أمر المبيعات مقابل الفاتورة: الاختلافات الرئيسية والدور والأنواع

يساعد تتبع عملية البيع من البداية إلى النهاية الشركات في الحفاظ على مستويات المخزون الصحيحة، وتنفيذ أفضل أساليب التدفق النقدي، والتأكد من حصول العملاء على المنتجات المناسبة. نظرًا لأن معظم الشركات تراقب مبيعات متعددة في وقت واحد، فإن الاحتفاظ بسجل دقيق لكل خطوة على طول الطريق أمر بالغ الأهمية.

بغض النظر عن نوع العمل أو مجال التشغيل أو حتى المنطقة، تعتمد الشركات على أوامر المبيعات والفواتير لضمان تنفيذ كل عملية بيع بشكل صحيح، واستلام الدفع، وإنشاء سجل ورقي. ومع ذلك، فإن أوامر المبيعات والفواتير ليست هي الشيء نفسه؛ في الواقع، يتم استخدامها لأغراض مختلفة تمامًا. كلاهما على نفس القدر من الأهمية، ولكن فهم الفرق بين أمر المبيعات والفاتورة سيساعد على ضمان استفادة عملك من كليهما. 

على مستوى عالٍ، يأتي أمر المبيعات أولاً. إنها الوثيقة التي يتم إنشاؤها عندما يعبر العميل عن رغبته في شراء شيء ما ويعمل مع فريق المبيعات لديك للاتفاق على جدول زمني لتسليم البضائع أو الخدمات المضمنة في أمر المبيعات. بمجرد شحن الطلب، سيقوم فريق حسابات القبض لديك بإرسال فاتورة للعميل لتحصيل الأموال المستحقة للطلب.

بغض النظر عن شكل عملية المبيعات الخاصة بك، فمن المحتمل أنها تبدأ بأمر مبيعات وتنتهي بأمر مبيعات فاتورة الدفع.

ما هو طلب المبيعات؟

إذا كنت بائعًا أو بائعًا، فسيقوم فريقك بإنشاء أمر مبيعات بمجرد أن يعرب العميل عن اهتمامه بإجراء عملية شراء. عادة، يعبر العميل عن اهتمامه من خلال أ طلب شراء. يؤكد أمر المبيعات استلام الطلب، وينهي التفاصيل، ويعمل كمستند مصدر لفرق المبيعات الداخلية وأنظمة تتبع المبيعات عند إكمال كل عملية بيع.

يتطلب أمر المبيعات معلومات تفصيلية، لذلك إذا لم يكن لديك بالفعل جميع معلومات العميل المطلوبة، فقد يحتاج فريقك إلى مدخلات من العميل الطالب لملء أمر المبيعات. المعلومات المضمنة في أمر المبيعات هي: 

• اسم شركتك
• معلومات الاتصال الخاصة بشركتك
• معلومات العميل (الاسم، معلومات الفواتير، العنوان)
• وصف المنتج أو الخدمة التي يتم بيعها
• كمية السلع أو الخدمات المتضمنة في البيع
• سعر السلع أو الخدمات
• تكلفة التوصيل والشحن والضريبة
• التكلفة الإجمالية للطلب

هناك أنواع متعددة من أوامر المبيعات التي قد يستخدمها عملك. اعتمادًا على الموقف أو مشهد المبيعات، تستخدم العديد من الشركات العناصر الأربعة التالية بشكل منتظم:

أمر البيع النقدي

عندما يقدم العميل طلبًا، ويلتقط المنتج، ويدفع نقدًا، يتم استخدام أمر المبيعات النقدية. لأن العميل يدفع نقدا، لا يوجد حسابات الذمم المدينة الإدخال المرتبط بالمعاملة. يؤثر شراء العميل بشكل مباشر على حساباتك النقدية ويتم التسليم على الفور.

أمر المبيعات الذروة

إذا طلب العميل جدولًا زمنيًا للتسليم سريعًا بشكل غير عادي، فسيتم استخدام أمر المبيعات المستعجل داخليًا. يمكن لفريق المبيعات الخاص بك وضع علامة على هذه الأنواع من أوامر المبيعات كأولوية عالية لضمان اكتمالها في الوقت المناسب. يمكن للعميل استلام البضائع أو دفع مبلغ إضافي لتسليمها بسرعة، حسب الظروف. بعد تسليم المنتج، سيقوم فريق AR الخاص بك بإرسال فاتورة إلى العميل لتحصيل الدفع.

