ক্রয় প্রক্রিয়া কি?

ব্যবসা চালানোর অন্তর্নিহিত প্রকৃতির জন্য আপনাকে সবচেয়ে সাধারণ, দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপগুলিকে প্রক্রিয়া- বা সিস্টেম-ভিত্তিক কাঠামোতে রূপান্তরিত করার দাবি করে, জালিয়াতি প্রতিরোধ, এবং আপনার জাহাজ মসৃণভাবে চলমান রাখা. সেই লক্ষ্যে, যদিও আপনি একটি কার্ড সোয়াইপ করতে বা বাড়িতে পণ্য বা পরিষেবা কেনার সময় নগদ হস্তান্তর করতে অভ্যস্ত, একটি কর্পোরেট কাঠামোর অংশ হিসাবে একই প্রাপ্তি একটি সাধারণ লেনদেনকে পরিণত করে ক্রয় প্রক্রিয়া

 

কিন্তু, যদিও ক্রয়টি দীর্ঘতর এবং নির্বিকারভাবে একটি কার্ড সোয়াইপ করার চেয়ে বেশি সময় এবং মনোযোগের দাবি করে, এটি কঠিন বা অপ্রীতিকর হতে হবে না। আপনি যদি অনুরূপ ভূমিকায় অভিজ্ঞ হন, বিশেষ করে আমলাতান্ত্রিক কার্যাবলী পরিচালনায় পারদর্শী হন, অথবা আজকের স্বয়ংক্রিয় সংগ্রহের প্ল্যাটফর্মের অনেকগুলি সুবিধা পান, তাহলে আপনি একজন হয়ে উঠার পথে ভাল আছেন ক্রয় প্রো.

কিন্তু আপনাকে প্রথমেই প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়ার অন্তর্ভুক্ত, প্রকিউরমেন্ট পদ্ধতি, প্রকিউরমেন্ট প্রসেস স্টেপস, এবং প্রকিউরমেন্টের সাথে যুক্ত সাধারণ সমস্যাগুলি - সেইসাথে সেগুলির মাধ্যমে নেভিগেট করার কৌশলগুলি সম্পর্কে একটি দৃঢ় ধারণা থাকতে হবে।

প্রকিউরমেন্ট কি?

প্রকিউরমেন্ট হল আপনার ব্যবসার পক্ষে সামগ্রী, পণ্য বা পরিষেবাগুলি অর্ডার করার জন্য আনুষ্ঠানিক, কোডিফাইড এবং প্রক্রিয়া-ভিত্তিক কৌশল। প্রকিউরমেন্ট প্রায়ই একটি গভীর বিক্রেতার সংযোগের সাথে যুক্ত বাক্যাংশ, তাই আপনার সরবরাহকারীদের সাথে জড়িত হয়ে আপনার বিক্রেতা সংগ্রহ প্রক্রিয়া পরিচালনা করা সর্বোত্তম।

অতীতে, ক্রয় ছিল একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া যা কাগজপত্রের রম এবং সর্বকালের সবচেয়ে মূল্যবান কর্মক্ষেত্রের পণ্যের দাবি করত। এমনকি ডিজিটাল স্প্রেডশীট এবং ইমেলের মতো সাম্প্রতিক উন্নয়নগুলিও আজ কর্পোরেট গতির সাথে মেলে খুব ধীর এবং যদি ক্রয় অপ্টিমাইজ করা না হয় তবে আপনার নীচের লাইনে একটি উপাদান প্রভাব ফেলতে পারে৷   

শেষ পর্যন্ত, ক গুণমান সংগ্রহের কৌশল আপনার চাহিদাগুলি (উপাদান, ভাল, পরিষেবা, ইত্যাদি) একটি অপ্টিমাইজ করা ওয়ার্কফ্লোগুলির সাথে মেলে যা খরচ কমায়, দ্রুত কার্যকর করে এবং আপনার বিক্রেতা দলগুলির সাথে আপনার কোম্পানিকে দুর্দান্ত শর্তে রাখে।

