لماذا يعد برنامج إدارة المستندات أمرًا ضروريًا للشركات؟

---

لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة المستندات؟

يحسن التعامل مع المستندات

رقمنة المستندات الخاصة بك ليست كافية إذا كنت ترغب في تبسيط إدارة المستندات الخاصة بك. بدون برنامج إدارة المستندات ، ستظل عالقًا في تنظيم وتتبع واسترداد الملفات يدويًا في قاعدة البيانات الخاصة بك. لا يزال من الممكن أن يستغرق هذا وقتًا ثمينًا كان من الممكن أن تستخدمه لاستيعاب مسؤوليات مهمة أخرى. ناهيك عن أنه لا يزال لا يلغي الأخطاء البشرية المحتملة عندما يتعلق الأمر بمعالجة المستندات.

يعد برنامج إدارة المستندات أكثر من مجرد قاعدة بيانات مجيدة لمستنداتك. تجعل أدواته وميزاته العديدة من السهل التعامل مع جميع ملفاتك وسجلاتك وإدارتها بنقرات قليلة. يمكنك أيضًا استخدامه لتتبع واسترداد الملفات بكلمة أو عبارة في المستند. ومن خلال دمجه مع التطبيقات الأخرى ، يمكنك بسهولة استيراد وتصدير البيانات المستخرجة من المستند وبالتالي تجنب إدخال البيانات يدويًا في هذه العملية.

من المهم ملاحظة أن DMS يختلف عن نظام إدارة المحتوى. يتم استخدام نظام إدارة المحتوى أو CMS لإنشاء المحتوى الخاص بك ونشره عبر الإنترنت. إنه لا يدير بالضرورة ملفاتك ومستنداتك. لذا فإن امتلاك كل من DMS و CMS يمكن أن يكون مفيدًا لعملك. بعض أمثلة على برامج CMS يمكن أن يتكامل بسلاسة مع DMS ، لذا تأكد من التحقق منها.

يعزز إمكانية الوصول

مع ظهور العمل عن بُعد وأماكن العمل المختلطة ، يجب أن يكون موظفوك قادرين على الوصول إلى جميع الملفات التي يحتاجون إليها في أي وقت وفي أي مكان. بينما تسهل عملية رقمنة المستندات الخاصة بك مشاركة الملفات وإرسالها من جهاز إلى آخر ، ما زلت بحاجة إلى برنامج إدارة المستندات لتبسيط البحث عن المستندات واسترجاعها. يقوم بأتمتة البحث عن الملفات والتتبع والاسترجاع باستخدام الكلمات الرئيسية والخصائص الأخرى. بنقرات قليلة فقط ، يمكنك سحب أي مستند تريده دون الحاجة إلى الذهاب إلى المكتب.

يقوم برنامج إدارة المستندات بتجميع جميع مستنداتك في نظام أساسي واحد يمكنك الوصول إليه باستخدام أي جهاز مثل جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي. علاوة على ذلك ، يسمح لك بالانتقال من جهاز إلى آخر دون فقدان التغييرات المهمة في المستند أو قاعدة البيانات نفسها. هذا يجعل البحث والاسترداد أكثر ملاءمة ملفات PDF وأنواع أخرى من المستندات أثناء التنقل. اعتمادًا على الحل الذي تم تنفيذه ، يمكن الوصول إلى هذه الملفات عبر الإنترنت أو دون الاتصال بالإنترنت.

يعزز التعاون

من خلال تسهيل الوصول إلى المستندات ، يمكن لأنظمة إدارة المستندات أيضًا تعزيز التعاون داخل مؤسستك ومع عملائك. نظرًا لأن DMS يقوم بتجميع جميع ملفاتك في نظام أساسي واحد ، يمكن للفرق من الأقسام الأخرى العمل معًا لتعديل مستندات معينة وتجميع السجلات وتنظيم قواعد البيانات. كما يضمن أيضًا أن يكون لشركتك مصدر واحد للحقيقة. هذا يعني أن الجميع يعملون على نفس مجموعة المعلومات والبيانات بغض النظر عن مكان وزمان الحصول عليها.