اتفاقية الجدولة

في الحالة التي يطلب فيها العميل كمية محددة من المنتجات التي يتم تسليمها في تواريخ مختلفة، يمكن أن تكون اتفاقية الجدولة أداة رائعة للحفاظ على كل عملية تسليم منفصلة بشكل مستقيم. إذا كان العميل يريد 10 عناصر واجهة مستخدم في الأسبوع، و5 في أسبوعين، و7 في ثلاثة أسابيع، فيمكن تنفيذ جميع هذه المعاملات في اتفاقية جدولة واحدة يتم تحديثها بعد التسليم. 

أمر مبيعات الطرف الثالث

في بعض الحالات، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة، يتم استخدام أمر مبيعات لجهة خارجية عندما لا تقوم شركتك بتسليم البضائع أو الخدمات مباشرة إلى العملاء. بدلاً من ذلك، يمكنك إرسالها إلى طرف ثالث بائع والتي تكمل بعد ذلك المرحلة النهائية من التسليم إلى العميل.

ما هي الفاتورة؟

عندما يقوم البائعون بإكمال أمر المبيعات وتسليم المنتج المتفق عليه، سيقومون بعد ذلك بإنشاء ملف فاتورة وإرسالها إلى العميل لتحصيل الدفع مقابل البضائع أو الخدمات المقدمة. إحدى الخطوات الأخيرة في عملية المبيعات، هي أن إرسال فاتورة يؤدي إلى بدء عملية الدفع للعملاء والتحصيل النقدي، وهما عنصران حيويان للحفاظ على سلامة أعمالك. اليوم، يتم عادةً إرسال الفواتير إلكترونيًا والاتصال بها الفواتير الإلكترونية.

ستحتوي الفاتورة على معظم المعلومات نفسها الموجودة في أمر المبيعات، ولكنها ستتضمن أيضًا ما يلي: 

· شروط الدفع
·  خصومات على الدفع المبكر
· PO عدد
·  رقم الفاتورة
·  رسوم التأخر في السداد
·  معلومات الدفع لـ ACH أو التحويلات أو مدفوعات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI).

بنفس الطريقة التي يتم بها استخدام أوامر مبيعات متعددة في مواقف مختلفة، غالبًا ما يتم استخدام أنواع فواتير مختلفة في المعاملات التجارية.

الفاتورة الأولية

عادة، يُنظر إلى الفواتير على أنها طلبات دفع تعاقدية، ولكن أ الفاتورة الأولية ليس له نفس الاستخدام. يتم استخدامها عندما لا تتوفر فاتورة تجارية ويمكن اعتبارها "فاتورة مسبقة". لا يزال يحتوي على تفاصيل التكلفة، ولكنه مجرد تقدير يمكن للعميل استخدامه كمرجع.

عند تصدير البضائع إلى الولايات المتحدة، تطلب الجمارك الأمريكية إرفاق فاتورة مبدئية بالطلب حتى يكون واضحًا ما يتم إرساله عبر حدود الدولة. 

الفاتورة المؤقتة

إذا كان هناك مشروع كبير أو طلب متعدد الأجزاء يحتاج إلى تقسيمه إلى دفعات أو مراحل متعددة، فستكون الفاتورة المؤقتة مفيدة. بدلاً من الانتظار حتى نهاية المشروع لإرسال فاتورة واحدة كبيرة، يمكن استخدام الفواتير المؤقتة لتحصيل الدفعات الإضافية على طول الطريق. من جانب البائع، تساعد الفواتير المؤقتة في تخفيف تحديات التدفق النقدي، ومن جانب المشتري، فإنها تقسم المدفوعات إلى مبالغ أكثر قابلية للإدارة. وهذا هو عكس المعاوضة فواتير متعددة في دفعة واحدة.

الفاتورة النهائية

النوع الأكثر شيوعًا للفاتورة المستخدمة هو الفاتورة النهائية. يعد هذا أحد أبسط أنواع الفواتير تسوية الفواتيرمما يجعلها المعيار لمعظم الشركات. ويتم إرسالها إلى العملاء بمجرد تسليم البضائع أو الخدمات.

أمر المبيعات مقابل الفاتورة: الاختلافات

للتأكد من وضوح الفرق بين "أمر المبيعات" و"الفاتورة"، قمنا بتجميع قائمة ببعض أهم الاختلافات بين الاثنين. تعتمد الشركات على هاتين الوثيقتين لإجراء معاملات مبيعات منتظمة، ولكن الغرض الذي تخدمه يختلف.

