أهم 6 مؤشرات أداء رئيسية للحسابات الدائنة يجب قياسها

أهم 6 مؤشرات أداء رئيسية للحسابات الدائنة يجب قياسها

أهم 6 مؤشرات أداء رئيسية للحسابات الدائنة لقياس ذكاء بيانات PlatoBlockchain. البحث العمودي. منظمة العفو الدولية.

عزز كفاءتك التنظيمية من خلال التطبيق العملي لمؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة! 

قال بيتر دراكر ذات مرة، "إذا لم تقم بقياسه، فلن تتمكن من تحسينه." 

يتطلب تتبع أداء قسم الحسابات الدائنة في شركتك جهدًا أكبر بكثير من مجرد تتبع عدد الفواتير التي تجاوزت تاريخ استحقاقها! 

يمكن أن يؤدي النهج الاستراتيجي للتعامل مع فريق AP الخاص بك إلى تعريض عملك لدوامة من الفرص المربحة مع تجنب مشكلات مثل – ضعف التدفق النقدي داخل الشركة، والعلاقات المثيرة للجدل مع الموردين، وعدم وجود مصادر للإيرادات الإضافية؛ سنوضح لك اليوم كيف يمكن أن يساعد استخدام مؤشرات أداء رئيسية معينة فريق AP الخاص بك في نهاية المطاف على زيادة كفاءتهم.

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟ 

KPI هو اختصار للمصطلح - مؤشر الأداء الرئيسي. وكما يوحي الاسم، فإن مؤشرات الأداء الرئيسية هي مؤشر قابل للقياس لأداء أي هدف محدد على مدى فترة من الزمن. 

غالبًا ما يخلط أصحاب الأعمال والمهنيون المدربون بين المصطلحين – مؤشر الأداء الرئيسي والمقاييس. وإليك كيف يختلف الاثنان: 

مؤشرات الأداء الرئيسية لها تأثير إيجابي على نتائج أعمالك بشكل عام. إنهم يلعبون دورًا رئيسيًا في دعم استراتيجية عملك الشاملة ويحددون ما هو مهم لمساعدة الأعمال على النمو على المدى الطويل. على سبيل المثال: متوسط ​​الوقت المستغرق للموافقة على الفاتورة والأيام المستحقة الدفع المستحقة. 

ومن ناحية أخرى، تعد المقاييس أداة لقياس الأنشطة اليومية في عملك والتي تساعد في دعم مؤشرات الأداء الرئيسية. إنها ليست إجراء حاسما في حد ذاته، ولكن قد يكون لها تأثير طفيف على عملك. يمكن أن يكون أحد أمثلة المقاييس - النسبة المئوية للفواتير المباشرة وعائد الاستثمار عند أتمتة الفواتير. 

هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يمكن أن تكون مثمرة لعملك. في حين أن بعض الشركات ترغب في تتبع تقدمها الشهري القابل للقياس، فإن شركات أخرى ترغب في الحصول على رؤية طويلة المدى. فيما يلي بعض الأنواع الشائعة من مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب أن تعرفها: 

التنفيذية: تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية هذه على قياس أداء عملك في إطار زمني أقصر مع التركيز بشكل أساسي على عملية الأعمال. مثال: معدل الخطأ في التقرير المالي، التقارير الصادرة لكل موظف. 

الرائدة والمتخلفة: تساعد المؤشرات الرائدة على تتبع نمو عملك ونتائج الأعمال المستقبلية. حيث أن مؤشرات الأداء الرئيسية المتأخرة تساعد في تتبع قرارات عملك السابقة. مزيج من الاثنين يمكن أن يولد استراتيجية عمل ممتازة. مثال: متوسط ​​الإيرادات لكل مستخدم. 

وظيفي: قد ترتبط بعض مؤشرات الأداء الرئيسية بوظائف محددة مثل المحاسبة والمالية وما إلى ذلك. مثال: التكاليف المحاسبية، ودوران الحسابات الدائنة. 