সংগ্রহের ধরন

সংগ্রহের সময় সুনির্দিষ্ট ব্যাপকভাবে পরিসরে, আপনার কোম্পানির সংগ্রহ সম্ভবত তিনটি প্রাথমিক ছাতার মধ্যে একটির অধীনে পড়বে:

সরাসরি সংগ্রহ

এটি কার্যকরভাবে আপনার আয়ের বিবরণী পন্যের দাম প্রতিফলিত করে ডাইরেক্ট প্রকিউরমেন্ট যেকোন বস্তুগত বস্তুর ক্রয়কে অন্তর্ভুক্ত করে যা সরাসরি আপনার শীর্ষ-লাইন আয় এবং বিক্রয়ে অবদান রাখে। আপনার শিল্পের উপর নির্ভর করে, এটি উত্পাদনের জন্য কাঠ বা পুনরায় বিক্রয়ের জন্য পাইকারি তালিকার মতো কাঁচামাল হতে পারে।

পরোক্ষ সংগ্রহ 

এই আইটেম অধীন পড়া হবে এসজি ও এ আপনার আয় বিবরণী খরচ. তারা দৃঢ়-অভ্যন্তরীণ ব্যবহারের জন্য কেনা, ক্রয় করা এবং সংগ্রহ করা যেকোনো কিছু অন্তর্ভুক্ত করে। আইটেমগুলির মধ্যে একটি সম্মেলনের জন্য বিমান ভাড়া, নতুন অফিসের আসবাবপত্র বা জল এবং বিদ্যুতের মতো প্রতিদিনের ইউটিলিটিগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয়, পরোক্ষ সংগ্রহের আইটেমগুলি সরাসরি আপনার রাজস্বকে প্রভাবিত করে না। 

সেবা সংগ্রহ

চূড়ান্ত সংগ্রহের প্রকারের মধ্যে এমন কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকে যা আপনার কর্মচারী বা কোম্পানির আউটপুট, দক্ষতা বা কাজের গুণমানকে উন্নত করে। এর মধ্যে রয়েছে সফ্টওয়্যার সাবস্ক্রিপশন, এককালীন পরামর্শ পরিষেবা, এমনকি ব্যস্ত ব্যবসা চক্র কভার করার জন্য অস্থায়ী ঠিকাদার।

প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়া কি?

ক্রয় প্রক্রিয়া বিক্রেতা সংগ্রহ কার্যকর করার জন্য আপনার ফার্মের নির্দিষ্ট স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (SOP) বর্ণনা করে। একটি আনুষ্ঠানিক ক্রয় প্রক্রিয়া কোডিফাই করা, চারপাশে নগদ নিক্ষেপ করা বা প্রতিটি কর্মচারীকে একটি চার্জ কার্ড দেওয়ার তুলনায়, কয়েকটি নির্দিষ্ট এবং পরিমাণযোগ্য সুবিধা রয়েছে:

1. এটি জালিয়াতি, অপচয় এবং অপব্যবহার প্রতিরোধ করে।
2. এটি নিয়ন্ত্রক সম্মতির জন্য একটি কাগজ লেজ বজায় রাখতে সাহায্য করে।
3. সময়ের সাথে সাথে, ক্রয় প্রক্রিয়াগুলি ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করা অদক্ষতা বা সাংগঠনিক বর্জ্যগুলি ছাঁটাই করার জন্য উন্মোচিত করে, শেষ পর্যন্ত আপনার নীচের লাইনের উন্নতি করে।

আবার, আপনার নির্দিষ্ট বিক্রেতা সংগ্রহ প্রক্রিয়া SOP, আপনার ভূমিকা এবং আপনার কোম্পানির শিল্প অনুযায়ী পরিবর্তিত হবে। আপনি যদি সফল হন, তবে, একটি দুর্দান্ত ক্রয় প্রক্রিয়া: 