من السهل التمييز بين أمر المبيعات والفاتورة عندما تأخذ في الاعتبار العوامل التالية:

توقيت الخلق

يبدأ أمر المبيعات عملية البيع؛ إنه ما يتيح لفريق التنفيذ الخاص بك معرفة كيفية بدء إعداد السلع أو الخدمات للتسليم. وبعد ذلك، في نهاية عملية البيع، بمجرد اكتمال التسليم، سيتم إرسال فاتورة إلى العميل.

الغرض من المستند

عند النظر إلى الفاتورة مقابل أمر المبيعات، من المهم مراعاة غرض كل مستند. يعتبر أمر المبيعات أكثر توجهاً نحو الداخل، مما يسمح لفرقك بمعرفة أنه قد تم بدء أمر ما وأن الإجراء مطلوب. ومن ناحية أخرى، فإن الفاتورة موجهة للخارج. ويتم إرسالها إلى العميل كطلب رسمي للدفع. إذا لم يتم الوفاء بتاريخ استحقاق الفاتورة، فقد يتم فرض رسوم متأخرة أو عقوبات أخرى على العميل.

المعلومات المدرجة

في حين أن الفرق بين أمر المبيعات والفاتورة يتعلق أكثر بوقت وكيفية استخدام كل مستند، إلا أن هناك اختلافًا طفيفًا فيما يتعلق بالمعلومات التي يحتوي عليها كل مستند. سيحتوي كلاهما على معلومات مثل اسم العميل ومعلومات الاتصال به، وكمية وسعر المنتجات التي يتم شراؤها، ومعلومات البائع، ولكن الفاتورة ستتضمن تفاصيل إضافية. قد تكون هذه التفاصيل معدلات الرسوم المتأخرة وتواريخ استحقاق الدفع والمزيد. ارجع إلى قوائمنا أعلاه للحصول على تفاصيل دقيقة لما يوجد في كل منها. 

الآثار المحاسبية

لن يتمكن فريق المحاسبة الخاص بك عادةً من رؤية أمر المبيعات أو لمسه. وما لم يكونوا يتطلعون إلى مطابقة أمر مبيعات بفاتورة معينة، فلن يعتمدوا على أوامر المبيعات. من ناحية أخرى، تعد الفواتير بمثابة أجزاء مهمة من الوثائق المحاسبية. وهي ضرورية لتوفير مسارات تدقيق دقيقة والتأكد من صحة الإدخالات.

وفي الختام

قد يكون من السهل إلقاء نظرة على مقال يتناول الفرق بين أمر المبيعات والفاتورة والاعتقاد بأن تأثيره لا يكاد يذكر. ولكن، على العكس من ذلك، فإن فهم الغرض الأساسي لمستندات الأعمال الرئيسية سيساعد عملك على العمل بشكل أكثر كفاءة، والتخفيف من الأخطاء المحتملة في التنفيذ والمحاسبة، وإنشاء عمليات داخلية مع الضوابط والتوازنات الصحيحة لحماية عملك من المخاطر.

في نهاية اليوم، ستحتاج فرقك إلى أوامر المبيعات والفواتير على حد سواء، ولكن الطريقة التي ستستخدم بها الفرق المختلفة كلًا منهما ستختلف. يحتاج فريق المبيعات لديك إلى أوامر مبيعات لضمان اكتمال عمليات التسليم كما وعدت، ولكن خبراء الحسابات المدينة سيعيشون ويتنفسون الفواتير كل يوم. يتطلب الأمر أن تعمل هذه الفرق في انسجام تام وأن تمتلك الموارد المناسبة اللازمة للقيام بوظائفها حتى يصل عملك إلى إمكاناته النهائية. 

قد لا يبدو فهم أمر المبيعات مقابل الفاتورة أولوية قيادية استراتيجية، ولكن بالنسبة للعديد من الأشخاص في مؤسستك، لا يوجد شيء أكثر أهمية. إذا كنت على استعداد لتولي إدارة أوامر المبيعات الخاصة بك و معالجة الفاتورة إلى المستوى التالي، والاستثمار في الآلي الصحيح برنامج معالجة الفواتير - مثل النانو - يمكن أن تصنع عالماً من الاختلاف.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/sales-order-vs-invoice/