الاستراتيجية: تساعد هذه في مراقبة أهداف عملك على المدى الطويل. مثال: الحصة السوقية، والعائد على الاستثمار.

لماذا تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مهمة لفرق AP للحسابات الدائنة؟

يمكن أن تكون مؤشرات الأداء الرئيسية مقياسًا حاسمًا لقياس ما إذا كان تقدم فريق الحسابات الدائنة الخاص بك يتوافق مع الأهداف التجارية العامة لشركتك. بعض الأسباب الحاسمة وراء استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية بشكل متزايد من قبل فرق AP عبر الشركات هي: 

  1. تقليل عوامل الخطر: يمكن أن تلعب مؤشرات الأداء الرئيسية دورًا حاسمًا في الإشارة إلى صحة مؤسستك. على المدى الطويل، يمكنهم المساعدة في تقليل عوامل المخاطر المالية وتحويل عملك إلى عمل مربح. 
  2. محاذاة فرقك: تأكد من أنك وفرق AP لديك دائمًا على المسار الصحيح لإغلاق دفتر نهاية الشهر، ويمكنك كمدير تقييم ما إذا كنت بحاجة إلى إضافة موارد - سواء أشخاص أو برامج لتعزيز الأداء. 
  3. تتبع التقدم: تضمن مؤشرات الأداء الرئيسية أن يشعر كل موظف في فريق AP بالمسؤولية عن تقدمه. وهذا يساعد أيضًا مديري الفريق على تحريك الأمور بطريقة أكثر انتظامًا. 
  4. اضبط استراتيجياتك: من خلال سجل واضح لما يصلح للأعمال وما لا يصلح، يمكنك توجيه استراتيجيات عملك في الاتجاه الصحيح والعمل وفقًا لذلك.

ما هي نقاط الضعف التي يمكن أن تحلها مؤشرات الأداء الرئيسية لفريق AP؟

إذا كنت مدير AP، فأنت تعرف مدى صعوبة إدارة علاقات البائعين وتتبع الفواتير وإدارة السيولة. تنظر معظم المؤسسات إلى فريق AP باعتباره مصدرًا جوهريًا للإيرادات. 

يشكل قسم الحسابات الدائنة عنصرا حاسما في كل مجال الأعمال. حتى أدنى خطأ في وظائف العمل التي يتعامل معها القسم يمكن أن يكلف الشركة انتكاسة كبيرة. 

يمكن أن توفر مؤشرات الأداء الرئيسية رؤى أعمق حول العمليات التجارية وبالتالي تساعد في التوصل إلى حلول شاملة للمشاكل. 

على سبيل المثال، يمكن أن يشير مؤشر الأداء الرئيسي المرتفع مثل "متوسط ​​الوقت المستغرق للدفع" إلى وجود تأخير في الدفعات التي سيتم سدادها لموردي الأعمال بسبب عدم وجود تدفق نقدي كافٍ في الشركة. لذلك، قد يكون هذا بمثابة مؤشر على وجود مشكلة في توليد الإيرادات في العمل. 

مثال آخر من شأنه أن يساعدك على فهم أهمية مؤشرات الأداء الرئيسية لفرق AP هو عدد الفواتير التي تعالجها الشركة. إذا كان لدى شركتك عدد أكبر من الفواتير مقارنة بمنافسيك، فهذا يعني أنك تعمل مع عدد كبير جدًا من الموردين. ولذلك، فإنك بدورك تفوت فرصة الحصول على خصومات مذهلة من توحيد الأعمال. 

وبالمثل، قد تشير الكثير من مؤشرات الدفع إلى أن عملك متورط في ممارسات AP ضارة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد تتبع تكلفة فريقك لمعالجة فاتورة واحدة، فيمكنك تتبع - التكلفة لكل فاتورة. 

هل تعلم أن الأمر يستغرق ما يقرب من 25 يومًا لفريق AP لمعالجة الفواتير الورقية؟ الآن، إذا كنت لا تريد الوقوع في شريحة التتبع هذه، فيمكنك تتبع المهلة الزمنية!

