QuickBooks 是一款会计软件包,旨在帮助中小型企业管理财务。该软件用户友好且直观,使企业主无需成为会计专家即可轻松处理其会计需求。此外,QuickBooks 可以与其他软件包集成,使企业能够 许多财务流程实现自动化.
以下是 QuickBooks 会计软件的一些用例:
- 开票
- 工资发放
- 费用追踪
- 财务报告
- 预算
- 库存管理
Quickbooks 收据扫描
Quickbooks 会计软件最广泛使用的用例之一是收据和费用管理。 Quickbooks 费用管理中最麻烦的部分是扫描收据并将收据中的非结构化数据(图像文件、PDF、文档形式)转换为 Quickbooks 中的结构化数据。这可以通过以下方式完成:
- 手动数据输入 – 将收据手动数据输入到 Quickbooks 是一个繁琐、耗时且容易出错的过程,会严重影响企业财务报告的效率和准确性。 依靠手动数据输入来跟踪其支出和收据的企业面临着多项挑战,包括人为错误的风险、处理交易的潜在延迟以及无法准确跟踪其财务状况。
- 自动收据扫描到 Quickbooks另一方面,它是一种现代解决方案,可为企业带来诸多好处。 通过利用技术的力量,企业可以简化其财务报告流程,降低错误风险,并节省宝贵的时间,以便更好地用于核心业务活动。
自动将收据扫描到 Quickbooks 是使用 OCR 技术完成的,该技术从扫描的收据中提取平面字段、行项目和表格。 使用深度学习自动提取 seller_name、seller_address、phone、email、amount、receipt_date、tax_invoice、tax_amount 等字段以及包含 Price、Quantity、Amount、Cost 作为标题的表格。
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如今,用于 Quickbooks(例如 Nanonets)的基于 AI 的 OCR 软件可使用 NLP 和深度学习提供自动费用分类和 GL 编码。
它为什么如此重要 ?
使用智能文档处理 (IDP) 和光学字符识别 (OCR) 技术自动将收据扫描到 QuickBooks 中,可以简化会计流程、减少错误并提高效率,从而使企业受益匪浅。
想象一下,在繁华的城市中心经营一家蓬勃发展的当地面包店“Sweet Success”。新鲜面包的香气和闪闪发光的糕点是您辛勤工作和奉献精神的证明。但在幕后,管理财务可能就像完善酵母发酵剂一样棘手。这就是自动收据扫描软件的魔力发挥作用的地方。
- 节省时间: 在传统方法中,手动将收据中的数据输入 QuickBooks 既耗时又乏味。对于“甜蜜的成功”来说,这意味着本可以花在配方开发或客户服务上的时间。通过自动化这一过程,面包店现在可以将宝贵的时间用于增长和创新。
- 精度: 手动输入数据很容易出错。小数点放错位置或类别错误可能会导致财务报告不准确。对于小企业来说,这种差异可能是利润和损失之间的差异。自动扫描软件可以最大限度地减少这些错误,确保“Sweet Success”保持无可挑剔的财务记录。
- 降低成本: 最初,投资自动化软件的想法似乎是一项额外费用。然而,当考虑到劳动力成本降低和错误最小化所带来的长期节省时,投资很快就能收回成本。对于“甜蜜的成功”来说,这意味着重新分配资金用于营销活动和新设备。
- 税务准备和合规性: 报税季节到来时,快速访问和整理收据的能力是非常宝贵的。自动化软件以易于检索的方式对收据进行分类和存储,从而简化了报税流程。这不仅节省了时间,还确保遵守税务法规,这对于任何旨在避免处罚的企业来说都是一个关键方面。
- 增强型减税识别: 自动总帐编码有助于根据免税类别准确一致地对费用进行分类。对于“甜蜜的成功”,这意味着每次面粉购买、水电费或设备升级都会自动编码到正确的免税帐户中。这种细致的分类确保不会忽视任何符合条件的扣除,从而最大限度地提高面包店的纳税申报潜力。
