机器人过程自动化 (RPA) 使人们能够停止执行通常手动执行的某些类型的重复性任务。 由于现在有这么多人花费宝贵的时间来处理电子邮件管理需求，因此他们研究了 RPA 如何帮助他们的收件箱也就不足为奇了。 以下是一些示例，说明它如何改善教育部门的运营并帮助辛勤工作的教师腾出时间。
减少打字任务
一些 RPA 工具甚至可以在教育工作者看到之前处理传入和传出的电子邮件。 它消除了通常包含大量典型工作日的繁忙工作。
此类解决方案通常首先评估电子邮件的内容。 然后，他们将为电子邮件中的内容创建一个置信度分数。 如果 RPA 系统具有很高的可信度，它会在没有老师或参与电子邮件管理的任何其他人的输入的情况下发送响应。 只有当 RPA 工具对电子邮件的内容信心不足并需要指导时，教育工作者才会参与进来。
当父母发送易于回复的电子邮件时，此类设置特别有用。 教育工作者可能会设置特定模板供 RPA 工具使用。 然后，他们只需要在电子邮件内容更复杂时输入更详细的回复。
考虑一个学生通过电子邮件发送家庭作业的例子。 教育工作者可以使用 RPA 来确认收到作业或标记学习者忘记包含必要的附件。
RPA 在学年开始等时期也很有价值，此时教育工作者可能需要向数十名新生及其家长发送欢迎电子邮件。 教师仍然需要在信件中添加个人风格，但他们可以消除或减少每封邮件中必须包含的一些电子邮件内容。
“RPA 可以在没有教师任何输入的情况下发送电子邮件回复。”
在基本职责中节省时间
教育工作者所做的许多工作都具有重复和个性化的特点。 课程计划就是一个很好的例子。 教师通常遵循特定的框架以确保课程内容符合州或国家标准。 但是，他们也会根据学习者的优势和需求为每个学生调整计划。
在苏格兰，阿伯丁市议会成为该国第一个使用 RPA 来创建课程计划的人。 此 RPA 应用程序带来了积极的变化 相当于多雇用 14 名教师 因为它节省了很多时间。
一些课程计划甚至包括教学习者如何发送电子邮件。 该内容对年轻的学习者或将英语作为第二语言学习的人特别有益。
电子邮件是许多人日常生活中不可或缺的一部分，但每个人都必须在某个时候学习如何发送它们。 想象一下 RPA 解决方案可以帮助教师更快地制定课程计划，然后将主题内容直接分发到学生的收件箱。
“在苏格兰使用的 RPA 应用程序节省了大量时间，相当于雇用了 14 名新教育工作者。”
确保教育工作者按优先级查看电子邮件
电子邮件是一种方便的通信方式，但它很快就会让人不知所措。 这是因为大多数人都将收件箱设置为接收所有到达的电子邮件。 然而， 电子邮件管理的最佳实践 是优先考虑处理消息的方式和时间。 您几乎肯定会发现有些需要及时关注，而有些则根本不需要回应。
RPA 可以在后台工作以优先处理电子邮件。 一些系统会随着时间的推移了解哪些电子邮件或多或少重要。 人们还可以调整设置，以便他们在预设时间批量查看电子邮件。 这样，每当有新消息到达时，用户就不会被打断。
一些 RPA 系统还学会识别特定的关键字。 这些可能包括“生病的孩子”、“迟到的作业”或“错过的作业”。 这些都是老师可能需要迅速关注的问题。
在过去的几年里，许多教育工作者都面临着非凡的挑战，有些人 现在处理倦怠 因此。 一个问题是他们经常必须花很多时间做教学以外的事情。 RPA 可以解决该问题，尤其是与电子邮件管理相关的问题。
“一些 RPA 系统可以优先处理电子邮件，并随着时间的推移学习，这或多或少是重要的。”
改进处理时间和程序
许多教育系统使用电子邮件内容作为预警系统。 例如，某些短语可能表示处于危险中的学生或具有极端主义观点的学生，这可能会使自己或他人处于危险之中。
在英国，教育部部署了一种 RPA 工具，称为自动化机器人否定繁重的数据记录 — 或 ARNOLD。 在使用 ARNOLD 之前，工人处理 来自公众的大约 120,000 封电子邮件 每年通过手动将数据放入系统中。 这需要花费大量时间，需要有人阅读消息并在上下文中理解它，然后在发送给合适的人之前对其进行分类。
现在，ARNOLD 审查每封电子邮件，按风险级别对其进行分类，并将所需的数据输入到教育部门的系统中。 RPA 工具检查与每封电子邮件相关的数百个变量，以决定如何对其进行分类。 此设置消除了与传入电子邮件相关的手动数据输入。
工作人员表示，这一变化帮助他们专注于提供服务而不是管理。 它还使他们更容易发现需要采取最快行动的电子邮件，例如那些关于高危学生或表现不佳的学校的电子邮件。
机器人过程自动化使电子邮件管理更简单
今天的教育工作者无法避免写作和回复电子邮件。 然而，正如这些示例所示，机器人流程自动化工具可以帮助他们节省时间并从事更有价值和相关的工作。
一些教育部门的决策者不愿以不同的方式做事，尤其是在新流程需要财政资源的情况下。 这意味着教师可能需要具体说明他们目前在写电子邮件上花费了多少时间和精力，以及 RPA 将如何改变游戏规则，让他们将更多时间投入到他们最擅长的事情上。
