ما هي أيام الحسابات الدائنة أو أيام AP؟

أيام الحسابات الدائنة ، والتي يشار إليها أيضًا باسم الأيام المستحقة الدفع (DPO) ، هي مقياس مالي يقيس متوسط ​​عدد الأيام التي تستغرقها الشركة لدفع فواتيرها وفواتيرها.

إنه مُحدد كمي لعمليات الحسابات الدائنة للشركة - فكلما زادت أيام AP ، زادت الشركة التي تستغرقها في سداد فواتيرها.

يجب ألا تكون قيمة DPO المثلى ، كما في قصة Goldilocks ، قليلة جدًا أو كثيرة جدًا ، ولكنها صحيحة تمامًا.  

تستخدم بقية هذه المقالة المصطلحات "DPO"، 'أيام مستحقة الدفع'،'أيام حسابات الدفع'،'أيام AP"و"أيام في AP'، بالتبادل ، ليعني نفس المفهوم.

تابع القراءة لمعرفة المزيد عن أيام الحسابات الدائنة وكيف ينعكس هذا الإجراء على الصحة المالية للمؤسسة.

ما هي أيام الذمم الدائنة؟

الحسابات الدائنة (AP) هي التزامات نقدية قصيرة الأجل للشركة مستحقة للبائعين أو الموردين أو الدائنين - والتي لم يتم سدادها بعد. هي إدخالات في دفتر الأستاذ العام كخصوم متداولة لأن السلع أو الخدمات تم شراؤها بالائتمان. يرسل البائع أو المورد أو الدائن فاتورة إلى الشركة للمنتج / الخدمة المقدمة ، وتقوم الشركة بدفع الفاتورة في الوقت المناسب.

تقوم بعض الشركات بدفع الفواتير بمجرد استلامها ، وبعضها يدفعها لاحقًا ، ولكن خلال الفترة الزمنية المتفق عليها ، والبعض الآخر يتجاوز الفترة الزمنية ، وهو ما ينعكس بشكل واضح على الشركة. في بعض الأحيان ، قد تستخدم نفس الشركة فترات زمنية مختلفة لدفع فواتير مختلفة ، اعتمادًا على الإلحاح أو الخصومات المتاحة أو مشاكل التدفق النقدي.

لفهم وتتبع اتجاهات الشركة في دفع الفواتير ، يستخدم قسم الحسابات الدائنة صيغة تحسب أيام الحسابات الدائنة أو الأيام المستحقة الدفع - DPO.

DPO هي نسبة تقيس متوسط ​​عدد الأيام التي تستغرقها المنظمة لدفع فواتيرها للموردين / البائعين / الدائنين.

كيفية حساب أيام AP أو DPO

غالبًا ما يشار إلى "الأيام في AP" كأيام الحسابات الدائنة ، ويتم حسابها باستخدام صيغة بسيطة تضيف جميع المشتريات من الموردين خلال فترة القياس ثم تقسمها على معدل دوران الحسابات الدائنة.  

معدل دوران الحسابات الدائنة (APT) هو نسبة إجمالي مشتريات الموردين ومتوسط ​​مبلغ الحسابات الدائنة ، أي متوسط ​​حسابات البدء الدائنة وأرصدة الحسابات الدائنة النهائية. تعطى على النحو التالي:

يتم حساب الأيام في AP لشركة لمدة شهر من 30 يومًا على النحو التالي.

بشرط،

بلغ رصيد الحسابات الدائنة في بداية العام 100,000 دولار ،

بلغ رصيد الحسابات الدائنة في نهاية العام 150,000 دولار ،

تم إجراء عمليات الشراء عن طريق الائتمان ، لتصل قيمتها إلى 1,000,000،XNUMX،XNUMX ،

يتم احتساب معدل دوران الحسابات الدائنة على النحو التالي:

ثم يتم حساب DPO بقسمة عدد الأيام على APT:

أيام عمل الشركة في AP هي 3.75 يومًا.

يجب أن نتذكر أنه يجب استبعاد المدفوعات النقدية للبائعين من هذه المعادلة ويجب تضمين المشتريات الائتمانية فقط.

لماذا تحسب أيام الذمم الدائنة؟

الأيام المستحقة الدفع مثل الدرجات في مادة أساسية واحدة في برنامج تعليمي. في حد ذاته ، لا يكفي التنبؤ بالصحة المالية للشركة أو تقييمها. ومع ذلك ، عند دمجه مع مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى (KPI) مثل التكلفة لكل فاتورة تمت معالجتها ، والنسبة المئوية لاستثناءات الفاتورة ، وعدد الفواتير / الموظف / اليوم ، يمكن أن يكون تقريرًا قويًا عن الصحة المالية للمؤسسة.

