أتمتة غرفة البريد الرقمية في عام 2023

غرف البريد التقليدية كثيفة العمالة وتستغرق وقتًا طويلاً ، وبصراحة تامة ، أصبحت متقادمة. وبالمثل ، فإن الضغط المتزايد لخفض التكاليف والتكيف مع نماذج العمل الهجين والبعيد يجبر الشركات على البحث عن طرق جديدة لتحسين سير العمل والقضاء على العمليات اليدوية.

مع ظهور تقنيات أتمتة غرف البريد الرقمية ، يمكن للشركات تبسيط عمليات البريد وزيادة الكفاءة وخفض التكاليف. ومع ذلك ، فإن العديد من المنظمات لا تعرف من أين تبدأ.

اقرأ هذا الدليل لمعرفة المزيد حول كيف يمكن لشركتك الاستفادة من غرف البريد المؤتمتة لتحسين العمليات وزيادة الإنتاجية.

---

ما هي أتمتة غرفة البريد؟

ببساطة ، أتمتة غرفة البريد هي عملية أتمتة البريد الوارد (المادي والرقمي) والمراسلات الأخرى عن طريق تحويلها إلى بيانات أعمال منظمة يتم إرسالها بعد ذلك إلى الأفراد المعنيين أو إدخالها في العمليات والأنظمة داخل مؤسستك.

يمكن لأتمتة غرفة البريد تبسيط العمليات مثل التقاط البيانات الرئيسية المؤمنة في رسائل البريد الإلكتروني أو المرفقات أو البريد الفعلي أو المستندات الممسوحة ضوئيًا وإرسالها مباشرة إلى تطبيقات الأعمال مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) وبرامج المحاسبة.

كيف تعمل أتمتة غرفة البريد؟

تتكون أتمتة غرفة البريد من أربع مراحل: إدخال, تصنيف, اﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔو طريقة العمل.

المصدر: مقدم من العميل.

دعونا نلقي نظرة على ما يحدث في كل مرحلة.

إدخال

تتضمن المرحلة الأولى من أتمتة غرفة البريد جمع المستندات الواردة التي تم التقاطها من خلال قنوات الإدخال المختلفة ، بما في ذلك البريد والبريد الإلكتروني والجوال والطابعات متعددة الوظائف.

الماسحات الضوئية الآلية وغيرها من التقنيات المتقدمة ، مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) ، تُستخدم عادةً للتعامل مع البريد العادي وقراءة المستندات وتحويلها بدقة. هذا يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ، ويقلل من احتمالية حدوث أخطاء ويحسن الكفاءة.

تصنيف

بمجرد جمع المراسلات الواردة ، فإن المرحلة التالية من أتمتة غرفة البريد هي تصنيف كل عنصر وفقًا لخصائصه المرئية والقائمة على المحتوى. يتم ذلك عادةً باستخدام خوارزميات متقدمة تحلل كل نوع من أنواع البريد الوارد وتحدد الوجهة المناسبة.

على سبيل المثال ، باستخدام تقنية معالجة اللغة الطبيعية (NLR) ، يمكنك استخراج البيانات من نص رسائل البريد الإلكتروني أو حتى من المرفقات. وبالمثل ، يمكن فرز البريد الفعلي وفقًا للقسم أو الشخص الذي تم توجيهه إليه.

اﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ

التالي هو مرحلة المعالجة ، والتي تتضمن التعامل مع كل قطعة من المراسلات.

هنا ، تساعد تقنية الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) في التعرف على الأنماط في المستندات الممسوحة ضوئيًا أو ملفات PDF أو رسائل البريد الإلكتروني. في وقت لاحق ، يتم التحقق من هذه البيانات من خلال مقارنتها بالأحرف المعروفة وتحويلها في النهاية إلى نص قابل للتحرير لعمليات الأعمال النهائية.

طريقة العمل

تتضمن المرحلة الأخيرة من أتمتة غرفة البريد تغذية المعلومات في عمليات المؤسسة وتطبيقات الأعمال. يتضمن ذلك عادةً إرسال المعلومات إلى الموظفين المناسبين ، أو تحديث قواعد البيانات المركزية وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، أو ببساطة الأرشفة.

