如何构建一个自下而上的、价值驱动的业务案例，以自动化您的来源到获得批准的支付流程。 第 4 部分。
我的上一篇文章介绍了确定正确技术和设计切合实际的转型路线图的重要步骤。 本文将从非财务角度审视构建业务案例的过程。 我的下一个作品将看起来
在财务方面。 重要的是要记住，仅关注高级财务的业务案例可能不会得到签署和批准。 另一方面，涵盖您提议的变更的所有方面的业务案例和
提供自下而上的价值评估的可能性要大得多。 稳健的评估也可能帮助您在实施过程中推动转型项目。
构建您的业务案例
到流程中的这一点，您将知道您想做什么、与谁一起以及在什么时间范围内。 该过程的下一步是将您所知道的一切整理成商业案例文件，然后寻求您的项目投资批准
执行团队和/或董事会成员。 有趣的是，这一步通常被视为整个过程中压力最大的部分。 你从哪里开始？ 您需要准备什么文件？ 它将如何被接收？ 您的高管会问什么额外的问题
问？ 你有足够吸引人的故事吗？ 你提出的改变会被批准吗？
尽管商业案例文件的重点和重要性，但通常是过于简单化并最终以数字为中心的步骤——而不是诚实的评估执行人员通常正在寻找的。 您的业务案例不是电子表格。
财务是业务案例的重要组成部分，但不是唯一的组成部分。
您的业务案例需要解决三个要点才能获得批准并帮助您推动转型项目：
- 信任——你的 业务案例需要足够强大，以确保您的高管相信您知道自己在说什么
- 诚信—— 它应该是对拟议项目的诚实评估。 列出可能加速或减慢项目速度的组成部分，并定义您所做的财务和项目交付假设
- 治理 – 它需要规划一条清晰的路径，配备强大的监测和评估点，以确保项目兑现其承诺。 有一个强有力的计划，概述需要实现的关键“转型”指标以及什么
可以应用纠正措施。
您的业务案例需要包括以下元素：
变革管理评估
任何业务案例都需要详细评估您的项目可能对您的团队产生的影响。 您需要概述支持和阻碍项目实施的“人员因素”。 要做到这一点
考虑以下：
- 您当前的文化和价值体系
- 您的企业的变革能力，包括已经在进行或计划进行的变革有多少
- 整个组织中存在的领导风格和权力分配
- 对以往转型和变革项目的看法
- 您的中层管理人员对拟议变更的态度，因为它们将是推动最终用户采用的关键
- 推动整个组织变革所需的高管支持
使您的计划与更广泛的战略目标保持一致
任何业务案例都需要从提议的项目到您组织的一个或多个战略目标之间划清界限。 然后将其与您提议的更改将带来的转变联系起来。 这对获得成功至关重要
对项目的行政支持，并获得他们对任何支出的批准。 这需要比只是 'X 更详细
与围绕数字化转型的目标 Y 保持一致，因为它是一个数字化项目. 那么，您如何证明所需的详细程度？
- 审查您的公司和部门战略计划。 如果他们不存在，请与您的高级管理团队会面并询问他们的关键战略重点。
- 然后确定将支持这些优先事项的项目的具体结果。
- 使您的成功指标和项目时间表与更广泛的公司和/或部门战略计划保持一致。
与几个主要利益相关者一起测试您的发现，以确保它们有意义——这也有助于在该利益相关者中播下您的项目想法。
掌握风险
风险是任何业务案例决策过程中非常重要的一部分，因此您需要证明您已完成功课并了解项目在三个关键领域的相关风险：
- 项目风险 – 项目交付涉及哪些风险
- 不作为风险 – 企业在不进行项目时继续面临的企业风险是什么
- 投资回报风险 – 未实现预期投资回报的风险是什么。
对于每个风险，您需要确定可能性、影响、风险评级和缓解策略以及所有者。 项目风险应源自您的项目规划过程，这些通常是业务案例中突出显示的风险。
通常遗漏的领域是不作为风险和 ROI 风险。
不作为的风险
不作为的风险是指企业在改变采购和应付账款流程时面临的非常真实的企业风险。 每个企业都面临这些风险，问题是根据系统，这些风险有多高
以及您已有的流程。 在企业的采购和应付账款流程中，您通常需要了解 10 种企业风险：
- 欺诈性发票 – 您将支付不应该支付的发票的风险
- 供应商违规 – 这包括围绕您要求他们持有的文档/流程类型的一系列供应商方面的不合规风险。 这里的风险是您开始与不具备
所需的文件到位或现有供应商的文件失效。 这可能包括遵守：- 环境、社会和治理要求 (ESG)
- 现代奴隶制
- 保险
- 行业认证
- 行业评估
- 重复发票 – 您为供应商支付同一张发票两次的风险。
- 税务合规 - 由于您的数据或流程问题，您无法遵守相关税务申报/法律的风险。
- 特立独行的支出—— 存在未经授权的公司商品/服务支出的风险。
- 消费审批 – 您无法根据您的财务政策和程序证明公司对商品/服务支出的批准。
- 错误的发票数据捕获 – 错误获取发票数据导致供应商付款问题的风险
- 利益冲突 - 公司支出决策的风险是在没有明确评估利益冲突的情况下做出的（例如，将合同授予员工的朋友或其他商业利益）。
- 合同生命周期风险—— 该风险包括一系列与合同相关的风险，包括以下领域：
- 在没有适当的合同风险评估的情况下同意不利和/或具有潜在破坏性的合同条款
- 合同文件丢失
- 未经授权的员工批准合同
- 合约不知不觉到期
- 破坏供应商关系 – 该风险与采购到付款流程中可能出现的问题有关，这些问题可能会损害您与供应商的关系。 这可能包括以下因素：
- 延迟、延迟或错过发票付款
- 由于手动后续流程，服务成本高
- 由于手动订购流程导致订单丢失或不正确
- 业务中断 – 这种风险与您的核心采购支付业务运营因持有关键手动流程知识的关键员工离职而中断的可能性有关。
投资回报率风险
如果到目前为止您已经能够遵循该过程，您应该清楚地知道如何以及何时通过您提议的项目交付价值，所有这些都将由一系列假设决定。 投资回报率的风险是
这些假设没有得到满足。
例如，如果您计算出降低发票处理成本的原因是供应商采用更自动化的发票渠道，那么如果采用速度低于预期会怎样？ 您可以采取哪些缓解策略
以确保假设接近现实？
我建议审查预期收益的所有领域：
- 开票流程优势
- 采购订单处理的好处
- 采购相关福利
- 与人相关的好处
- 效率相关的好处
然后根据这些领域进行风险评估，以确定可能性、影响和缓解策略。
根据我们的经验，阐明业务案例的非财务方面对于建立信任、展示您的专业知识并让您的高管做好业务案例财务方面的准备大有帮助。 在我的下一篇文章中，我将着眼于添加这些关键财务信息
到您的商业案例。
