ما هو مسك الدفاتر وكيفية أتمتة ذلك؟

حافظ على دفاترك محدثة من خلال تدفقات عمل مسك الدفاتر الفعالة. استخدم شبكات النانو لإعداد مهام سير عمل بدون تعليمات برمجية في 15 دقيقة. ابدأ تجربتك المجانية اليوم.

---

بصفتك مالكًا جديدًا للعمل ، فأنت تدرك بسرعة أن هناك الكثير لإدارة العمل أكثر من منتجك أو خدمتك. رفع مستوى مهاراتك ، وإدارة علاقات العملاء والموردين ، وربما الأهم من ذلك ، الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعاملاتك. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مسك الدفاتر.

الأرقام تخيف بعض الناس.

ربما أنت واحد منهم. قد تعتقد ، "سأكون على ما يرام إذا احتفظت بفكرة تقريبية عن مبيعاتي ونفقاتي في رأسي. حتى أبدأ ، يمكنني تحمل تكاليف توظيف شخص ما لرعاية هذا النوع من الأشياء ".

قد يكون هذا خطأ خطير. أسوأ حالة - عملك قد لا ينجو من التدقيق المالي في وقت الضرائب دون السجلات المناسبة. أفضل حالة ، يمكن أن ينتهي بك الأمر مع تشابك باهظ الثمن لفرزه عند الاستعانة بمساعدة مسك الدفاتر المناسبة. في كلتا الحالتين ، من الأفضل الاحتفاظ بسجلات مفصلة من اليوم الأول.

الآن قد تحتاج إلى معرفة: ما هو مسك الدفاتر؟ كيف احتفظ بسجلات مناسبة؟ ما هي البيانات المالية وكيف أحصل عليها؟ في هذه المقالة ، سنتعرف على إجابات كل هذه الأسئلة وأكثر ، حتى تتمكن من بدء رحلة مسك الدفاتر التجارية الخاصة بك بثقة.

---

ما هو مسك الدفاتر؟

مسك الدفاتر هو عملية الاحتفاظ بالسجلات المالية لعملك. يمكن للأعمال التجارية الصغيرة الفردية أن تفلت من الاحتفاظ بسجلات مالية مكتوبة في دفتر ملاحظات ولكن الشركات الكبيرة تحتاج إلى إدخالات مفصلة.

في أبسطها ، يجب أن يكون منطقيًا للشخص الذي يقوم بحفظ الدفاتر. إذا كان عملك أكبر من شخص واحد فقط (مالك وحيد) ، فيجب أن تكون مسك دفاترك بتنسيق قياسي يمكن لجميع المعنيين فهمه: المالك ، أو كاتب الحسابات ، أو المحاسب ، وأي متخصصين خارجيين مثل مسؤولي القروض أو مسؤولي الضرائب.

الشكل القياسي لمسك الدفاتر هو نظام محاسبة القيد المزدوج. يسجل نظام مسك الدفاتر مبلغ كل معاملة في مكانين مختلفين. تتكون كل معاملة من جزأين:

• الجزء الذي يتم تسجيله في المجلة العامة: سجل جميع المعاملات على جميع الحسابات ؛
• السجل الخاص بكل حساب منفصل هو جزء مسجل في دفتر الأستاذ. يحتوي دفتر الأستاذ على أقسام مختلفة لكل حساب وحساب عميل ومصدر دخل.

نظام محاسبة القيد المزدوج هو نظام تدقيق داخلي مدمج يقلل من الخطأ البشري. يتم تسجيل كل من الدخل والمصروفات لإظهار التدفق النقدي بشكل عام وكيف أثرت المعاملة على الأجزاء الفردية من عملك.

---

أتمتة إدخالات دفتر الأستاذ العام وترميز دفتر الأستاذ العام وإدارة الفواتير والمزيد. احجز عرضًا توضيحيًا حيًا مخصصًا لترى كيف يمكنك توفير الوقت والجهد والتكاليف أثناء أتمتة عمليات مسك الدفاتر.