1. আপনার কোম্পানি এবং সরবরাহকারীদের মধ্যে একটি ভাগ করা বোঝাপড়া তৈরি করে, যেখানে প্রতিটি পক্ষ পারস্পরিক সম্মত নিয়ম এবং সিস্টেমগুলি অনুসরণ করে।
2. কর্মপ্রবাহকে দক্ষ এবং দ্রুত করার জন্য যথেষ্ট ঝুঁকে রেখে বর্জ্য ছাড়াই মানসম্পন্ন ক্রয় নিশ্চিত করতে কর্মচারী এবং ব্যবস্থাপনার সাথে যথেষ্ট টাচপয়েন্ট রয়েছে।
3. ফাইলিং এবং স্টোরেজ প্যারামিটার রয়েছে যা কার্যকরভাবে প্রক্রিয়ার মধ্যে থাকা ধাপগুলি থেকে ডকুমেন্টেশন সংগঠিত এবং বজায় রাখে।

প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়ার ধাপ: এটি কিভাবে কাজ করে?

যেহেতু আমরা নিশ্চিত করছি যে আমাদের ক্রয় প্রক্রিয়া জড়িত পদক্ষেপগুলির ডকুমেন্টেশন বজায় রাখে, তাই আমাদের সেগুলিও কভার করতে হবে। মনে রাখবেন - আপনার নির্দিষ্ট সংগ্রহের পদক্ষেপগুলি পরিবর্তিত হতে পারে, তবে সম্ভবত একটি খুব অনুরূপ কাঠামো অনুসরণ করবে:

1. প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করুন: কোম্পানির মধ্যে, একজন কর্মচারী বা ব্যবস্থাপক একটি প্রয়োজন সনাক্ত করে এবং একটি দিয়ে ক্রয় বন্ধ করে দেয় অনুরোধ.
2. ফরমাশ - পত্র: সূচনাকারী কর্মচারী সম্পূর্ণ করবে ফরমাশ - পত্র পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের জন্য চেইন পাঠানোর আগে।
3. অনুরোধ: অনুমোদন কর্তৃপক্ষের দ্বারা অনুমোদিত হলে, কোম্পানির ঠিকাদারি দল ক্রয়ের অনুরোধ শুরু করে। প্রয়োজনীয়তা কতটা জটিল তার উপর নির্ভর করে, আপনি একটি দিয়ে শেষ করতে পারেন উদ্ধৃতি জন্য অনুরোধ (RFQ) খুব সহজ, সহজবোধ্য ক্রয়ের ক্ষেত্রে বা আপনি যদি একটি বড় সিস্টেম বা জটিল পরিষেবা সংগ্রহ করেন তবে প্রস্তাবের জন্য একটি সম্পূর্ণ অনুরোধ (RFP)।
4. মূল্যায়ন এবং চুক্তি কিকঅফ: একবার আপনার দল সমস্ত প্রস্তাব এবং বিড মূল্যায়ন করলে, আপনি তা করবেন একটি বিক্রেতা নির্বাচন করুন, সমস্ত আবেদনকারীদের অবহিত করুন এবং সরবরাহকারীকে অনবোর্ডিং শুরু করুন। চুক্তি এবং আইনি ডকুমেন্টেশন শেষ হলে এটিও হয়। পর্যায় শেষ হয় যখন সরবরাহকারী তাদের গ্রহণ করে এবং স্বাক্ষর করে ক্রয় আদেশ (পিও)।
5. অর্ডার চক্র: তারপর, আপনার কোম্পানির এসওপির উপর নির্ভর করে, আপনি রাউটিং করার আগে আইটেম এবং চালান পাবেন চালান অনুমোদন কর্মপ্রবাহ এবং সম্পূর্ণ অর্থ প্রদান। আইটেম সংগ্রহ করা এবং আপনার কোম্পানি কীভাবে পরিচালনা করে তার উপর ভিত্তি করে এই পদক্ষেপটি জটিলতার মধ্যে পরিবর্তিত হয় পরিশোধযোগ্য হিসাব লেনদেন।
6. ডকুমেন্টেশন এবং রেকর্ড ব্যবস্থাপনা: তারপর আপনি নিশ্চিত করবেন যে সমস্ত কাগজপত্র সঠিকভাবে সম্পন্ন হয়েছে এবং সংরক্ষণ করার আগে - আমরা কয়েক দশকের পুরানো সংগ্রহের ডেটা ব্যাংকার বাক্সে রাখার পরিবর্তে একটি মানসম্পন্ন ডিজিটাল স্টোরেজ প্ল্যাটফর্ম খোঁজার পরামর্শ দিই, যদিও!