من البديهي أن نفترض أن القيمة المنخفضة للأيام المستحقة الدفع أمر جيد - في ذلك ، فإنه يشير إلى أن الشركة تدفع لمورديها في الوقت المحدد. قد لا يكون هذا هو الحال دائما. هناك قيمة مثلى لأيام الدفع التي تعتمد على الصناعة / المجال الذي تنتمي إليه الشركة. يمكن أن يشير DPO الذي يقل عن هذا الرقم إلى أن الشركة ليس لديها شروط ائتمانية جيدة مقارنة بمنافسيها ، أو أنها لا تستفيد بالكامل من فترة الائتمان التي يقدمها الدائنون.

وبالمثل ، بينما يبدو حدسيًا أن القيمة العالية للأيام المستحقة الدفع تشير إلى أن الشركة تواجه مشكلة في الوفاء بالتزاماتها في الوقت المحدد ، فقد يعني ذلك أيضًا أن هناك رأس مال عامل لفترة أطول ، وأن الشركة تتمتع بوضع ائتماني جيد ، مما يسمح لها بدفع الفواتير في وقت لاحق وليس قبل ذلك. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي تأخير السداد إلى تدهور العلاقات مع البائعين أو الموردين أو الدائنين ، مما قد يؤثر بدوره على الوضع الائتماني للشركة.

تعتمد أيام الحسابات الدائنة المثلى على أسلوب عمل الشركة وخلفيتها المالية والصناعة التي تنتمي إليها وعوامل أخرى من هذا القبيل. لا توجد أيام "جيدة" أو "سيئة" موضوعية مستحقة الدفع. أ الأيام المستحقة الدفع للقيم المعلقة لشركات أخرى في نفس الصناعة. تساعد مراقبة DPO والحفاظ عليه عند مستويات مماثلة للشركات الأخرى في هذا المجال في تحقيق التوازن الصحيح بين التدفق النقدي ورضا البائعين.

كيف تحسن أيام AP الخاصة بك؟

يتم تحقيق أفضل مكان في الأيام المستحقة الدفع من خلال تحسين عملية الحسابات الدائنة.

تعتمد صيانة DPO الأمثل على التنسيق السلس بين فريق الحسابات الدائنة وأقسام المشتريات والإدارة العليا المسؤولة عن الموافقات على الدفع. يضمن هذا التعاون استلام الفواتير ومعالجتها في الوقت المناسب ، وتحسين المدفوعات وتحرير رأس المال العامل لدعم النمو.

هناك طريقة أخرى لتحسين DPO وهي تقييم شروط الدفع الخاصة بالفرد مقابل البائع. قد يؤدي عدم التطابق بين شروط الدفع الخاصة بالعميل وشروط البائع إلى الغموض في تواريخ استحقاق الدفع. على سبيل المثال ، إذا كانت مدة السداد الخاصة بالعميل 30 يومًا ، وكانت مدة السداد للبائع 15 يومًا ، فقد يكون هناك تأخير في الدفع. إن مطابقة شروط الدفع الخاصة بالفرد مع شروط البائع ، أو التفاوض مع البائع لمطابقة شروطه مع الشركة يمكن أن يساعد في تحسين DPOs.

يستلزم الشرط أعلاه التواصل الجيد بين البائع والعميل. يعد التواصل الجيد مع المورد أمرًا ضروريًا لتجنب سوء الفهم فيما يتعلق بالمدفوعات وشروط الدفع. يمكن أن يؤدي التعاون غير الفعال إلى تآكل ثقة المورد مما قد يكون له آثار ضارة على عملية الحسابات الدائنة بأكملها ، وبالتالي مسؤول حماية البيانات.

يمكن أن يساعد التخطيط الجيد والتنبؤ في تحسين أيام الحسابات الدائنة. وهذا بدوره يعتمد على إدارة البيانات ومعالجتها بشكل جيد ، واستخدام متخصصين وبرامج متوقعة بحيث يكون للشركة التعامل مع رأس المال العامل في جميع الأوقات. يمكن أن تساعد معرفة حالة رأس المال العامل والخلفية المالية الفورية والممتدة للشركة في تحديد الجدول الزمني لدفع الفواتير ، مما يؤدي إلى تحسين DPO.

تتطلب جميع الشروط المذكورة أعلاه تحسين عملية الحسابات الدائنة بالكامل. تتمثل الطريقة الواقية من الفشل لتبسيط عملية الحسابات الدائنة في أتمتة كل أو بعض أجزاء منها. يمكن أن تتجنب الأتمتة العديد من عوامل eros التي قد تحدث في سير عمل معالجة الفواتير ، وبالتالي تساعد في الحفاظ على قيمة جيدة للأيام المستحقة الدفع.

