ما هي إدارة المشتريات؟ - دليل كامل

تصور مطعمًا مزدحمًا يحتاج إلى مكونات طازجة؛ الشراء هو ما يضمن أن تكون الطماطم الموجودة في السلطة مقرمشة وأن لحم البرغر عالي الجودة. الأمر لا يتعلق فقط بشراء الأشياء؛ يتعلق الأمر بالحصول على الأشياء المناسبة، بالسعر المناسب، وفي الوقت المناسب. بالنسبة لأي شركة، سواء كانت مستشفى أو شركة إنشاءات أو شركة تكنولوجية عملاقة، فإن المشتريات تعني الفرق بين العمليات السلسة والاضطرابات المكلفة.

ويعني تأخر الشراء توقف الإنتاج، وهو ما يترجم بدوره إلى خسائر مالية. الأمر بهذه البساطة. المشتريات ليست براقة. إنها مفاوضات جريئة، وتخطيط دقيق، وميزانية صارمة. ولكن عندما يتم ذلك بشكل صحيح، فهو العمود الفقري للربحية. 

تتناول هذه المقالة الجوانب العملية لإدارة المشتريات، وتقسيم العملية، وتسليط الضوء على الفوائد، وتوضيح الحاجة إلى الأتمتة. سواء كنت صاحب شركة صغيرة أو متخصصًا في المشتريات، فإن فهم هذه الأساسيات يمكن أن يكون المفتاح لعملية أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.

ما هي إدارة المشتريات؟

تتضمن إدارة المشتريات الإشراف على عمليات الاستحواذ اللازمة لعمليات الشركة. تعتبر هذه المهام محورية، بدءًا من تقييم البائع وحتى إنشاء أمر الشراء والموافقة على الفاتورة. في الشركات الصغيرة، قد يتولى شخص واحد عمليات الشراء، في حين تفتخر المؤسسات الأكبر بأقسام مخصصة. تدور العملية حول الأشخاص والعمليات والأعمال الورقية. تضمن إدارة المشتريات الفعالة التحكم في الإنفاق وتعزيز الكفاءة التشغيلية لأي شركة.

تعد إدارة المشتريات أمرًا ضروريًا للشركات، مما يضمن الكفاءة والامتثال في مشهد اليوم. تعد إدارة المشتريات الفعالة ضرورية للعديد من الوظائف الحيوية داخل الشركة.

• تتطلب عملية طلب الشراء اهتمامًا دقيقًا، مما يضمن تسجيل كل التفاصيل بدقة والالتزام بالسياسات. تمهد هذه الخطوة الطريق لعملية شراء فعالة من خلال توجيه المستخدمين خلال عملية طلب الشراء واقتراح البائعين المناسبين. 
• أوامر الشراء، عند إدارتها بدقة، تكون بمثابة مخطط للشراء، مع تفاصيل مواصفات المنتج وشروطه. تعمل أوامر الشراء الواضحة والموثقة جيدًا على تعزيز التواصل السلس مع الموردين، مما يقلل من سوء الفهم والتأخير. 
• إن الموافقة على الفاتورة، وهي خطوة حاسمة في دورة المشتريات، تتطلب فحصًا دقيقًا للتحقق من الدقة والالتزام بالشروط المتفق عليها. تمنع المعالجة الصحيحة للفواتير حدوث تناقضات مالية وتقوي العلاقات مع الموردين. 
• تتضمن الإدارة الفعالة للموردين تقييمات منتظمة، مما يضمن تلبية الموردين لمعايير الجودة والموثوقية. ويؤسس هذا النهج الاستباقي لشراكات مثمرة وطويلة الأمد. 
• تتطلب الموافقة على العقود والإدارة الدقة، حيث يتم فحص العقود للتأكد من امتثالها، وحماية الأعمال من المخاطر القانونية والمالية.

بدءًا من طلب الشراء ومواصلة الدفع، يوجه النظام القوي العملية بدقة. وبالتالي، يلعب مديرو المشتريات دورًا حاسمًا من خلال الحصول على مواد عالية الجودة بأسعار مثالية من موردين يمكن الاعتماد عليهم، ورعاية علاقات طويلة الأمد مع الموردين المفضلين. وهم يشرفون على عملية الشراء بأكملها، وينسقون أنشطة وكلاء الشراء ويضمنون التزام الإدارات بالسياسات. تشمل المسميات الوظيفية ضمن اختصاصهم محلل المشتريات، والمشتري، والمتخصص، ووكيل الشراء، والمدير، ومدير المصادر.

