如果有一份文件可以作为一家公司的采购、质量控制、行政和财务部门的参考点，那就是采购订单——通常被称为 PO。
无论您的企业是大是小，采购订单在跟踪您的库存、确保您的产品或服务的质量标准以及您的财务计划的有效性方面起着关键作用。
“如果你不能衡量它，你就不能改进它” - 彼得·德鲁克。
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什么是采购订单？
采购订单是公司提出的采购文件，其中包含为管理、生产或服务目的而采购的项目的详细信息。 采购订单包含有关要购买的产品/服务的类型和数量、技术规格、价格、交货日期和地址、可能取消的期限、付款条件以及其他条款和条件的详细信息。
在小型企业中，PO 由企业主或 CEO 提出。 在大型组织中，采购或 采购申请 通常由部门经理提出，并发送给公司的采购主管或财务经理，后者又会制定采购订单。 PO 是买方和卖方之间交易的开始。
采购订单的法律地位
采购订单本身只是一个清单 提供. 但是，当卖方或供应商接受并在其上签字时，采购订单即成为具有约束力的合同。 卖方随后有法律义务按照采购订单的指导交付买方要求的物品； 并且买方必须按照上述时间表清算付款。 经确认的采购订单在可被金融机构用作为您的企业提供贸易融资的担保的范围内是合法的。
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什么是发票？
发票是供应商/卖方为履行采购订单而提出的付款要求。 它是账单，基于采购订单，通常包含 PO 编号以及发票编号和逐项列出的价目表。 发票是根据采购订单中提到的付款条件开具的。 如果买方已承诺预付款，则在发货前开具发票； 否则，发票将与采购的物品一起交付。 买方有法律义务根据采购订单的条款进行付款。 (什么是形式发票？)
例如，比尔怀特， 采购与采购 一家五星级酒店的经理从糕点师那里收到一份华夫饼机、面包盒和巧克力模具的采购申请。 Bill White 填写了一份采购订单，其中明确规定了所需设备、交货日期和预期价格，并将其发送给厨房设备公司。
厨房设备公司收到采购订单并确认他们可以履行订单。 他们将订单连同发票一起发送给 Bill White。 当货物到达时，Bill White 和酒店的客户经理进行三方匹配，以根据 PO 和发票验证送货单。 验证完成后，客户经理会处理发票以进行付款。 付款后，采购订单被标记为已关闭，发票被盖章为已付款。
采购订单与发票
尽管采购订单用于制作发票，但它们都是单独的文件，由不同的人在采购过程的不同阶段使用。 以下是两者之间的一些本质区别。
采购订单:
– 由买家在购买前制作
– 列出要购买的产品/服务的详细信息
– 有一个建议的付款时间表。
发票:
– 由卖家在售后（购买）筹集
– 以明细价目表确认交付的产品/服务
– 指定付款时间表和日期。
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采购订单如何运作？
采购订单也表明您的业务增长预测。 关于购买什么和购买多少的决定取决于您在不久的将来预见的业务量。 一旦确定了这些需求，就可以根据所需产品或服务的规格制定采购订单。
同时，可以确定供应商/销售商来满足要求，并将采购订单发送给他们进行审批。 卖方审查并确认他们是否能够满足时间表和满足您的要求，并批准采购订单，该采购订单随后具有法律约束力。
因此，卖方有责任确保按照采购订单的条款向您交付产品或服务。 卖方还开具发票，付款由贵公司按照采购订单中的约定进行。
跟踪您的采购订单以提高效率
采购订单跟踪或 PO 跟踪是监控您的采购订单从构思到最终交付的过程。 传统上，一旦 PO 获得批准，买方就会致电供应商或运输公司了解装运状态。 快速高效的技术完全取代了传统的慢速模式； 现在可以跟踪货物的每一步。
标准化的电子采购订单表格使处理变得快速、高效且更经济。 智能跟踪解决方案可实现对采购订单整个过程的完全实时可见性和报告：
- 提交订单
- 多阶段审批
- 提前发货通知
- 交货
- 发票
- 付款关闭
采购订单对您的业务的重要性
在启动阶段，您可能更容易与供应商建立清晰的沟通渠道。 然而，随着业务的增长，不同级别和不同团队的需求也在增长。 因此，建议建立一个系统来创建采购订单，以确保不会丢失订单的详细信息，不会错过或重复同一订单的付款，节省时间并建立审计跟踪。 正确记录的采购订单可以透明地记录贵公司购买了哪些物品、谁购买了它们以及何时购买、谁是常规供应商以及在特定时间点有多少可用的支出资本。 反过来，这将促进更好的财务管理。
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自动化采购订单流程的好处
采购订单自动化是整个流程的精简 采购订单流程. 采购订单自动化的最大优势在于节省时间和精力。 在大型组织中，自动化平台使团队成员能够自动将采购请求发送给团队负责人进行评估和批准。 然后将自动创建采购订单，从而消除了文书工作的需要、在不同批准阶段重复输入数据以及其他挑战，例如：
– 缺乏效率和问责制
– 缺乏过程控制
– 隐私和安全风险。
节省低价值活动的时间。 提高整体效率
无论您的企业规模如何，采购订单自动化的好处都很多。 通过实时处理和审批，自动化可确保遵守规则和控制，同时提高团队的流程效率并在很大程度上减少人为错误。 此外，它还提供了完整的审计跟踪，从而避免了寻找丢失的纸质文件的麻烦。 通过简化的流程以及成本和时间的节省，流程的灵活性、控制力和可见性随之而来。 此外，自动购买平台可实现无缝 发票匹配 在一个自动化的 AP 部门。