جدولة عرض توضيحي

---

مسك الدفاتر مقابل المحاسبة

إذن ، ما هو الفرق بين مسك الدفاتر والمحاسبة؟

إذا كنت قد فكرت في توظيف أي من هؤلاء المحترفين لعملك ، فقد تعتقد أن المحاسب هو مجرد محاسب مكلف. لا شيء يمكن أن يكون أبعد عن الحقيقة. يؤدي المحاسبون والمحاسبون أدوارًا حيوية لأصحاب الأعمال والمديرين الماليين - فهم يخدمون أجزاء مختلفة من دورة الحياة المالية للشركة.

كاتب الحسابات يتعامل مع التسجيل المالي اليومي للأعمال التجارية. كل يوم ، كاتب الحسابات مشغول بالتعامل مع إدخالات المعاملات ، وإعداد الفواتير للعملاء ، والتعامل مع الحسابات المتأخرة ، وتسوية الحسابات ، ومواكبة الدائنين ، والإشراف على كشوف المرتبات. تغلق الحسابات في نهاية الشهر وتوازن الدفاتر. مسك الدفاتر هو الجزء العملي من الرعاية المالية للشركة.

بمجرد الانتهاء من عمل كاتب الحسابات ، يبدأ عمل المحاسب. تأخذ المعلومات من الشهر أو السنة وتقوم بإنشاء البيانات المالية. إذا لزم الأمر ، يمكنها تدقيق البيانات المالية ومناقشتها مع المالك. ستلعب البيانات المالية أيضًا دورًا رئيسيًا في إعداد ضريبة الدخل للشركة - وظيفة أخرى للمحاسب. يمكن للمحاسب المناسب أيضًا المساعدة في التخطيط الضريبي على مدار العام لتقليل المسؤولية الضريبية الإجمالية. وظيفة المحاسب هي تحليل مالي أعلى مستوى مقارنة بعمل كاتب الحسابات.

إن النسب المالية والمبالغ البعيدة وغيرها من المؤشرات الرئيسية لنجاح الأعمال التجارية أو فشلها هي ما يبحث عنه المحاسب. يمكنها مناقشة هذه المعلومات مع صاحب العمل أو المدير المالي حتى يتمكن المدراء التنفيذيون من الحصول على المعلومات التي يحتاجونها لاتخاذ قرارات إستراتيجية لمستقبل الشركة.

يمكن للشركة اختيار مستوى المساعدة المالية التي يحتاجون إليها من محاسب أو محاسب. قد تقرر الشركات الصغيرة عدم الاستعانة بمساعدات في مسك الدفاتر و "DIY" المحاسبة اليومية الخاصة بهم. لا يجوز لهم توظيف محاسب إلا لبضع ساعات في السنة خلال موسم الضرائب.

قد لا تتمكن الشركات الكبيرة من الإفلات من هذا المستوى المنخفض من المساعدة الخارجية. قد يكون لديهم قسم محاسبة داخلي كامل للعمل اليومي ومساعدة محاسبية خارجية لموسم الضرائب. لتحديد مستوى المساعدة المالية المناسب لعملك ، قم بتقييم ميزانية عملك ، والصناعة ، ومعدل النمو ، والاحتياجات العامة.

---

ما هما نوعان من مسك الدفاتر؟

نوعان من إمساك الدفاتر هما محاسبة القيد الفردي ومحاسبة القيد المزدوج.

المحاسبة ذات القيد الفردي بسيطة مثل قائمة الأرقام في دفتر ملاحظات أو جدول بيانات Excel. أضف المال ، اطرح المال. إذا كنت قد بدأت للتو ، فقد يكون هذا خيارًا رائعًا لبدء العمل. إنها نسخة من كشف حسابك المصرفي لشركتك ويمكن تسويتها مع كشف حسابك المصرفي في نهاية الشهر للتأكد من دقتها.

ومع ذلك ، بمجرد بدء عملك ، سوف تتخطى طريقة المحاسبة هذه بسرعة إلى حد ما. لن يكون من المفيد للمهنيين الخارجيين ، مثل معدي الضرائب أو المستثمرين ، معرفة كيفية أداء عملك. قد يبدو دخلك متفاوتًا بشكل كبير من شهر إلى آخر ؛ إذا كان لديك نفقات كبيرة بشكل خاص ، مثل دفعة التأمين في بداية العام ، فلن تتمكن من إدراك أن هذه النفقات "ينبغي" توزيعها على مدار العام بأكمله حيث تغطي بوليصة التأمين العام بأكمله. بمجرد أن يبدأ عملك في الإقلاع ، فقد حان الوقت للتبديل إلى نظام محاسبة القيد المزدوج.