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة التي يجب تتبعها؟ 

حقق أهداف العمل الداخلية ومعايير الأداء مقابل منافسي عملك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية! 

1. تكلفة الحسابات الدائنة لكل فاتورة 

إذا كنت مقتنعًا بقياس مدى تقدم فريق AP الخاص بك باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية، فإن أول مؤشر أداء رئيسي يتبادر إلى ذهنك هو - تكلفة الحسابات الدائنة لكل فاتورة. 

الآن، يعد هذا مؤشر أداء رئيسي يمكن أن يختلف باختلاف الشركات والصناعات. ولذلك، فإن الأمر يستحق كل ثانية من وقتك لقياسه. كما يمكنك أن تعرف من اسمها، يتم استخدام التكلفة لكل فاتورة لحساب مقدار الأموال التي يكلفها قسم الحسابات الدائنة لمعالجة فاتورة واحدة. 

يتم قياسه عن طريق قسمة إجمالي النفقات التي تتحملها الإدارة على عدد الفواتير التي تمت معالجتها في فترة زمنية معينة. للحصول على رقم مؤشرات أداء أكثر دقة، من المهم أن تأخذ في الاعتبار التكاليف المباشرة وغير المباشرة أثناء حساباتك. 

التكاليف التي سيتم تضمينها أثناء العمليات الحسابية: البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتكلفة دعم البرامج، وتكلفة جميع الموظفين المشاركين في قسم الحسابات الدائنة، ووقت الموافق، وأي تكاليف إضافية يتم تكبدها في شكل رسوم الدفع المتأخر، وما إلى ذلك. 

يمكن أن تكون التكلفة المرتفعة لكل فاتورة نتيجة لعدم الكفاءة داخل قسم الحسابات الدائنة نفسه (ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى المهام اليدوية)، أو الخلافات المتكررة مع البائع فيما يتعلق بالفواتير، أو التدريب دون المستوى. 

الصيغة = إجمالي مصاريف قسم الـAP/رقم . من الفواتير التي تمت معالجتها 

يجب أن يشمل إجمالي النفقات كل تكلفة الموظفين والبنية التحتية التي يمكنك التفكير فيها بالإضافة إلى النفقات العامة الأخرى. لا. يجب أن تتضمن الفواتير جميع الفواتير المجدولة والمعالجة والمدفوعة خلال الفترة الزمنية المحددة. 

المعيار الصناعي: ستكلفك المعالجة اليدوية لفاتورة واحدة مبلغًا كبيرًا المتوسط من 12 دولارًا إلى 30 دولارًا. بالنسبة لبعض المنظمات، يمكن أن يصل إلى 40 دولارًا. 

2. متوسط ​​الوقت اللازم للدفع 

إذا كنت تقيس التكلفة لكل فاتورة، فخصص بعض الوقت لقياس متوسط ​​الوقت اللازم للدفع لفريق AP الخاص بك أيضًا! 

لقياس مؤشر الأداء الرئيسي هذا، يتعين عليك أولاً حساب إجمالي الوقت الذي يقضيه فريق AP في معالجة الفواتير. تبدأ ساعة حساب هذا المقياس بالدق بمجرد أن تتلقى الإدارة فاتورة حتى الوقت الذي يتلقى فيه البائع المعين مدفوعاته. 

كلما زاد الوقت الذي يستغرقه فريق AP لمعالجة الفاتورة، ارتفع مؤشر الأداء الرئيسي للتكلفة لكل فاتورة. 

بعبارات عامة، كلما كان فريق AP الخاص بك يعمل بشكل أسرع في التعامل مع الفواتير السابقة، كلما قلت الانتكاسة عند وصول فواتير جديدة. يمكن أن يختلف متوسط ​​الوقت المستهدف للدفع عبر الشركات اعتمادًا بشكل أساسي على سياساتها فيما يتعلق بالاحتفاظ بالنقد. الأمر المهم هنا هو أن تفهم أن هذا المقياس يمنحك نظرة ثاقبة للتدفق النقدي لشركتك. 

