الدليل النهائي لفهرسة المستندات

أدركت العديد من الشركات التي تحولت من إجراءات حفظ الملفات الورقية إلى إجراءات حفظ الملفات المستندة إلى الكمبيوتر أن الملفات الرقمية يمكن أن تكون غير منظمة وفوضوية مثل الملفات التناظرية. لكن، رقمنة الوثائق يوفر الكثير من الجهد والوقت على المدى الطويل ؛ لا يعمل إلا إذا تم القيام به بشكل صحيح. هذا هو المكان الذي تصل إليه فهرسة المستندات.

تعد فهرسة المستندات طريقة ممتازة لتمكين شركتك من تنظيم ملفاتك الرقمية وحفظ الملفات المستقبلية منظمة. ويتعلق أيضًا بالملفات المشاركة في الإجراءات عبر مؤسستك، بدءًا من الحسابات المدينة والحسابات المستحقة الدفع وحتى الشراء والدفع والمزيد.

---

ما هي فهرسة الوثيقة؟

تعمل فهرسة المستندات على تنظيم المستندات بعلامات أو سمات مناسبة لرؤية أفضل أثناء البحث عن المستندات أو استردادها في المستقبل.

على سبيل المثال، قد تقوم الشركة بفهرسة المستندات حسب رقم العميل أو اسم العميل أو اسم الموظف أو التاريخ أو السمات الحيوية الأخرى التي يمكن ربطها لاحقًا. إنه جزء مهم من الأساس الذي تُبنى عليه شبكات إدارة المستندات الخاصة بالمؤسسة.

لنأخذ مثالا على القاموس. يحتوي القاموس على مجموعة واسعة من الكلمات ومعانيها. إذا كان عليك اكتشاف عمل معين من القاموس بأكمله، فإن النظر في كل صفحة سيستغرق ساعات.

ولكن باستخدام الفهرس، فإن عملية البحث الخاصة بك تتقلص إلى دقائق أو ثواني فقط. تنظم فهرسة المستندات فرضية مماثلة. من خلال إرفاق علامات معينة بمستند رقمي، يمكنك استخدام المصطلحات الموجودة في تلك العلامات للعثور على المعلومات التي تحتاجها بسهولة أكبر، بدلاً من التحليل يدويًا من خلال جبل من الملفات.

---

مفاهيم فهرسة الوثيقة

يمكن للمرء أن يفهم ومعرفة فهرسة المستندات في عدة مفاهيم. دعنا نزورهم بإيجاز:

قاعدة البيانات: قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة إلكترونية من المستندات التي يتم الاحتفاظ بها في مكان واحد وإتاحتها للعديد من المستخدمين لأغراض عديدة ومختلفة. وقد تكون أيضًا مجموعة منظمة من المستندات أو البيانات المخزنة على جهاز كمبيوتر، والتي يمكن لبرنامج ما استخدامها للمناقشة وتقديم إجابات سريعة ومرنة على الاستفسارات.

RDBMS: مصطلح "RDBMS" (نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية) يشير إلى نظام إدارة قواعد البيانات حيث يتم الاحتفاظ بالبيانات والعلاقات بين البيانات في جداول.

المجالات الرئيسية—المعروفة أيضًا باسم حقول الفهرس — هي حقول قاعدة بيانات تُستخدم لتصنيف المستندات وترتيبها. يتم تحديدها عادةً من قبل المستخدم ويمكن استخدامها لمسح المستندات ضوئيًا واسترجاعها. تتضمن الأمثلة رقم الفاتورة واسم العميل والتاريخ والعنوان.

مطابقة ودمج وتعبئة الفهرسة المناطق التي تحتوي على بيانات فهرس موجودة بالفعل في أنظمة أخرى، مثل أنظمة المحاسبة. فهو يسمح لك بفهرسة حقل واحد أو أكثر وملء الحقول المتبقية تلقائيًا بالبيانات من بحث جدول أو ملف نصي توفره شبكة أخرى، مثل نظام المحاسبة أو الموارد البشرية، المطابق.

---

لماذا تعتبر فهرسة المستندات مهمة؟

تتيح فهرسة المستندات أكثر من مجرد الاسترداد السريع للمستندات. هناك العديد من المزايا لفهرسة الوثائق، منها:

تنظيم المستندات المحسن

88% من العاملين في المكاتب أشاروا إلى الحاجة إلى منصة بحث موحدة يمكن الاعتماد عليها لمساعدتهم على أداء وظائفهم بشكل أفضل.

يمكن للموظفين توفير الكثير من الوقت في البحث عن المستند الصحيح باستخدام نظام فهرسة المستندات المناسب.