يسجل نظام محاسبة القيد المزدوج المعاملات لإظهار أجزاء العمل التي تتأثر بكل معاملة. أساس نظام محاسبة القيد المزدوج هو المعادلة المحاسبية ، والتي تنص على:

الأصول = الخصوم + حقوق الملكية

هذا يعني أنه بالنسبة لكل معاملة ، يجب أن يحافظ كلا الجزأين من القيد المزدوج على توازن المعادلة المحاسبية.

إذا ارتفع حساب الأصول ، فيجب أيضًا زيادة الالتزام أو حساب حقوق الملكية (أو كليهما). إذا انخفضت الالتزامات ، فيجب أن ينخفض ​​أي من الأصول أيضًا ، أو يجب أن ترتفع الأسهم لتظل متوازنة. يتم تسجيل كل معاملة بطريقة توضح بالضبط أي جزء من الشركة يتأثر بتلك المعاملة المحددة. في نهاية العام ، تُظهر الميزانية العمومية كيف يتم ترحيل المعادلة المحاسبية إلى البيانات المالية للشركة.

عادةً ما يتم إدخال محاسبة القيد المزدوج في نظام برمجيات محاسبة مثل Quickbooks أو Xero ويمكن أتمتة العملية بأكملها باستخدام برنامج أتمتة المحاسبة مثل النانو. يمكن القيام بذلك يدويًا أو تلقائيًا عن طريق ربط الحساب المصرفي للشركة بالبرنامج.

ما هي أسهل طريقة لعمل مسك الدفاتر؟

أسهل طريقة للقيام بمسك الدفاتر هي الطريقة المناسبة لعملك. قد يكون نظام محاسبة القيد الفردي هو الأسهل إذا كانت شركتك صغيرة جدًا. ومع ذلك ، فإن سهولة تسجيل دخلك ونفقاتك في جدول بيانات Excel واحد قد تتضاءل بسبب مضايقات عدم وجود سجلات محاسبية مناسبة للمصرفيين أو المستثمرين أو معدي الضرائب.

إذا كان عملك ينمو بسرعة ، فسيكون من الأسهل على المدى الطويل أن يكون لديك نظام مسك دفاتر يمكن أن ينمو معك. قد يستغرق نظام محاسبة القيد المزدوج مزيدًا من الجهد لإعداده ، لكنه سيخدمك من بداية شركتك إلى أي مدى تنمو.

---

تبسيط عمليات مسك الدفاتر الخاصة بك مع Nanonets. استخدم مهام سير العمل لأتمتة إدخالات دفتر الأستاذ العام والموافقات ومعالجة الفواتير وإدخال البيانات والمزيد. جربها بنفسك.  

---

ما هي أكثر طرق مسك الدفاتر شيوعًا؟

طريقة القيد المزدوج في مسك الدفاتر هي الطريقة الأكثر شيوعًا في جميع أنحاء العالم. لم يبتكر أحد حتى الآن نظامًا بديهيًا وخاليًا من الأخطاء مثل نظام محاسبة القيد المزدوج.

إعداد مسك الدفاتر للأعمال

من أجل إعداد مسك الدفاتر لعملك ، سيتعين عليك تحديد الطريقة التي ستستخدمها في المحاسبة الخاصة بك. ربما ستستخدم برنامج محاسبة قائم على السحابة مثل Nanonets و QuickBooks أو ربما كل ما تحتاجه هو قالب Excel.

مهما كانت الطريقة التي تختارها ، يجب أن تفكر مليًا في جميع النفقات ومصادر الدخل لعملك. إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، يمكنك التبديل إلى نظام محاسبة آخر بعد توسع الأعمال التجارية ، ولكن من الأفضل اختيار نظام يمكن أن ينمو معك.

