أتمتة معالجة مطالبات النفقات: دليل للشركات

إن تبسيط عملية المطالبة بالمصروفات ليس أمرًا رائعًا لكفاءة الأعمال والدقة فحسب - بل إنه يغير قواعد اللعبة بالنسبة لك.

فكر في الأمر: تسديد أسرع ، وسجلات مالية دقيقة ، وامتثال أسهل لقوانين الشركات والضرائب. لكن يبقى أن يكون تمرينًا مؤلمًا. على هذا النحو تقرير رابطة سفر الأعمال العالمية، معالجة تقرير المصاريف تبلغ تكلفة الإقامة في فندق لليلة واحدة في المتوسط ​​58 دولارًا وتستغرق 20 دقيقة!

بغض النظر عن مدى تميز نموذج عملك أو حجم أرقام مبيعاتك ، يمكن أن تكون عمليات المطالبة بالنفقات المتسربة قاتلاً بطيئًا وصامتًا لأموالك. وإذا كنت مشروعًا جديدًا أو متناميًا ، فهذا نجاح لا يمكنك تحمله.

والخبر السار هو أن أتمتة عملية مطالبة النفقات الخاصة بك يمكن أن تجعلها أسرع وأكثر دقة وأقل تكلفة. إذا كنت تريد دعمًا سريعًا ومؤثرًا لأموالك ، فعليك التركيز على هذا المجال.

ستسلط هذه المقالة الضوء على كيفية أتمتة وإدارة مطالبات النفقات الخاصة بك بشكل أفضل.

ما هي مطالبة المصاريف؟

مطالبة المصروفات هي طلب رسمي يقدمه الموظف للحصول على تعويض عن النفقات المتكبدة نيابة عن الشركة. قد تكون هذه نفقات السفر أو الوجبات أو اللوازم المكتبية أو أي تكاليف أخرى دفعها الموظف من جيبه الخاص.

الطرق المختلفة لإنشاء مطالبات المصاريف

إذا حصل عضو فريقك على تذكرة مرور أثناء رحلة عمل ، فهذا ليس حسابًا تجاريًا. ولكن إذا تعاملوا مع أحد العملاء على عشاء فاخر أو حجزوا فندقًا ، فيمكنهم المطالبة بذلك.

• مصلحة الضرائب لديه قاعدة بسيطة حول ما يمكن اعتباره مصروفًا تجاريًا شرعيًا. يجب أن تكون عادية وضرورية. يعني العادي أنه شائع في مجال عملك ، ويعني بالضرورة أنه مفيد ومناسب لعملك.

يمكن أن تأتي مطالبات المصاريف من أماكن مختلفة ، مثل سفرأو اللوازم المكتبية أو بناء العلاقات مع العملاء. 

دعونا كسرها أسفل:

1 - نفقات السفر: فكر في تذاكر الطيران والفنادق وتأجير السيارات والغاز عندما يكون الموظفون على الطريق للعمل.

2. الطعام والترفيه: يمكن أن يشمل ذلك لقاء فريق المبيعات مع العملاء المحتملين لتناول وجبات الطعام أو الحصول على تذاكر لحضور حدث للتواصل.

3 - مصاريف المكتب: كل شيء من اللوازم المكتبية اليومية إلى فاتورة الإنترنت يندرج تحت هذه الفئة.

4. الإقامة: يتم احتساب أي تكاليف للإقامة الليلية ، مثل غرف الفنادق أو الشقق المستأجرة ، هنا.

5. نفقات غير متوقعة ذات صلة: وتشمل هذه التكاليف غير المتوقعة التي يتحملها الموظفون ، مثل الإصلاحات الطارئة أو الرسوم القانونية ، والتي لا تعد جزءًا من العمليات العادية ولكنها ضرورية للأعمال.

هناك عدة طرق يمكن من خلالها إنشاء مطالبات المصروفات:

المبالغ المستلمة: الطريقة الأكثر تقليدية ، يقوم الموظفون بحفظ إيصالاتهم من المشتريات المتعلقة بالأعمال وإرسالها مع تقارير مطالبة النفقات الخاصة بهم.