وفوق كل شيء ، تصبح المعلومات قابلة للتنفيذ ويمكن الوصول إليها بسهولة لأصحاب المصلحة المعنيين ، مما يؤدي إلى تسريع سير العمل وتعزيز الإنتاجية.

---

ما هي فوائد أتمتة غرفة البريد؟

أتمتة غرفة البريد مليئة بالمزايا. فيما يلي بعض مزايا اعتماد أتمتة غرفة البريد.

أتمتة العمليات التجارية

في مشهد الأعمال سريع الخطى اليوم ، لم تعد أتمتة العمليات خيارًا ولكنها ضرورة للمؤسسات التي تتطلع إلى البقاء في المقدمة. وفق مسح بواسطة Camuda, 97٪ من المؤسسات تعتبر أتمتة العمليات عنصرًا حاسمًا في التحول الرقمي.

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لأتمتة غرفة البريد في القدرة على أتمتة المهام الروتينية مثل فرز المستندات ومسحها ضوئيًا وتوجيهها. هذا يلغي الحاجة إلى المعالجة اليدوية ، ويقلل من الأخطاء ، والأهم من ذلك أنه يعزز الإنتاجية.

ومع ذلك ، لم يعد موظفوك بحاجة إلى التركيز على إدخال البيانات يدويًا ومعالجتها ، مما يوفر المزيد من الوقت للأنشطة الإستراتيجية.

رشاقة

الأعمال الرشيقة هي أعمال تعتمد على البيانات. ولكن إذا كانت بياناتك الهامة موجودة في مستندات ورقية أو رسائل بريد إلكتروني ، فلا يمكنك اشتقاق أي قيمة تحليلية منها.

في 2022، 333.2 مليار بريد إلكتروني تم إرسالها واستلامها عالميًا، لذلك فكر في مقدار المعلومات القيمة التي يمكن إدخالها في العمليات التجارية الحيوية لدفع عملية صنع القرار. عندما لا تكون البيانات متاحة بسهولة ، لا يمكنك التصرف بسرعة ، سواء كنا نتحدث عن التعامل مع العميل المشتكي أو معالجة فاتورة البائع.

Zapier يكشف عن أن يقضي 73٪ من الموظفين ما بين 1 و 3 ساعات في البحث عن معلومات أو مستند معين. بالإضافة إلى ذلك ، يقضي 76٪ من العاملين في المكاتب ما يصل إلى 3 ساعات في إدخال البيانات يدويًا.

المصدر Zapier.

ومع ذلك ، يمكن لتصنيف المستندات وتوجيهها آليًا إرسال المستندات بسرعة وبدقة إلى القسم أو الفرد المناسب لاتخاذ إجراء. وبالمثل ، يمكن للمؤسسات الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لحالة المستندات الواردة ومعالجتها. يمكن أن يساعد هذا الفرق في تحديد أولويات العمل واتخاذ قرارات أفضل ، وزيادة السرعة والاستجابة.

تكاليف أقل

يمكن أن تساعد أتمتة غرفة البريد أيضًا في تقليل التكاليف عن طريق التخلص من الحاجة إلى المعالجة اليدوية وتقليل احتمالية حدوث أخطاء.

باستخدام الأتمتة ، يمكنك تقليل الاعتماد على العمليات الورقية ، والتي قد تكون باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن تساعد الأتمتة أيضًا في خفض تكاليف العمالة ، حيث يلزم عدد أقل من الموظفين لإدارة عملية غرفة البريد. الى جانب ذلك ، يمكنه تحرير مساحة التخزين.

حالات استخدام واسعة

توفر أتمتة غرفة البريد الخاصة بك مجموعة واسعة من حالات الاستخدام التي يمكنها تبسيط العمليات وزيادة الكفاءات عبر صناعات مثل الرعاية الصحيةوالتمويل والخدمات القانونية والموارد البشرية والتعليم والحكومة.

المصدر Unsplash.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد العمليات التجارية القياسية مثل حسابات قابلة للدفعواتصالات العملاء والامتثال وإدارة السجلات.

