أهمية الاحتفاظ بسجلات الموظفين

الطابع الزمني: 18 ديسمبر 2022 الساعة 11:00 مساءً

إن الاحتفاظ بسجلات الموظفين أمر إلزامي فيدراليًا في الولايات المتحدة، ولكن يمكن استخدامه أيضًا كمورد قيم لشركتك. عند إدارة مشروع تجاري، يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لموظفيك أمرًا بالغ الأهمية لنجاح عملك.

ما هي سجلات الموظفين؟

سجلات الموظفين هي وثائق محمية حيث يتم تدوين الحقائق المتعلقة بالموظفين. تساعد سجلات الموظفين أصحاب الأعمال على تتبع العديد من الأشياء المختلفة، بما في ذلك الأجور ومراجعات الأداء ومعلومات الاتصال والمزيد. يوصى بتخزين مستندات العمل والموظفين في منطقة آمنة مع تقييد الوصول إليها لحماية خصوصية الجميع.

السجلات المطلوبة فيدراليًا

بعض أنواع سجلات الموظفين يجب أن يحتفظ بها جميع أصحاب الأعمال بموجب القانون الفيدرالي. السبب وراء تفويضهم فدراليًا هو حمايتك وحماية موظفيك. إذا كان هناك نزاع قانوني، أو تحقيق جنائي، أو حتى شيء صغير مثل تسريح العمال، فإن الحكومة تريد الوصول إلى معلومات دقيقة.

فيما يلي سجلات الموظفين المطلوبة فيدراليًا والتي من المتوقع أن تحتفظ بها بصفتك مالكًا تجاريًا وما تنطوي عليه.

لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC)

قانون لجنة تكافؤ فرص العمل تم إقراره في عام 1965 ويحمي حقوق العمال في أن يكونوا مؤهلين للتوظيف بغض النظر عن العرق أو الجنس أو الدين. يحمي هذا القانون الموظفين من التمييز قبل وأثناء وبعد التوظيف. بالإضافة إلى ذلك، ينص هذا القانون على ضرورة قيام أصحاب العمل بالاحتفاظ بجميع سجلات الموظفين لمدة عام واحد على الأقل، بالإضافة إلى عام واحد بعد انتهاء الخدمة.

قانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA)

أديا، الذي صدر في عام 1967، يمنع أصحاب العمل من التمييز ضد الموظف المحتمل أو الحالي على أساس العمر. كما يضمن أن أصحاب العمل يقدمون مزايا وأجور متساوية لجميع العمال، بغض النظر عن أعمارهم. يتطلب هذا القانون أيضًا الاحتفاظ بسجلات الرواتب ووثائق برنامج المزايا لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

قانون معايير العمل العادلة (FLSA) وقانون المساواة في الأجور (EPA)

FLSA ووكالة حماية البيئة تم وضعها لمنع التمييز على أساس الجنس عندما يتعلق الأمر برواتب الموظفين. تنص هذه القوانين على توثيق أي أسباب للاختلافات في الأجور بين الموظفين من جنسين مختلفين والاحتفاظ بهذه السجلات لمدة عامين وتوثيق أجور الموظفين بشكل صحيح.

أنواع أخرى من سجلات الموظفين

هناك عدة أنواع أخرى من سجلات الموظفين التي من المفيد الاحتفاظ بها في متناول اليد إن أمكن. إن توثيق أشياء مثل سلوك الموظف والأجور والأداء يمكن أن يمنع أيضًا النزاعات في مكان العمل. ففي النهاية، ليست هناك حاجة للجدال حول شيء ما إذا كان مكتوبًا بالفعل.

فيما يلي بعض الأمثلة الأخرى لسجلات الموظفين التي قد يكون من الحكمة توفيرها:

  • معلومات الاتصال (البريد الإلكتروني، الهاتف، الخ)
  • الملاحظات السلوكية/الكتابات
  • الحضور
  • PTO
  • المميزات
  • خبرة تدريبية
  • أماكن الإقامة في مكان العمل

1. مفيد لمراجعات الأداء

استعراضات الأداء هي جزء طبيعي من العمل، على الرغم من أنها قد تكون شاقة في بعض الأحيان. إحدى الطرق لتسهيل هذه العملية هي إنشاء سجلات لمراجعات الأداء التي تجريها. بهذه الطريقة، في المرة القادمة التي تجلس فيها مع أحد الموظفين، تظل ملاحظات اجتماعك السابق حاضرة في ذاكرتك.

من الجيد دائمًا توثيق سلوك الموظف أيضًا، حتى لو لم تكن مهتمًا بالضرورة بالالتزام بكتابة كاملة. على سبيل المثال، إذا لاحظت أن أحد الموظفين يأتي للعمل متأخرًا من وقت لآخر أو كان لديه جدال مع زميل آخر في العمل، فيجب عليك تدوين ذلك. وهذا يحفظ الموارد البشرية من الصداع إذا احتاجوا إلى التحقيق في سلوك الموظف السابق.

2. إنشاء ملف تعريف الموظف

تسمح لك سجلات الموظفين بتنظيم معلومات حول كل موظف لديك والتي من المحتمل ألا تتذكرها. على سبيل المثال، إذا كان أداء الموظف أفضل خلال المناوبات المسائية، فيمكنك تدوين ملاحظة عنه والرجوع إليها عند إنشاء جدول. يتيح لك إنشاء ملف تعريف الموظف رؤية الصورة الأكبر المحيطة بكل عامل من العاملين لديك.