كشف حساب بطاقة الائتمان: إذا قدمت الشركة بطاقة ائتمان تجارية ، فيمكن تتبع النفقات مباشرة من بيان البطاقة.

تطبيقات الجوال: تستخدم العديد من الشركات الآن إدارة حساب التطبيقات التي تتيح للموظفين التقاط صورة لإيصالهم وإرسالها على الفور.

البدلات اليومية: في بعض الحالات ، قد تقدم الشركات بدلًا يوميًا للموظفين لتغطية نفقاتهم. أي إنفاق يتجاوز هذا البدل يجب المطالبة به بشكل منفصل.

كل هذه الأساليب لها إيجابيات وسلبيات ، ويعتمد الخيار الأفضل غالبًا على حجم واحتياجات عملك.

كيف تقوم الشركات بتتبع وإدارة مطالبات المصروفات

تقليديا ، اعتمدت الشركات على العمليات اليدوية لتتبع وإدارة مطالبات النفقات. يتضمن هذا عادةً قيام الموظفين بملء تقارير المصروفات الورقية ، وإرفاق الإيصالات المادية ، وتقديمها إلى مديرهم أو مراقب.

يقوم المدير بعد ذلك بمراجعة المطالبات والموافقة عليها. بعد ذلك ، تقارير إلى قسم المحاسبة لمزيد من المعالجة. يقوم فريق المحاسبة بإدخال البيانات في نظام المحاسبة ، والتحقق من النفقات ، وإصدار المبالغ المستردة للموظفين.

يبدو أن هناك الكثير من العمل ، أليس كذلك؟ و هو. لكن هذا ليس أسوأ جزء. فكر في كل المتاعب والأخطاء المحتملة التي يمكن أن تحدث.

• يجب على الموظفين تتبع كل ما لديهم المبالغ المستلمة وتقديمها في الوقت المحدد.
• يجب على المديرين مراجعة كل مطالبة والموافقة عليها على حدة ، مما يضيع وقتًا ثمينًا يمكن إنفاقه بشكل أفضل في مكان آخر.
• يمكن أن تنزلق المطالبات الوهمية أو المتضخمة ، مما يتسبب في خسائر مالية.
• يمكن أن تحدث أخطاء محاسبية عند إدخال البيانات يدويًا ، مما يؤدي إلى تناقضات في السجلات المالية.
• يمكن أن يؤدي التأخير في المعالجة إلى تأخير السداد ، مما يتسبب في عدم رضا الموظفين.
• يتعين على فريق المحاسبة استخراج البيانات وتصنيفها للأغراض الضريبية ، والتي قد تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للخطأ.
• البيانات غير الدقيقة يمكن أن تعرقل التخطيط المالي والميزانية ، مما يؤدي إلى قرارات تجارية سيئة.

مع كل هذه العقبات ، ليس من المستغرب أن تتبنى العديد من الشركات حلولاً آلية لإدارة النفقات. تعمل هذه الأدوات على تبسيط العملية بأكملها ، من التقديم إلى الموافقة على السداد. يمكنهم أيضًا التكامل مع نظام المحاسبة الخاص بك ، مما يجعل تتبع النفقات وتصنيفها أسهل.

لماذا يجب أن تفكر في أتمتة عملية المطالبة بالنفقات الخاصة بك؟

تخيل هذا: يستقر الموظف على إيصال ويحمّله على منصة عبر الإنترنت. يقوم تلقائيًا باستخراج البيانات وتصنيف المصاريف وإرسال المطالبة. ثم يتم توجيه المطالبة تلقائيًا إلى المدير المناسب للموافقة عليها ، متبوعًا بقسم المحاسبة للمعالجة. يتم تعويض الموظف ، ويتم تسجيل بيانات المصروفات وتصنيفها تلقائيًا في نظام المحاسبة.