المعادلة = إجمالي الوقت المستغرق أثناء معالجة الفواتير / عدد الفواتير التي تمت معالجتها 

المعيار الصناعي: إنه مقياس متغير ويمكن أن يتراوح متوسطه بين 3.7 و12.2 يومًا. 

3. متوسط ​​الوقت لكل فاتورة

كما تعلم، قد يبدأ عملك بخسارة الأموال بدلاً من تحقيقها إذا قمت بمعالجة فواتيرك ببطء. قد تكون بعض الأسباب الرئيسية وراء ارتفاع متوسط ​​الوقت لكل فاتورة تتم معالجتها هي: 

سير العمل المفرط: لا يمثل سير العمل المعقد للغاية مشكلة لفريق AP فحسب، بل لجميع الأقسام العاملة في جميع المجالات. 

تأخر التحقق من الفاتورة: على الرغم من أن الفواتير تصل إلى مكاتب العمل المناسبة في الوقت المناسب، إلا أن معظمها يبقى دون موافقة على المكتب لعدة أيام متتالية. 

الترميز الذي يستغرق وقتًا طويلاً: يتزايد وقت التأخير في معالجة الفاتورة بسبب استخدام البرامج القديمة أو التحقق مرة أخرى من كل مرجع في الفاتورة. 

ويعتمد متوسط ​​الوقت الذي تتم فيه معالجة الفاتورة أيضًا على حجم الشركة ومجالها الصناعي. كما كنت قد خمنت الآن، إذا كان متوسط ​​الوقت اللازم لمعالجة فاتورة واحدة مرتفعًا، فسيظل فريقك عالقًا في حلقة مفرغة من ارتفاع متوسط ​​الوقت اللازم للدفع والتكلفة لكل فاتورة. 

الصيغة = الوقت المستغرق في القفل + إعادة المفتاح + مراجعات المواد + تحديد نقاط تفتيش الطريق + الموافقات + التحويل + التسوية + تحديثات الاتصال. 

معيار الصناعة: يمكن أن تستغرق الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم حوالي 25 يومًا لمعالجة فاتورة واحدة يدويًا. 

4. عدد الفواتير التي تتم معالجتها يوميًا لكل موظف في AP 

مؤشر الأداء الرئيسي الآخر المهم لقياس أداءك وأداء فرق AP الخاصة بك هو عدد الفواتير التي تتم معالجتها يوميًا لكل موظف. سيساعدك هذا على فهم نقاط القوة لدى فريق AP الخاص بك وكذلك المناطق الرمادية التي يحتاجون إلى تحسينها. 

يؤثر الوقت الذي يستغرقه موظف فريق AP لمعالجة الفاتورة بشكل كبير على أقسام الأعمال الأخرى أيضًا. وإلى أن يتم تقديم الفاتورة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من قبل الموظف، لا يمكن لأي قسم آخر تقييم تطوراتها. 

القضايا الرئيسية الأخرى التي يمكن أن تنجم عن هذا التأخير هي - خصومات البائعين المفقودة، وسوء إدارة التدفق النقدي، وتعطل العلاقات بين الشركات والموردين، وما إلى ذلك. 

هنا، ستحتاج أيضًا إلى مراعاة مهمة المعالجة التي يتعامل معها كل موظف في AP. 

معيار الصناعة: يقوم موظف AP العادي بمعالجة ما يقرب من 5 فواتير كل ساعة. وهذا يشكل 42 فاتورة في اليوم الواحد! 

5. معدل استثناء الفاتورة 

يمكن أن تؤدي الاختلافات في بيانات الفاتورة وأوامر الشراء أو حدوث اختناق في عملية الموافقة على الفاتورة إلى حدوث استثناءات. أحد الأمثلة النموذجية لاستثناء الفاتورة هو عندما تكون هناك أخطاء توجيه في معالجة الفاتورة أو عندما تكون هناك موافقة معلقة. يمكن أن يؤدي هذا إلى تأخير عملية دفع الفاتورة ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى ممارسات AP الضارة مثل الدفعات المتكررة. 

