চালান প্রক্রিয়াকরণ কি? - চালান প্রক্রিয়াকরণ ব্যাখ্যা করা হয়েছে

চালান প্রক্রিয়াকরণ বা বিল প্রক্রিয়াকরণ হ'ল বিক্রেতার কাছ থেকে পণ্য/পরিষেবা কেনার ব্যবসার শেষের (অনিচ্ছাকৃত) সাথে যুক্ত ক্রিয়াকলাপের পুরো ধারা।

যতটা সহজ শোনাতে পারে - চালান গ্রহণ করুন, সঠিকতা পরীক্ষা করুন, চালান পরিশোধ করুন, লেনদেন বন্ধ করুন - চালান প্রক্রিয়াকরণ, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, একটি সরল কর্মপ্রবাহ নয়। এই প্রক্রিয়ায় যেকোন বিলম্ব বা ব্যাঘাত সরবরাহকারীদের সাথে আপনার সম্পর্কের উপর নেতিবাচক প্রভাব ফেলতে পারে এবং পরিষেবা, সরবরাহ এবং উপকরণের সময়মতো বিতরণকে বাধাগ্রস্ত করতে পারে।

আসুন দেখি কিভাবে ইনভয়েস প্রসেস করা হয় এবং কিভাবে এপি অটোমেশন প্রবাহিত করতে সাহায্য করে চালান পরিচালনা ব্যবসাগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে চালাতে সহায়তা করার জন্য।

চালান প্রক্রিয়াকরণ কি?

চালান প্রক্রিয়াকরণ হল একটি কার্যপ্রবাহ যা একটি সরবরাহকারী চালান পাওয়ার সময় থেকে অ্যাকাউন্ট প্রদেয় দল দ্বারা অনুসরণ করা হয়। এটি একটি বিক্রেতার চালান প্রাপ্তি থেকে যথাযথ চেক এবং অনুমোদনের পরে অর্থ প্রদানের রেকর্ডিং পর্যন্ত সমস্ত পদক্ষেপকে অন্তর্ভুক্ত করে।

চালান প্রক্রিয়াকরণের সমস্ত ধাপ সাফ করার পরেই একটি চালান অর্থপ্রদানের জন্য প্রক্রিয়া করা যেতে পারে। এখানে ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণের ধাপগুলি বিস্তারিতভাবে দেওয়া হল:

চালান প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহ

• একাধিক চ্যানেলের মাধ্যমে পাঠানো চালান সংগ্রহ এবং সংগঠিত করুন: ইমেল, পোস্ট ইত্যাদি।
• চালানের ডেটা ক্যাপচার করুন, সাধারণ লেজার কোডগুলি বরাদ্দ করুন এবং সমর্থনকারী নথিগুলির (পিও বা রসিদ) সাথে চালানের ডেটা মেলান৷
  • অমিলের ক্ষেত্রে, চালানটি বিক্রেতার কাছে ফেরত দেওয়া হয়।
• অভ্যন্তরীণ খরচ নীতির উপর ভিত্তি করে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করার জন্য অনুমোদিত অনুমোদনকারীদের চালান পাঠান।
• ওয়্যার ট্রান্সফার, ACH এর মাধ্যমে পেমেন্ট সেট আপ করুন বা অনুমোদিত ইনভয়েস চেক করুন।
• আপনার ERP বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে পেমেন্ট রেকর্ড করুন।

প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলিকে চিনতে এবং বৈধ অর্থপ্রদান পূরণের জন্য নগদ প্রবাহকে অপ্টিমাইজ করার জন্য একটি সুবিন্যস্ত চালান প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷

চালান প্রক্রিয়া কিভাবে?

মাঝারি এবং বড় আকারের কোম্পানিগুলিতে, চালান প্রক্রিয়াকরণ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় (এপি) প্রক্রিয়ার অংশ। পদ্ধতি চালান পরিচালনা শুধুমাত্র নগদ-প্রবাহ সংগঠিত করার জন্য নয়, সময়মত সংগ্রহ নিশ্চিত করার জন্য বিক্রেতা এবং সরবরাহকারীদের পরিচালনার জন্যও গুরুত্বপূর্ণ।

চালানের প্রচলিত প্রক্রিয়াকরণে নিম্নলিখিত মৌলিক পদক্ষেপগুলি জড়িত:

• বিক্রেতার কাছ থেকে প্রাপ্ত চালানের মূল্যায়ন: একটি পণ্য বা পরিষেবার জন্য একটি বিক্রেতার কাছ থেকে প্রথমে একটি চালান গৃহীত হয় যা সাধারণত একটি ক্রয় আদেশের (পিও) মাধ্যমে অর্ডার করা হয়। অ্যাকাউন্টের প্রদেয় চালান প্রক্রিয়াকরণ কর্মীরা একটি শনাক্তকারী কোড (সাধারণ লেজার বা জিএল কোড) সহ লেজারে চালান রেকর্ড করে।
• ইনভয়েস ম্যাচিং: ইনভয়েসে থাকা ডেটা, যার মধ্যে পণ্য/পরিষেবার অর্ডার করা হয়েছে, দাম সম্মত হয়েছে, ডেলিভারির তারিখ ইত্যাদি, মূল PO-এর সাথে তুলনা করা হয়। যদি পণ্য/পরিষেবার ডেলিভারির পরে চালান উত্থাপিত হয়, তবে চালানের বিবরণও ডেলিভারি রসিদের বিবরণের সাথে মিলে যায়। এই "টিhree-ওয়ে ম্যাচিং"প্রশ্নগুলি সম্বোধন করে যেমন:

o অর্থপ্রদানের শর্ত কি মিলছে?

o কোন প্রতিশ্রুত ডিসকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত আছে?

o চালানটি কি যথাযথ ব্যয়ের অ্যাকাউন্টে কোড করা হয়েছে?

o রসিদের পরে কর্মক্ষমতা সংক্রান্ত কোন সমস্যা আছে যা অর্থ প্রদান আটকে রাখার পরোয়ানা দেয়?

• অমিলের জন্য পরীক্ষা করা: চালানের ডেটাতে যেকোন অসঙ্গতি একটি ব্যতিক্রম হিসাবে চিহ্নিত করা হয়। AP কর্মীরা তারপর ত্রুটি/অসঙ্গতি ঠিক করতে কোম্পানির মধ্যে বিক্রেতা এবং সংশ্লিষ্ট বিভাগের সাথে যোগাযোগ করে। একবার ব্যতিক্রম সমাধান হয়ে গেলে, চালানটি বিক্রেতা দ্বারা পুনরায় জারি করা হয় এবং চালান ম্যাচিং প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করা হয়।
• উপযুক্ত অনুমোদন এবং অনুমোদন পান: কোম্পানির নীতির উপর নির্ভর করে, চালানটি যাচাইকরণ এবং অনুমোদনের জন্য পরিচালনার বিভিন্ন স্তরে পাঠানো হয়। প্রয়োজনীয় অনুমোদনের সংখ্যা এবং প্রকৃতি কোম্পানির নীতি এবং আকারের উপর নির্ভর করে। অন্যান্য কারণগুলির মধ্যে রয়েছে সোর্সিং এবং সংগ্রহ প্রক্রিয়া, পণ্যের ধরন এবং চালানের পরিমাণের সাথে জড়িত বিভাগগুলি। উদাহরণস্বরূপ, কিছু কোম্পানি একটি নির্দিষ্ট থ্রেশহোল্ডের চেয়ে বেশি চালানের মানগুলির জন্য ব্যবস্থাপনা-স্তরের অনুমোদন বাধ্যতামূলক করতে পারে।
• চালান অর্থপ্রদান অনুমোদন করুন: সমস্ত স্তরের অনুমোদনের পরে, বিক্রেতার সাথে আলোচনা করা শর্তাবলী অনুসারে চালান প্রদান করা হয়। ব্যবসার কাঠামোর উপর নির্ভর করে অর্থপ্রদান AP বিভাগ, অর্থ বিভাগ বা ক্রয় বিভাগের দায়িত্ব হতে পারে। অর্থপ্রদান পূর্ব-নির্ধারিত শর্তাবলী অনুযায়ী চেক, ওয়্যার ট্রান্সফার বা অন্যান্য পদ্ধতি হিসাবে প্রক্রিয়া করা হয়।
• লেনদেন বন্ধ করা: একবার অর্থপ্রদান করা হয়ে গেলে, সেই নির্দিষ্ট চালানটি বন্ধ হয়ে যায় এবং লেনদেনটি সম্পূর্ণ হিসাবে রেকর্ড করা হয়। ইনভয়েস এবং পেমেন্টের বিশদ ভবিষ্যতের অডিটের জন্য GL-এ সংরক্ষণাগারভুক্ত করা হয়।

---

আপনার ম্যানুয়াল এপি প্রসেস স্বয়ংক্রিয় করতে খুঁজছেন? Nanonets কীভাবে আপনার দলকে এন্ড-টু-এন্ড বাস্তবায়নে সহায়তা করতে পারে তা দেখতে একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন এপি অটোমেশন.