خطوات عملية الشراء

تشكل عملية إدارة المشتريات دورة مستمرة، تبدأ باختيار الموارد وتنتهي باستلام هذه الموارد ودفع ثمنها. طوال هذه الدورة، يعد التوثيق الشامل أمرًا ضروريًا، مما يضمن التنسيق السلس بين أعضاء الفريق. تشمل الجوانب الرئيسية لإدارة المشتريات ما يلي:

1. التحديد والتخطيط:

• تحديد الاحتياجات: تحديد المنتجات أو الخدمات المطلوبة للعمليات التجارية، مع الأخذ في الاعتبار البيانات الحالية والتوقعات المستقبلية.
• مواصفات الإعداد: تحديد مواصفات المنتجات بوضوح، مما يضمن فهم الموردين للمتطلبات الدقيقة.
• التنبؤ الاستراتيجي: التخطيط لعمليات الطلب وإعادة الترتيب، بما يتماشى مع توقعات الطلب والجداول الزمنية التشغيلية.

في هذه المرحلة، يعتبر التخطيط الدقيق بمثابة حجر الزاوية، مما يضمن وجود خارطة طريق واضحة لأنشطة الشراء وتخصيص الموارد.

2. تحديد واختيار الموردين:

• البحث والتقييم: قم بإجراء بحث شامل لتحديد الموردين المحتملين بناءً على معايير مثل الجودة والموثوقية وفعالية التكلفة.
• اختيار البائعين: اختر الموردين من خلال العطاءات التنافسية أو العلاقات القائمة، مما يضمن خيارات متنوعة لسلسلة توريد مرنة.
• عملية RFx: بدء عملية طلب المعلومات/الاقتراح/عرض الأسعار لتقييم قدرات الموردين وعروضهم.

تتضمن هذه الخطوة اتخاذ قرارات حاسمة، مما يضمن اختيار الموردين القادرين على تلبية احتياجات المنظمة بكفاءة.

3. التفاوض والتعاقد:

• التفاوض على الأسعار والشروط: المشاركة في المفاوضات لتأمين أفضل الأسعار وشروط العقد، وتحقيق التوازن بين الجودة والفعالية من حيث التكلفة.
• تواصل واضح: توصيل المتطلبات بشفافية، مما يضمن أن يكون لدى الطرفين فهم مشترك للتوقعات.
• إنهاء العقود: توثيق جميع الشروط والأحكام المتفق عليها، ووضع اللمسات الأخيرة على العقد لإضفاء الطابع الرسمي على الشراكة.

التفاوض الفعال يضع الأساس لشراكة ناجحة، ويوضح الأدوار والمسؤوليات لكلا الطرفين المعنيين.

4. تقديم أمر الشراء:

•  تحديد التفاصيل: حدد تفاصيل المنتج وسعره وشروطه في أمر الشراء (PO)، مما يضمن الوضوح لكل من المورد والمشتري.
•  مصدر الحقيقة: يعمل أمر الشراء كنقطة مرجعية، للتحقق من صحة المنتجات والخدمات التي سيتم شراؤها، وتوجيه جميع الخطوات اللاحقة.

يعد أمر الشراء بمثابة اتفاقية رسمية، حيث يعمل على تبسيط عملية الشراء والحفاظ على الاتساق في المعاملات.

5. التعجيل:

• التسليم في الوقت المناسب: تأكد من تسليم المنتجات على الفور، ومعالجة أي ظروف غير متوقعة مثل تقادم المنتج أو تغييرات الجدولة.
•  قرار قضية: معالجة التأخير أو التناقضات، والحفاظ على الوضوح بشأن مواعيد الدفع، وجداول التسليم، وإكمال العمل.

ويضمن تسريع التسليم في الوقت المناسب، وحل الاضطرابات المحتملة، ودعم كفاءة عملية الشراء.

6. استلام وفحص المشتريات:

•  مراجعة جودة: تقييم المنتجات المستلمة وفقًا للمواصفات ومعايير الجودة المحددة، والتأكد من استيفائها للمعايير المحددة.
•  مباراة ثلاثية: تحقق من التوافق بين أمر الشراء والفاتورة وقسيمة التعبئة/مستند الاستلام، مع تسليط الضوء على التناقضات إن وجدت.

