كيفية تحديد ومنع الاحتيال على البائع

هل تبحث عن حل AP Automation قائم على الذكاء الاصطناعي؟ تحقق من شبكات النانو للحصول على دقة أفضل ومرونة أكبر ومجموعة واسعة من عمليات التكامل مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات الأخرى والمزيد!

جدولة عرض توضيحي

---

تتطلب إدارة الأعمال التعامل مع عدد كبير من المخاطر. يمكن أن تنشأ مخاطر الاحتيال من المشاركة مع أطراف ثالثة مثل البائعين أو حتى الموظفين. أحد هذه الاحتيال المتفشي المرتبط بـ عملية حسابات الدفع هو احتيال البائع.

يمكن أن يحدث احتيال البائع من مصدر واحد أو عدة مصادر بطريقة معقدة للغاية. إذا لم يتم اكتشافه ، يمكن أن يكلف الشركات بشدة. تابع القراءة لمعرفة المزيد عن احتيال البائع وفئاته وطرق اكتشافه ومنعه.

جدول المحتويات

ما هو بائع الاحتيال

يشير احتيال البائع إلى الممارسات الخاطئة التي يمكن ارتكابها لتحقيق مكاسب شخصية من قبل بائع أو بائعين متعددين أو موظف ، على حسابات قابلة للدفع (AP) لشركة.

بكلمات بسيطة ، إنه نوع من الاحتيال الذي يتضمن تزوير معلومات حساب البائع أو المستلم في AP لتحويل المدفوعات. يمكن ارتكاب عمليات الاحتيال في الدفع عن طريق:

• موظف واحد أو عدة موظفين
• بائع واحد أو عدة بائعين
• التعاون بين البائع (البائعين) والموظف (الموظفين)
• كيان خارجي يعدل معلومات الدفع للبائع غير معروفة لأي شخص

في بعض الأحيان ، قد يؤدي التعقيد الهائل الذي ينطوي عليه الأمر إلى جعل اكتشاف احتيال البائع أمرًا صعبًا ويجعل الشركات عرضة لخسائر فادحة.

من يفعل ذلك التأثير

عادة ، يمكن أن يؤثر احتيال البائع على الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم بشدة. هذه المنظمات معرضة لخطر أكبر لأنها لا تمتلك ضوابط أو نقاط تفتيش قوية يمكنها تتبع عمليات الاحتيال هذه وتحديدها.

إلى جانب ذلك ، تعتمد المنظمات الأصغر التي لديها فرق أصغر من الموظفين على الحد الأدنى من الموظفين للتعامل مع العديد AP المهام. ومن ثم ، يمكن إغراء الموظف المسؤول عن تلقي الفواتير وكذلك الإذن بالدفعات بالتلاعب بالسجلات التي بدورها يمكن أن تلحق أضرارًا كبيرة بالشؤون المالية للشركة ومصداقيتها.

هذا لا يعني أن المنظمات الأكبر ليست في خطر. ولكن من خلال وسائلهم وقدراتهم وعدد موظفيهم الأكبر نسبيًا ، فمن المرجح أن ينشروا تحكمًا قويًا في المخاطر يمكن أن يقلل من حدوث احتيال البائعين.

تكون المؤسسات الصغيرة أكثر عرضة للاحتيال من قبل البائعين إذا كانت تفتقر إلى الوسائل والقدرة على تنفيذ عمليات التتبع والضوابط. بدونها ، قد يكون من الصعب منع أو التخفيف من فئات الاحتيال المختلفة التي يمكن ارتكابها في قسم AP لديهم.

فئات الاحتيال على البائعين

يمكن أن يختلف احتيال البائع اختلافًا كبيرًا في الطريقة التي يتم بها تنفيذه. يمكن تصنيفها على النحو المفصل أدناه:

• احتيال الفواتير: يشير إلى عمليات الدفع التي يتم إجراؤها بطريقتين من قبل الموظفين. يمكن أن تتضمن إما بائعًا مزيفًا أو إجراء مدفوعات مكررة باستخدام حساب بائع حقيقي.
• بائع وهمي - يقوم الموظف الذي لديه تحكم وإمكانية وصول مناسبين بإنشاء حساب بائع مزيف أو شركة صورية ، ويسجلها كمورد ، ويقوم بدفع مدفوعات منتظمة إلى هذا الحساب.
• المدفوعات المكررة - يستخدم الموظف حساب بائع حقيقي ، ويتلاعب بسجلات الدفع ، ويبدأ المدفوعات المزدوجة على فاتورة البائع. ثم يتم تحويل الدفعة الإضافية إلى حساب الموظف.
• تحقق من التلاعب: هذا النوع من الاحتيال ينطوي على مشاركة الموظف في تزوير أو تعديل المعلومات على شيك البائع ، لتوجيه المدفوعات إلى حساب مصرفي شخصي.
• قبول الرشاوى: نتيجة للتفاهم بين البائع والموظف ، فإن هذا النوع من الاحتيال ينطوي على تلقي الموظف تحويلات شخصية من البائع مقابل مزايا أو مبيعات إضافية.
• الفواتير الزائدة: عندما يقوم البائع بفواتير الشركة بكميات / أسعار زائدة عن ما تم الاتفاق عليه في البداية ، يشار إليه على أنه فواتير مبالغ فيها. يمكن القيام بهذا النوع من الممارسة بمفرده أو بالتواطؤ مع الموظف.
• تحديد السعر: يحدث هذا النوع من الاحتيال عندما يتعاون بائعان لإصلاح الأسعار بمعدلات أعلى من المعدلات العادية. ثم يضطر المشتري / الشركة إلى دفع أسعار أعلى بغض النظر عن البائع. يمكن للموظفين العمل كمصادر داخلية للبائعين للحصول على معلومات حساسة عن الميزانيات.
• محاولة تزوير: طريقة شائعة لارتكاب الاحتيال ، وعادة ما يتم ذلك من خلال التعاون بين 2 أو أكثر من البائعين والموظفين للحصول على عقد الشراء لصالح صاحب أعلى عرض سعر. سيحصل الموظف على تعويض حسب الأصول عن تشجيعه ومساعدته في الاحتيال.
• الاحتيال السيبراني: من المحتمل أن يكون النوع الأكثر صعوبة للكشف ، يتم تنفيذ حالات احتيال البائعين هذه من قبل أشخاص غير معروفين وغير مصرح لهم ولا صلة لهم بالشركة أو البائع. هنا ، يمكن للكيانات الخارجية معالجة حساب بائع حالي وتحويل المدفوعات إلى حساباتهم. تتم المعاملة بالكامل إلكترونيًا مما يجعل الكشف والوقاية أكثر صعوبة للشركات.

كشف ومنع الاحتيال على البائعين

إن الكشف عن عمليات الاحتيال التي يقوم بها البائع ومنعه ليس بالأمر السهل ولكنه قابل للتنفيذ. بمجرد تحديد المجالات الرئيسية التي يوجد بها نقص في الرقابة ، فإن تنفيذ ضوابط وتدابير أقوى يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً في منع حالات احتيال البائعين. دعونا نرى الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها تنفيذ الضوابط في مؤسسة لمنع الاحتيال من البائع.

ضوابط البائع

نظرًا لأن معظم حالات احتيال البائعين تشمل البائعين ، فإن اتباع بعض الاحتياطات مباشرة من الاختيار وحتى المدفوعات يمكن أن يقلل من حدوثها. فيما يلي بعض الضوابط المحتملة:

• اتباع العناية الواجبة في عمليات تسجيل البائعين. يجب التركيز على التحقق من تفاصيل البائع مثل العناوين البريدية بما في ذلك صناديق البريد وأرقام الاتصال وأرقام تعريف ضريبة البائع وأشخاص الاتصال والحسابات المصرفية.
• الاحتفاظ بقاعدة بيانات مركزية للموردين بتفضيلات محددة. يمكن أن يساعد وجود قائمة منفصلة بالموردين ذوي المخاطر العالية في بدء موافقات إضافية لمقاصة المدفوعات.
• إجراء مراجعة للبائعين من خلال مدقق / مصدر خارجي أو موظف خارج قسم البائعين لتقييم غير متحيز.
• التحقق من أن عنوان البائع أو المعلومات الأخرى لا تتطابق مع معلومات أي موظف أو أنها مشابهة لمورد موجود.
• التحقق من الملفات الرئيسية للبائع بشكل دوري للتأكد من أن حجم الفواتير واقعي ولا توجد تناقضات.

إجراءات الموظف

على الرغم من وصفه بأنه احتيال البائع ، إلا أنه غالبًا ما يتم تنسيق معظم عمليات الاحتيال بمساعدة شخص من الداخل. بعض الإجراءات الرئيسية للتحقق من تورط الموظف في مثل هذا الاحتيال هي:

• إجراء فحوصات خلفية شاملة أثناء تعيين موظفين أو وكالات جديدة (متى الاستعانة بمصادر خارجية الذمم الدائنة)
• الحفاظ على سرية المعلومات المالية وقصرها على الموظفين في المستويات العليا
• يمكن للمنظمات الأكبر حجمًا فصل واجبات الموظفين على مستويات مختلفة لتحسين الرقابة الداخلية. بالتالي،
• يجب أن يكون الشخص المسؤول عن إدخال بيانات البائع مختلفًا عن أولئك الذين يوافقون على البائعين حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى القضاء على إنشاء بائعين مزيفين
• يجب على الأفراد المختلفين التعامل مع استلام البضائع أو الخدمات ، ومعالجة مدفوعات الفواتير ، والسماح بالموافقات على المدفوعات
• يمكن للشركات الأصغر تناوب واجبات الموظفين في البائع / AP /قسم المشتريات أو حبس المديرين لمراقبة المهام المهمة التي يمكن أن تقضي على فرص التخطيط لعملية احتيال.

استخدام طرق مطابقة الفواتير

مطابقة الفاتورة هي إحدى الطرق الفعالة التي يمكن أن تستخدمها المؤسسات الصغيرة والكبيرة لمنع حدوث احتيال البائع.