- 简化的审计跟踪: 精确的日期提取和 GL 编码以及随后将数据自动导出到 QuickBooks 可以创建清晰、详细的审计跟踪。如果“Sweet Success”面临审计,能够快速提供有组织的财务记录,并对费用进行准确分类,可以显着降低处罚或罚款的风险。
总之,将自动将收据扫描到 QuickBooks 中的软件集成,并通过自动 GL 编码进行增强,不仅仅是操作升级;这是一个战略优势。对于像“Sweet Success”这样的中小型企业来说,通过利用技术实现最佳财务健康和税收效率,这不仅是在当今竞争激烈的市场中生存而且蓬勃发展的途径。
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Nanonets 作为 Quickbooks 收据扫描仪
Nanonets 提供随时可用的与 Quickbooks 会计软件的一键式集成,并使自动收据扫描到 Quickbooks 变得超级容易。
这样,Nanets 就可以从收到的收据中检索数据,对其进行处理,然后更新外部会计平台中的信息。
通过集成,企业可以利用 Nanonets 的功能和自动化功能,同时仍然使用 Quickbooks。
让我们看一下 Nanonets for QuickBooks 的自动收据扫描工作流程如何。
1. 费用发生: 同样的旧费用,但这就是奇迹发生的地方。得益于移动技术的奇迹以及从应用程序和数据库导入收据的无缝集成,收据的捕获速度比高速子弹还要快。
2.自动魔术录音: 光学字符识别 (OCR) 技术介入,将结构化数据从收据提取为数字数据,速度比您所说的“费用”还要快。
3. 自动费用分类和总帐编码:数据数字化后,Nanonets 就会将每项费用分类为预定义的类别,例如旅行、用品或膳食。同时,系统会自动为每笔交易分配正确的总账 (GL) 代码。这可以通过对过去的数据进行训练或使用开箱即用的 Nanonets GenAI 来完成。
4.实时报告: 只需点击一个按钮即可生成报告 - 就像拥有自己的私人助理,但无需提供咖啡服务。
5. 轻松审批: 系统驱动的合规性检查首先启动,仅标记异常值。经理们可以专注于真正的问题,而不是对每一份报告都打地鼠。然后,您可以添加人员参与,以确保发票在正确的时间发送给正确的人员进行审批。此外,您可以强制执行审批策略和自定义验证检查。
6. 合规巡航控制: 持续、自动化的审核让生活变得更轻松。异常现象如大拇指酸痛一样突出,政策执行却比鼓更紧。
7. 光速报销: 报销速度极快,员工士气高涨。
8. 同步交响曲: 与您的会计软件和其他应用程序的无缝集成将数据输入和对账变成和谐的交响乐,而不是混乱的刺耳声音。
9. 以思维速度进行分析: 实时洞察触手可及,为您提供支出模式和储蓄机会的水晶球。
总之,虽然从实施手动到自动化费用管理的飞跃似乎是一个巨大的飞跃,但实际上,这是一系列小而实用的步骤,旨在提高效率、清晰度并最终提高盈利能力。
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设置 Quickbooks 收据扫描仪的步骤
要开始使用,请按照以下步骤操作并在 5 分钟内开始使用。
请注意,您还可以扫描收据并使用我们的服务将扫描收据中提取的数据实时发送到 QuickBooks 移动应用程序 积分。 我们建议与 Nanonets AI 专家交谈,他可以讨论您的用例并为您设置集成。
- 选择“收据”作为文档类型。
- 通过手动/使用我们的 API 上传文件来设置自动导入或测试。
- 通过使用左侧导航页面转到“工作流程”部分并在导出部分中选择“Quickbooks”来集成 Quickbooks。
- 在 Nanonets 平台中打开的对话框中登录 Quickbooks。
- 一旦通过身份验证,所有数据将在几秒钟内流入您的 Quickbooks 帐户。
使用 Nanonet 做更多事情
我们提供的不仅仅是 Quickbooks 收据扫描。 您可以使用我们的端到端全自动工作流程来 –
- 设置自动导入
您可以使用我们与各种软件套件和数据库的集成来设置扫描收据的自动导入。 所有此类收据都是实时处理的。
