ما هي الحسابات الدائنة؟

الحسابات الدائنة هي مصطلح محاسبي يشير إلى الأموال التي تدين بها الشركة لبائع أو مورد - لاستفادتها من منتجاتها أو خدماتها.

عندما تشتري شركة منتجات / خدمات من بائع / مورد بترتيب للدفع لاحقًا ، يُطلق على المبلغ اسم الحسابات المستحقة الدفع - حتى يتم السداد.  إنه شكل من أشكال الائتمان يقدمه البائع / المورد.

يتم تسجيل الحساب المستحق الدفع عند اعتماد الفاتورة للدفع. يتم تسجيله في دفتر الأستاذ العام (أو دفتر الأستاذ الفرعي لـ AP) كدفعة مستحقة أو التزام حتى يتم دفع المبلغ. يمكن أن تكون الذمم الدائنة عبارة عن ذمم دائنة تجارية (شراء سلع مادية يتم تسجيلها في المخزون) أو مصاريف دائنة (شراء سلع وخدمات يتم تحرير فواتير بها ، على سبيل المثال ، الإعلان ، والترفيه ، والسفر ، واللوازم المكتبية ، والمرافق).

---

أتمتة التقاط البيانات والبناء سير العمل و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. لا كود مطلوب. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن. أتمتة مدفوعات الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي.

جدولة عرض توضيحي

---

جدول المحتويات

---

هل تبحث عن أتمتة عمليات المطابقة الثلاثية اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 3 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

جدولة عرض توضيحي

---

مثال على الحسابات الدائنة

يطلب مخبز ABC 50 رطلاً من السكر من تاجر التجزئة XYZ Traders بسعر 50 سنتًا للرطل. يقدم تجار XYZ فترة ائتمان مدتها 30 يومًا بعد التسليم إلى المخبز ، والتي يتعين على ABC خلالها دفع فاتورة بقيمة 25 دولارًا. حتى يدفع المخبز لمتداولي XYZ ، سيُطلق على مبلغ 25 دولارًا حسابات دائنة ويظهر كمسؤولية تجاه الدائنين في الميزانية العمومية للمخابز.

يتم تسجيل 25 دولارًا كأصل في الميزانية العمومية لمتداولي XYZ حتى يتم استلام الدفعة.

تشمل الذمم الدائنة ، بخلاف شراء البضائع ، ما يلي:

• النقل والخدمات اللوجستية
• الطاقة / الطاقة / الوقود
• تأجير
• الترخيص
• الخدمات (التجميع / التعاقد من الباطن)

---

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

جدولة عرض توضيحي

---

أهمية الحسابات الدائنة

AP مهم للأسباب التالية:

يضمن دفع الفواتير في الوقت المناسب ، مما يؤدي بدوره إلى تحسين التصنيف الائتماني للشركة والعلاقات طويلة الأمد مع البائعين.

• يضمن سداد الفواتير في الوقت المناسب التدفق المستمر للإمدادات والخدمات ، مما يؤدي إلى التدفق السلس للعمليات التجارية.
• يؤدي الدفع في الوقت المناسب إلى تجنب المدفوعات المتأخرة والغرامات والرسوم المتأخرة الأخرى.
• يسمح AP المنظم بالتتبع المنتظم للفواتير والمدفوعات.
• تعمل AP على تسهيل التدفق النقدي عن طريق إجراء المدفوعات فقط عند الاستحقاق ، واستخدام التسهيلات الائتمانية التي يقدمها البائع.
• يتجنب AP الصارمة احتيال البائع والسرقة.

AP لا تخلو من عيوبها. غالبًا ما يُعتبر عبئًا ماليًا على الموردين الذين يتعين عليهم انتظار السداد بعد تسليم المنتجات والخدمات. من جانب الشركة ، تشير الميزانية العمومية ذات الحسابات المطولة المستحقة الدفع إلى وضع نقدي غير مستقر. يمكن التغلب على هذه العوائق من خلال الأخلاقية والقانونية والمنطقية عمليات AP.

مكونات عملية الحسابات الدائنة

الحساب الدائن عملية متعددة الخطوات وتتضمن بعض الخطوات الأساسية:

• تبدأ AP مع قرار الشركة بشراء السلع / الخدمات على نظام الائتمان.
• اختيار الموردين الذين يقدمون تسهيلات ائتمانية.
• مقارنة سياسات الائتمان للموردين من حيث أيام الائتمان المسموح بها ورسوم التأخير في السداد والخصم النقدي على السداد المبكر وما إلى ذلك واختيار المورد بالشروط التي تناسب الشركة على أفضل وجه.
• بعد عملية الشراء - طلب شراء، طلب شراء، فاتورة ، إيصال - للنشاط التجاري.
• محاسبة الفواتير / الفواتير في الدفاتر كحسابات دائنة بمجرد استلام البضائع.
• تساعد مسك الدفاتر في عمليات التدقيق الداخلية والخارجية في الشركة وفي تحليل أنماط الإنفاق ، والتي بدورها تساعد في التخطيط المالي وتلبية المعايير واللوائح.
• تتبع المواعيد على الفواتير لضمان السداد قبل تاريخ الاستحقاق.
• إجراء السداد قبل تاريخ الاستحقاق
• التواصل مع البائع بأن الدفع قد تم.