تضمن هذه الخطوة مطابقة البضائع المستلمة للجودة والمواصفات المتوقعة، مما يحافظ على سلامة عملية الشراء.

7. تخليص الفواتير ودفعها:

• التحقق من المستند: تحقق من أمر الشراء والفاتورة ومستندات الاستلام، مما يضمن مطابقة جميع التفاصيل بدقة.
• معالجة الدفع: محاذاة الشراء و حسابات قابلة للدفع، استكمال عملية الدفع بعد التأكد من مطابقة المستندات.

يؤدي تخليص الفواتير والدفع إلى إنهاء دورة الشراء، مما يضمن دقة المعاملات المالية وتعويض الموردين.

8. الحفاظ على السجلات والعلاقات:

• حفظ السجلات: احتفظ بسجلات دقيقة للتدقيق والأغراض الضريبية والتحقق من الضمان ومراجع إعادة الطلب المستقبلية.
• تعليقات الموردين: توفير البيانات والتعليقات للموردين بناءً على مؤشرات الأداء الرئيسية، وتعزيز التحسين المستمر والعلاقات متبادلة المنفعة.

ويضمن حفظ السجلات بشكل فعال المساءلة والشفافية، بينما تسهل تعليقات الموردين التعاون والتحسينات، مما يعزز مساعي الشراء المستقبلية.

من خلال سياسات إدارة المشتريات الموحدة، تصبح الفرق الداخلية أكثر موثوقية واتساقًا في تقاسم مسؤوليات الشراء، وتعزيز الثقة والاعتمادية. ولا يؤدي النهج المبسط إلى تعزيز الإنتاجية داخل الفرق فحسب، مما يتيح التركيز بشكل أكثر وضوحًا على المهام الفردية، ولكنه يعزز أيضًا علاقات عمل أقوى. من خلال تحديد توقعات واضحة مع الموردين، لا تعمل إدارة المشتريات على تحسين العمليات الداخلية فحسب، بل تعزز أيضًا الشراكات ذات المنفعة المتبادلة، مما يؤدي في النهاية إلى رفع الكفاءة والفعالية الشاملة للمنظمة.

 

فوائد إدارة المشتريات

توفر إدارة المشتريات مزايا ملموسة. وتضمن هذه العملية تدفقًا مستمرًا للموارد، مما يمنع عمليات الشراء المكلفة في اللحظة الأخيرة. تعمل الشفافية في العمليات على تعزيز الكفاءة، وتسهيل التحسينات والنطاق. تعمل المشتريات الفعالة على تخفيف مخاطر الموردين وتقوية سلاسل التوريد، وإعداد الشركات لمواجهة التحديات غير المتوقعة. وعلاوة على ذلك، فهو يعزز الإبداع من خلال تحرير الموارد التي كانت مرتبطة في السابق بمخاوف قصيرة الأجل، مما يتيح التركيز الاستراتيجي والنمو على المدى الطويل. تشمل بعض الفوائد المحددة ما يلي:

تقليل التكاليف:

• تخطيط استراتيجي: يتضمن التخطيط المدروس للمشتريات تحليل اتجاهات السوق وتقلبات الطلب وسلوكيات البائعين. ومن خلال توقيت عمليات الشراء بشكل استراتيجي، يمكن للشركات التفاوض على صفقات كبيرة مواتية، مما يؤدي إلى خفض التكاليف الإجمالية بشكل فعال.
• القوة التفاوضية: تمتلك فرق المشتريات، المسلحة بالتخطيط التفصيلي والوقت الكافي، نفوذًا تفاوضيًا أقوى. وتمكنهم هذه الميزة الإستراتيجية من تأمين عقود بشروط أكثر ملاءمة، مما يضمن توفيرًا كبيرًا في التكاليف.
• إدارة علاقات الموردين: إن الحفاظ على علاقات إيجابية مع الموردين، وخاصة أولئك الذين لديهم عقود طويلة الأجل، يمكن أن يؤدي إلى أسعار وخصومات تفضيلية، مما يقلل بشكل أكبر من نفقات الشراء.