• هل لديك حسابات مصرفية متعددة أو بطاقات ائتمان لعملك يجب حسابها؟
• كم عدد مصادر الدخل لديك؟
  • خطوط إنتاج متعددة؟
  • خدمات؟
  • دخل آخر مثل دخل العقارات أو الاستثمار؟
• كم عدد البائعين الذين تدفع لهم كل شهر؟
• ما نوع المصاريف التي لديك؟ سيحتاج كل حساب مختلف إلى تعيين فئة مرقمة.
  • شروط وأحكام
  • تأمين
  • الاجار
  • Utilities
  • السفر
  • أخرى

كيف يتم مسك الدفاتر؟

سواء اخترت برنامج محاسبة أو طريقة بسيطة مثل Excel ، ستبدأ. معظم برامج المحاسبة سهلة الاستخدام وتوجه المستخدم من خلال إدخال المعاملات ، كما أن الإنترنت مليء بدروس Excel التعليمية للمبتدئين.

يجب أن تكون دقيقًا بدقة عند إدخال المعاملات - سيتم اكتشاف بعض الأخطاء بواسطة البرنامج أو عند التوفيق بين الكتب في نهاية الشهر ، لكن البعض الآخر أكثر مكراً.

كيف أبدأ مسك الدفاتر للمبتدئين؟

أولاً ، اختر طريقة مسك الدفاتر التي تناسب احتياجات عملك.

ثانيًا ، قم بتنظيم سجلات عملك بحيث يمكنك إدخالها في قالب Excel أو برنامج المحاسبة الخاص بك دون فقدان أي معاملات. يمكن أن تساعد البيانات المصرفية في ذلك.

إذا كانت لديك سجلات قديمة تحتاج إلى إدخالها من الأشهر الماضية ، فيمكنك طلب كشوف حساب قديمة من البنك الذي تتعامل معه. يجب أن يمنحك هذا سجلاً دقيقًا إلى حد ما لما قامت به شركتك في الأشهر القليلة الماضية.

ثالثًا ، قم بإعداد جدول زمني منتظم لضمان عدم تأخرك في مسك الدفاتر. قد يتعين على الشركات الصغيرة جدًا القيام بمسك الدفاتر مرة واحدة في الأسبوع. سيتعين على الشركات الكبيرة القيام بذلك كل يوم وقد تتطلب موظفين مختصين بمسك الدفاتر داخليًا للتعامل مع عبء العمل.

---

أتمتة كل جانب من جوانب مسك الدفاتر باستخدام شبكات النانو. احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 20 دقيقة لترى كيف يمكنك تحديث كتبك باستخدام Nanonets.

جدولة عرض توضيحي

---

فهم موازنة الكتب

في نهاية الفترة المحاسبية ، عادةً في نهاية الشهر ، ستحتاج إلى "موازنة الدفاتر". هذا يعني مراجعة سجلات مسك الدفاتر الخاصة بك والتأكد من تطابق طرفي المعادلة المحاسبية. هناك بعض الأشياء التي يجب القيام بها في نهاية الفترة لضمان دقة المحاسبة الخاصة بك.

تسوية كشف الحساب البنكي

بعد نهاية الشهر ، ستتلقى كشف حساب بنكي من البنك الذي تتعامل معه. يجب عليك مراجعة السجل النقدي لعملك في دفتر الأستاذ للتأكد من أن المعاملات في دفتر الأستاذ الخاص بك تتطابق مع ما يسجله كشف حسابك المصرفي. إذا كانت هناك اختلافات ، مثل الشيك الذي أرسلته ولم يخلص البنك بعد ، فيجب عليك معرفة السبب.

جرّب قالب تسوية البنك

ميزان المراجعة

ميزان المراجعة هو فحص آخر يضمن تسجيل كل معاملة في مكانين. يجب عليك إضافة جميع الأرصدة المدينة وجميع الأرصدة الدائنة لجميع حساباتك. يجب أن يتساوى كل منهما مع الآخر.

إذا لم يفعلوا ذلك ، يجب أن تعرف السبب. قد يكون ذلك الرقم قد تم إدخاله بشكل غير صحيح ، أو تم تسجيل المعاملة بشكل غير صحيح ، أو لسبب آخر. غالبًا ما تحتوي برامج المحاسبة على حماية مدمجة من الأخطاء لمنع حدوث هذا النوع من الأخطاء في المقام الأول.