একটি ডেমো তফসিল

[এম্বেড করা সামগ্রী]

---

চালান প্রক্রিয়াকরণে চ্যালেঞ্জ

1. মিস বা হারানো চালান

এটি একটি সমস্যা যখন একটি কোম্পানি দৈনিক ভিত্তিতে একাধিক বিক্রেতা এবং অনেক চালান নিয়ে কাজ করে। হার্ড কপি, স্ক্যান করা পিডিএফ, ওয়ার্ড প্রসেসিং ফাইল ইত্যাদির মতো ইনভয়েসগুলি বিভিন্ন ফরম্যাটে প্রাপ্ত হওয়ার কারণে সমস্যাটি আরও বেড়ে যায়। বিভিন্ন সময়ে এবং প্রায়শই বিভিন্ন কর্মীদের দ্বারা প্রাপ্ত এই বিভিন্ন ধরনের চালানগুলি পরিচালনা করা চ্যালেঞ্জিং হয়ে ওঠে। .

মিসড ইনভয়েস বিলম্বিত অর্থপ্রদান এবং সংশ্লিষ্ট জরিমানা, বিক্রেতার সম্পর্কের টানাপোড়েন, অপারেশনে বিলম্ব এবং নিরীক্ষা সংক্রান্ত সমস্যার দিকে পরিচালিত করে।

2. অমিল বা অনুপস্থিত তথ্য

একটি চালানে গুরুত্বপূর্ণ ডেটা থাকে যেমন কোম্পানির আইডি, ট্যাক্সের তথ্য, সরবরাহ করা পরিষেবা/পণ্য, দাম, ডেলিভারি স্ট্যাটাস ইত্যাদি৷ ইনভয়েসগুলি যদি বিভিন্ন ফর্ম্যাটে থাকে তবে তাদের থেকে সমস্ত বৈধ ডেটা পরীক্ষা করা অসম্ভব না হলে এটি জটিল হয়ে ওঠে৷ সহজে মিস করা কিছু ভুলের মধ্যে রয়েছে:

- গ্রাহকের ভুল নাম ব্যবহার করা

- পরিষ্কারভাবে পণ্য/পরিষেবা আইটেমাইজ না

- অনুরোধ করা ব্র্যান্ডের সাথে মেলে না

- গণনার ত্রুটি

- সঠিক মুদ্রা ব্যবহার না করা

- নির্ধারিত তারিখ উল্লেখ না

- ডিসকাউন্ট বা পেনাল্টি ফি উল্লেখ না

- ট্যাক্স হার ত্রুটি

অনুসারে উদ্যমী অংশীদার, সমস্ত চালানের প্রায় এক-চতুর্থাংশ ব্যতিক্রমগুলির জন্য পতাকাঙ্কিত করা হয় যেগুলি অ্যাকাউন্টের প্রদেয় ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণ কর্মীদের দ্বারা সম্বোধন করা আবশ্যক৷ চালান ভুল আর্থিক এবং সময় উভয় ক্ষতির দিকে পরিচালিত করে।

এটা হয়েছে রিপোর্ট বিলিং ত্রুটির কারণে শুধুমাত্র হাসপাতালগুলি প্রতি বছর প্রায় $68 বিলিয়ন হারায়। কাগজ-ভিত্তিক চালানগুলির ত্রুটিগুলি ঠিক করা বেশ ব্যয়বহুল - চালানের ডেটা সংশোধন করতে খরচ হতে পারে $53.50 গড়ে প্রতি চালান!

ম্যানুয়াল বিল প্রক্রিয়াকরণের সাথে সম্পর্কিত সমস্যাগুলি AP দলের খরচের 30% এর বেশি অবদান রাখে। নির্ভুলতা পরীক্ষা করাও অত্যধিক সময় ব্যয় করে এবং যদি অপর্যাপ্ত বা ভুল পাওয়া যায়, তবে উত্থাপিত ব্যতিক্রমটি সমাধান করতে আরও সময় ব্যয় করবে। এই ধরনের চালান প্রক্রিয়াকরণ বিলম্ব অর্থ প্রদানের সময়সূচীকে প্রভাবিত করে। প্রায় ৫টি কোম্পানির মধ্যে ১টি বিলম্বিত বিক্রেতা অর্থপ্রদানের কারণে অনুকূল শর্তাবলী এবং ছাড়ের হার হারান।

3. অজানা চালানের স্থিতি

প্রসেসিং স্কিমায় একটি চালানের বর্তমান অবস্থা প্রায়ই অজানা থাকে, বিশেষ করে যদি প্রক্রিয়াটির সাথে জড়িত অনেক স্টেকহোল্ডার থাকে। এটা কোথায়? কে এটা অনুমোদন করেছে? এটার আর কি দরকার? কখন পেমেন্ট করা হবে? স্বচ্ছতার অভাবের কারণে এই প্রশ্নগুলো প্রায়ই উঠে আসে।

4. চালান রাউটিং ত্রুটি

এমন একাধিক বিক্রেতা থাকতে পারে যারা দৈনিক ভিত্তিতে একটি কোম্পানিকে অনেক চালান ইস্যু করে। প্রাথমিক চেক করার পর, AP চালান প্রক্রিয়াকরণ দল প্রতিটি চালানকে রাউটিং সারিতে সাজায়। এমনকি সবচেয়ে দক্ষ AP বিশেষজ্ঞ একটি চালান রাউটিং একটি ভুল করতে পারেন. যখন একটি চালান ভুলভাবে রুট করা হয়, তখন এটি অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপের মধ্য দিয়ে যায় - সময় এবং মানুষের প্রচেষ্টার অপচয়। এই "হাই-টাচ" দৃশ্যকল্পটি বিশেষভাবে চাপযুক্ত, বিশেষ করে যখন AP টিমকে পর্যায়ক্রমে বই বন্ধ করতে হবে। এইভাবে, যদিও অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় দলগুলিকে উন্নত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে সোর্সিং এবং সংগ্রহ প্রক্রিয়া, বাস্তবে, তারা জটিল অনুমোদনের পথের মাধ্যমে চালানগুলিকে তাড়া করতে এবং চেইনে ঘটে যাওয়া ফলাফলের ত্রুটিগুলি ঠিক করতে অত্যধিক সময় ব্যয় করতে পারে।

চালান প্রক্রিয়াকরণ সমস্যার ব্যবহারিক প্রভাব

সনাতনদের সমস্যা চালান পরিচালনার প্রক্রিয়া, পূর্ববর্তী বিভাগে তালিকাভুক্ত, একটি কোম্পানির উত্পাদনশীলতা এবং লাভজনকতার উপর গুরুতর প্রভাব ফেলতে পারে:

• দক্ষতা এবং উত্পাদনশীলতা হ্রাস: একটি চালান পরীক্ষা করা, ত্রুটি এবং ব্যতিক্রমগুলি পরিচালনা করা, এর কোর্স ট্র্যাক করা, অনুমোদন পাওয়া এবং চালান পরিশোধ করা সময়সাপেক্ষ প্রক্রিয়া। এই ধরনের কাজগুলিতে "নষ্ট" সময়টি এন্টারপ্রাইজ মূল্যে অবদান রাখে এমন কাজগুলিতে আরও ভালভাবে ব্যয় করা হবে। বিল প্রক্রিয়াকরণের সাথে যুক্ত পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি একটি সংস্থার উত্পাদনশীলতাকে দমিয়ে দিতে পারে।
• কর্মচারী মনোবল এবং সংস্কৃতি: AP কর্মীদের 60% জানা চালান প্রক্রিয়াকরণ তাদের কাজের সবচেয়ে ঘৃণ্য কাজ খুঁজে পান - তাদের অর্ধেকেরও বেশি চাকরি নিয়ে অসন্তোষ কর্মীদের মধ্যে মনোবল এবং উত্সাহ নষ্ট করে। এমনটাই স্বাভাবিক কর্মচারীরা আবিষ্কার তাদের কাজের আকর্ষণীয় দিকগুলিতে সময় ব্যয় করা ফলপ্রসূ। এইভাবে, চালান প্রক্রিয়াকরণ প্রক্রিয়ার জাগতিক কাজগুলি হ্রাস করা এবং একজন কর্মচারীর কাজের চ্যালেঞ্জিং এবং আকর্ষণীয় দিকগুলিতে ব্যয় করা সময় বৃদ্ধি করা কাজের সন্তুষ্টি বাড়াতে পারে এবং এর ফলে কর্মচারী ধরে রাখতে পারে।
• বর্ধিত দায়: চালান প্রক্রিয়াকরণের কার্যপ্রবাহে বিলম্বের ফলে অকার্যকর চালান হতে পারে। এটি সময়ের সাথে অর্জিত দায়, অডিট সময়কালে চাপ বাড়াতে এবং অ-সম্মতির দিকে পরিচালিত করতে পারে। এই সব বটমলাইন প্রভাবিত.
• জালিয়াতির দুর্বলতা: চালান প্রক্রিয়ায় ঘটে যাওয়া কিছু প্রতারণার মধ্যে রয়েছে তৃতীয় পক্ষের জালিয়াতি, শ্রমের অপব্যবহার, ডুপ্লিকেট পেমেন্ট এবং অন্যান্য অভ্যন্তরীণ ত্রুটি। চালান জালিয়াতি অস্বাভাবিক চালান ভলিউম, সরবরাহকৃত পণ্য/পরিষেবা এবং চালানের স্পেসিফিকেশনের মধ্যে অমিল, PO এবং চালানের মধ্যে অমিল এবং কর্মচারীদের সন্দেহজনক আচরণ হিসাবে প্রকাশ হতে পারে। ম্যানুয়াল চালান প্রক্রিয়াকরণ কাজ বিরক্তিকর হতে পারে এবং মানসিক অলসতা হতে পারে। এর ফলে ত্রুটি এবং ডেটা সমস্যার জন্য চালান চেক করার সময় জালিয়াতি মিস হতে পারে। এটি বিশেষ করে সংকটের সময় সত্য। যেমন কোভিড-১৯ মহামারী জানা 2020 সালে চালান জালিয়াতির ঘটনা বৃদ্ধি পেয়েছে। চালান জালিয়াতি ম্যানুয়ালি সনাক্ত করা কঠিন, বিশেষ করে যখন ব্যবসার পরিমাণ বেশি।
• বিকেন্দ্রীভূত চালান প্রক্রিয়াকরণ: একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বা সমন্বিত চালান পরিচালনার কর্মপ্রবাহের অনুপস্থিতি খণ্ডিত প্রক্রিয়ার দিকে পরিচালিত করতে পারে, যার ফলে কেন্দ্রীভূত দৃশ্যমানতা এবং শাসন ব্যাহত হতে পারে।
• স্কেল বাড়াতে বাধা: কোম্পানির বৃদ্ধির সাথে সাথে ম্যানুয়াল বিল প্রসেসিং অবাধ্য হয়ে ওঠে। এইভাবে, একটি ছোট সেটআপের জন্য যা কাজ করে তা ধরে রাখা চালিয়ে যাওয়া সম্প্রসারণ এবং স্কেল করার সম্ভাবনাকে বাধা দেয়। যেকোনো ব্যবসার চূড়ান্ত লক্ষ্য স্থিতাবস্থা বজায় রাখা নয় বরং বৃদ্ধি করা!

---

স্পর্শহীন AP ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করুন এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন সেকেন্ডের ভিতর. এখনই একটি 30-মিনিটের লাইভ ডেমো বুক করুন।

একটি ডেমো তফসিল

---

স্বয়ংক্রিয় চালান প্রক্রিয়াকরণ

চালান প্রক্রিয়াকরণের স্বয়ংক্রিয়তা এই ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার সাথে সম্পর্কিত সমস্ত সমস্যা না থাকলে বেশিরভাগের একটি পরিষ্কার সমাধান দেয়। কিছু পর্যায়ে ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপের সামান্য প্রয়োজনের কারণে "সব না হলে" সতর্কতা দেখা দেয়। তা সত্ত্বেও, প্রক্রিয়াটির পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলির অনেকগুলি স্বয়ংক্রিয়করণ সময় সংরক্ষণ করতে পারে, অর্থ সঞ্চয় করতে পারে, কর্মচারীদের মনোবল রক্ষা করতে পারে এবং ভাল বিক্রেতার সম্পর্ক বজায় রাখতে পারে।

সম্পূর্ণরূপে স্পর্শহীন চালান রাউটিং - স্বয়ংক্রিয়ভাবে রসিদ থেকে বন্ধ পর্যন্ত চালান প্রক্রিয়াকরণ, ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ ছাড়াই - এখনও বিরল৷ ক জরিপ AP প্রক্রিয়ায় জড়িত কর্মীদের মধ্যে পরিচালিত বেশিরভাগ ম্যানুয়াল কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার জন্য একটি অপ্রতিরোধ্য সমর্থন দেখায়।

চালান প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহের কিছু বা বেশিরভাগ কাজের অটোমেশনের কিছু নির্দিষ্ট সুবিধা হল:

• ডেটা সমন্বয়: স্বয়ংক্রিয় চালান প্রক্রিয়াকরণ সরঞ্জামগুলিতে প্রায়ই স্বয়ংক্রিয় ডেটা নিষ্কাশন সরঞ্জাম অন্তর্ভুক্ত থাকে যা চালানগুলি থেকে প্রাসঙ্গিক ডেটা বের করতে পারে এবং সেগুলিকে একটি প্রমিত বিন্যাসে সংরক্ষণ করতে পারে যা পরবর্তী চেক এবং অনুমোদনগুলিতে সহায়তা করবে। অনেক চালান প্রক্রিয়াকরণ সরঞ্জাম অন্তর্নির্মিত OCR মডিউলগুলির সাথে আসে যা চালানগুলি থেকে প্রাসঙ্গিক ডেটা বের করতে পারে। AI-সক্ষম চালান পরিচালনার সরঞ্জাম যেমন ন্যানোনেটকে বিভিন্ন ধরনের চালানের ফর্ম্যাট থেকে নির্দিষ্ট ডেটা বের করার জন্য প্রশিক্ষণ দেওয়া যেতে পারে।
• দ্রুত ত্রি-মুখী মিল: PO এবং রসিদের সাথে চালানের স্বয়ংক্রিয় ত্রি-মুখী তুলনা ম্যানুয়াল যাচাইকরণের চেয়ে দ্রুত কারণ লেনদেনের সাথে প্রাসঙ্গিক সমস্ত ডেটা একই জায়গায় ডিজিটালভাবে সংরক্ষণ করা হয় এবং সহজেই দৃশ্যত বা AI-ভিত্তিক মাধ্যমে তুলনা করা যায় সফটওয়্যার. অটোমেটেড ইনভয়েস প্রসেসিং ওয়ার্কফ্লোগুলি মানুষের হস্তক্ষেপ ছাড়াই স্বয়ংক্রিয় মিলের জন্য ডাটাবেস এবং অন্যান্য অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের সাথে একীভূত করা যেতে পারে।
• স্ট্রীমলাইনড অ্যাপ্রুভাল: ইনভয়েসের স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক পর্যায় থেকে পরের ধাপে চলে যাওয়া এবং অনুমোদনের জন্য রিমাইন্ডার সেট আপ করলে ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণে বিলম্ব এড়াতে পারে। কর্মপ্রবাহে আকস্মিক পরিস্থিতি এবং অনুস্মারক অন্তর্ভুক্ত করা বাধাগুলি দূর করতে পারে। ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর এবং ডিজিটাল ফর্মগুলির একীকরণ প্রক্রিয়ার বিভিন্ন অংশগ্রহণকারীদের কাছ থেকে যেতে যেতে অনুমোদন সক্ষম করতে পারে যাতে অফিসে শারীরিক অনুপস্থিতি অনুমোদন প্রক্রিয়াকে বিলম্বিত না করে।
• প্রক্রিয়া স্বচ্ছতা: ডেটাতে মাল্টি-লেভেল অ্যাক্সেস এবং কেন্দ্রীভূত ডেটা স্টোরেজ স্বচ্ছতার জন্য অনুমতি দিতে পারে। চালান প্রক্রিয়াকরণের অটোমেশন চেকপয়েন্ট বরাবর চালানের অগ্রগতি ট্র্যাক করার জন্য একটি অডিট ট্রেইল তৈরি করে।
• ডেটা নিরাপত্তা: ইনভয়েস ডেটার ডিজিটাইজেশন সাধারণত বৈধতা এবং অনুমোদনের জন্য নথিটিকে শারীরিকভাবে সরানোর সাথে সম্পর্কিত তথ্যের ক্ষতি রোধ করতে পারে। অটোমেশন কোম্পানির সাথে চালান ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহের একীকরণ সক্ষম করতে পারে নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম এবং নিরীক্ষা এবং সংরক্ষণাগারের উদ্দেশ্যে অন্যান্য হিসাবরক্ষণ সরঞ্জাম। এটি নিয়ন্ত্রক সম্মতিতে সহায়তা করে।
• উন্নত ব্যবসায়িক বুদ্ধিমত্তা: স্বয়ংক্রিয় চালান পরিচালনা ক্রয় ডেটা এবং ব্যয়ের সহজ অ্যাক্সেস এবং মূল্যায়ন সক্ষম করতে পারে, যার ফলে আরও ভাল বিশ্লেষণ এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার অনুমতি দেওয়া হয়।
• বিক্রেতা সম্পর্কের রক্ষণাবেক্ষণ: বিলম্বের অনুপস্থিতি এবং চালানগুলির সংগঠিত ব্যবস্থাপনার ফলে সময়মত অর্থ প্রদান, ভাল বিক্রেতা যোগাযোগ এবং এইভাবে বিক্রেতাদের সাথে উত্পাদনশীল সম্পর্ক হয়।
• জালিয়াতি দূর করা: স্বয়ংক্রিয় চালান অনুমোদন কর্মপ্রবাহ কর্মপ্রবাহ জুড়ে চেক স্থাপন এবং দৃশ্যমানতা বৃদ্ধি করে জালিয়াতি দূর করতে পারে। অনিয়মের সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে পতাকাঙ্কিত হতে পারে স্বয়ংক্রিয় ত্রিমুখী ম্যাচ. এবং ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর যাচাইকরণ উভয় অভ্যন্তরীণ/বাহ্যিক জালিয়াতি এবং সংশ্লিষ্ট ক্ষতি প্রতিরোধ করতে পারে।

AP প্রক্রিয়া যা অটোমেশনের জন্য উপযুক্ত

কিছু চালান প্রক্রিয়াকরণ পদক্ষেপ যা অটোমেশন থেকে উপকৃত হবে:

• চালান প্রাপ্তি: বিভিন্ন বিক্রেতাদের কাছ থেকে চালানের বিভিন্ন ফর্ম্যাট প্রাপ্ত হওয়ার প্রেক্ষিতে, চালানের বিভিন্ন প্রাসঙ্গিক ক্ষেত্রগুলির স্বয়ংক্রিয় সনাক্তকরণ চালানের ডিজিটাইজেশন এবং ডেটার আরও ভাল ব্যবস্থাপনায় সহায়তা করবে৷ ওসিআর টুল এখানে কাজে আসে।
• চালান যাচাইকরণ: চালানগুলিতে ডেটা অখণ্ডতা এবং সম্পূর্ণতা পরীক্ষা করার জন্য নিয়মগুলি সেট আপ করা সহজ। ইনভয়েস ডাটাবেসে বিভিন্ন কাস্টম-তৈরি ক্ষেত্রগুলি অসম্পূর্ণ বা অনুপস্থিত তথ্য সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে।
• থ্রি-ওয়ে ম্যাচিং: ইনভয়েসগুলি প্রায়ই একটি PO এর প্রতিক্রিয়া হিসাবে উত্থাপিত হয় এবং প্রায়শই একটি রসিদের সাথে যুক্ত থাকে। এই তিনটি নথি একটি সাধারণ PO নম্বর দ্বারা সংযুক্ত করা হবে৷ চালান, PO এবং রসিদগুলির স্বয়ংক্রিয় ম্যাচিং বৈধকরণ প্রক্রিয়াকে ত্বরান্বিত করবে এবং বিলম্ব ছাড়াই চালানটিকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যাবে৷
• ব্যতিক্রম পরিচালনা: ইনভয়েস পরিচালনায় ব্যতিক্রম এবং প্রান্তের ক্ষেত্রে অস্বাভাবিক নয়। সময় অঞ্চলের পরিবর্তন, একাধিক পুনরাবৃত্ত চার্জ, পূর্ববর্তী মূল্য সমন্বয় এবং পরিবর্তনশীল মাসের দৈর্ঘ্যের কারণে এজ কেস দেখা দিতে পারে। কিছু সফ্টওয়্যার, বিশেষ করে যেগুলি AI দ্বারা চালিত, যেমন Nanonets, এই প্রান্তের কেসগুলি পরিচালনা করতে পারে, যখন কিছু মানুষের হস্তক্ষেপের বিভিন্ন স্তরের প্রয়োজন হয়।
• অনুমোদন প্রক্রিয়া: ডিজিটাল চালানগুলি অনুমোদনের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবস্থাপনা অনুক্রমের সাথে সরানো যেতে পারে। অনুস্মারক সেট আপ চালান প্রক্রিয়া দ্রুত করতে সাহায্য করতে পারে.
• অর্থপ্রদান: ডিজিটাল পেমেন্ট (ওয়্যার-ট্রান্সফার ইত্যাদি) সফ্টওয়্যারে তৈরি করা যেতে পারে যাতে সমস্ত অনুমোদন পাওয়া গেলে বিক্রেতাকে স্বয়ংক্রিয় অর্থ প্রদান করা যায়।
• বিশ্লেষণ: অটোমেশন ব্যয়ের ধরণ এবং বিক্রেতা সম্পর্কের মূল্যায়ন এবং বিশ্লেষণ সক্ষম করতে পারে, যা কোর্স সংশোধন এবং উত্পাদনশীল ব্যবসায়িক সিদ্ধান্তে সহায়তা করতে পারে। এআই-ভিত্তিক সিস্টেমগুলি চালানের সাথে আরও প্রশিক্ষণের সাথে আরও ভাল বিশ্লেষণের অনুমতি দেবে।