امتثال أسهل للتدقيق

يمكنك بسهولة الاستغناء عن التدافع لجمع الأوراق في الوقت المناسب لإجراء تدقيق إذا كانت المستندات مفهرسة ومنظمة بالفعل وفقًا للسنة المالية والمقاييس الأخرى ذات الصلة.

يوفر الوقت

50% من المهنيين يقضون وقتًا أطول في البحث عن الملفات مقارنة بالعمل.

ومع ذلك، إذا كان لديك أنت وفريقك بروتوكولات فهرسة المستندات المناسبة، فيمكنك استخدام الوقت الذي تقضيه في البحث عن عمل منتج.

---

أنواع فهرسة الوثائق

بالإضافة إلى المزايا العديدة لفهرسة المستندات، هناك العديد من أساليب الفهرسة المختلفة أيضًا، لذا يمكنك اختيار أي منها (أو مجموعة من الطرق) يناسب سير عملك. وتتكون هذه الاستراتيجيات من:

فهرسة نص كامل

باستخدام فهرسة النص الكامل ، يتم مسح محتويات المستند بالكامل ضوئيًا ، مما يتيح لك البحث في أي مكان في النص عن العبارات أو الكلمات الأساسية.

إنه مماثل لأداة "Find" (Ctrl + F أو Command + F) المضمنة في معظم معالجات الكلمات ومتصفحات الويب. تجعل الطبيعة سهلة الاستخدام لهذا النوع من الفهرسة من الأسهل ، ولكنها تتطلب مساحة تخزين كبيرة.

مصدر

الفهرسة الآلية

الفهرسة الآلية ، والمعروفة أيضًا باسم فهرسة البحث المتغير ، تقوم بشكل انتقائي بفهرسة الأجزاء الأساسية من المستند التي تتوافق مع قاعدة بيانات ، مثل أرقام أو أسماء العملاء ، بدلاً من فهرسة الصفحة بأكملها.

يعد هذا إجراء أكثر تعقيدًا يستخدم برنامج فهرسة المستندات، ولكنه قد يكون مفيدًا جدًا للشركات التي تقوم بفهرسة المستندات مثل الفواتير التي تتضمن دائمًا الحقول التي تتطابق مع البيانات الموجودة في قواعد البيانات.

فهرسة البيانات الوصفية

"البيانات حول البيانات" مصطلح يستخدم بشكل متكرر للإشارة إلى البيانات الوصفية ، ولكنه مفصل للغاية. مثال على ذلك يمكن أن يكون أثناء التقاط الصور لإنشاء ملف pdf ؛ إنه يلتقط الوقت عندما يتم التقاطه.

علاوة على ذلك، فهو يسمح لك أيضًا بإضافة "علامات" إضافية تُعرف باسم بيانات تعريف PDF. يمكن استخدام البيانات التعريفية، مثل العلامات والمعلومات الأخرى التي تريد استخدامها لعمليات البحث اللاحقة، أثناء تحويل المستند إلى صيغة رقمية أو مسحه ضوئيًا. وبعد ذلك، عندما يتعلق الأمر بالحصول على مستند، فإنه يقوم بمسح البيانات التعريفية بدلاً من استخدام برنامج استرداد المستندات الخاص بك لمسح المستندات بأكملها.

الفهرسة الآلية باستخدام البيانات الميدانية

تشير الفهرسة المستندة إلى الحقول إلى مصادر بيانات مختلفة داخل قاعدة البيانات، والمعروفة أيضًا باسم الحقول. وهو مطابق من الناحية المفاهيمية لفهرسة البيانات الوصفية. يمكنك استخدام الفهرسة المستندة إلى الحقول، على سبيل المثال، للبحث في قاعدة البيانات الخاصة بك عن السجلات التي تحمل نفس الاسم في عمود العميل.

---

كيف تعمل فهرسة المستندات؟

تعتمد فهرسة المستندات الأفضل بالنسبة لك على كيفية اعتزام كل طرف من الأطراف المعنية استخدام المستندات التي تقوم بفهرستها. يجب أن تكون المعلومات التي من المرجح أن يبحث عنها الموظفون عبر الإنترنت ومصطلحات البحث التي من المرجح أن يستخدموها للعثور عليها معروفة لك. إن فهم احتياجات الموظفين هو الطريقة الوحيدة للتأكد من أنك تقوم بالفهرسة بطريقة تجعل استرداد المستندات سريعًا أمرًا ممكنًا.