ستساعد الاستفادة الكاملة من مدة الائتمان على إدارة التدفق النقدي بكفاءة. ومع ذلك ، يجب أن نتذكر أن الاستخدام الأكثر كفاءة لشروط الائتمان هو معرفة متى يجب احترام الفواتير.

قسم الحسابات الدائنة التقليدية

الفريق المسؤول عن العمليات اليدوية للحسابات الدائنة هو المسؤول عن تسجيل ومعالجة المعاملات المالية المتعلقة بالمشتريات والموردين.

يتم توظيف مجموعة من المهنيين لهذا الغرض:

• يقوم محلل إدخال البيانات بإدخال الفواتير في النظام الرقمي بمجرد استلامها.
• محلل معالجة الدفع هو المسؤول عن دفع الفواتير في التاريخ الذي تستحق فيه
• يعالج محلل الاستثناءات التناقضات في الفواتير ويعالج مشكلات فشل الدفع.
• • إدارة البائعين يقوم الموظفون بإنشاء وإدارة قاعدة بيانات الموردين وربطها بعمليات الشراء المختلفة.
• ينسق مدير الحسابات الدائنة مع الفريق لإدارة الفواتير الخالية من الأخطاء وسلسة.

يعمل جميع أعضاء الفريق على إنشاء علاقات قوية مع الموردين والحفاظ عليها. يجب على الفريق أيضًا مراقبة نفقات AP عن كثب والحفاظ على الضوابط الداخلية لحماية التدفق النقدي الخارج.  

كفاءة وحسن الإدارة سير عمل الحسابات الدائنة يمكن أن يوفر على الشركات قدرًا كبيرًا من الوقت والمال فيما يتعلق بعملية AP. المنظمات ، في مناسبات نادرة ، يمكنها أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية AP وظائف للوكالات الخارجية.

التحديات التي تواجه عملية الحسابات الدائنة اليدوية

العمليات اليدوية للحسابات الدائنة لها المشاكل التالية:

• المشاكل المرتبطة بالإدخال اليدوي للبيانات: يمكن أن يكون الإدخال اليدوي للفواتير في النظام مستهلكًا للوقت وغير فعال وعرضة للأخطاء. كل هذا يمكن أن يؤثر سلبًا على أداء الشركة وخطتها النهائية.
• التأخير في السداد: يمكن أن تؤدي الرقابة اليدوية والأخطاء إلى تأخر السداد وعدم رضا الموردين. يمكن أن يؤثر أيضًا على التصنيف الائتماني ومصداقية الشركة كعميل للبائع.
• الموظفون غير الراضين: قد تؤدي الطبيعة الدنيوية المتكررة للعديد من المهام التي تنطوي عليها عملية AP إلى عدم الرضا عن العمل والمشكلات ذات الصلة بما في ذلك دوران الموظفين.
• معلومات غير عملية: مع نمو حجم الشركة ووجود المزيد من الفواتير التي يجب التعامل معها ، يمكن أن يصبح مقدار المعلومات المتعلقة بالبائعين والمنتجات والخدمات والتكاليف والتسليم وتواريخ الاستحقاق ساحقًا. يصبح من الصعب أيضًا تحديد مكان المستندات وقد يصبح مسك الدفاتر كابوسًا.
• عتامة البيانات: يمكن أن يصبح تتبع الفواتير الورقية ومستندات AP المادية أمرًا صعبًا إن لم يكن مستحيلًا عندما ينمو قسم AP في الحجم لمعالجة الكثير من عمليات الشراء.
• نزعة الاحتيال: يمكن أن يؤدي الافتقار إلى الرؤية في أنظمة الحسابات الدائنة اليدوية إلى تعريض شركتك لنقاط الضعف الأمنية والاحتيال.

فوائد أتمتة عملية الحسابات الدائنة

تؤدي أتمتة عملية حساب الدفع إلى الفوائد التالية:

• توفير الوقت: يقال أن 25٪ من أسبوع العمل يتم إنفاقه على مهام إدارة الفواتير اليدوية الدنيوية ، وهو الوقت الذي يمكن إنفاقه بشكل أفضل على أنشطة أكثر إنتاجية.
• التوفير في التكلفة: تبين أن المعالجة اليدوية لفاتورة واحدة تكلف ما بين 12 و 15 دولارًا. يمكن أن تقضي الأتمتة على الكثير من هذه التكلفة. بالإضافة إلى ذلك ، تتعقب الحلول الآلية تواريخ استحقاق الفاتورة وتساعد في دفع الفاتورة في الوقت الأمثل ، وبالتالي تحسين التدفق النقدي وتجنب رسوم الدفع المتأخر والحفاظ على علاقات أفضل مع البائعين.
• توليد الإيرادات: لا يمكن للمدفوعات في الوقت المناسب التي يتم تمكينها عن طريق الأتمتة تجنب رسوم الدفع المتأخر فحسب ، بل يمكنها أيضًا تحسين التصنيف الائتماني للشركة وجعلها مفتوحة للخصومات والحسومات من البائعين.
• تقليل الأخطاء: ترتبط الإدارة اليدوية للفواتير بأخطاء ناتجة عن إشراف بشري. يمكن للأتمتة القضاء على الكثير من الأخطاء المرتبطة بعمليات الحسابات الدائنة اليدوية.
• مرونة الدفع: يمكن للأتمتة أن تمكّن من اتخاذ القرار بشأن وقت وكيفية دفع الفواتير (مثل الشيك الورقي أو ACH أو من خلال البطاقات الافتراضية حيث تربح حسومات استرداد النقود).
• صيانة أفضل للبيانات: يمكن أن يكون الغربلة اليدوية من خلال الأعمال الورقية معذبة وعرضة للخطأ. تتيح صيانة قاعدة البيانات الرقمية الوصول إلى البيانات واسترجاعها بشكل أفضل ، وبالتالي تبسيط دورة الشراء إلى الدفع. تتيح هذه الإدارة أيضًا التحليلات لإعداد التقارير وتتبع المشتريات والتدفق النقدي للشركة.
• الأمان: يمكن أن يخزن حل التشغيل الآلي للحسابات الدائنة البيانات في خادم مركزي أو السحابة التي توفر الأمان

ما الذي تبحث عنه في برنامج حسابات المدفوعات

من المهم اختيار ملف برنامج أتمتة AP التي توفر أقصى عائد على الاستثمار. يجب أن يتضمن برنامج التشغيل الآلي للحسابات الدائنة التقاط البيانات ومعالجة الفواتير والموافقات الآلية والمدفوعات. تشمل الميزات الأساسية التي يجب البحث عنها عند البحث عن برنامج أتمتة AP ما يلي:

• الالتقاط الدقيق لبيانات الفاتورة: يعد تحويل بيانات الفاتورة إلى تنسيق رقمي شائع الجانب الأكثر أهمية في خلق الكفاءة في أتمتة AP. يعد الإدخال اليدوي للبيانات مكلفًا وعرضة للأخطاء وتستغرق وقتًا طويلاً. تسمح أداة التعرف الضوئي على الحروف الجيدة بالتقاط البيانات ذات الصلة بذكاء دون تدخل بشري ، وبالتالي توفير الوقت والمال والأخطاء البشرية.

• الموافقات السهلة على الفواتير: غالبًا ما يكون الأشخاص الذين يوافقون على الفواتير مدراء ومديرين تنفيذيين مشغولين ويجب أن تكون الموافقة الآلية على الفواتير سهلة وبديهية ومريحة لمثل هؤلاء الموظفين. يجب أن يكون الشخص المعتمد قادرًا على رؤية الفاتورة والموافقة عليها بنقرة واحدة بغض النظر عن الجهاز الذي يصل منه إلى الفاتورة.
• القدرة على تتبع فواتير AP في الوقت الفعلي: يجب أن تسمح أدوات سير العمل أيضًا لأي صاحب مصلحة بتتبع الفاتورة بسهولة. سيؤدي ذلك إلى تجنب التأخير وسوء الاتصال وسوء الإدارة في عملية معالجة الحسابات.
• التكامل مع نظام المحاسبة الحالي: قد تستخدم الشركة منصات وبرامج رقمية أخرى ويجب أن تكون أداة AP قادرة على الاندماج معها لمنع عدم التطابق في البيانات والعمليات.
• أتمتة المدفوعات: الخطوة الأخيرة في عملية AP هي الدفع. بعد تسجيل جميع الموافقات ، يجب أن يكون البرنامج قادرًا على بدء ومعالجة المدفوعات تجاه المورد لإكمال وإغلاق عملية الحسابات الدائنة لهذا الشراء المعين.
• تخزين البيانات: اعتمادًا على احتياجات الشركة ، يمكن تخزين جميع بيانات AP على خادم مركزي أو سحابي. سيتعين على الشركة تحديد نوع التخزين قبل بدء التشغيل الآلي لـ AP.

وفي الختام

يمكن أن تؤدي أتمتة عمليات معالجة الحسابات إلى القضاء على المشكلات المرتبطة بالعمليات اليدوية ، مثل التأخير الزمني والأخطاء وإهدار الجهد البشري.  

يمكن لبرامج AP الفعالة مثل Nanonets تمكين عمليات الشراء إلى الدفع بشكل أفضل ، وضمان الامتثال الضريبي ، والأتمتة 3-طريقة مطابقة، التحسين أيام AP أو DPOومنع الاحتيال وتبسيط التدفقات النقدية والحفاظ على علاقات البائعين وتخزين البيانات للأجيال القادمة. تعمل الأتمتة على توليد الكفاءة ويمكنها تنظيم عملية الشراء إلى الدفع للحصول على قيمة طويلة الأجل. إن تمكين عملية AP رقميًا من شأنه أن يعزز استراتيجيات الأعمال من خلال تحويل العلاقات بين البائع والعميل إلى ميزة تنافسية.