تعزيز استمرارية الموارد:

• التخطيط على المدى الطويل: تتضمن إدارة المشتريات الفعالة التنبؤ بمتطلبات الموارد على المدى الطويل. من خلال توقع الاحتياجات مقدمًا، يمكن للشركات إنشاء سلاسل توريد موثوقة، ومنع الانقطاعات وضمان عمليات متسقة.
• تنويع الموردين: إن الاعتماد على مجموعة متنوعة من الموردين يخفف من المخاطر المرتبطة بالاعتماد على بائعين محددين. في حالة النقص أو الاضطرابات، يمكن للموردين البديلين التدخل، والحفاظ على تدفق الموارد دون انقطاعات كبيرة.

تبسيط العمليات والشفافية:

• تعاون أصحاب المصلحة: تشجع عمليات الشراء الشفافة التواصل المفتوح بين أصحاب المصلحة، مما يعزز التعاون وحل المشكلات بكفاءة. تضمن قنوات الاتصال الواضحة أن تكون جميع الأطراف المعنية على علم جيد، مما يقلل من سوء الفهم والتأخير.
• صنع القرار المستند إلى البيانات: ومن خلال الاستفادة من تحليلات البيانات وبرامج المشتريات، يمكن للشركات الحصول على معلومات ثاقبة حول عمليات الشراء الخاصة بها. يتيح تحليل هذه البيانات اتخاذ قرارات مستنيرة، مما يسمح بتحسين العملية، وتحديد الاختناقات، وتعزيز الكفاءة العامة.

إطار تخفيف المخاطر:

• التقييم الشامل للمخاطر: تتضمن إدارة المشتريات القوية إجراء تقييمات شاملة للمخاطر تشمل الجوانب المالية والتشغيلية والقانونية والاستراتيجية. يتيح تحديد المخاطر المحتملة اتخاذ تدابير استباقية، مما يقلل من تأثيرها على أنشطة المشتريات.
• التخطيط للطوارئ: ويضمن تطوير خطط الطوارئ للمخاطر المحددة استجابات سريعة في حالة حدوث اضطرابات. إن وجود استراتيجيات محددة مسبقًا لسيناريوهات مختلفة يمكّن الشركات من التغلب على التحديات بفعالية، والحفاظ على العلاقات مع الموردين واستمرارية التشغيل.

مرونة سلسلة التوريد:

• نهج استباقي: إن التحول من نهج رد الفعل "في الوقت المناسب" إلى عقلية استباقية "فقط في حالة حدوث ذلك" ينطوي على تخزين الموارد الحيوية لمعالجة الاضطرابات غير المتوقعة بسرعة. ويضمن هذا النهج وجود منطقة عازلة، مما يسمح للشركات بمواصلة العمليات بسلاسة أثناء حالات الطوارئ.
• المرونة والقدرة على التكيف: تتطلب سلسلة التوريد المرنة المرونة. يجب أن تكون الشركات مستعدة للتكيف مع ظروف السوق المتغيرة وديناميكيات سلسلة التوريد والتحديات الناشئة. من خلال الحفاظ على المرونة، يمكن للمؤسسات تعديل استراتيجيات الشراء الخاصة بها على الفور، مما يضمن التدفق المستمر للموارد.

التركيز على الابتكار المعزز:

• الاستثمار على المدى الطويل: تعمل إدارة المشتريات الفعالة على تحرير الموارد، المالية والبشرية، مما يسمح للشركات بالاستثمار في البحث والتطوير. إن الاستثمارات طويلة الأجل في الابتكار تؤدي إلى نمو مستدام، وتمكن الشركات من استكشاف أسواق ومنتجات وتقنيات جديدة.
• الشراكات الاستراتيجية: إن تخصيص الموارد للشراكات والتعاون الاستراتيجي يعزز الابتكار. ومن خلال التعاون مع الموردين المبتكرين، يمكن للشركات الوصول إلى المنتجات والخدمات المتطورة، مما يعزز قدرتها التنافسية في السوق.

أتمتة المشتريات 

نظرًا لأهمية إدارة المشتريات في عمليات أي عمل تجاري، فإن الأتمتة ليست خيارًا، بل هي ضرورة استراتيجية. أ تقرير تتوقع شركة Verified Market Research أن تصل قيمة سوق برمجيات المشتريات العالمية إلى 9.5 مليار دولار في جميع أنحاء العالم بحلول عام 2028. فيما يلي الجوانب الأساسية التي يمكن لفرق المشتريات رقمنتها لتحويل أنشطة إدارة المشتريات الخاصة بهم، وتحسين الكفاءة والرقابة والتعاون في جميع المجالات.

