কর্মচারী পর্যবেক্ষণ: 'বসওয়্যার' কি আপনার কোম্পানির জন্য সঠিক?

গোপনীয়তা, ব্যবসা নিরাপত্তা

কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার উত্পাদনশীলতা বাড়াতে পারে, এটি একটি সম্ভাব্য গোপনীয়তা মাইনফিল্ডও হতে পারে এবং এটি আপনার কর্মীদের সাথে আপনার সম্পর্ককে প্রভাবিত করতে পারে

ফিল মুনকাস্টার

29 জুন 2023  •  , ২ মিনিট. পড়া

কর্মক্ষেত্রে জিনিসগুলি সর্বদা মসৃণভাবে চলতে পারে না এবং বস এবং কর্মীরা সবসময় অনেক কিছুর দিকে চোখ নাও দেখতে পারে। তবে শহরে আরেকটি "হুমকি" থাকতে পারে: দূরবর্তী কর্মচারী পর্যবেক্ষণ। কিছু ক্ষেত্রে, কর্মচারী নজরদারি সফ্টওয়্যার, যাকে "ও বলা হয়"বসওয়্যার” এবং “ট্যাটলওয়্যার”, নিয়োগকর্তা এবং কর্মচারীদের মধ্যে বিভেদ চালানোর হুমকি দেয়।

ভালভাবে সম্পন্ন করা হলে, বসওয়্যার একটি সংস্থাকে চুরি এবং আইনি ঝুঁকি থেকে দূরে রাখতে সাহায্য করতে পারে এবং এমনকি উত্পাদনশীলতার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ উন্নতি চালাতে পারে। কিন্তু এটি একটি গোপনীয়তা মাইনফিল্ড যা আপনার কর্মচারীদের অবনমিত করতে এবং আপনার সংস্থাকে মামলার মুখোমুখি হতে পারে।

তবুও নতুন করে যে কোন জায়গা থেকে কাজ, এটি ক্রমবর্ধমানভাবে পরিচালকদের জন্য তাদের বিতরণকৃত কর্মশক্তি নিরীক্ষণের জন্য প্রলুব্ধকর। ঝুঁকির মধ্যে যা আছে তা বিবেচনা করে, কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বিবেচনা করে যে কোনও সংস্থার জন্য সতর্ক পরিকল্পনা করা উচিত।

বসওয়্যার কি?

বসওয়্যার হল বিভিন্ন কর্মচারী ট্র্যাকিং সরঞ্জামগুলির জন্য একটি ছাতা শব্দ। যদিও এই ধরনের সফ্টওয়্যারের কার্যকারিতা পরিবর্তিত হয়, উচ্চ স্তরে এটি ট্র্যাক করবে একজন কর্মী দিনের বেলা কোন প্রোগ্রামগুলি এবং কতক্ষণ ব্যবহার করছে৷ আরও অনুপ্রবেশকারী নজরদারি কর্মীর স্ক্রীন রেকর্ড করতে পারে এবং তাদের কীস্ট্রোকগুলি লগ করতে পারে। বসওয়্যার আদর্শভাবে একজন কর্মচারীর পিসি বা ডিভাইসে তাদের সুস্পষ্ট জ্ঞান এবং সম্মতিতে ইনস্টল করা হবে, যদিও এটি সর্বদা হয় না।

কর্মচারী নিরীক্ষণ আপনি ভাবতে পারেন তার চেয়ে বেশি জনপ্রিয়, মহামারী দ্বারা প্ররোচিত দূরবর্তী কাজের বৃদ্ধি দ্বারা চালিত। এক গবেষণায় দেখা গেছে যে 60% কোম্পানী যাদের দূরবর্তী কর্মীদের সাথে এখন কিছু ধরণের বসওয়্যার ব্যবহার করে এবং তাদের মধ্যে 88% সফ্টওয়্যার স্থাপন করার পরে কর্মীদের বরখাস্ত করেছে। এটি হতে পারে কারণ অর্ধেকেরও বেশি (53%) কর্মী যাদের কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ করা হয়েছিল তারা প্রতিদিন তিন বা তার বেশি ঘন্টা অ-কাজ ক্রিয়াকলাপে ব্যয় করছে।

পর্যবেক্ষণ কভার করতে পারে:

• ইমেল (সামগ্রী এবং প্রেরক/প্রাপক)
• ব্রাউজারের ইতিহাস
• অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার
• কম্পিউটার স্ক্রিন এবং কীস্ট্রোক
• ওয়েবক্যামে
• টেলিফোন ব্যবহার এবং কল বিষয়বস্তু
• সিসিটিভি ফুটেজ (অফিসে)
• জিপিএস যানবাহন ট্র্যাকিং
• ব্যাজ অবস্থান ট্র্যাকিং অ্যাক্সেস
• গুরুত্বপূর্ণ লক্ষণ এবং মেজাজ ফিটনেস ট্র্যাকিং

খুঁটিনাটি

বসওয়্যার অ্যাডভোকেটরা বলছেন যে মনিটরিং সফ্টওয়্যারের ন্যায়সঙ্গত ব্যবহার তাদের সংস্থাকে বিভিন্ন উপায়ে সাহায্য করতে পারে, যার মধ্যে রয়েছে:

• অনুসরণকরণ কর্মশক্তির মধ্যে চাপের মাত্রা
• উৎপাদনশীলতা বাড়াতে সাহায্য করা - কোন কর্মীদের মনোযোগের অভাব রয়েছে এবং কোনটি অপ্টিমাইজ করা যেতে পারে এমন ম্যানুয়াল, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিতে খুব বেশি সময় ব্যয় করছে তা দেখিয়ে
• প্রত্যেকে তাদের ওজন টানছে তা নিশ্চিত করে একটি সুন্দর কর্মক্ষেত্র তৈরি করা
• ইচ্ছাকৃত/দুর্ঘটনাজনিত ডেটা ফাঁস এবং দুর্বল নিরাপত্তা পরিচ্ছন্নতার ঝুঁকি হ্রাস করা

অন্য দিকে, সম্ভাব্য খারাপ দিক রয়েছে, যেমন:

• কর্মচারীরা সমাধান খুঁজে পেতে পারে, এইভাবে কোনো সম্ভাব্য সুবিধা অস্বীকার করে
• সীমিত কম্পিউটার/ডিভাইস-ভিত্তিক ট্র্যাকিং চিন্তাভাবনা, সমস্যা সমাধান এবং অন্যান্য অ-ডিজিটাল কাজগুলি রেকর্ড করতে ব্যর্থ হতে পারে - পরিচালকদের কর্মীদের উত্পাদনশীলতার একটি অদৃশ্য দৃষ্টিভঙ্গি দেয়
• এটি স্ট্রেস লেভেলকে ক্র্যাঙ্ক করে, এবং কর্মীদের অবনতি এবং মনোবল হ্রাস করতে পারে
• নিয়োগকর্তার জন্য গোপনীয়তা এবং আইনি প্রভাব

আইনি এবং গোপনীয়তার প্রভাব

আধুনিক গোপনীয়তা এবং ডেটা সুরক্ষা আইনগুলি বসওয়্যার স্থাপন করতে চায় এমন সংস্থাগুলির জন্য ঝুঁকির একটি অতিরিক্ত স্তর যুক্ত করে৷ এটা গুরুত্বপূর্ণ যে কোনো স্কিম স্থানীয় আইন ও প্রবিধানের সাথে সঙ্গতিপূর্ণভাবে বাস্তবায়িত হয়।

• ইইউ-ব্যাপী জিডিপিআর না কর্মক্ষেত্র নিরীক্ষণের অনুমতি দিন, কিন্তু নির্দেশিকাগুলির একটি নির্দিষ্ট সেটের মধ্যে। সংস্থাগুলিকে অবশ্যই তাদের কর্মীদের যে কোনও কর্মচারী পর্যবেক্ষণ স্কিম সম্পর্কে অবহিত করে স্পষ্ট নীতি তৈরি করতে হবে এবং মোতায়েনকে যতটা সম্ভব বাধাহীন করার জন্য কঠোর পরিশ্রম করতে হবে। ইন্টারনেট ব্যবহার এবং যোগাযোগ বিষয়বস্তুর মতো বিষয়গুলির গোপন, সম্পূর্ণ নিরীক্ষণ অনুমোদিত নয়৷ যে সংস্থাগুলি ইমেলের মতো ব্যক্তিগত যোগাযোগগুলি নিরীক্ষণ করতে চায় তাদের অবশ্যই এটি করার জন্য একটি স্পষ্ট আইনি ভিত্তি রূপরেখা দিতে হবে। এবং যে কোনও কর্মচারীর ডেটা সুরক্ষিত করার জন্য কঠোর নিয়ম রয়েছে, এটি নিশ্চিত করা যে এটি শুধুমাত্র সেই উদ্দেশ্যেই ব্যবহার করা হয়েছে যেগুলির জন্য এটি সংগ্রহ করা হয়েছিল এবং শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ করা হয়েছে, প্রয়োজনীয় ন্যূনতম সময়ের জন্য।
• মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে, ফেডারেল গোপনীয়তা আইন ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশন প্রাইভেসি অ্যাক্ট (ECPA) ইমেলের মতো ইলেকট্রনিক যোগাযোগের নিরীক্ষণের অনুমতি দেয় যতক্ষণ না এটি বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে এবং কাজ-ইস্যু করা ডিভাইস/কম্পিউটারে করা হয়। এটি সোশ্যাল মিডিয়া এবং ইন্টারনেট কার্যকলাপের নিরীক্ষণ এবং এমনকি কীলগিং এবং স্ক্রিন রেকর্ডিংকেও অনুমোদন দেয়। যাইহোক, যদিও ফেডারেল আইনে এই ধরনের কার্যকলাপের পূর্বে বিজ্ঞপ্তির প্রয়োজন হয় না, কিছু রাষ্ট্রীয় আইন কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বাস্তবায়নের আগে নিয়োগকর্তাদের সম্মতি পাওয়ার দাবি করতে পারে। সংস্থাগুলি তাদের সংগ্রহ করা যে কোনও ডেটার সুরক্ষার জন্যও দায়বদ্ধ এবং সকলের অবশ্যই কর্মচারী পর্যবেক্ষণের বিষয়ে একটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত নীতি থাকতে হবে।

