قالب سير عمل الحسابات المدينة

حافظ على تدفق نقدي سليم مع تذكيرات الدفع في الوقت المناسب ، وتحصيل المدفوعات بشكل مبسط ، وتحديث السجلات المالية باستخدام قالب سير عمل حسابات القبض في Nanonets.

حول نموذج سير عمل الحسابات المدينة

هل تقوم بتحديث سجلاتك المالية في كل مرة تقوم فيها بإجراء عملية بيع بالدين؟ هل لديك عملية مبسطة لالتقاط جميع مستحقاتك دفعة واحدة؟

إذا لم يكن كذلك ، فقد حان الوقت لتغيير هذا. أتمتة وتعزيز الرؤية وإزالة الأخطاء في عملية الحسابات المدينة باستخدام قالب سير عمل الحسابات المدينة الآلي في دقائق. تسريع حسابات القبض مع الفواتير الدورية والتذكير في الوقت المناسب. احصل على تقارير الواقع المعزز في الوقت الفعلي مع تبادل سلس للبيانات مع برنامج المحاسبة الخاص بك. تعرف دائمًا على مكان وجود تدفقاتك النقدية باستخدام قالب سير عمل Nanonets AR.

خطوات في قالب سير عمل حسابات القبض في Nanonets

لاستخدام قالب سير عمل حسابات Nanonets المدينة ، بتسجيل الدخول إلى حساب Nanonets الخاص بك أو إنشاء حساب مجاني إذا لم تكن قد فعلت بالفعل.

الفواتير

إنشاء وإرسال الفواتير تلقائيًا بمجرد أن يشتري العميل باستخدام تكامل طرف ثالث. استخدم تدفقات العمل لتحديد ما إذا كانت عملية الشراء متكررة أو لمرة واحدة أو جديرة بالائتمان أو تنطوي على مخاطرة.

معالجة الدفع

قم بتطبيق الرسوم المالية أو الضرائب أو خصومات السداد المبكر بناءً على المعايير الخاصة بك. إرسال فاتورة أو بيان مصاريف التمويل للعميل مع كافة التفاصيل.

تحديث السجلات المالية

قم بمزامنة تفاصيل الدفع مع برنامج المحاسبة الخاص بك مثل Sage و Xero و QuickBooks و NetSuite والمزيد باستخدام عمليات تكامل سلسة.

فوائد استخدام قالب سير عمل حسابات Nanonets

يمكن أن يكون للمدينين المعلقين آثار متتالية على التدفقات النقدية. قم بإدارة حسابات القبض الخاصة بك ، وتتبع التدفق النقدي الخاص بك ، وقم بتسريع مدفوعاتك باستخدام Nanonets. باستخدام قالب سير عمل حسابات القبض في Nanonets ، يمكنك ذلك

تقليل الخطأ البشري

مزامنة البيانات مع برنامج المحاسبة الخاص بك مع عمليات تكامل سلسة تلقائيًا. قلل أخطاء إدخال البيانات يدويًا إلى 0.

سير العمل الآلي

قم بإعداد مهام سير العمل المؤتمتة ببضع نقرات. استخدم قوالب سير العمل أو خصص مهام سير العمل أو اسمح لفريقنا بإعدادها لك.

الاختناقات النقدية الفورية

احصل على عرض كامل للتدفقات النقدية مع بيانات في الوقت الفعلي على برنامج المحاسبة الخاص بك بدون جداول بيانات أو مستندات.

تذكير تلقائي

تسريع المدفوعات والموافقات وإعداد التقارير المالية باستخدام رسائل تذكير تلقائية لأصحاب المصلحة المعنيين.

الدمج والأتمتة والحصول على الأموال في الوقت المحدد دائمًا

قم بأتمتة كل خطوة في دورة الفاتورة إلى النقد باستخدام مهام سير العمل الذكية. تتكامل شبكات Nanonets مع جميع برامج المحاسبة الرئيسية للبقاء على اطلاع دائم بحسابات القبض الخاصة بك من خلال التتبع الثاقب والتذكيرات الآلية والرؤية الكاملة.

تسريع التدفقات النقدية الخاصة بك مع تدفقات عمل الواقع المعزز اليوم!

أتمتة تدفقات سير عمل حسابات القبض الخاصة بك بدون رمز منصة أتمتة ذكية. حسِّن أداء عملك ووفر التكاليف وعزز النمو باستخدام شبكات النانو.

تواصل مع خبراء الأتمتة لديناالطرق أو حاول إنشاء سير عمل حسابات القبض بنفسك.