يمكن لكل صناعة وقسم الاستفادة من الأتمتة بطرق فريدة. على سبيل المثال ، يمكن لمقدمي الرعاية الصحية تبسيط معلومات المريض ، بينما يمكن للقائمين بالتوظيف أتمتة استئناف المعالجة. يمكن أن يساعد فهم هذه الفوائد المؤسسات على الاستفادة من أتمتة غرفة البريد لتحقيق أقصى قدر من التأثير.

أخيرًا ، تشغيل شركة في عام 2023 يعني اعتماد ممارسات صديقة للبيئة- وهذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أتمتة البريد أيضًا. تسمح التكنولوجيا للشركات بتقليل بصمتها الكربونية عن طريق تقليل الاعتماد على الورق ، وتمكينها في النهاية من العمل بشكل أكثر استدامة.

---

كيفية تنفيذ أتمتة غرفة البريد؟

لا يكفي شراء برامج أتمتة غرفة البريد الجاهزة لضمان التنفيذ الناجح. يجب عليك تقييم متطلبات عملك الفريدة بعناية للاستفادة من التكنولوجيا لتحقيق أقصى تأثير.

ها هو عملية بسيطة من ست خطوات:

1. تدقيق غرفة البريد الحالية الخاصة بك: قم بتقييم إجراءات غرفة البريد الخاصة بك ، بما في ذلك حجم البريد الوارد وأنواع المستندات وإدارة المستندات اليدوية.
2. حدد أهداف أتمتة غرفة البريد: ما الذى تأمل فى تحقيقه؟ تقليل أوقات المعالجة ، أو تحسين الدقة ، أو زيادة السرعة؟
3. اختر الحل المناسب: استكشف بائعي أتمتة غرف البريد المختلفين للعثور على الحل المناسب لعملك.
4. تأكد من قبول الموظفين: قد يكون إدخال التكنولوجيا الجديدة أمرًا شاقًا. قم بتثقيف موظفيك حول الأداة التي اخترتها وتقديم التدريب المناسب.
5. تنفيذ النظام الجديد.
6. رصد: راقب النظام الجديد وقم بإجراء التعديلات حسب الحاجة للتأكد من أنه يساعدك في الوصول إلى أهدافك.

---

ما هي السمات الرئيسية لنظام أتمتة غرفة البريد؟

عندما يتعلق الأمر بأنظمة أتمتة غرفة البريد ، لا يتم إنشاء جميع الحلول على قدم المساواة. يجب الانتباه إلى الميزات والإمكانيات التالية:

• التعرف الضوئي على الحروف المتقدمة وقدرات التعلم العميق.
• الالتقاط الآلي لمستندات مختلفة من أجهزة مختلفة.
• معالجة المستندات المعقدة.
• الاستخراج الذكي للبيانات.
• أتمتة سير العمل بقواعد محددة مسبقًا لتوجيه المعلومات إلى الأقسام والأفراد المناسبين.
• نظام أساسي منخفض الكود أو بدون رمز لتنفيذ أسرع.
• تكامل قوي مع أنظمة الأعمال الأخرى من أجل نظام بيئي موحد.
• تخزين آمن.
• واجهة سهلة الاستخدام لتسهيل التبني داخل المنظمة.

أفضل حلول أتمتة غرف البريد في عام 2023

النانو

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

النانو هي واجهة برمجة تطبيقات OCR تعمل بالذكاء الاصطناعي ويمكنها استخراج البيانات غير المهيكلة من البريد الوارد في غضون ثوان. إنها موثوقة من قبل الشركات على مستوى العالم وتوفر التكلفة العالية والوقت لغرف البريد الحديثة. من خلال توافقه مع جميع أنظمة التشغيل ، يمكن للمستخدمين دمجها بسهولة مع أكثر من 5,000 تطبيق من خلال تكامل API و Zapier.

يتطلب الحل القليل من بيانات التدريب أو لا يتطلب أيًا منها ويوفر خيارات تصدير متعددة ، مما يجعله مثاليًا للمؤسسات التي تتطلع إلى تبسيط سير عمل معالجة المستندات. علاوة على ذلك ، تقدم Nanonets خططًا مجانية ودعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ومساعدة الترحيل المجانية والمزيد.