مع حل أتمتة مثل مطالبة مصروفات Nanonets OCR، هذا ليس سيناريو افتراضي بل حقيقة. يمكنك التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ، وتقليل مخاطر الأخطاء ، وتسريع عملية المطالبة بالنفقات بالكامل.

هناك العديد من الأسباب التي تجعلك تفكر في أتمتة عملية مطالبة النفقات الخاصة بك:

1. يحسن سرعة المعالجة: تعمل الأتمتة على التخلص من الإدخال اليدوي للبيانات ، وتسرع أوقات الموافقة ، وتضمن سداد التكاليف بشكل أسرع. يمكن لفريقك التركيز على المهام الأكثر أهمية بدلاً من الانغماس في الأعمال الورقية.

2. قلل من التدخل اليدوي: نظرًا لأنه يتم تعيين القواعد وسير العمل في البداية ، لا يتعين على المديرين وفرق المحاسبة قضاء الكثير من الوقت في مراجعة كل مطالبة والموافقة عليها. هذا يقلل من مخاطر الخطأ البشري ويضمن الاتساق في العملية.

3. يقلل من عدم الدقة: يتم وضع علامة تلقائيًا على البيانات غير الصالحة والإدخالات المكررة والمطالبات الاحتيالية ويمكن التعامل معها على الفور. هذا يضمن أن سجلاتك المالية دقيقة وموثوقة ومتوافقة.

4. يحسن الرؤية: مع الأتمتة ، يمكنك الحصول على رؤية في الوقت الفعلي لمصاريفك. يمكنك تتبع اتجاهات الإنفاق وتحديد مجالات الإنفاق المرتفع واتخاذ قرارات مستنيرة للتحكم في التكاليف.

5. يضمن الامتثال: يمكن برمجة الأنظمة الآلية وفقًا لسياسات حساب شركتك ولوائح مصلحة الضرائب الأمريكية. هذا يضمن توافق جميع المطالبات ، مما يقلل من مخاطر عمليات التدقيق والعقوبات.

6. يبسط تقديم التقارير: تنشئ الأدوات الآلية تقارير مفصلة ، مما يسهل تحليل البيانات واكتساب نظرة ثاقبة لأنماط الإنفاق الخاصة بك. هذا يمكن أن يساعد في وضع الميزانية والتخطيط المالي.

7. يحسن رضا الموظفين: لا يرغب الموظفون في تقديم المئات من تقارير النفقات أو الانتظار لأسابيع للحصول على تعويض. مع وجود نظام آلي ، يمكنهم إرسال نفقاتهم بسهولة واستردادها بسرعة ؛ لا مزيد من مطاردة الموافقات أو القلق بشأن الإيصالات المفقودة.

8. صديقة للبيئة: لا مزيد من استخدام الطابعة وآلة النسخ. من خلال التحول الرقمي ، فإنك تقلل من بصمتك الكربونية وتساهم في المزيد استدامة بيئة.

9. قابلة للتطوير: مع نمو عملك ، تزداد نفقاتك كذلك. على عكس المعالجة اليدوية ، يمكن للأنظمة الآلية التوسع بسهولة لاستيعاب المزيد من المستخدمين والمعاملات ، مما يضمن عمليات سلسة مع توسع شركتك.

10. يوفر المال: بالتأكيد ، هناك ثمن لأتمتة نظامك ، لكن ضع في اعتبارك هذا: لا مزيد من النفقات على الورق والحبر وأشياء أخرى. لا مزيد من الدفع مقابل الساعات التي تم قضاؤها في إدخال البيانات يدويًا ومعالجتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تحسين الدقة وتقليل المطالبات المكررة والاحتيالية يمكن أن يوفر لك المزيد من المال على المدى الطويل.

كيفية أتمتة عملية المطالبة بالمصروفات الخاصة بك

قد يكون لعملك احتياجات ومتطلبات فريدة. قد تحتاج الشركات الصغيرة إلى أداة التعرف الضوئي على الحروف فقط لالتقاط بيانات الإيصال. يمكن إدارة الباقي باستخدام جدول بيانات.