الصيغة = نسبة استثناء الفواتير/ عدد الفواتير المعالجة * 100 

معيار الصناعة: ويبلغ المتوسط ​​الصناعي لمعدل استثناء الفاتورة حوالي 24.6%. 

6. نسبة الفواتير التي تمت معالجتها ضمن شروط الدفع (تحسين التدفق النقدي) 

يحسب هذا المقياس عدد فواتير الموردين التي قامت الشركة بدفعها في الوقت المحدد. يقوم بتتبع عدد الفواتير التي تم دفعها في التاريخ المذكور ضمن شروط الفاتورة أو قبل ذلك. يمكن أن تشير القيمة المنخفضة لهذا المقياس إلى معالجة يدوية للفواتير معرضة للأخطاء، وإرشادات غير واضحة تتعلق بفواتير الموردين، وتدريب دون المستوى لموظفي AP. 

ولمساعدتك على مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المذكورة أعلاه بسهولة، قمنا بنسج قائمة من الإرشادات. إليك كيفية تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لفريق AP الخاص بك: 

حدد أهداف عملك على المدى القصير والطويل لمراقبة ما إذا كانت إيرادات شركتك تنمو أم أنها راكدة. 

للحصول على رؤى قوية حول مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، يجب أن تتمتع بإمكانية الوصول الكامل إلى البيانات التاريخية وفي الوقت الفعلي. 

اختر التمثيلات المرئية الصحيحة لكل مقياس محدد. يمكنك استخدام عدة أنواع من المخططات والرسوم البيانية ولوحات المعلومات لتصور بيانات عملك. إن الاستثمار في الابتكارات المناسبة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية سيساعدك على اتخاذ قرارات تجارية مربحة. 

اختر مؤشرات أداء رئيسية متماسكة لاستكمال التصورات ووضع المعايير الصحيحة. باستخدام معايير مؤشرات الأداء الرئيسية التي اخترتها، اسمح لأصحاب المصلحة باختبار المؤشرات.

كيف يمكنك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية؟ 

ولمساعدتك على مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية المذكورة أعلاه بسهولة، قمنا بنسج قائمة من الإرشادات. إليك كيفية تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لفريق AP الخاص بك: 

حدد أهداف عملك على المدى القصير والطويل لمراقبة ما إذا كانت إيرادات شركتك تنمو أم أنها راكدة. 

للحصول على رؤى قوية حول مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية، يجب أن تتمتع بإمكانية الوصول الكامل إلى البيانات التاريخية وفي الوقت الفعلي. 

اختر التمثيلات المرئية الصحيحة لكل مقياس محدد. يمكنك استخدام عدة أنواع من المخططات والرسوم البيانية ولوحات المعلومات لتصور بيانات عملك. إن الاستثمار في الابتكارات المناسبة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية سيساعدك على اتخاذ قرارات تجارية مربحة. 

اختر مؤشرات أداء رئيسية متماسكة لاستكمال التصورات ووضع المعايير الصحيحة. باستخدام معايير مؤشرات الأداء الرئيسية التي اخترتها، اسمح لأصحاب المصلحة باختبار المؤشرات.

كيف تعمل الأتمتة على تحسين مؤشر الأداء الرئيسي؟ 

قم بقيادة النجاح الداخلي لشركتك واكتشف التقنيات المتطورة للمساعدة في تعزيز أعمالك! 

المحاسبة مهمة شاقة للعديد من الشركات. حتى بعد جولات وجولات من المعالجة اليدوية للبيانات، يتبقى لديك دائمًا المزيد من بيانات الشركة التي يتعين عليك تصنيفها! ولهذا السبب تتجه الشركات نحو عصر الأتمتة. 

مع ظهور التكنولوجيا، أصبح من الممكن اليوم توفير المال وتحسين كفاءة الأعمال في نفس الوقت. فهو لا يعفيك من بعض واجبات الشركة الإدارية فحسب، بل يزودك أيضًا ببيانات العمل المهمة بتنسيق أكثر تنظيماً. 

فيما يلي ستة أسباب مقنعة تدفعك إلى مواكبة هذا الاتجاه! 