مطابقة الفاتورة هي عملية تستخدمها الشركات للتحقق من فواتير البائع مقابل المستندات الأخرى ذات الصلة مثل طلبات الشراء (PO) وإيصالات البضائع وإيصالات التفتيش وحتى مقابل العقود.

يمكن أن تساعد هذه الشيكات الإلزامية في التحقق من صحة فواتير البائع قبل الموافقة عليها للدفع. مطابقة الفاتورة / أمر الشراء يمكن القيام به بطرق مختلفة.

• مطابقة ثنائية الاتجاه - يتم تنفيذه عن طريق مطابقة الفاتورة مع أمر الشراء الأصلي (PO). تتحقق هذه العملية من تطابق السلع أو الخدمات المدرجة في الفاتورة مع تلك التي طلبتها المنظمة.
• مطابقة ثلاثية - تتضمن هذه العملية عمليات تحقق مزدوجة على الفاتورة. تتم مطابقة الفاتورة أولاً مع طلب شراء ومن ثم استلام البضاعة. يساعد في التحقق من أن السلع / الخدمات المدرجة في الفاتورة تتطابق مع أمر الشراء وتم تسليمها بشكل صحيح أيضًا.
• مطابقة رباعية - تتطلب عملية المطابقة الأكثر تفصيلاً فحص الفاتورة مقابل 3 مستندات أخرى وهي أمر الشراء واستلام البضائع وإيصال الفحص. يضمن هذا الإجراء استلام السلع / الخدمات المذكورة في الفاتورة وفقًا لأمر الشراء ، كما تم فحصها للتحقق من دقتها.
• عدم مطابقة أوامر الشراء أو العقد - في الحالات التي لا تستخدم فيها الشركات مستندات متعددة ، تتم مطابقة فاتورة البائع مع اتفاقية العقد للتحقق من أن السعر والخدمات المذكورة لا تنحرف عن العقد نفسه.

تطبيق تقنيات التنقيب عن البيانات

يعد استخراج البيانات تقنية حديثة لتحليل كميات هائلة من البيانات واكتشاف الأنماط التي تساعد في تحليل الأعمال واتخاذ القرار. هذه التقنية دقيقة للغاية في الكشف عن الاحتيال ويمكن الاستفادة منها للتخفيف من حالات احتيال البائعين.

باستخدام تحليل الاتجاه ، يمكن للتنقيب عن البيانات اكتشاف الحالات الشاذة التي يمكن أن تشير إلى نشاط احتيالي. يمكن للمؤسسات استخدام تقنيات التنقيب عن البيانات للتحقق من وجود أنماط محددة تشمل:

• المدفوعات التي تخرج عن الإجراءات العادية ، وانخفاض التناقضات بالدولار ، والمبالغ التي يتم تعظيمها إلى حد الموافقة
• دفعات مكررة في نفس التاريخ لنفس البائع أو إجمالي عدد المدفوعات التي تتجاوز اتفاقية العقد
• المدفوعات التي تتم في غير ساعات العمل
• الانحرافات في معلومات البائع مثل التباين في عناوين التسليم والدفع ، واستخدام نفس أمر الشراء في الفواتير ، وأرقام الفواتير غير المتسلسلة ، إلخ.

تدابير تنظيمية أخرى

بصرف النظر عن التدابير الرئيسية ، يمكن للشركات اتخاذ تدابير مناسبة أخرى لإبقاء احتيال البائع قيد الفحص. بعض منها قابلة للتطبيق هي:

• إنشاء خط ساخن للاحتيال - يمكن أن يساعد إعداد خط مساعدة مجهول الموظفين على الإبلاغ عن المخالفات دون القلق بشأن العواقب. إنه يخلق جوًا من اليقظة ويمكن أن يساعد المنظمة في تنفيذ الإجراءات التصحيحية بسرعة.
• تشديد الضوابط الداخلية - يجب على المنظمة التأكد من وجود إجراءات الرقابة وأن الجميع من الإدارة إلى مستوى الدخول على دراية بها. يمكن أن يساعد تثقيف الموظفين وتحديثهم بشأن احتيال البائعين على أن يكونوا أكثر وعياً بالمخاطر والعواقب. يمكن أن يوفر إجراء تقييمات دورية للمخاطر نظرة ثاقبة على الثغرات التي يجب تصحيحها للتخفيف من احتيال البائعين.
• الموافقات ثنائية المستوى - يجب تشغيل كل من موافقات البائعين والموافقات على الدفع من خلال عملية موافقة متعددة الطبقات. يمكن أن يضمن ذلك حصول الشركة على بائعين شرعيين وأن المدفوعات تخضع لتدقيق أفضل مع أكثر من موظف واحد يشرف على العملية.

وفي الختام

يمكن أن يؤدي الاحتيال على البائع إلى خسائر فادحة في المؤسسة ويكلفها غالياً. يتطلب منع احتيال البائع التخطيط السليم ومراجعة وتحديث سياسات الشركة على فترات منتظمة. يجب تنفيذ التدابير الوقائية على نهج متعدد المستويات للتخفيف من الاحتيال وحماية المنظمات من الخسائر الفادحة في المستقبل.