اقرأ المزيد من المقالات المحاسبية:

أتمتة المحاسبة باستخدام قوالب محاسبة مجانية

ابحث عن أفضل برنامج لعملك

ما هي حسابات القبض؟

AR ، المعروف أيضًا باسم الحسابات المدينة ، هو الأموال التي تتلقاها الشركة من عملائها بعد خدماتهم. لسهولة الفهم ، دعنا نأخذ مثالاً من الحياة الواقعية. تخيل أنك اقترضت أموالًا من زميلك لدفع ثمن الطلب لأنه لم يكن لديك مال في ذلك الوقت. يمكن أن يسمى هذا حسابات القبض ، حيث ستدفع له لاحقًا. الآن بالعودة إلى العمل ، الحساب المدين هو الائتمان الذي تمنحه الشركة ، والذي يمكن أن يتراوح من بضعة أيام إلى حتى سنة ، وهو "IOU".

بعد القيام بالشيء نفسه أو تقديم الخدمات ، إذا لم تستلم الشركة الأموال من العميل بعد ، يطلق عليها مستحقات الشركة. تقدم العديد من الشركات هذه الخدمة لراحة العملاء للدفع لهم لاحقًا. على سبيل المثال ، تقوم الشركة المصنعة للأواني الفخارية بتسليم أدوات المائدة إلى متجر البيع بالتجزئة. بعد فوترة المتجر للأشياء ، يتم تسجيل الدفعة مباشرة في حسابات القبض. وعندما يتلقى متجر البيع بالتجزئة المقالات ، سيدفع ثمنها.

يمكن أن تكون عمليات الواقع المعزز معقدة إذا تم التعامل معها يدويًا ، لذلك يجب أن يكون لدى الشركة عملية AR تلقائية. يساعد الشركة على إدارة تدفق الدخل بكفاءة ويسمح للشركة بالنمو. بالإضافة إلى ذلك ، يتم عرض المدفوعات المستلمة والمدفوعات المتبقية بوضوح في الحساب ، لذلك سيكون من السهل على الموظفين تتبع المبلغ.

ما هي عملية حسابات القبض؟

معظم الشركات لديها عملية حسابات القبض الخاصة بهم. هذا يساعدهم على إدارة وتتبع الدفع بسهولة. لذلك ، فإن إنشاء واستخدام حل محاسبة تلقائي لإدارة وتتبع عملية حسابات القبض يسمح للشركة بالحفاظ على سير المعاملات بسلاسة. خطوات عملية حساب الذمم المدينة هي كما يلي:

تأسيس ممارسات الائتمان

يعد إنشاء إجراء طلب ائتمان في الشركة الخطوة الأولى في عملية حسابات القبض. بناءً على سمعة أي مؤسسة أو عملاء فرديين ، ستقرر الشركة ما إذا كانوا سيقدمون سلعهم بالائتمان. علاوة على ذلك ، تحتاج الشركة إلى وضع الشروط والأحكام لتقديم الائتمان بناءً على احتياجات العملاء ومتطلباتهم. تنص الوثيقة بوضوح على أسعار الفائدة وشروط الائتمان بالتفصيل حتى لا يحدث أي تباين.

يتضمن الشيء التالي في عملية الائتمان الفترة التي تقرض فيها المؤسسة ائتمانًا للعميل. يمكن للشركات الكبيرة إقراض ائتمان لفترات أطول ، بينما تحتاج الشركات الصغيرة إلى مزيد من السيولة.

عملاء الفواتير

تتضمن الخطوة التالية في عملية حسابات القبض إرسال فاتورة إلى العملاء. الفاتورة هي مستند يوضح تفاصيل المنتج والتكاليف وتاريخ الدفع والتفاصيل المصرفية الأخرى. يمكن إرسالها مباشرة بعد إرسال البضائع حتى يمكن السداد في أسرع وقت ممكن.

تتبع حسابات القبض

يتتبع مسؤول الحسابات المدينة دفع الطلب. يتمثل دور مسؤول AR في التحقق من المبلغ المودع في الحساب المصرفي ، وإدخال البيانات في نظام AR ، وتخصيصها في فاتورة. علاوة على ذلك ، يتعين عليه تسوية دفتر الأستاذ حسابات القبض للتأكد من أن جميع المدفوعات يتم ترحيلها بشكل صحيح ويجب أن يصدر بيانات شهرية للعملاء.

هناك فرق بين عملية التتبع للمؤسسات الكبيرة والصغيرة. تقوم المؤسسات الكبيرة بتوظيف فريق من ضباط AR الذين يستخدمون نظام برمجيات تتبع متقدم. هذا يقلل من الوقت والجهد ويوفر نتائج دقيقة. من ناحية أخرى ، تحتاج المؤسسات الصغيرة عادةً إلى نظام متقدم ، لذا فهي تقوم بعملية التتبع يدويًا. يمكن أن يقوم بذلك محاسب محترف أو فريق منهم.

محاسبة الذمم المدينة

تتضمن الخطوة التالية مسؤول التحصيل الذي يحدد تاريخ استحقاق الدفع. ثم يحتاجون إلى الاحتفاظ بمجلة لتسجيل الطلبات بعد تنظيم البيانات الخاصة بالديون غير المسددة. تُستخدم هذه العملية لحساب الديون غير المسددة وتحديد خصومات السداد المبكر.

لماذا تعتبر حسابات القبض مهمة جدًا؟

الإجراء المعتاد لإعادة الأموال هو مجرد خرافة. يحتاج الناس إلى اتباع الإجراء المثالي ، وهذا هو السبب في أن عملية حسابات القبض تصبح ضرورية. إذا تأخر الدفع ، فقد يؤدي ذلك إلى انهيار المنظمة ، ويمكن أن يتوقف نظام التدفق النقدي بأكمله. علاوة على ذلك ، قد يؤدي ذلك إلى ندرة السيولة النقدية للاستثمار من أجل مزيد من الإنتاج والدفع للمساهمين. وبالتالي ، فإن إجراء حسابات القبض ضروري لسير أي منظمة بسلاسة. يوضح مقدار النقد الذي تحتاج إلى تلقيه والجدول الزمني للحفاظ على تدفق نقدي سليم.

كيفية أتمتة حسابات القبض؟

المشتريات

يتخذ قسم المشتريات الخطوة الأولى في عملية الأتمتة. يضع الأمر ويرسل نسخة من أمر الشراء إلى قسم حسابات القبض. ثم ترسل المنظمة فاتورة توضح الدفع والتفاصيل الأخرى بعد استلام الطلب.

تجهيز الفاتورة

يمكن إجراء معالجة الفواتير يدويًا وكذلك إلكترونيًا. ومع ذلك ، فإن المعالجة اليدوية هي إجراء يستغرق وقتًا طويلاً للغاية ، لذلك يُقترح الذهاب للمعالجة التلقائية للبيانات. يساعد هذا في تقليل الأخطاء وتوفير الدقة ، مما يساعد بدوره على تشغيل عملية التدفق بالكامل بسلاسة.

الموافقة على الفاتورة

على غرار معالجة الفواتير ، يمكن إجراء الموافقة على الفاتورة يدويًا وإلكترونيًا. يتضمن ذلك مطابقة المعلومات مع أمر الشراء بحيث تتناسب الدفعة المستلمة مع الأمر بدقة. ثم يتم إعداد المستندات المتعلقة بالتكلفة ووقت التسليم وعدد المرات والتفاصيل الأساسية الأخرى.

الدفع

ثم تأتي الدفعة ، والتي يمكن استلامها نقدًا ، ويمكن معالجة الشيك تلقائيًا. يجب أن يوافق مدير حسابات القبض على الدفع وإجراء جميع الإجراءات الشكلية حتى يمكن استلام الدفع بسلاسة.

إدارة التاجر

من الضروري مراجعة العميل إذا واجه أي مشكلة تتعلق بالدفع. من واجب قسم الحسابات المدينة التحقق مما إذا كانت الفاتورة لا تزال في عملية الموافقة أو تم استلام الدفعة.

ترقيات النظام

لأتمتة عملية الحسابات المستحقة القبض ، من الضروري الحفاظ على ترقية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) عن طريق تثبيت إصدارات جديدة من البرامج كما هو مطلوب من قبل الفريق لإجراء عملية الدفع بسلاسة.

الإبلاغ والتحليل

تتمثل الخطوة الأخيرة في عملية التشغيل الآلي للحسابات المدينة في الإبلاغ عن الأوراق المعدة للأوامر المرسلة والمدفوعات التي يتلقاها قسم AP. بعد ذلك ، قم بتحليل المعاملات واستطلاع أداء القسم حتى يتمكنوا من إجراء تغييرات إذا كان هناك شيء وراءها. مرة أخرى ، هذا يساعد على إدارة المنظمة بسلاسة.

نصائح لتحسين حسابات القبض

الحفاظ على تفاصيل المستهلك التفصيلية

لنفترض أن المنظمة تستخدم الإدخال اليدوي للبيانات ؛ يمكن أن يؤدي إلى أخطاء تؤثر على إجراءات الفوترة. وبالتالي ، يجب أن يقوم نظام الحسابات المدينة التلقائي بتحميل جميع التفاصيل الأساسية ، وخاصة شروط الدفع والائتمان. تساعد عملية AR المؤتمتة في الحفاظ على الدقة في التحقق بانتظام من قاعدة البيانات ، والإبلاغ عن المواعيد النهائية ، وتدريب الموظفين على إدارة التفاصيل بشكل صحيح حتى يكون التدفق النقدي سلسًا.

قدم حوافز إيجابية وسلبية

يمكن للحوافز أن تفعل المعجزات بالنسبة لإجراء التدفق النقدي الكلي. إنه نفس المثال الواقعي لشراء البضائع ؛ عند تقديم الخصومات ، ترتفع المبيعات. بالطريقة نفسها ، تعمل الحوافز الإيجابية والسلبية على رفض الأموال من الشركات والأفراد. مثال على الحافز الإيجابي يمكن أن يكون تقديم سلال الهدايا إذا تم استلام الدفع في وقت مبكر. مثال على الحافز السلبي يمكن أن يعاقبهم برسوم إضافية إذا تأخر الدفع. قد يغرس هذا بعض الخوف ، ويبدأون في أخذ المدفوعات على محمل الجد ، مما قد يفيد مؤسستك.

تأكد من أن سياسات الائتمان الخاصة بك واضحة وموجزة

قبل إقراض الأموال مقابل أي سلع أو خدمات ، تأكد من أن مؤسستك لديها مجموعة قوية من سياسات الائتمان. هذا مهم حتى يتم الحفاظ على تدفق الائتمان بشكل صحيح. هذا هو واجب فريق الشؤون المالية والمبيعات لوضع حدود الائتمان والغرامات إذا تم تمديد التاريخ. يجب على الموظفين أيضًا جدولة الاجتماعات لضمان تلبية السياسات للظروف الاقتصادية المتغيرة.

ابق على اتصال مع عملائك

في كثير من الأحيان ، قد يحتاج العملاء إلى تذكر دفع ثمن الطلب لأن هذه غريزة بشرية شائعة. أو في أوقات أخرى ، قد تكون لديهم أسباب حقيقية لعدم دفع الفواتير في الوقت المحدد. مهما كان السبب ، يمكن حلها من خلال التواصل الصحي. بمساعدة عملية الحسابات المستحقة القبض ، يمكن حل هذا. يمكنك إرسال رسائل تذكير ، حتى يتذكروا الدفع أو الاتصال بهم مباشرة للعثور على الحل.

استخدم الرسوم الشهرية العادية بدلاً من الفواتير القياسية

يُنصح دائمًا بإرسال فواتير شهرية إذا كان الطلب ضخمًا أو كانت هناك معاملة منتظمة بين الشركات. على عكس الفواتير غير المنتظمة ، تعتبر الفواتير الشهرية أكثر إنتاجية لأي مؤسسة. يساعد الشركة على تنظيم التدفق النقدي وتحسين عملية الإنتاج ومساعدة الشركة على النمو. علاوة على ذلك ، تعني الفواتير الشهرية أنه يمكن للعملاء الدفع باستخدام الخصم المباشر ، مما يسهل إجراءات الدفع بالكامل.

تبسيط سير عمل الفواتير الخاص بك

لتسهيل عملية حسابات القبض ، من الضروري أن تكون خالية من أي أخطاء. يمكن أن تتراوح الأخطاء من الأخطاء الإملائية إلى التفاصيل غير الصحيحة تمامًا. لذلك يُنصح باستخدام قوالب الفواتير التي تحتوي على تنسيق بحيث يمكنك تذكر ما يجب تضمينه وما لا يتضمنه. وهذا بدوره يؤدي إلى تسريع عملية حسابات القبض بالكامل ويساعد في الأداء السلس لأي مؤسسة.

عرض خيارات الدفع لعملائك

يجب على المنظمة أن تعرض خيارات الدفع لعملائها لتلقي النقد في الوقت المناسب. يجعلهم مرتاحين لإجراء المدفوعات في الوضع الذي يريدونه قبل المال في الوقت المناسب. تشمل خيارات براءات الاختراع الشيكات والنقد وبطاقات الخصم وبطاقات الائتمان والخصم المباشر والتحويلات المصرفية. من بين هذه الخيارات ، يعد الخصم المباشر هو الأكثر فاعلية لأنه دفع سحب بدلاً من دفع دفعة. هذا يعني أنه تمت الموافقة عليه مسبقًا ، ولا يحتاج العميل إلى إجراء للتصديق على الدفع.