يمكن أن يساعدك هذا أيضًا في تحديد المشكلات المتكررة التي قد تواجهها مع بعض الموظفين أو بدلاً من ذلك، مجالات نجاحهم المتكررة. إذا أثار إعجابك أحد الموظفين في مجال ما ولكنه يعاني في مجال آخر، فقد يكون من الضروري الحصول على بعض التدريب. ملف تعريف الموظف الخاص بهم هو المكان الذي يمكنك العثور فيه على تلك المعلومات حتى تتمكن من التأكد من أن جميع موظفيك يبذلون قصارى جهدهم على الإطلاق.

3. يحمي من الدعاوى القضائية

في حالة رفع دعوى قضائية ضدك من قبل موظف سابق أو حالي، يمكنك دائمًا الاعتماد على المستندات والسجلات لدعم الحقيقة. يمكن أن تحميك هذه المستندات من الاتهامات الكاذبة والمسائل القانونية لاحقًا. لا أحد يخطط أبدًا لمقاضاته، ولكن من الأفضل أن تكون آمنًا من أن تكون آسفًا.

اكتبه

إن الاحتفاظ بسجلات الموظفين يمكن أن يحميك أنت وشركتك وموظفيك من النزاعات القانونية أو الشخصية غير الضرورية. إن البقاء منظمًا ومستعدًا هو أفضل طريقة للقيام بالأعمال، ويمكن أن يبقيك أنت والعاملين لديك بعيدًا عن المشاكل على المدى الطويل. تأكد من توثيق أكبر قدر ممكن عن مكان عملك وموظفيك لمنع سوء الفهم في المستقبل.

أحد الأهداف التي قد ترغب في تحقيقها لعملك هو الحصول على بيئة عمل آمنة وصحية ومنتجة مليئة بالنشاط  موظفين سعداء ومتفاعلين.يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بسجلات الموظفين على القيام بذلك من خلال حمايتك أنت وموظفيك.

آري براتسيس

كاتب الفريق: آري كاتب ومدون وصاحب شركة صغيرة مقيم في ولاية واشنطن.

علامات المقالة:

فرص عمل · ثقافة الشركة · عقار مميز · جد طريقك · ينمو عملك · القيادة · عقليتك

فئات المادة:

جد طريقك · ينمو عملك · قيادة فريقك · إنتاجية · عقليتك

# mailpoet_form_1 .mailpoet_form {}
# mailpoet_form_1 شكل {margin-bottom: 0؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_column_with_background {padding: 0px؛ }
# mailpoet_form_1 .wp-block-column: first-child، # mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column: first-child {padding: 0 20px؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column: not (: first-child) {margin-left: 0؛ }
# mailpoet_form_1 h2.mailpoet -eader {margin: 0 0 12px 0؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph {line-height: 20px؛ الهامش السفلي: 20 بكسل ؛ }
#mailpoet_form_1 .mailpoet_segment_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_text_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_select_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_radio_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_list_label, #mailpoet_form_1 .mailpoet_date_label { display: block; وزن الخط: عادي ؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_text، # mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea، # mailpoet_form_1 .mailpoet_select، # mailpoet_form_1 .mailpoet_date_month، # mailpoet_form_1 .mailpoet_date_day، #. mailpoet_form_1. }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_text، # mailpoet_form_1 .mailpoet_textarea {width: 200px؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_checkbox {}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_submit {}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_divider {}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_message {}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading {width: 30px؛ محاذاة النص: مركز ؛ ارتفاع الخط: عادي ؛ }
# mailpoet_form_1 .mailpoet_form_loading> span {width: 5px؛ الارتفاع: 5 بكسل ؛ لون الخلفية: # 5b5b5b ؛ } # mailpoet_form_1 {border-radius: 3px؛ background: # 27282e؛ color: #ffffff؛ text-align: left؛} # mailpoet_form_1 form.mailpoet_form {padding: 0px؛} # mailpoet_form_1 {width: 100٪؛} # mailpoet_form_1. mailpoet_message {هامش: 0 ؛ المساحة المتروكة: 0 20 بكسل ؛}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_success {color: # 00d084}
# mailpoet_form_1 input.parsley-Success {color: # 00d084}
# mailpoet_form_1 select.parsley-Success {color: # 00d084}
# mailpoet_form_1 textarea.parsley-Success {color: # 00d084}

# mailpoet_form_1 .mailpoet_validate_error {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 input.parsley-error {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 select.parsley-error {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 textarea.textarea.parsley-error {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 .parsley-errors-list {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 .parsley-required {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 .parsley-custom-error-message {color: # cf2e2e}
# mailpoet_form_1 .mailpoet_paragraph.last {margin-bottom: 0}media (max-width: 500px) {# mailpoet_form_1 {background: # 27282e؛}}media (min-width: 500px) {# mailpoet_form_1 .last .mailpoet_paragraph: last-child {margin-bottom: 0}}media (max-width: 500px) {# mailpoet_form_1 .mailpoet_form_column: last-child .mailpoet_paragraph: last-child {margin-bottom: 0}}

أهمية الاحتفاظ بسجلات الموظفين معاد نشرها من المصدر https://startupmindset.com/the-importance-of-keeping-employee-records/ عبر https://feeds.feedburner.com/startupmindset

<!–

->

الطابع الزمني:

اكثر من مستشارو Blockchain