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经营企业需要应对大量风险。 欺诈风险可能来自与第三方（例如供应商甚至员工）的参与。 一种这样猖獗的欺诈行为与 应付账款流程 是供应商欺诈。
供应商欺诈可能以非常复杂的方式从一个或多个来源发生。 如果不被发现，它可能会给企业带来严重的损失。 继续阅读以了解有关供应商欺诈、其类别以及检测和预防方法的更多信息。
目录
什么是供应商欺诈
供应商欺诈是指供应商、多个供应商或员工为谋取个人利益而实施的不当行为。 应付账款 (AP) 一家公司。
简而言之，这是一种骗局，涉及在AP中伪造供应商或收件人的帐户信息以转移付款。 付款欺诈可以通过以下方式实施：
- 一名或多名员工
- 一个或多个供应商
- 供应商和员工之间的协作
- 修改任何人都不知道的供应商付款信息的外部实体
有时，所涉及的纯粹复杂性会使供应商欺诈检测变得困难，并使企业容易遭受巨大损失。
影响谁
通常，供应商欺诈会严重影响中小型企业。 此类组织面临更高的风险，因为它们往往没有强大的控制或检查点来跟踪和查明此类欺诈行为。
此外，拥有较小员工团队的小型组织依赖最少的员工来处理多个 AP 功能。 因此，一名负责接收发票和授权付款的员工可能会试图操纵记录，这反过来又会对公司的财务和信誉造成重大损害。
这并不意味着大型组织没有风险。 但凭借他们的手段、能力和相对较大的员工，他们可能会部署强大的风险控制，从而降低供应商欺诈的发生率。
如果较小的组织缺乏实施跟踪流程和控制的手段和能力，则更容易受到供应商欺诈的影响。 没有他们，就很难防止或减轻其 AP 部门可能实施的各种类型的欺诈行为。
供应商欺诈的类别
供应商欺诈的实施方式可能会有很大差异。 可以详细分类如下：
- 计费欺诈：指员工以两种方式进行的付款操作。 它可能涉及虚假供应商或使用实际供应商的帐户进行重复付款。
- 虚构供应商——拥有足够控制权和访问权限的员工设置虚假供应商账户或空壳公司，将其注册为供应商，并定期向该账户付款。
- 重复付款 – 员工使用真实供应商的帐户，操纵付款记录，并在供应商的发票上启动双重付款。 然后，额外的付款将转入员工的账户。
- 检查操作： 这种欺诈涉及员工伪造或修改供应商支票上的信息，以将付款发送到个人银行账户。
- 收受贿赂： 由于供应商和员工之间的理解，这种类型的欺诈涉及员工从供应商处接收个人汇款以换取额外的利益或销售。
- 超额结算： 当供应商向公司收取超出最初商定的数量/价格的账单时，称为多付。 这种做法可以单独进行，也可以与员工合谋进行。
- 定价： 当两个供应商合作以高于正常价格的价格定价时，就会发生这种类型的欺诈。 买方/公司随后被迫支付更高的价格，而与卖方无关。 员工可以作为供应商获取预算敏感信息的内部来源。
- 围标： 一种常见的欺诈方式，通常是通过 2 个或更多供应商和员工之间的合作来获得有利于最高出价者的采购合同。 员工将因鼓励和协助欺诈而获得适当的补偿。
- 网络欺诈： 可能是最难发现的类型，此类供应商欺诈案件是由与公司或供应商无关的未知、未经授权的人进行的。 在这里，外部实体可以操纵现有供应商的账户并将付款转移到他们的账户。 整个交易以电子方式完成，这使得企业的检测和预防更加困难。
检测和预防供应商欺诈
检测和防止供应商欺诈并非易事，但却是可行的。 一旦您确定了缺乏控制的关键领域，实施更强有力的控制和措施可以大大防止供应商欺诈案件。 让我们看看可以在组织中实施控制以防止供应商欺诈的各种方式。
供应商控制
由于大多数供应商欺诈案件都涉及供应商，因此从选择到付款采取某些预防措施可能会降低其发生率。 以下是一些潜在的控制措施：