تتضمن بعض ميزات نظام إدارة المستندات أيضًا أتمتة سير عمل الموافقة لتسريع وقت تسليم المستندات. هذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن إرسال المستند إلى أصحاب المصلحة الضروريين للحصول على توقيعاتهم أو موافقتهم. سيقوم المستند نفسه بإعادة توجيه المستند تلقائيًا أثناء مروره بالعملية. يمكنه حتى إخطار المستلم بالموافقة الوشيكة على المستند لتجنب التأخير.

يعزز أمن البيانات

يعد الاستثمار في نظام إدارة المستندات أيضًا إحدى طرق حماية بيانات عملك. توفر الأنواع المختلفة من أنظمة إدارة المستندات ميزات أمان قوية لمنع الوصول غير المصرح به إلى مستنداتك. يتضمن ذلك ميزات مثل عناصر التحكم في الأذونات وتشفير البيانات وأدوات التتبع والمراقبة والمزيد.

لا ينبغي التغاضي عن أهمية إدارة الوثائق في أمن البيانات. يمكن أن يؤدي الفشل في التعامل مع ملفاتك بشكل صحيح إلى فقدان البيانات وخرقها. وهذا بدوره يمكن أن يؤثر على الأمن العام لعملك وعملائك وشركائك.

تحتوي بعض DMS أيضًا على ميزة النسخ الاحتياطي والاسترداد التلقائي للوثائق التي تضمن عدم فقد البيانات القيمة في شركتك. يتيح لك ذلك استرداد الملفات التالفة أو المحذوفة أو المفقودة ببضع نقرات.

خفض التكاليف

للوهلة الأولى ، يبدو نظام حفظ الملفات المادي أرخص من الاستثمار في نظام إدارة المستندات. لكن التكاليف الناتجة عن سوء الإدارة المحتمل ، أو تلف المستندات ، أو الخسارة ستكون أكبر بكثير بشكل عام. ناهيك عن أن هذا سيجبرك على قضاء وقت ثمين في إعادة إنشاء أو استرداد هذا الملف المفقود أو التالف. على هذا النحو ، تعتبر DMS استثمارًا كبيرًا لعملك منذ ذلك الحين يحسن العملية الخاصة بك بأقل التكاليف.

يمكن أن تساعدك DMS أيضًا في خفض نفقات اللوازم المكتبية مثل الورق والحبر والطوابع البريدية. وبالمثل ، لا داعي للقلق بشأن مساحة التخزين حيث يمكن تخزين جميع ملفاتك إلكترونيًا. وبالتالي ، لن تحتاج إلى خزائن الملفات الفولاذية باهظة الثمن أو مستودع أو قبو خارج الموقع لمستنداتك.

---

إذا كنت تعمل مع الفواتير والإيصالات أو كنت تقلق بشأن التحقق من الهوية ، فتحقق من شبكات Nanonets التعرف الضوئي على الحروف عبر الإنترنت or مستخرج نص PDF لاستخراج نص من مستندات PDF مجانا. انقر أدناه لمعرفة المزيد عن حلول أتمتة المؤسسات النانونية.

---

اختيار البرنامج المناسب

مع تزايد التحول الرقمي ، حان الوقت للاستثمار في نظام إدارة المستندات لعملك. يقوم DMS بأكثر من مجرد تحويل ملفاتك إلى ملفات رقمية. كما يوفر لك الأدوات والوظائف لتبسيط إدارة المستندات داخل مؤسستك. فوائده العديدة تجعله أداة أساسية لشركتك إذا كنت تريد أن تظل ملائمًا وتنافسيًا في السوق.

ومع ذلك ، فإن اختيار أفضل برامج إدارة المستندات لعملك يتطلب فهمًا عميقًا لما تحتاجه شركتك ونوع DMS المناسب لها. لذا تأكد من استكشاف خياراتك وتجربتها بنفسك.

---

النانو OCR و OCR عبر الإنترنت لديها الكثير من الاهتمام استخدم حالات tيمكن أن تحسن أداء عملك ، وتوفر التكاليف وتعزز النمو. اكتشف كيف يمكن تطبيق حالات استخدام Nanonets على منتجك.

---