بشكل عام ، تعد Nanonets حلاً ممتازًا للمؤسسات التي تتطلع إلى تحسين الكفاءة وخفض التكاليف المرتبطة بإدخال البيانات يدويًا. بفضل إمكانيات التعرف الضوئي على الحروف المدعومة بالذكاء الاصطناعي وخيارات التكامل الواسعة وخيارات التصدير المتعددة ، تعد Nanonets الخيار الأفضل لغرف البريد الحديثة في جميع أنحاء العالم.

---

احجز عرضًا وابدأ في أتمتة غرفة البريد الخاصة بك.

---

نقاط مجموعة العشرين: 4.9 / 5

افسوفت

Ephesoft هي شركة برمجيات مقرها كاليفورنيا تستخدم الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لمساعدة الشركات على أتمتة عمليات غرفة البريد. إنها توفر معالجة المستندات تلقائيًا ، بما في ذلك:

• تصنيف
• استخراج
• توجيه البيانات من أنواع المستندات المختلفة.

يدعي البائع أن حله قابل للتطوير وقابل للتكيف لتلبية الاحتياجات المحددة للشركات ذات الأحجام المختلفة.

نتيجة G2: 4.5/5

ABBYY

ABBYY FlexiCapture هو برنامج لاستخراج البيانات يحول المستندات إلى بيانات أعمال قابلة للاستخدام ويمكن الوصول إليها ، بغض النظر عن الهيكل أو اللغة أو المحتوى.

من خلال أتمتة العملية بأكملها بدءًا من مسح المستندات وحتى استخراج البيانات ، تضمن FlexiCapture for Mailrooms معالجة سريعة ودقيقة وآمنة للمستندات الواردة مثل الفواتير وأوامر الشراء ومراسلات العملاء.

يتيح الحل القابل للتخصيص بدرجة عالية للمؤسسات تصميم النظام وفقًا لاحتياجاتهم ودمجه مع أنظمة سير العمل والأنظمة الحالية.

نتيجة G2: 4.3/5

روسوم

Rossum هو حل قائم على السحابة يوفر إمكانات ذكية لمعالجة المستندات. يمكنه تبسيط دورة حياة معالجة المستندات عن طريق أتمتة الإدخال المعقد للبريد والمستندات عبر قنوات متعددة والتقاط البيانات والتحقق منها بدقة قبل إرسالها إلى وجهتها النهائية.

أبلغ المستخدمون أن البرنامج يمكنه مسح البيانات الأساسية واستخراجها بسرعة من مستندات مختلفة ، مثل الفواتير وأوامر الشراء. يمكن بعد ذلك التحقق من صحة البيانات المستخرجة وإدخالها تلقائيًا في أنظمة الأعمال الأخرى ، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ، دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا.

ومع ذلك ، ذكر بعض المستخدمين أن الحل قد يكون مكلفًا ، وقد لا يكون مناسبًا للشركات الصغيرة.

نقاط مجموعة العشرين: 4.4 / 5

وفي الختام

في مشهد الأعمال المتطور باستمرار ، يعد التقاط المعلومات ومعالجتها وتحليلها بسرعة أمرًا بالغ الأهمية.

يمكن لغرفة البريد الرقمية الحديثة تحسين الكفاءات التشغيلية والامتثال والأمان مع تقليل التكاليف وتقديم تجربة أفضل للعملاء والموظفين. والأهم من ذلك ، أنه يمكن أن يُحدث تحسينات هائلة في المحصلة النهائية ، لذا ابدأ الآن!

النانو هو حل OCR قائم على الذكاء الاصطناعي يمكنه التقاط واستخراج المعلومات من الاتصالات الواردة بدقة 95 +٪ ، موثوق به من قبل أكثر من 1000 شريك والعدد في ازدياد. لا تدع مهام البريد البطيئة تعيق عملك ، ودعنا نتمكّن من أتمتة غرفة البريد الخاصة بك لتحقيق أقصى قدر من التأثير!

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/digital-mailroom-automation/