成长中的企业必须与许多供应商和供应商保持关系。 具有不同发票标准/程序的供应商倾向于使 应付账款流程 相当麻烦。 应付账款外包可以帮助简化应付账款流程，同时确保有效地清算对供应商的付款。
“如果你不能衡量它，你就不能改进它” - 彼得·德鲁克。
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关于应付帐款
应付账款 指的是短期 负债 公司通过从供应商/供应商处以信贷方式购买商品或服务而产生的费用。 这 应付帐款流程 对公司来说至关重要，因为它会跟踪必须定期清算的收款账单或发票。
希望减轻 AP 流程负担并保持业务顺畅流动的组织可以使用 应付账款 外包公司。
什么是应付账款外包
应付账款外包是聘请专业服务提供商的过程，该服务提供商可以接管企业难以在内部处理的多个 AP 功能。
应付账款外包公司配备了必要的技能、工具和技术，以与组织现有的 AP 流程集成。
处理敏感财务数据的组织可能不愿将第三方供应商用于其 AP 流程。 因此，他们可能想要考虑 AP 自动化。
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AP外包与AP自动化
AP 外包涉及将应付账款流程移交给第三方业务提供商。 这意味着您使用外部实体的应付账款服务来执行您的业务交易。 AP自动化相比之下，是采用/整合 美联社软件 提取、验证和批准应付账款流程。
将您的应付账款流程外包可以帮助简化付款并节省劳动力、时间和错误。 采用 AP 自动化软件可以让您更好地控制 发票数据采集，安全性，并有助于更好的数据分析以提高业务效率。 但这涉及产生其他成本，例如投资软件和分配时间来培训员工使用软件。
在应付账款外包或自动化之间进行选择完全取决于企业的规模和性质。 虽然 AP 自动化将使其内部 AP 流程变得更容易，但外包对于希望减少其 AP 工作量的企业来说将是理想的选择。
现在，让我们关注应付账款外包的利弊。
应付账款外包的好处
应付账款外包对企业非常有利。 熟练的外包供应商可以使公司的 AP 流程更加高效； 从而改善现金流。 因此，供应商和供应商可以从及时付款中受益。
以下是公司可以从外包其 AP 流程中受益的几种方式：
1.降低成本
将您的应付账款流程外包可能对企业来说具有成本效益。 内部 AP 流程需要招聘人员、投资培训材料和设备/软件，这对企业来说可能非常昂贵。 外包可以帮助避免这些开销，并且仍然可以节省预算，因为您按每张发票向供应商付款。
2. 提前付款折扣
应付账款外包可以通过简化供应商发票和付款来提高 AP 流程的效率。 这可以帮助避免重复付款或遗漏发票。 由于一切都井井有条，您还可以提前结算供应商账单以获得更好的折扣。
3. 提高效率和生产力
外包您的 AP 流程有助于加快发票处理速度。 提供应付账款服务的公司只关注您的应付账款流程； 更快、更准确地完成工作。 此外，通过处理 AP 流程，您的员工可以专注于更高价值的任务，提高效率，从而提高整体生产力。
4. 更低的错误和更好的欺诈缓解
除了简化发票外，应付账款外包公司还减少了发票错误的发生率。 通过运行适当的检查和验证，他们可以识别发票中的错误并防止错误付款。 AP 专家和尖端技术的使用帮助他们识别风险并减少发生 骗局.