من السهل فهرسة المستندات بمجرد فهمك لكيفية استخدام أوراقك المفهرسة ونوع الفهرسة الأكثر منطقية لمؤسستك. تستلزم عملية الفهرسة مسح وتصنيف المواد الرقمية والممسوحة ضوئيًا لتحديد العبارات الرئيسية المحددة مسبقًا يدويًا أو تلقائيًا. فيما يلي شرح لعملية الفهرسة بمزيد من العمق:

فهم واقعة استخدام فهرسة المستندات

يعتمد نوع الفهرسة الذي يجب استخدامه على المستندات التي تقوم بفهرستها ، سواء كانت سجلات موظفين أو فواتير أو أي شيء آخر ؛ معرفة من الذي سيستعيد هذه الوثائق ولماذا أمر مهم أيضًا.

قم بإنهاء نوع فهرسة المستند الذي تريد استخدامه

من الممكن أن يتم العثور بسهولة على بعض أنواع الأوراق دون الحاجة إلى فهرسة الكثير من المعلومات. على سبيل المثال، قد تحتاج فقط إلى المعلومات الأساسية من الفواتير مثل رقم الحساب أو اسم المورد.

قم بفهرسة البيانات القابلة للتطبيق

يمكنك فهرسة البيانات يدويًا أو ، على نحو مفضل ، الاعتماد على البرنامج الذي يمكنه فهرسة البيانات بعد تحديد شكل الفهرسة المنطقي.

تعد طريقة المفتاح المزدوج هي تقنية الفهرسة الأكثر فعالية عند إجرائها يدويًا. يقوم شخصان بوضع علامة على كل مستند ممسوح ضوئيًا باستخدام هذه الطريقة مع عبارات الفهرسة اللازمة عن طريق إدخال المعلومات التي يرونها في حقول البيانات التعريفية المناسبة للملف. وهذا يجعل من الممكن إجراء مقارنة متقاطعة للعثور على أي أخطاء. يوفر المفتاح المزدوج الكثير من الوقت ولكنه يقلل أيضًا من الأخطاء بشكل كبير.

يجب عليك تحديد الإرشادات الخاصة بأجزاء المستند التي يجب أن يأخذها البرنامج إذا كنت تعتمد على البرنامج. على سبيل المثال، يتعاون برنامج exing المناسب مع تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للسماح للكمبيوتر بقراءة النص من الصور، وهو أمر بالغ الأهمية لفهرسة البيانات ذات الصلة ورقمنة النسخ المادية من المستندات.

---

الشبكات النانوية لفهرسة المستندات

[المحتوى جزءا لا يتجزأ]

Nanonets هو نظام إدارة الوثائق المعتمد على الذكاء الاصطناعي يسمح للمستخدمين الذين لديهم نظام أساسي بدون رمز لـ إدارة المستندات من طرف إلى طرف. تقوم Nanonets بأتمتة جميع عمليات المستندات مثل

و اكثر. تحتوي Nanonets على برنامج OCR مدمج يستخدم استخراج الكلمات الرئيسية لتحديد المستندات وفهرستها وفقًا لقواعد البيانات المعنية. تتعلم خوارزمية Nanonets AI مع الوقت والمقابض غير منظم, شبه مهيكلةأو المستندات المخصصة بسهولة.

تحظى Nanonets بثقة أكثر من 30,000 متخصص من أكثر من 500 مؤسسة لإدارة المستندات بكفاءة.

يمكن أن يؤدي استخدام شبكات النانو إلى تحقيق مجموعة من الفوائد التي تشمل توفير التكاليف، وتعزيز الامتثال، وتحسين الإنتاجية. فيما يلي بعض المزايا الفريدة التي تميز شبكات Nanonets وهي:

• لا الترميز المطلوب
• يعمل مع جميع أنواع المستندات
• نماذج مخصصة للذكاء الاصطناعي
• لا يلزم المعالجة اللاحقة أو المعالجة المسبقة.
• يتعامل مع المستندات متعددة اللغات
• يتعرف على أكثر من 200 لغة
• إعداد ليوم واحد
• 5000+ تكامل مع API و Zapier
• 24 × 7 دعم مباشر
• خيارات تسعير شفافة
• حل العلامة البيضاء
• الاستضافة في مقر الشركة والسحابية

كيف تستخدم شبكات النانو لفهرسة المستندات؟

خطوة 1 أنشئي حسابك على شبكات النانو (ابدأ مجانًا الآن) وتسجيل الدخول.

الخطوة 2: حدد نموذج تصنيف الوثيقة من الشاشة الرئيسية.

الخطوة 3: حدد علامات المستند التي ترغب في تضمينها.

الخطوة 4: تحتاج خوارزمية Nanonets AI إلى 25 مستندًا فقط لتدريب نموذج AI على التعرف على نوع المستند الخاص بك. قم بتحميل 25 مستندًا لكل علامة وثيقة واترك النموذج يتدرب.