أتمتة عملية AP لتحسين DPO

أحد الأساليب التي أثبتت جدواها لتبسيط عملية AP هو أتمتة المحاسبة سير العمل. الأتمتة تخدم الأغراض التالية:

• يزيل فوضى الورق ، وبالتالي تقليل وقت المعالجة ومعدلات الخطأ
• ربط أوامر الشراء والفواتير بالمدفوعات الإلكترونية ، مما يعرض الصورة الكاملة لدورة الحسابات الدائنة
• يساعد في تحسين إدارة البائعين & منع الاحتيال البائع
• يتيح مطابقة ثلاثية خالية من المتاعب
• يسمح بتكامل عملية الحسابات الدائنة مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى مثل ERPs و CRMs
• يسمح بإعداد نقاط تفتيش متعددة في دورة المحاسبة الدائنة لتجنب الإنفاق الزائد أو المشتريات غير الضرورية
• يمكن تعيين التحذيرات والإنذارات عند اكتشاف اختلافات في أي مرحلة من مراحل سير عمل الحسابات الدائنة
• يسمح بتحديد المواعيد النهائية للدفع
• تمكن من إنشاء تقارير دورية لفهم أنماط الإنفاق للشركة والتحضير للتدقيق والضرائب

تتضمن عملية AP المؤتمتة بالكامل ما يلي:

• رقمنة الفواتير: يجب أولاً رقمنة الفواتير ذات التنسيقات المختلفة إلى تنسيق قياسي. نظرًا لأن كل فاتورة تحتوي على بيانات أساسية تُستخدم في تخطيط الموارد المحاسبية واتخاذ القرارات داخل الأعمال ، فإن الدقة في استخراج البيانات ضرورية. عادةً ما يتم نقل البيانات التي تتم قراءتها من الفواتير إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو المحاسبة أو أنظمة تحليل البيانات التي تستخدمها الشركة للمعالجة اللاحقة.
• التحقق الآلي من الصحة: ​​يمكن للمطابقة الآلية ثلاثية الاتجاهات التقاط البيانات ذات الصلة من الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات ومعالجتها تلقائيًا بطريقة تحاكي العقل البشري. من بينها ، يمكن للمعالجة المدعومة بالذكاء الاصطناعي أيضًا مقارنة السجلات ومطابقتها واتخاذ قرارات مثل تمرير المعاملة أو وضع علامة على الأخطاء أو رفع الاستثناءات.
• معالجة الاستثناءات الآلية: عندما يتم وضع علامة على الأخطاء أو ظهور استثناءات ، يتم توجيه الفاتورة على الفور إلى الموظفين المناسبين الذين يمكنهم إصلاح الأخطاء. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل التأخيرات الزمنية المرتبطة بمعالجة الأخطاء يدويًا.
• الموافقات الآلية: بعد المطابقة والتحقق من الصحة ، يتم إرسال الفواتير تلقائيًا إلى الموظفين المناسبين للموافقة عليها. يمكن أن يؤدي تطبيق التوقيعات والموافقات الرقمية في شكل رقمي إلى منع التأخير.
• معالجة الدفع: بعد الموافقة ، يقوم النظام الآلي بإعادة توجيه الفاتورة إلى الفريق المالي لمعالجة الدفع وبعد ذلك يتم إغلاق المعاملة وأرشفة البيانات.

ووفقا ل دراسة حديثة، فيما يلي أهم حلول معالجة الفواتير الآلية التي ترغب العديد من الشركات في تنفيذها:

يبعد

تحدد أنشطة الحسابات الدائنة التي تشمل ترميز وتقييم وتفويض ودفع الفواتير ، الصحة المالية والإدارية للمؤسسات. تعد أيام AP مؤشرًا رئيسيًا لكفاءة أنشطة AP للشركة. إنه ليس ثابتًا مطلقًا ، ويجب النظر إليه بالنسبة إلى الصناعة والكفاءة. كجزء من ثلاثية الدورة النقدية ، والتي تشمل ، أيام المبيعات المعلقة والأيام في المخزون ، يعد DPO مؤشرًا مفيدًا لمقدار النقد الذي يجب أن يمتلكه النشاط التجاري للحفاظ على نفسه.

يتطلب الحفاظ على DPO الأمثل تبسيط عملية AP. إلى جانب الحفاظ على الترتيب التشغيلي ، يمكن أن يساعد استخدام الأتمتة في عمليات AP الشركات في الحفاظ على DPO الأمثل ، وبالتالي ، رأس المال العامل الكافي لتشغيل العرض بشكل فعال. يمكن أن تكون البرامج المدعومة بالذكاء الاصطناعي مثل Nanonets جزءًا من مجموعة الأتمتة الأكبر لمساعدة شركتك في الحفاظ على DPO الأمثل للبقاء قادرة على المنافسة والفعالية.

تساهم مسؤوليات كل مجموعة حسابات دائنة في تحسين عملية الدفع وضمان دفع الأموال فقط على فواتير وفواتير قانونية ودقيقة. يمكن لموظفي AP المهرة والمُدارين بشكل جيد توفير وقت ونفقات كبيرة لشركتك.