من ناحية أخرى ، قد تحتاج شركة متوسطة الحجم إلى حل أكثر شمولاً. واحد يتعامل مع كل شيء من التقاط البيانات إلى سير عمل الموافقة إلى التكامل مع برامج المحاسبة.

تأكد من فهم متطلباتك بوضوح قبل التفكير في الأتمتة.

فيما يلي ملخص سريع للخطوات التي يمكنك اتباعها لأتمتة عملية مطالبة النفقات الخاصة بك:

1. تحديد احتياجاتك

حدد ما تريد تحقيقه باستخدام الأتمتة. قد يكون هذا هو أوقات المعالجة الأسرع ، أو تقليل الأخطاء ، أو الامتثال الأفضل ، أو كل ما سبق.

أيضًا ، ضع في اعتبارك عوامل مثل:

• حجم شركتك
• سياسة النفقات الخاصة بك
• حجم المطالبات التي تتعامل معها
• القدرات الفنية لفريقك
• ميزانيتك
• عقبات في سير العمل الحالي

2. تقييم الحلول المتاحة

ابحث في السوق عن حلول إدارة النفقات المتاحة. ابحث عن الميزات التي تتوافق مع احتياجاتك:

• التعرف الضوئي على الحروف لالتقاط البيانات ومعالجتها
• الموافقات المستندة إلى القواعد لمعالجة أسرع
• الإبلاغ عن الشذوذ المدعوم بالذكاء الاصطناعي
• خوارزميات التعلم الذاتي لتصنيف النفقات
• التكامل مع برنامج المحاسبة الخاص بك
• تقديم نفقة على الحركة والتنقل
• سير عمل الموافقة القابلة للتخصيص
• فحوصات الامتثال والتنبيهات
• تقارير وتحليلات مفصلة

3. اختر أحد حلول إدارة النفقات وقم بتنفيذه

ضع في اعتبارك عوامل مثل سهولة الاستخدام ، والتدريب المطلوب ، وقابلية التوسع ، والتدابير الأمنية ، والتكلفة ، ودعم العملاء أثناء اختيار الحل.

تضييق الخيارات المتاحة أمامك. اطلب عرضًا تجريبيًا أو فترة تجريبية. سيمنحك هذا خبرة عملية مع البرنامج ويساعدك على تحديد ما إذا كان يناسب عملك جيدًا.

بمجرد العثور على الحل الصحيح ، يمكنك تنفيذه في مؤسستك. قد يشمل ذلك:

• تدريب موظفيك
• تحديد المصاريف المؤهلة والموافقين وحدود الموافقة وسير العمل
• إعداد الأدوار والنظام ليتوافق مع سياسة النفقات واللوائح الخاصة بك
• دمجها مع أنظمتك الحالية (المحاسبة ، كشوف المرتبات ، الموارد البشرية ، إلخ)

4. مراقبة الأداء وتحسينه

تحقق من دقة التقاط البيانات وأوقات الموافقة وأوقات السداد. اكتشف عدد المرات التي يلزم فيها التدخل اليدوي وما إذا كان النظام يحدد الأخطاء بشكل صحيح. قم بتحديث الأدوار والقواعد حسب الضرورة.

تتبع ملاحظات المستخدم. هل يجد موظفوك النظام سهل الاستخدام؟ هل هم قادرون على تقديم نفقاتهم واستردادها بسرعة؟ يمكنك استخدام ملاحظاتهم لإجراء تحسينات.

أيضًا ، راقب تأثير النظام على أرباحك النهائية. هل توفر الوقت والمال؟ هل الأداة تساعدك على التحكم في التكاليف وتقليل الاحتيال؟

كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو في أتمتة عملية المطالبة بالنفقات الخاصة بك

تصبح معالجة مطالبة النفقات أسهل كثيرًا مع النانو. يمكنك أتمتة عملية المطالبة بالنفقات بالكامل ، بدءًا من التقاط الإيصال وحتى الموافقة على المصاريف ومعالجة الدفع.