您可以设置从邮件、谷歌驱动器、供应商门户等自动提取收据。您还可以使用移动应用程序扫描收据、从中提取数据,并将提取的数据实时填充到 Quickbooks 中。
2.设置自动审批和验证规则
可以添加收款自动审批和拒收的条件,甚至可以设置与其他收款、采购订单、发票等进行2路、3路或4路匹配。可以添加团队成员,设置手动审批/拒绝后的工作流程也是如此。
所有这些管理都可以在 Nanonets 门户上完成。
这使您可以在数据流入 Quickbooks 数据库之前控制更正、清理、验证和验证数据。
3.设置自动导出
我们提供与 Quickbooks 的现成集成,以及 –
- 会计软件——Quickbooks、Netsuite 等等
- 企业资源计划
- 选择的数据库(例如 SQL)
- 网络挂接
使用我们的收据扫描 API 可以进行自定义集成,我们的集成团队可以在数小时内让您完全集成。
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Nanonets 案例研究——Quickbooks 收据扫描
Pro Partners Wealth 使用 Nanonet 实现会计数据输入自动化
Pro Partners Wealth 总部位于密苏里州哥伦比亚,专门为兽医业主提供财富管理和会计服务。
挑战
- 专业合作伙伴财富需要准确和 高效的数据输入 用于在 Quickbooks 中开具发票。
- 现有的自动化工具不足,导致错误率很高。
解决方案
- Nanonets 提供了一个定制解决方案,具有准确的数据提取和集成功能 QuickBooks的.
- 启用简化的发票和自动数据验证。
成果
- 数据提取准确率达到95%以上。
- 与传统 OCR 工具相比,节省 40% 的时间。
- 直通处理率超过80%,减少人工干预。
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为什么选择纳米网?
Nanonets 是自动 Quickbooks 收据扫描的最佳服务有几个原因。 以下是 Nanonets 与其他收据扫描服务区分开来的一些主要功能和优势:
- 精度高:Nanonets 使用先进的机器学习算法准确地从收据和发票中提取数据,确保在 Quickbooks 中正确记录交易。
- 易于集成:Nanonets 与 Quickbooks 无缝集成,允许企业在没有任何技术专业知识的情况下自动执行收据扫描和处理工作流程。
- 自定义审批工作流程:Nanonets 允许企业为收据创建自定义审批工作流程,确保所有交易在记录到 Quickbooks 之前都经过适当的审查和批准。
- 自动条件验证规则:Nanonets 允许企业为收据设置自动条件验证规则,例如检查重复条目、缺失字段和其他常见错误。 这可确保只有准确和完整的数据才会记录在 Quickbooks 中。
- 安全可靠:Nanonets 非常重视数据安全,并使用最新的加密和安全协议来保护敏感的财务数据。 该平台也很可靠,提供 24/7 全天候支持,帮助企业快速解决任何问题。
- 物超所值:Nanonets 提供有竞争力的价格和灵活的计划,各种规模的企业都能负担得起。
- 友好的用户界面:Nanonets 具有用户友好的界面,使企业无需任何先验技术知识或经验即可轻松设置和使用该平台。
总之,Nanonets 提供了一系列功能和优势,使其成为自动化 Quickbooks 收据扫描的最佳服务。 其高精度、易于集成、自定义审批工作流程、自动条件验证规则、安全性、可靠性、成本效益和用户友好的界面使其成为希望简化财务报告流程并节省时间和金钱的企业的绝佳选择。
今天安排与我们的一位 AI 专家通话,讨论您的用例并获得 Nanonets 的个性化演示。 我们的专家可以在 15 分钟的通话中根据您的工作流程为您提供集成服务。
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