发票匹配

应付帐款 (AP) 流程中的一项重要活动是发票匹配。 执行此关键任务的传统方法可能会耗费企业的时间、精力和人力资源。 使用创新技术和自动化工具集可以优化发票匹配，为企业提供额外的影响力和价值。

本文详细介绍了发票匹配、不同类型、非接触式需求 发票处理 or 发票管理，及其各种好处。

什么是发票匹配？

发票匹配是 应付帐款流程 验证和比较信息 采购订单 (PO) 与供应商发票和产品收据。

当组织想要使用供应商的商品或服务时，它会提出具有详细要求的采购订单。 在交付所申请的货物或服务后，采购组织会发出产品收据。 供应商然后开具付款清算发票。 这是发票匹配发生的时间。

匹配发票可确保 PO 和发票之间没有错误或不一致。 它有助于更​​快地结算供应商会费并防止风险 供应商欺诈 和欺诈性发票的付款。

什么是偏差？

称为发票异常，当发票详细信息与其验证文件（例如 PO 或收货/产品收据）不匹配时，就会发生偏差。

偏差可以有两种类型——数量和价格

• 数量偏差: 指PO上的项目金额或数量与开具发票的差异
• 价格偏差：指采购订单中提及的成本与发票中提及的价值不匹配。

识别和协调偏差对于 AP 部门来说可能是一项艰巨的任务。 应评估偏差以查看它们是否在容差范围内以继续进行 发票处理 或将发票退还给供应商进行更正。

容差水平是指发票中百分比或金额可能发生的微小变化。 超出容忍水平的发票将被“搁置”并发送给供应商进行更正。

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需要发票匹配

让我们找出为什么验证或匹配发票对企业如此重要。

发票匹配确保供应商发票可以在发放付款之前根据支持文件进行验证。 这有助于企业：

• 确认只为从供应商处收到的有效商品或服务付款
• 保持更快、更准确的付款发布
• 通过消除错误和重复付款来提高透明度
• 多个供应商的付款记录
• 为公司审计做好更好的准备

不同的企业可以采用不同的发票匹配方式，如下一节所述。

发票匹配方式

组织中的发票匹配过程通常通过以下方式完成：2 向匹配、3 向匹配，最后是 4 向匹配。

发票根据其他相关文件进行验证 文档工作流程 可以包括 采购订单、收货单、验货单。 这些匹配方式还检查发票差异和容差水平，这些差异和容差水平需要在清算发票以进行付款之前解决。

三向匹配

双向匹配是验证发票的一种简单且常用的方法。 它涉及将发票与采购订单匹配以及检查公差。 如果发票符合要求的标准，则将安排付款。

三向匹配

三向匹配 是最流行的发票匹配方法。 这涉及一个三步过程。 检查发票中采购订单和货物收据中所列详细信息的准确性。 一旦确定了公差水平，发票就可以准备付款了。

三向匹配

比 2 向和 3 向匹配更复杂，4 向匹配涉及另一个验证步骤。 它需要将发票与采购订单、货物收据和检验单相匹配。

货物交付后，收货部门核对数量并出具验货单，确认收到的数量是准确的。 因此，只有与采购订单、收货单、公差和检验单相匹配的发票才被认为适合付款。

这些发票匹配方式确保公司只为订购和收到的商品/服务付款。 它还可以防止虚假发票和付款错误，使企业能够更好地控制与第三方的交易。

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将发票与合同相匹配

除了发票匹配方法之外，某些采购可以使用合同匹配过程来完成。 也称为非 PO 发票，这种类型的发票用于周期性发生的经常性或公用事业付款。

在合同匹配中，将发票与现有合同进行比较和验证。 此类合同采购的示例可以是每月水电费（电费、水费等）、建筑租金和维护费、广告费、法律或咨询服务等。

这种类型的匹配受内部发票审批流程的约束。 如果合同匹配并获得批准，则非 PO 发票将安排付款。

它消除了将发票与采购订单和其他支持文件进行匹配的需要。 它还有助于及早清算重复性付款，从而节省时间、精力和成本。

什么是自动发票匹配？

自动发票匹配是指借助先进的工具和技术将公司的发票匹配过程数字化； 发票自动处理，无需人工干预。

自动发票匹配技术可以改变 AP 部门的工作方式。 收到的发票经过扫描、转换为数字形式、使用算法进行匹配，并根据容差设置进行检查，如果获得批准，则会进行付款处理——所有这些都无需人工干预。