ন্যায্য কর্মীদের পর্যবেক্ষণ অনুশীলন বাস্তবায়ন

উপরোক্ত থেকে এটা স্পষ্ট হওয়া উচিত যে কর্মচারী মনিটরিং একটি কর্মক্ষেত্রে হালকাভাবে নেওয়ার উদ্যোগ নয়। কোন দুটি সংস্থা বা আইনি কাঠামো একই রকম নয়, তবে কিছু উচ্চ-স্তরের সেরা অনুশীলনগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:

• স্কিমটি বাস্তবায়নের জন্য বৈধ ভিত্তি বিবেচনা করুন এবং রূপরেখা করুন।
• নিশ্চিত করুন যে নিরীক্ষণ প্রয়োজনীয় এবং আনুপাতিক এবং আপনার কর্মচারীদের জীবনে অতিরিক্ত হস্তক্ষেপ না করে।
• আপনার পর্যবেক্ষণের পরিমাণ বিবেচনা করুন। এতে কি ইমেল, অ্যাপ এবং ইন্টারনেট ব্যবহার এবং কল অন্তর্ভুক্ত থাকবে? আইনি ঝামেলা এড়াতে, কর্মীদের ব্যক্তিগত বিষয়ের জন্য শুধুমাত্র তাদের ব্যক্তিগত ডিভাইস এবং কর্পোরেট বিষয়গুলির জন্য শুধুমাত্র কাজের ডিভাইসগুলি ব্যবহার করার জন্য স্মরণ করিয়ে দেওয়া কার্যকর হতে পারে।
• কর্মীদের সাথে যতটা সম্ভব স্বচ্ছ হোন আপনি কি করার পরিকল্পনা করছেন এবং কেন - একটি পরিষ্কার এবং মানসম্মত নীতিতে সম্পূর্ণ নথিভুক্ত।
• নিশ্চিত করুন যে কোনও সংগৃহীত ডেটা ক্ষতি, ক্ষতি বা চুরি থেকে সুরক্ষিত এবং এটি শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের কাছে দৃশ্যমান।
• সংগৃহীত ডেটা মুছে ফেলার সাথে সাথে এটির আর প্রয়োজন নেই বলে ডেটা মিনিমাইজেশন অনুশীলনগুলি অনুসরণ করুন।
• কর্মীদের পর্যবেক্ষণের বিকল্পগুলি বিবেচনা করুন যেমন প্রশিক্ষণ সেশন এবং/অথবা নিয়মিত কর্মক্ষমতা পর্যালোচনা।
• মনিটরিং প্রতিষ্ঠান জুড়ে প্রয়োজনীয় কিনা বা এটি ব্যবসার একটি ছোট অংশে সীমাবদ্ধ করা যেতে পারে কিনা তা বিবেচনা করুন।

সর্বোত্তম নীতিগুলি সংস্থার ব্যবসায়িক চাহিদা এবং এর কর্মীদের গোপনীয়তার অধিকারের মধ্যে একটি কঠিন কিন্তু প্রয়োজনীয় ভারসাম্য রক্ষা করবে। একটি নতুন হাইব্রিড কাজের যুগে কর্মীদের বোর্ডে রাখার জন্য স্বচ্ছতা এবং সংলাপ চাবিকাঠি।