الخطوة 5: بمجرد الانتهاء ، يمكنك استخدام سير عمل المستند لإرسال المستندات تلقائيًا وفهرستها وإرسالها إلى قاعدة البيانات كما هو مطلوب. يمكنك استخدام مهام سير عمل المستندات لاستخراج البيانات من المستندات أو معالجة المستندات أو إرسالها من خلال عملية الموافقة. خيالك هو الحد.

---

كيف يساعدك في العثور على المستندات؟

تعد فهرسة المستندات عنصرًا أساسيًا في أي تقنية لإدارة مستندات الأعمال وهي طريقة رائعة لبناء سير عمل أكثر كفاءة. من خلال الفهرسة الكافية، يصبح من السهل البحث عن أي مستند يحتاجه العاملون لديك واسترجاعه بضغطة زر محدودة. ولكن قد يكون تنفيذ فهرسة المستندات القوية أمرًا معقدًا إذا لم يكن لديك الأدوات الكافية تحت تصرفك.

وفي الختام

تعد فهرسة المستندات طريقة فعالة للمساعدة في استرداد المستندات لاحقًا من الأرشيفات الضخمة ، بما في ذلك آلاف المستندات. يمكن فهرسة المستندات من خلال محتوى النص الكامل الخاص بها (مثل إمكانية الوصول إلى أي كلمة في البيانات) أو عن طريق المعلومات المتعلقة بالمستند ، مثل يوم الإنتاج أو المعرف الفريد أو الموضوع المركزي للمستند.

الأسئلة الشائعة

ما هي البيانات المستخدمة لفهرسة المستندات؟

أحد القرارات المهمة لتحقيق أقصى استفادة من الملفات الرقمية الجديدة هو اختيار معايير الفهرسة التي يجب استخدامها. تتضمن بعض أمثلة البيانات المستخدمة للفهرسة ما يلي:

• رقم الطلب
• العناوين
• تمور
• الاسم الأول والأخير
• أرقام الهواتف
• رقم الفاتورة
• أرقام العملاء
• أرقام الحساب
• واصفات الكلمات الرئيسية

ما هو الغرض من الفهرسة؟

الغرض الأساسي من الفهرسة هو امتلاك القدرة على المسح السريع واسترداد المعلومات المضمنة في أوراقك الممسوحة ضوئيًا. يمكنه أيضًا تحسين كفاءة مكتبك من خلال تمكين العاملين لديك من البحث عن المعلومات دون المرور يدويًا عبر مربعات الملفات.

ما هي صفات الفهرسة الجيدة؟

الهدف النهائي لمشروع الفهرسة هو بناء نظام يمكن للمستخدمين من خلاله استرداد البيانات بكفاءة. يتم تحقيق ذلك من خلال:

• الانضمام إلى المستخدمين النهائيين (رؤساء الأقسام والمديرين والموظفين) للحصول على آرائهم.
• نظام سهل الاستخدام.
• بما في ذلك خيار البحث عن حقول معينة في المستند والنص الكامل.
• إشراك متخصصي الفهرسة المهرة للمساعدة في إرشادك وتقديم المشورة لك خلال العملية.

كيف تختلف من صناعة إلى أخرى؟

أحد العوامل الأساسية في اختيار مصطلحات الفهرسة هو كيفية مسح المستندات. على سبيل المثال ، في سلسلة من ملفات الموظفين ، سيكون الاسم الأول والأخير وتواريخ التوظيف وسيلة شائعة للبحث

على العكس من ذلك ، يمكن أن تشير الشهادات الطبية إلى تحليل تواريخ الميلاد أو أرقام بوليصة التأمين. سيؤدي تضمين مصطلحات البحث الشائعة الاستخدام أثناء فهرسة المستند إلى نتائج أفضل.

كيف تعمل وظيفة فهرسة المستندات؟

وظائف فهرسة المستندات عن طريق إسناد معلومات معينة إلى المستندات الممسوحة ضوئيًا، مما يتيح استرجاع المعلومات بكفاءة وسرعة. هناك طرق مختلفة لفهرسة المستندات، ولكل منها فوائدها الفريدة.

ما هو أفضل خيار لديك لفهرسة المستندات؟

تعمل فهرسة المستندات على إنشاء عملية بحث واسترجاع لكميات هائلة من المستندات بسلاسة عند تطبيقها بشكل مناسب. ومع ذلك، فإن إجراء الفهرسة المناسب ليس مقاسًا واحدًا يناسب الجميع. سواء تمت فهرسة المستندات حسب النص بأكمله، أو تنظيمها حسب المناطق، أو استكمالها ببيانات وصفية جيدة، فإن هذا الخيار يدفع نجاح النظام بأكمله. يمكن للشريك الماهر أن يمكّن فريقك من تحديد تقنيات الفهرسة المناسبة التي تناسب التدريبات الفريدة لفريقك.