验证或匹配发票并使用自动化处理它们的任务可以提供许多好处。 OCR 和 RPA 等人工智能驱动的自动化技术可以增强非接触式发票处理的效率和无差错。

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在自动发票匹配中使用 AI

使用机器智能来处理流程可以使复杂繁琐的工作变得简单易行。 OCR 和 RPA 等人工智能驱动技术可以成为自动化 AP 流程和提高业务效率的有效工具。

光学字符识别

OCR 是一种从数字文档中读取和提取信息以进行编辑的技术。 对于处理大量数据的行业很有用，使用人工智能的 OCR 功能是一个福音 AP自动化.

OCR可以执行有效 数据抓取，通过拉出相关数据进行提取。 然后它会路由它以自动将发票与 PO 匹配。 在此阶段之后，可以使用 2、3 或 4 向匹配来完成发票匹配过程。 所有这些都减少了手动任务分配工作量、时间和成本，从而确保更高的流程效率。

但是，尽管 OCR 可以为优化 AP 流程的自动化做出巨大贡献，但仅靠 OCR 可能不足以完成自动化流程。 将另一种强大的技术与 OCR 结合使用可以证明更有利于实现完整的流程自动化。

机器人过程自动化

机器人流程自动化是一种流行且有用的软件技术，它可以作为虚拟助手与 OCR 结合使用来自动化数字流程。 该软件允许用户创建模仿人类行为的“机器人”。

这些可靠的机器人被用于许多行业，以高速和精确地全天候运行 24/7。 通过与系统应用程序交互，这些机器人可以自动执行 认知数据采集像人类一样，提取和分析数据。 除此之外，他们还可以将提取的数据进行通信并将其路由到适当的流程，以在几秒钟内启动准确的操作。

带有 OCR 的 RPA 可以帮助 AP 发票匹配过程，从收到发票开始就可以快速、准确和缩短时间范围。 它上传、扫描、执行 信息提取，启动 2、3 或 4 向匹配，检查设置的公差，并标记发票以进行更正或付款处理。

自动发票匹配的好处

自动化发票匹配有助于更轻松地处理付款发票。 由于不需要人为干预，维护文书工作和手动验证的复杂性也被排除在外。

非接触式发票处理提供的一些显着好处是：

• 节省时间 – 手动发票匹配繁琐且耗时。 单独检查发票详细信息并使用 2,3、4 或 XNUMX 路流程进行验证需要花费大量时间。 因此，它允许公司员工将宝贵的时间用于其他关键任务并提高整体生产力。
• 准确性 – 自动化 AP 流程可减少错误发生率并确保流程之间的顺畅工作流程。 不匹配或差异很容易被检测到，只有当发票在所有级别都被清算后，才会安排付款。
• 防止重复和欺诈性发票 – 自动化发票匹配需要在发票和支持文件之间进行一致的验证。 也会检测并标记任何异常以供手动验证。 这确保防止欺诈或重复发票和更好的业务控制。
• 促进供应商关系 – 自动化发票处理可以快速将发票与采购订单匹配，并加快向供应商付款的速度，让他们满意。 反过来，企业也可以从更好的合同报价和提前付款折扣中受益，从而提高盈利能力。
• 高效的成本分析 – 非接触式发票处理提供有关单个行项目的信息，有助于识别提供最高价值的项目。 这些可靠的数据有助于更好地进行成本分析和选择相关供应商，从而为公司带来更多价值。
• 适合审计 – 发票和其他支持文件对于审计是强制性的。 使用自动发票匹配可确保采购订单、收货单、检验单和发票在数字集中位置可用，审计期间可以轻松访问这些位置以加快流程。

结论

应付账款发票匹配和处理是一个复杂的过程。 支持人工智能的技术可以通过可定制的自动化为企业提供影响力。 通过自动化，公司可以寻求无缝集成 文件管理工作流程 流程，创造更好的透明度，保持良好的业务关系，以优化业务效率和增长。

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• Sumber: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/