资 CLM 系统？ 最重要的原因是他们想要改善客户体验。 这可能意味着很多事情：更好的客户保留率、更高的满意度分数和更多的推荐都是采用这种技术的正当理由。

如果这不是您的目标（而且很多企业也不是），那么值得考虑将时间和金钱投入到其他事情上是否比将其花费在昂贵的新 CRM 系统上影响更大。与贵公司的需求或目标相匹配。

考虑部署选项

在选择 CLM 软件时，您需要考虑部署选项。 这些包括本地、云或混合。

本地部署是最安全的选择，但需要在设备、服务器和维护方面进行昂贵的前期投资。 由于本地解决方案的移动部件更少，因此它比云或混合解决方案更容易维护。 它还可以更好地控制您的数据，因为它存储在您的服务器上，而不是与第三方共享。

云解决方案通常更便宜，因为它们不需要硬件购买等任何前期投资。 取而代之的是，供应商将所有必需的基础设施放在他们的场所，这样用户就可以通过基于浏览器的应用程序（应用程序）远程访问它们。

因此，云解决方案更加灵活，因为它们可以根据需求水平快速扩展，但这也意味着对您如何管理工作流程的某些方面（例如报告仪表板等）的控制可能较少。

比较供应商

您应该根据您的具体要求比较供应商。

您将要确保您选择的供应商具有良好的业绩记录以及其他客户和愿意分享经验的客户的推荐。

此外，在比较 CLM 供应商时，查看定价模型、许可模型和产品路线图也很重要。

注重易用性

在查看 CLM 软件时，您应该考虑的最重要因素之一是它的易用性。 最好的 CLM 解决方案直观而简单，允许用户轻松浏览他们的仪表板和报告。

当需要培训新员工或新客户时，一个设计良好的系统可以使这个过程比过时的系统容易得多。

要为您的业务选择有效的解决方案，请寻找具有以下特点的选项：

清晰的用户界面 (UI)

您的员工无需接受特殊培训即可了解他们与您一起工作时如何最好地使用该软件。 如果在给定工具集中导航仪表板和报告时涉及太多令人困惑的元素或层，您可能需要考虑另一种选择。

直观的导航

UI 还应设计为在您的软件平台内的不同功能区域之间提供轻松访问。 通过这种方式，每个人都将随时知道所有东西的位置，因此他们不会在正常工作流程过程中快速需要东西时浪费时间四处寻找。

寻找提供持续支持和培训的供应商

您应该寻找供应商为您提供持续的支持和培训。 您需要一家在销售后为您服务并确保您的软件按设计运行的公司。 如果一家公司不提供这个，那就找另一家！

结论

合同生命周期管理 (CLM) 不再仅仅是必需品，相反，它现在是有益的。 这样做不仅会增加对您组织的合同组合的可见性，还会为您的整体业务增加价值。

实施 CLM 可以让您的企业停止管理合同并开始管理合同的生命周期，从而提高整个组织的效率和有效性。

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