وفر وقتك: إذا كنت مديرًا لـ AP، فستكون على دراية بمدى تأثير المعالجة اليدوية البطيئة بشكل مؤلم على مؤشرات الأداء الرئيسية لـ AP الخاصة بك. تساعد أتمتة عملية الحسابات الدائنة الخاصة بك في إنجاز المهام العادية مثل إدخال البيانات والتحقق من نماذج الشراء التي تتم بدقة أعلى وفي إطار زمني أقل. 

معالجة الفواتير خالية من الأخطاء: نحن البشر عرضة للأخطاء، في حين أن الذكاء الاصطناعي ليس كذلك. تؤدي عمليات AP الآلية إلى تكرار لا نهاية له لمهام AP مع عدم وجود أخطاء. 

الوصول إلى الوثائق الرقمية: الميزة الرئيسية الأخرى لاستخدام عملية AP الآلية هي أنه لا داعي للقلق بشأن ملء الأوراق المهمة. من خلال الأتمتة، يمكنك إنشاء مستندات رقمية على الفور من البداية والتخلص من مشكلة متابعة طلبات الشراء ومسحها ضوئيًا وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.

تأكيد صحة البيانات: تمنحك أنظمة تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) القدرة على إجراء تغييرات العمل المطلوبة من خلال مراقبة الرسوم البيانية والإحصائيات الأخرى. يمكنك أيضًا رسم تقدم عملك من خلال التحقق من صحة البيانات. 

إنتاجية محسنة: إحدى أعظم مزايا أتمتة عملية AP الخاصة بك هي أنه يمكنك إنقاذ نفسك من المهام اليدوية المملة والتركيز على مهام العمل الأكثر أهمية. 

تحسين إمكانية الوصول: من خلال الرقمنة، يمكنك نقل عمليات AP الخاصة بك إلى السحابة ولم تعد تقلق بشأن حفظ الأوراق في الخزانات المناسبة!

تعتبر الأتمتة سهلة باستخدام برامج مثل Flow Nanonets التي يمكنها التعامل مع عملية الحسابات الدائنة الشاملة وتساعدك على زيادة كفاءتك بمقدار 10 أضعاف. يمكنك أتمتة الفواتير والموافقة وعملية الدفع. قم بمزامنة البيانات في الوقت الفعلي مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك مثل Quickbooks للتسوية والمراقبة وإجراء التحليلات في عملية AP الخاصة بك.

قم بجدولة عرض توضيحي مع Flow by Nanonets اليوم:

الخلاصة: التحويل البنكي مع Paypal

تعرف على كيفية تحقيق أهداف حساباتك الدائنة بطريقة أكثر استراتيجية

لا يمكن التقليل من أهمية الأتمتة في رقمنة عمليات AP لفريق AP الخاص بك. 

اختبر قوة الأتمتة من خلال تحسين كفاءة فريقك من خلال إدارة المهام اليدوية المملة ورقمنة الأعمال الورقية المهمة! 

بإمكان Nanonets مساعدتك في إدارة فريق الحسابات الدائنة لديك بكفاءة، بحيث يمكنك قضاء وقتك في قيادة أعمالك من الأمام! من خلال قوى التعلم العميق، يمكنك بسهولة التقاط أي بيانات صناعية من أي مستند تريده! 

أتمتة المهام اليدوية العادية مثل حفظ الفواتير في الخزانات، ومسح أوامر الشراء ضوئيًا، وغير ذلك الكثير! 

التقط البيانات من موارد متعددة واستخدمها لتطوير فريق AP الخاص بك! 

احصل على وصول حصري إلى الحلول المحايدة للقوالب التي تساعد على ربط النقاط بين أجزاء متنوعة من المعلومات. 

قلل من الوقت الذي تقضيه في متابعة الفواتير وقم بأتمتة عملية تحصيل الدفعات الخاصة بك! 

تقليل دفعات الفواتير المتأخرة وتعزيز التدفق النقدي الخاص بك

الطابع الزمني:

اكثر من الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي