发票‌‌‌审批‌‌自动化‌‌

介绍

大多数公司的应付账款 (AP) 部门都有内部规则 发票管理 包括批准。 什么是发票审批？ 什么是手动发票审批工作流程？ 为什么要自动化发票审批工作流程？

继续阅读以了解发票审批流程。

---

---

---

希望自动化您的手动 AP 流程？ 预订 30 分钟的现场演示，了解 Nanonets 如何帮助您的团队实施端到端 AP自动化.

安排演示

---

企业中应付账款 (AP) 部门的运作，无论是面向产品还是面向服务，对于公司的生产力和维护良好的供应商关系都至关重要。 一个高效的 AP 部门为公司的采购流程提供财务、行政和文书支持，必须有一个有组织的系统，无缝集成采购到付款流程的各种功能，包括采购订单管理、供应商沟通、发票管理、产品跟踪和支付。

发票管理 从公司收到发票开始，到支付发票结束，是公司 AP 部门最重要的职能之一。 听起来很简单，发票管理不是，也不应该是“接收发票，支付发票”的两步过程。 对于进行大量采购并最终开具大量发票的公司来说尤其如此。 一个好的发票管理协议必须涉及验证所有发票的合法性和多级批准，然后才能处理付款。

发票审批工作流程

发票审批工作流是采购到付款流程中的一系列步骤，用于确保公司收到的发票合法且与所下订单相符。 发票批准涉及由负责采购订单的人员和/或供应商进行的多级检查。 每个公司都可以有自己独特的审批流程

典型的发票审批工作流程包括以下步骤：

发票到达公司。 发票可以是硬拷贝、PDF 附件或更高级的数字发票形式，必须在适当的部分提交以供处理。

• 发票验证： 一旦提交，发票就会链接到与该特定交易相关的任何其他文件，例如采购申请、采购订单、供应商的报价、供应商的其他通信等。这通常称为“三向匹配” ，需要匹配的三个单据分别是Purchase Order、Invoice和Delivery receipt，但也可以匹配其他单据。 验证时需要考虑的其他因素包括：
  付款条件是否匹配？
  是否包括任何承诺的折扣？
  发票是否已编码到适当的费用账户？
  收货后是否存在性能问题需要扣款？
• 发票异常： 当发票的信息不完整或不正确时会引发异常。 发票被重新发送给适当的员工以跟踪和更正错误。 随后是重新开具发票、重新验证和匹配错误更正的情况，或者在未解决的异常情况下进行欺诈调查。
• 认证： 一旦核实，发票将根据公司的政策发送给各级人员。 批准的数量和性质因公司、部门、产品类型和发票金额而异。 例如，采购部门可能必须先批准发票以确认供应商账单的准确性，然后才能处理付款。 一些公司要求发票金额高于阈值才能获得经理或 CFO 的额外批准。
• 付款方式： 获得所有批准后，发票进入付款队列。

许多中小型公司继续采用手动发票审批工作流程。 这些可能涉及像拥有 SOP 文字处理文档一样基本的操作，其中描述了步骤并将文档分发给工作流的各个参与者以用作指南。 可以想象，这是一个杂乱无章的过程，需要参与者按照步骤不断参考文档，这可能会导致错误。

在许多小公司中，甚至没有这样的 SOP，只有一个通用的程序，通过口口相传传递给各个参与者，当公司进行任何形式的变更时，这都是灾难的根源，无论是扩大或改变其员工基础。

---

设置非接触式 AP 工作流程和 简化应付账款流程 片刻之间。 立即预订 30 分钟的现场演示。

安排演示

---

手动发票审批工作流程的问题

手动发票审批工作流程的一些具体挑战是：

• 错误： 由于过度工作或仅仅是疏忽造成的人为错误可能会导致重复付款、少付、延迟付款或错过付款，所有这些都会让公司付出更多的金钱和时间。
• 缺少文件： 文书工作可能会导致发票等重要文件错放和丢失。 这可能会导致整个会计应付周期出现大量问题，从与供应商的摩擦到延迟运营。
• 浪费人力： 手动审批流程浪费了人力，而这些人力本可以更有建设性地用于更有成效的活动。
• 时间延迟： 当一张发票需要多次批准才能获得批准，并且当公司在其工作日内处理多张发票时，仅在处理发票之前获得批准可能会很耗时。 高达 20% 的发票经常包含不正确或不完整的信息，而手动发票审批工作流导致 AP 部门花费 25% 的时间来解决问题和追踪缺失的信息。
• 延迟付款： 延迟获得批准可能反过来导致付款延迟，如前所述，这可能会给公司带来高昂的代价。 在美国，3 年有 2019 万亿美元与小企业的逾期付款有关，这导致招聘暂停、库存购买限制和员工工时减少以维持生计。 延误还可能导致延迟收到订购商品、不良信用评级、与供应商的关系不佳以及费用/罚款。
• 发票路径的不透明度： 很难甚至不可能在发票的验证和批准路径中跟踪发票的状态，这使得回查和预先计划变得困难。
• 欺诈漏洞： 发票欺诈可能是第三方欺诈、人工误收费、延迟重复付款或内部欺诈。 需要一个严密的审批程序来防止欺诈。 在危机时期尤其如此。 例如，据报道，19 年 Covid-2020 大流行增加了发票欺诈的发生率。发票欺诈可能表现为发票数量异常、货物与发票不符、采购订单与发票不符以及员工行为可疑。 这些是人工无法检测到的，尤其是在业务量大的时候。

发票审批工作流程的自动化

发票审批自动化有助于简化流程并节省时间。 发票审批自动化的一些优点是：

• 更快的验证： 这也许是自动化最重要的好处。 发票与其他相关文件的自动比较可以消除与手动三向匹配相关的时间延迟，因为与一项交易相关的所有文件都以数字方式存储在同一位置，并且可以通过视觉或基于 AI 的软件轻松进行比较。 自动发票审批工作流程可以与数据库和其他会计系统集成，以实现自动匹配而无需人工干预。
• 更快的批准： 自动通知和提醒可以消除发票审批的延迟。 电子签名和数字表格的集成可以使流程的不同参与者在旅途中获得批准，这样即使不在办公室也不会延迟批准过程。
• 节约成本： Levvel（前身为 Paystream Advisors）的一份 2018 年报告显示，错过折扣 (44%)、逾期付款 (39%) 和重复付款 (29%) 是主要原因 发票处理 企业中的担忧，这三个问题都可以通过自动化来克服。
• 问责： 实时自动跟踪交易允许查看审批链中发票的状态。 将突发事件和提醒纳入工作流程可以消除障碍并提高透明度以加快审批速度。 批准流程的自动化还创建了一个审计跟踪，显示已完成和未完成的各种级别的批准。
• 文档安全： 将所有文件数字化作为自动发票审批工作流程的一部分，可以防止文件丢失，这些文件通常与在公司内物理移动文件以进行验证和批准有关。 自动化允许将工作流与公司的文档管理系统和其他簿记工具集成，以自动更新和归档记录。
• 法规遵从性： 自动化的发票审批工作流程可以在审计期间轻松访问所有相关数据，从而简化合规性。
• 更好的商业智能： 自动化的发票审批工作流程可以轻松访问和评估采购数据和支出，从而实现更好的报告机制和决策制定。
• 更好的供应商管理和关系： 发票审批流程的系统组织有助于更好地管理供应商，避免延迟付款有利于供应商关系。
• 消除欺诈： 发票审批工作流程的自动化可以通过允许跨工作流程进行检查和提高可见性来消除欺诈。 在自动三向匹配期间可以自动标记违规行为，电子签名验证可以防止内部和外部欺诈以及相关损失。

---

预订这个 30 分钟的现场演示，让您不再需要手动将发票或收据中的数据输入到 ERP 软件中。

安排演示

---

全自动发票审批流程

• 发票数字化： 各种格式的发票必须首先数字化为标准格式。 由于每张发票都包含用于会计资源规划和企业决策的关键数据，因此数据提取的准确性至关重要。 从发票中读取的数据通常会传输到公司使用的 ERP、会计或数据分析平台进行后续处理。
• 自动验证： 自动三向匹配可以从发票、采购订单和收据中捕获相关数据，并以模仿人类思维的方式自动处理它们。 其中，支持 AI 的处理还可以比较和匹配记录，并做出诸如通过交易、标记错误或引发异常等决策。
• 自动异常处理： 当标记错误或出现异常时，发票会立即发送给可以修复错误的适当人员。 这可以减少与手动错误处理相关的时间延迟。
• 自动批准： 匹配和验证后，发票会自动传输给相应人员进行审批。 以数字形式应用数字签名和批准可以防止延误。
• 处理付款： 批准后，自动化系统将发票转发给财务团队进行付款处理，之后交易结束，数据存档。

寻求采用自动发票审批工作流系统的公司在为其选择工具时必须考虑以下因素：

• 支持软件所需的基础架构和 IT 资源
• 建立和运行系统所涉及的财务承诺
• 与公司内其他系统的集成
• 业务中所需/可能的自动化和人工干预水平
• 公司内部专有技术的可用性以及软件制造商的客户支持
• 所需的数据安全级别
• 访问级别——这将决定数据的存储位置——在本地机器、中央服务器或云中。

用于自动发票审批的纳米网

基于 AI 的 Nanonets OCR 引擎可以帮助您自动化发票处理并使其成为一个无忧的过程。 它支持多种文件类型并处理结构化和非结构化发票。 Nanonets 的发票 OCR API 可以帮助最大程度地减少将数据输入会计软件的手动任务。

数据可以自动上传、注释和模型训练以进行预测，无需一行代码，无需担心 GPU 或为您的深度学习模型找到合适的架构。 您还可以获得每个预测的 JSON 响应，以将其与您自己的系统集成，并构建基于最先进算法和强大的发票管理和审批基础架构的机器学习驱动的应用程序。

Nanonets 技术支持与其他系统的集成，例如与 Mysql 数据库、QuickBooks 或 Salesforce 的集成，并且与平台无关。 Nanonets 准确且可扩展，可为您的 AP 部门节省时间和金钱，并增强您的发票审批流程，从而加强供应商关系。

加入 20,000 大洲 4 多家企业的联盟，使用 Nanonets 进行发票管理操作。

---

希望自动化发票审批流程？ 给纳米网™ 旋转以获得更高的准确性，更大的灵活性，后处理功能，以及与其他Accounting，ERP系统等的广泛集成！

---

结论

企业运营的财务方面数字化的优势越来越被企业所认可。 这就需要在工作流结构中采用自动化。 发票审批工作流程的自动化可以帮助公司减少在手动发票管理等日常活动上花费的时间，而是专注于他们的核心竞争力，以提高底线并保持竞争力。

• SEO 支持的内容和 PR 分发。 今天得到放大。
• 柏拉图区块链。 Web3 元宇宙智能。 知识放大。 访问这里。
• Sumber: https://nanonets.com/blog/invoice-approval/