- 在供应商注册过程中进行尽职调查。 应重点验证供应商详细信息，例如邮寄地址，包括邮箱、联系电话、供应商税号、联系人和银行账户。
- 维护具有设定偏好的集中式供应商数据库。 拥有一份单独的高风险供应商名单可以帮助启动额外的清算付款审批。
- 通过外部审计/来源或供应商部门以外的员工对供应商进行审查，以进行公正的评估。
- 验证供应商的地址或其他信息是否与任何员工的信息不匹配或与现有供应商相似。
- 定期检查供应商主文件以确保计费量是现实的并且没有不一致。
员工措施
虽然被称为供应商欺诈，但大多数欺诈行为通常是通过内部人员的帮助进行策划的。 检查员工参与此类欺诈的一些关键措施是：
- 在雇用新员工或代理机构时进行彻底的背景调查（当 外包应付账款)
- 将财务信息保密并仅限于更高级别的员工
- 较大的组织可以将员工的职责划分为不同级别，以实现更好的内部控制。 因此，
- 输入供应商数据的负责人应与批准供应商的人不同，因为这样可以消除虚假供应商的创建
- 不同人员应处理接收货物或服务、处理发票付款和授权批准付款
- 较小的公司可以轮换供应商/AP/中员工的职责采购部 或让经理监督重要任务，从而消除计划欺诈的机会。
使用发票匹配方法
发票匹配 是小型到大型组织可以用来防止供应商欺诈常见发生的有效方法之一。
发票匹配 是公司用来根据其他相关文件检查供应商发票的过程，例如 采购订单 (PO)、收货、检验单，甚至是合同。
这些强制性检查有助于在批准付款之前验证供应商发票的真实性。 发票/采购订单匹配 可以通过不同的方式完成。
- 双向匹配 – 通过将发票与原始采购订单 (PO) 进行匹配来执行。 此流程验证发票中列出的商品或服务是否与组织订购的商品或服务相匹配。
- 三路匹配 – 此过程涉及对发票的双重检查。 发票首先与 采购订单 然后到收货。 它有助于验证发票中列出的商品/服务是否与采购订单匹配并且是否已正确交付。
- 四路匹配 – 最复杂的匹配过程需要根据其他 3 个文件检查发票，即采购订单、收货和检验单。 此程序可确保发票中提到的商品/服务按照采购订单收到，并经过检查以验证它们是否准确。
- 非采购订单或合同匹配 – 在企业不使用多个文件的情况下，将供应商的发票与合同协议进行匹配，以验证所提及的价格和服务没有偏离合同本身。
应用数据挖掘技术
数据挖掘是一种分析大量数据并发现有助于业务分析和决策的模式的现代技术。 该技术在欺诈检测方面非常准确，可用于减少供应商欺诈案件。
使用趋势分析，数据挖掘可以检测到表明欺诈活动的异常情况。 组织可以使用数据挖掘技术来检查特定模式，包括：
- 偏离正常程序的付款、低美元的不一致以及最大化批准限制的金额
- 在同一日期向同一供应商重复付款或付款总数超过合同协议
- 在非工作时间付款
- 供应商信息的偏差，例如交货和付款地址的变化、发票中使用相同的采购订单、发票编号不连续等。
其他组织措施
除了主要措施外，公司还可以采取其他适当措施来控制供应商欺诈行为。 一些可行的有：
- 设置欺诈热线——匿名热线设置可以帮助员工报告违规行为，而不必担心后果。 它创造了一种警惕的氛围，可以帮助组织快速推出纠正措施。
- 加强内部控制——组织应确保控制程序到位，从管理层到入门级的每个人都知道这些程序。 对员工进行有关供应商欺诈的教育和更新可以帮助他们更加了解风险和后果。 执行定期风险评估可以洞察需要纠正的漏洞以减少供应商欺诈。
- 两级审批——供应商审批和付款审批都应通过多层审批流程。 这可以确保公司获得合法的供应商，并且在不止一名员工监督流程的情况下，付款受到更好的审查。
结论
供应商欺诈会给组织带来沉重的损失并付出高昂的代价。 防止供应商欺诈需要定期进行适当的规划、审查和更新公司政策。 应以多层次的方式实施预防措施，以减少欺诈并保护组织在未来免受严重损失。