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

فيما يلي نظرة عامة سريعة على الكيفية التي يمكن أن تساعد بها شبكات النانو:

1. أتمتة التقاط البيانات: يمكن للموظفين تحميل إيصالاتهم بشكل مجمّع والحصول على جميع المعلومات المستخرجة تلقائيًا وتصنيفها. لا داعي للقلق بشأن أخطاء التنسيق أو إدخال البيانات يدويًا.

2. مركزية إدارة النفقات: يتم تخزين كل مطالبة المصاريف في مكان واحد ، مما يسهل تتبعها وإدارتها ودفعها وتدقيقها. يمكنك بسهولة تصدير البيانات التي تم تحليلها كملف CSV أو Excel ملفات لمزيد من التحليل أو إعداد التقارير.

3. العمل بنموذج ذكي: يتعلم نموذج معالجة مطالبات النفقات لدينا من أفعالك بمرور الوقت. يساعد هذا في تحسين دقة استخراج البيانات وتصنيفها ، مما يجعل العملية أكثر كفاءة بمرور الوقت.

4. تخصيص سير العمل: يمكنك إعداد عمليات سير عمل الموافقة التي تتوافق مع سياسات شركتك. هذا يضمن أن جميع مطالبات المصروفات تمر من خلال الضوابط والأرصدة اللازمة قبل الموافقة.

5. الإبلاغ عن الحالات الشاذة تلقائيًا: حدد مطالبات المصروفات غير المعتادة بناءً على البيانات التاريخية وقم بوضع علامة عليها للمراجعة. هذا يساعد في منع الاحتيال والحفاظ على الامتثال لسياسات الشركة.

6. التكامل مع الأنظمة الحالية: تكامل بسلاسة مع أدوات مثل Google Drive و Zapier و Xero و Sage و Gmail و QuickBooks والمزيد. انس أمر ترحيل البيانات اللانهائي واستمتع بانتقال سلس.

7. الوصول إلى التحليلات في الوقت الفعلي: احصل على رؤى حول أنماط الإنفاق الخاصة بك ، وحدد الاتجاهات ، واتخذ قرارات تعتمد على البيانات. راقب مطالبات النفقات الخاصة بك في الوقت الفعلي واتخذ إجراءات فورية عند الضرورة.

8. ضمان الامتثال: من خلال فحوصات الامتثال والتنبيهات المضمنة ، يمكنك التأكد من أن جميع مطالبات النفقات تلتزم بسياسات وأنظمة شركتك. يصبح الاحتفاظ بسجل التدقيق أمرًا سهلاً ، ويمكنك تجنب أي مشكلات قانونية محتملة.

الأفكار النهائية

إدارة مطالبات النفقات أمر حيوي لأي عمل تجاري. ومع ذلك ، فمن السهل أن تفقد مسار النفقات ، خاصة عندما تسعى وراء النمو والتوسع.

والخبر السار هو أن أتمتة عملية المطالبة بالنفقات تساعد. فهو لا يوفر لك الوقت والمال فحسب ، بل يحافظ أيضًا على سير عملياتك بسلاسة.

فهو يقلل من الأخطاء اليدوية ويضمن الامتثال ويحسن دقة الميزانية ويوفر رؤية واضحة لإنفاق شركتك. لا يتعلق الأمر فقط بالتحكم في التكلفة - إنه يتعلق باتخاذ قرارات عمل ذكية ومستنيرة.

يمكن أن تدعمك شبكات النانو في هذه الرحلة من خلال توفير حل ذكي وموثوق وآمن وفعال لـ معالجة مطالبة المصروفات. تم تصميم منصتنا للتكيف مع احتياجات عملك ، مما يجعل التحول إلى إدارة النفقات الآلية سلسًا وغير مؤلم.

قم بجدولة عرض توضيحي مع Nanonets اليوم ودعنا نساعدك على تبسيط إدارة نفقاتك.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون السيارات / المركبات الكهربائية ، كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• تشارت بريم. ارفع مستوى لعبة التداول الخاصة بك مع ChartPrime. الوصول هنا.
• BlockOffsets. تحديث ملكية الأوفست البيئية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/