প্রকিউরমেন্টের সময় ব্যবসার মুখোমুখি হওয়া সাধারণ চ্যালেঞ্জ

 দুই জনের বেশি লোকের সাথে জড়িত যেকোনো কিছুর মতো, ক্রয় আপনার এন্টারপ্রাইজের জন্য কিছু অনন্য চ্যালেঞ্জ তৈরি করে – বিশেষ করে যদি আপনি সম্ভাব্য ত্রুটিগুলি সম্পর্কে সচেতন না হন এবং সক্রিয়ভাবে তাদের সমাধান করার পরিকল্পনা না করেন।

আনসিঙ্ক্রোনাইজড বিক্রেতা এবং সরবরাহকারী সম্পর্ক

কর্পোরেট বিশ্বে একটি ভাল তেলযুক্ত মেশিনের একটি বৈশিষ্ট্য হল আপনার বিক্রেতাদের সাথে ব্যাপক এবং ফলপ্রসূ সম্পর্ক। আপনার কোম্পানির সরবরাহকারীর সাথে থাকা প্রতিটি টাচপয়েন্ট - অনবোর্ডিং, ইনভয়েস ম্যানেজমেন্ট এবং আরও অনেক কিছু - সেই সম্পর্ক উন্নত বা অবনমিত করার সুযোগ।

পরিশেষে, মানসম্পন্ন ক্রয় ব্যবস্থাপনা সম্পর্কের গুণমানকে উচ্চ রাখার দিকে অনেক দূর এগিয়ে যায়। প্রাথমিক অনুরোধ এবং অনবোর্ডিং এর পরে, আপনার ক্রয় কার্যপ্রবাহ বিক্রেতা দেখে আপনার অপারেশনের সবচেয়ে ঘন ঘন অংশ হতে পারে। আপনি কি চান যে আপনার সরবরাহকারী যখন তাদের প্ল্যাটফর্মে একটি ক্রয়ের অর্ডার ফিল্টার দেখে উত্তেজিত হয়, নাকি আপনি কল্পনা করবেন যে তারা অন্য অপ্রয়োজনীয় জটিল এবং জটিল ক্রয় চক্রের মুখোমুখি হওয়ার কারণে তাদের হতাশায় দীর্ঘশ্বাস ফেলবে? 

যদিও বিক্রেতা ব্যবস্থাপনা শুধুমাত্র একটি ভাল ব্যবসা, তবে ক্রয়ের মান উচ্চ রাখা ডিসকাউন্ট, মূল্য বিক্রয়ের প্রথম সুযোগ এবং চুক্তি পুনর্নবীকরণের জন্য একটি ভাল আলোচনার অবস্থানকে প্ররোচিত করে। 

জালিয়াতি, অপচয় এবং অপব্যবহার

 যদিও একটি আনুষ্ঠানিক ক্রয় প্রক্রিয়া একটি কর্মক্ষেত্রের মধ্যে স্পষ্ট জালিয়াতিকে অস্বীকার করে, মানব প্রকৃতি (এবং মানবিক ত্রুটি) কখনও কখনও অপচয় বা অপ্রয়োজনীয় ব্যয় তৈরি করে। এটিকে কখনও কখনও ম্যাভেরিক খরচও বলা হয়, যা প্রবর্তক এবং তাদের অর্ডারকৃত আইটেমগুলির উপর কিছু চেক থাকলে প্রচলিত হয়।