---

এই 30-মিনিটের লাইভ ডেমোটি বুক করুন এটি শেষবার করতে যেটি আপনাকে ইআরপি সফ্টওয়্যারে ইনভয়েস বা রসিদ থেকে ডেটা ম্যানুয়ালি কী করতে হবে৷

একটি ডেমো তফসিল

---

বুদ্ধিমান চালান প্রক্রিয়াকরণের জন্য Nanonets

Nanonets হল একটি AI-ভিত্তিক সফ্টওয়্যার যা আপনার ব্যবসার চালান প্রক্রিয়াকরণের ধাপগুলিকে স্বয়ংক্রিয় এবং প্রবাহিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

বিভিন্ন ধরনের চালান ফাইল থেকে ত্রুটি-মুক্তভাবে ডেটা ক্যাপচার করা যায়। Nanonets-এর AI ইঞ্জিনকে প্রকৃত চালান দিয়ে প্রশিক্ষিত করা যেতে পারে, কোডিংয়ের প্রয়োজন ছাড়াই, যা এটিকে কোম্পানির জন্য কাস্টমাইজযোগ্য করে তোলে।  

এটিতে অন্তর্নির্মিত অত্যাধুনিক অ্যালগরিদম এবং বহু-পদক্ষেপ অনুমোদনের জন্য একটি শক্তিশালী অবকাঠামো রয়েছে। Nanonets চালান প্রক্রিয়াকরণ সফ্টওয়্যার অন্যান্য সিস্টেমের সাথে একত্রিত করা যেতে পারে যেমন Mysql ডাটাবেস, QuickBooks, বা Salesforce এবং এটি প্ল্যাটফর্ম অজ্ঞেয়বাদী। এটি সঠিক এবং মাপযোগ্য, আপনার অ্যাকাউন্ট প্রদেয় ইনভয়েস প্রক্রিয়াকরণ দলের জন্য সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে এবং উত্পাদনশীলতা বাড়ায়।

রেষ্টুরেন্ট এবং মোবাইল

চালান প্রক্রিয়াকরণের স্বয়ংক্রিয়তা ক্রয় প্রক্রিয়াকে স্ট্রীমলাইন করে, চালান রুটের স্বচ্ছতা বাড়ায়, সময় এবং অর্থ সাশ্রয় করে, কর্মচারীর উত্পাদনশীলতা বাড়ায় এবং বিক্রেতার সম্পর্ক উন্নত করে। ইনভয়েস ফ্লো অটোমেশন মানব কর্মচারীদের কম জাগতিক, উচ্চ-মূল্যের ক্রিয়াকলাপ যেমন পরিকল্পনা এবং কৌশলীকরণে মনোনিবেশ করতে দেয়। এগুলি, ঘুরে, ব্যবসার সামগ্রিক দক্ষতা এবং লাভজনকতা উন্নত করতে পারে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ডেটা ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• অ্যাড্রিয়েন অ্যাশলির সাথে ভবিষ্যত মিন্টিং। এখানে প্রবেশ করুন.
• PREIPO® এর সাথে PRE-IPO কোম্পানিতে শেয়ার কিনুন এবং বিক্রি করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/