5. 熟练的资源和最新的技术
应付账款外包公司使用熟悉最新工具或软件的专业人员来优化 AP 流程。 这意味着您的业务由最新的技术和高精度工具提供支持，而无需您对它们进行投资。
6. 持续追踪
许多应付账款外包公司在异地工作，但使用可以在每一步跟踪的现代化技术。 通过实施自动跟踪，企业可以获得有关其应付账款流程的实时访问和信息。
7. 不缺劳动力
AP 流程如果因员工缺勤而中断，可能会成倍增加业务负担。 外包供应商有足够的劳动力（和后备团队）来介入和管理您的 AP 流程。
应付账款外包的弊端
虽然外包您的应付账款似乎没有问题，但企业仍然可能面临一些外包问题。 下面列出了 AP 外包可能出现的一些缺点。
1. 错误验证
外包公司在处理您的 AP 流程方面可能并不总是透明的。 尽管使用了现代技术，但仍然不可避免地会发生错误。 这些错误可能经常被忽视。 此外，处理您的 AP 流程的外包公司可能无法完全实施您的流程变更，从而导致更多错误或返工。
2.更少的过程控制
任何与之打交道的公司 应付账款最佳实践 内部必然对其流程有更大的控制权。 紧急情况可以在直接批准的情况下优先处理和处理。 对于第三方提供商，您将不得不遵守他们的条款和时间安排。 它们可能位于很远的地方，流程缺乏透明度可能会成为一个严重的问题。
3. 重复问题
许多应付账款外包公司按发票收费。 因此，如果您的企业共享重复发票，您也将不得不为此付费。 如果外包供应商没有检测重复发票的能力，那么企业最终会产生不必要的成本。
4. 不太灵活
应付账款外包公司可能有某些条款和条件，这些条款和条件可能不会使您的业务灵活工作。 如果与供应商的合同不包括处理中的例外情况，那么您的企业必须单独处理。 这可能会导致更多的复杂性、返工和不便。
5.过度依赖
能够交出关键的 AP 职责可能很好，但这是有代价的。 事实上，您在涉及重要交易的应付账款服务方面严重依赖外包提供商。 因此，如果提供商面临安全漏洞甚至破产等挑战，那么您的公司流程可能会突然停止。
6. 隐私和安全问题
企业应该记住，当他们在选择外包 AP 流程的同时泄露财务信息和提供对敏感数据的访问权限时，他们会失去隐私。
通常，此类第三方使用内部服务器和云存储来存储敏感数据。 虽然它为相关各方提供集中访问，但数据也容易出现潜在的安全漏洞和黑客攻击。
评估应付账款外包供应商
您如何选择合适的应付账款外包服务来获得必要的收益？ 以下是您可以遵循的一些指导方针，以选择正确的应付账款外包提供商：
- 研究 AP 外包公司： 在与 AP 外包公司合作之前对其进行研究是一种很好的做法。 通过推荐、用户评论或反馈提供的信息可以突出供应商的绩效历史。 查看以前的项目可以深入了解他们如何处理客户、他们的流程等。
- 内部讨论： 在将 AP 流程移交给外包提供商之前，与管理层和员工进行内部讨论，有助于明确要满足的要求和可能出现的挑战。 当公司、其供应商和外包提供商都在同一页面上时，效率会提高并减少错误。
- 检查隐私和安全措施： AP外包公司甚至可以位于另一个国家。 在让外包公司接管您的 AP 流程之前，请检查他们的安全措施以及他们如何维护您的财务数据的隐私。 这可以帮助评估所涉及的风险以及为防止安全漏洞而采取的安全措施。
应付账款外包服务
对于许多缺乏能力和手段来处理其不断增长的应付账款流程的公司而言，外包应付账款已成为一种流行的业务做法。 许多广泛的外包公司都可以提供多种服务。
最常见的外包 AP 流程是 采购订单 or 发票匹配 （0r 3路匹配)、发票自动化、差异解决和 AP 管理。 企业可以根据所涉及的工作量和预算来选择它想要外包的内容。
结论
应付账款外包是一种方便的解决方案，可以帮助公司提高其 AP 流程的效率和成本效益。 越来越多的企业依赖 AP 外包公司来重新设计和简化其 AP 流程，尽管在此过程中会出现轻微的问题。 招聘、自动化或外包是企业可以根据其手段、时间和能力做出的选择，以确保更顺畅的 AP 流程和更高的业务效率。