إغلاق إدخالات دفتر اليومية

هناك حسابات معينة يجب "إغلاقها" في نهاية كل شهر ، ويتم نقل أرصدتها إلى حسابات دفتر الأستاذ الدائم الأخرى. يتم إغلاق جميع حسابات المصروفات في نهاية الشهر بحيث يمكن نقل أرصدتها إلى جزء حقوق الملكية في الدفاتر. ينقل هذا الإجراء حسابات الدخل والمصروفات ، المنعكسة في بيان الدخل ، إلى حسابات الأصول وحقوق الملكية ، التي تنعكس في الميزانية العمومية.

القوائم المالية ومسك الدفاتر

أخيرًا ، بمجرد الانتهاء من مهامك المحاسبية اليومية والأسبوعية والشهرية ، فأنت على استعداد لوضع هذه المعلومات في بياناتك المالية السنوية.

يتم تجميع جميع حسابات الدخل والمصروفات الخاصة بك في بيان الدخل. يوضح بيان الدخل إجمالي مبيعاتك وإجمالي نفقاتك ودخلك النهائي أو خسارتك. بعد تجميع بيان الدخل الخاص بك ، يتم نقل الدخل أو الخسارة النهائية إلى جزء الأسهم في حسابات الميزانية العمومية الخاصة بك.

يتم تجميع جميع حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية الخاصة بك في الميزانية العمومية. توضح الميزانية العمومية كيف تتم موازنة كل دولار من أصولك إما بالديون أو حقوق الملكية. يعد كل من بيان الدخل والميزانية العمومية أجزاء مهمة من المعلومات حول صحة عملك على المدى القصير والطويل وربحيته.

---

النانو can قم بتحسين عمليات مسك الدفاتر والمحاسبة والعمليات المالية من خلال تدفقات العمل المؤتمتة. اكتشف كيف يمكن تطبيق حالات استخدام Nanonets على منتجك.

---

النانو لأتمتة مسك الدفاتر

Nanonets هو برنامج أتمتة محاسبة قائم على الذكاء الاصطناعي مع برنامج OCR مدمج يمكنه التعامل مع جميع جوانب مسك الدفاتر والمحاسبة والأتمتة المالية. يمكن استخدام شبكات النانو لأتمتة:

• عمليات التسوية - تسوية المدفوعات ، والتسوية المصرفية والحساب وبطاقات الائتمان
• معالجة الفواتير - مطابقة الفواتير وتحميلها واستخراج البيانات والدفع
• الدفع - إرسال ACH والتحويلات البنكية مباشرة من المنصة
• عمليات الذمم الدائنة والقابلة للاسترداد
• عمليات إدخال البيانات
• مزامنة بيانات تخطيط موارد المؤسسات
• تدقيق إدارة المحاكمة

إليك لماذا يجب أن تفكر في استخدام شبكات النانو:

• أتمتة البيانات هxtraction من المستندات - استخدم سير العمل الآلي لاستخراج الجداول أو النصوص أو الرموز الشريطية أو رموز QR من المستندات في ثوانٍ.
• أتمتة الموافقة - احصل على الموافقات من أصحاب المصلحة المعنيين من خلال عمليات سير عمل الموافقة.
• كن جاهزًا للتدقيق - احتفظ بسجل لجميع أفعالك باستخدام شبكات النانو.
• فريق يركز على العملاء - ستحصل على دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وفريق تدريب موهوب ، ومدير نجاح عملاء مخصص.

Transform عمليات مسك الدفاتر والمحاسبة والعمليات المالية مع تدفقات العمل المؤتمتة. اكتشف كيف يمكن تطبيق حالات استخدام Nanonets على منتجك.

قم بتبسيط عمليات المحاسبة الخاصة بك باستخدام قوالب المحاسبة المجانية الخاصة بنا:

نموذج تسوية البنك

نموذج تقرير المصاريف

نموذج طلب الشراء

اقرأ أكثر:

ما هو أفضل برنامج أتمتة محاسبة لعملك؟

كيفية التوفيق بين المدفوعات؟

كيف يمكن أتمتة معالجة الفاتورة؟

كيف يتم تحديث دفتر الأستاذ العام؟