ম্যাভেরিক খরচ, তার প্রকৃতি দ্বারা, দুর্বল ক্রয় অনুশীলনের একটি ফলাফল। যখন একাধিক কর্মচারীর অচেক করা ব্যয় করার ক্ষমতা থাকে এবং তারা প্যারামিটারের একটি সেটের বাইরে কাজ করে, তখন তারা সহজেই অতিরিক্ত খরচ বা ব্যয় করা শুরু করতে পারে আপনার এন্টারপ্রাইজে মূল্য প্রদানের সাথে সম্পর্কিত নয় – এমনকি সর্বোত্তম উদ্দেশ্যের সাথেও। 

দৃশ্যমানতা এবং ট্র্যাকিং

আমরা কী পরিমাপ করি না তা আমরা বুঝতে পারি না, তবে ম্যানুয়াল প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়াগুলি ব্যবহার করে কোম্পানিগুলি দক্ষতার উন্নতির জন্য ডেটা একত্রিত এবং মূল্যায়ন করার সুযোগ হারানোর ঝুঁকি রাখে। একইভাবে, কম তথ্য এক্সিকিউটিভ এবং ম্যানেজমেন্ট, তারা কম সক্ষম জাহাজ সঠিকভাবে পরিচালনা করতে. 

একই সময়ে, খারাপভাবে ট্র্যাক করা প্রক্রিয়াগুলি বা সীমিত-দৃশ্যমানতা সংগ্রহ নিয়ন্ত্রক এবং সম্মতির ঝুঁকি তৈরি করে যা অডিটের সময় প্রচুর মাথাব্যথা এবং ঝামেলার কারণ হতে পারে।

উপসংহার

 যদিও ক্রয় কঠিন হতে পারে, পরবর্তী প্রজন্মের অর্থ অটোমেশন প্রযুক্তি এমনকি সবচেয়ে জটিল প্রকিউরমেন্ট ওয়ার্কফ্লোকে দ্রুত স্ট্রিমলাইন করছে। আপনি যদি প্রকিউরমেন্ট অটোমেশন সোর্স করছেন বা কোন সুযোগগুলি পাওয়া যায় তা দেখতে চান, মনে রাখবেন যে দুর্দান্ত সংগ্রহ প্ল্যাটফর্মগুলি:

1. সর্বাধিক দৃশ্যমানতার জন্য কর্মচারী, বিক্রেতা, স্টেকহোল্ডার এবং ব্যবস্থাপনাকে একক কর্মপ্রবাহে কেন্দ্রীভূত করুন।
2. ডেটা একত্রিতকরণ এবং এআই-চালিত বিশ্লেষণকে বর্জ্য কমাতে, প্রতিবেদন তৈরি করতে এবং কৌশলগত সিদ্ধান্ত গ্রহণে গাইড করতে সহায়তা করে।
3. আপনার নির্দিষ্ট শিল্প বা নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা অনুসারে সিস্টেমটিকে উপযুক্ত করার জন্য যথেষ্ট কাস্টমাইজযোগ্য এবং সমস্ত কর্মচারীদের সহজেই শিখতে যথেষ্ট ব্যবহারকারী-বান্ধব থাকে।
4. আপনার ইকোসিস্টেমের মধ্যে একীভূত করুন এবং ঠিক তেমনই গুরুত্বপূর্ণভাবে, কার্যকর করার সময় আপনার বিক্রেতাদের স্ট্যাকের সাথে প্রাথমিক বিক্রেতা অনবোর্ডিং.
5. আপনার ক্রয় কার্যপ্রবাহ এবং আর্থিক অবস্থান উন্নত করতে পুনরাবৃত্তিমূলক প্রতিক্রিয়া লুপ তৈরি করুন।

যখন, হ্যাঁ, আপনি পারেন প্রকিউরমেন্ট ওয়ার্কফ্লোগুলি ম্যানুয়ালি চলমান রাখুন, আপনার উচিত নয় - বিশেষ করে জড়িত ঝুঁকির আলোকে এবং নতুন প্ল্যাটফর্মগুলি গ্রহণ করার সহজতা যা ক্রয় প্রক্রিয়াকে একটি হাওয়ায় পরিণত করে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/procurement-process/