• العمليات الآلية والموافقات غير الورقية: يؤدي استخدام أنظمة الشراء المتقدمة إلى أتمتة أنشطة المشتريات الحالية، مما يتيح الموافقات غير الورقية والتفويض الرقمي. يعمل التواصل في الوقت الفعلي مع البائعين ضمن هذه الأنظمة على حل المشكلات بسرعة، مما يضمن التدفق السلس للعمليات.
• إدارة محسنة للموردين: تعمل حلول المشتريات الرقمية على مركزية تفاعلات البائعين، وتبسيط عملية الفحص والتأهيل ومراقبة الأداء وحل المشكلات. تتم إدارة كل ما يتعلق بالموردين على منصة رقمية موحدة، مما يعزز التعاون الفعال ويقلل التعقيدات. 
• الرقابة المالية وإعداد التقارير: قل وداعًا لجداول البيانات المرهقة. توفر أنظمة إدارة المشتريات عبر الإنترنت مراقبة دقيقة للميزانية. يمكن للمستخدمين مراقبة النفقات ووضع الحدود والوصول إلى التقارير الشاملة للحصول على رؤى استراتيجية. تحافظ الكتالوجات عبر الإنترنت على الدقة، مما يقلل من عبء عمل الموظف ويضمن الاتساق. 
• امتثال وثقة قويان: يقوم برنامج المشتريات بتجميع البيانات الحيوية في لوحات معلومات بديهية، مما يوفر رؤية 360 درجة لأداء الشراء. ويشمل ذلك الالتزام بالمواعيد النهائية ومعايير الجودة والامتثال للسياسات واللوائح والمتطلبات القانونية. إن التقارير الشفافة تقلل من مخاطر الشراء خارج العقد والأنشطة الاحتيالية، وتغرس الثقة في عمليات تحديد المصادر.
• إعداد التقارير والتقييم الثاقب: يقدم برنامج إدارة المشتريات تحليلاً متعمقًا للبيانات، مما يسمح للشركات بتقييم أداء البائعين، وتحديد المخاطر، وتحديد مجالات التحسين. فهو يتيح اتخاذ قرارات مستنيرة ويعزز التخطيط الاستراتيجي.

يعد اختيار برنامج الشراء المناسب أمرًا بالغ الأهمية. ابحث عن ميزات مثل إدارة الموردين المتطورة، وسير العمل القابل للتخصيص، والأتمتة غير الورقية. تضمن قدرات إعداد التقارير القوية إجراء تحليل شامل، مما يتيح إنفاذ الامتثال ومراقبة الميزانية الإستراتيجية.

لا تقتصر المشتريات الرقمية على الأتمتة فحسب؛ يتعلق الأمر بالكفاءة والامتثال والتمكين الاستراتيجي. ومن خلال تبني حلول المشتريات الحديثة، تقلل الشركات من وقت المعالجة، وتقلل من الأخطاء، وتعزز تركيز الموظفين على الأنشطة القائمة على القيمة. ارفع مستوى عمليات الشراء الخاصة بك باستخدام التكنولوجيا التي لا تعمل على تبسيط العمليات فحسب، بل تضع مؤسستك أيضًا في موضع تحقيق النجاح في المستقبل.

وفي الختام

 تدرك الشركات الرائدة اليوم الدور المحوري للمشتريات في تحسين العمليات وخفض التكاليف وزيادة رضا العملاء. ومن خلال الاستثمار في استراتيجيات إدارة المشتريات الفعالة وتبني الأتمتة، لا تخفض الشركات التكاليف وتحسن العلاقات مع الموردين فحسب، بل تمهد الطريق أيضًا للنمو المستدام والقدرة التنافسية. لم تعد المشتريات مجرد ضرورة؛ إنه حجر الزاوية في نجاح الأعمال الاستراتيجية، مما يمكّن الشركات من التنقل في سلاسل التوريد المعقدة، وتحسين التدفق النقدي، وضمان تقديم قيمة مستدامة للأعمال وأصحاب المصلحة.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/procurement-management/