চূড়ান্ত যোগাযোগ কেন্দ্র অটোমেশন গাইড

কন্টাক্ট সেন্টার অটোমেশন টুল আপনার দলকে জাগতিক কাজগুলি দ্রুত মোকাবেলা করতে সক্ষম করে যা প্রায়শই তাদের সময় ব্যয় করে। এটি শুধুমাত্র আপনার ব্যবসায়িক দক্ষতা বাড়ায় না বরং আপনার দলকে সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করার জন্য মুক্ত করে।

যোগাযোগ কেন্দ্রগুলি গ্রাহক-কেন্দ্রিক অপারেশন। সারিতে থাকা গড় সময়, ফার্স্ট কন্টাক্ট রেজোলিউশন (এফআরসি), এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি (সিএসএটি) এর মতো কেপিআইগুলি তাদের সাফল্য নির্ধারণ করতে ব্যবহৃত হয়। এখন, আপনি যদি যেকোন যোগাযোগ কেন্দ্রের প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপগুলি দেখেন, আপনি দেখতে পাবেন যে এজেন্টরা তাদের দিনের জাগলিং কাজগুলি ব্যয় করে যেমন:

• লাইভ চ্যাট পরিচালনা
• গ্রাহক কল হ্যান্ডলিং
• ফলো-আপ ইমেল পাঠানো হচ্ছে
• গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া লগিং
• গ্রাহকের রেকর্ড আপডেট করা হচ্ছে
• গ্রাহকের চাহিদা এবং পছন্দগুলি সনাক্ত করা
• গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া ডকুমেন্টিং
• উপযুক্ত বিভাগে রাউটিং কল
• প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করা এবং ফলো-আপ পরিচালনা করা

এই কাজগুলির মধ্যে কিছু সরাসরি সমর্থন মেট্রিক্সের উন্নতিতে অবদান রাখে না। এবং এই প্রশাসনিক কাজগুলি এই গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহক-মুখী সময়ের মধ্যে খায়।

এখানেই যোগাযোগ কেন্দ্র স্বয়ংক্রিয়তা খেলার মধ্যে আসে পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করার মাধ্যমে, আপনার দল সমস্যা সমাধান এবং গ্রাহকের অভিজ্ঞতা বৃদ্ধিতে আরও মনোযোগ দিতে পারে।

এই বিস্তৃত নির্দেশিকাটি যোগাযোগ কেন্দ্রের অটোমেশন, এর সুবিধা, সর্বশেষ প্রবণতা এবং আপনি কীভাবে এটি আপনার ব্যবসায় প্রয়োগ করতে পারেন তা নিয়ে আলোচনা করবে।

যোগাযোগ কেন্দ্র অটোমেশন একটি পরিচিতি কেন্দ্রে পুনরাবৃত্তিমূলক এবং নিয়মিত কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে সফ্টওয়্যার ব্যবহারকে বোঝায়। এর মধ্যে কল রাউটিং, গ্রাহক ডেটা এন্ট্রি এবং সাধারণ গ্রাহকের প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। লক্ষ্য হল আরও জটিল গ্রাহকের চাহিদার উপর ফোকাস করার জন্য এজেন্টদের সময় খালি করা।

একটি সাম্প্রতিক গবেষণা প্রতিলিপিকারী এবং চাহিদা মেট্রিক সন্দেহের জন্য কোন জায়গা অবশিষ্ট নেই। এটি প্রকাশ করেছে যে 80% ব্যবসায়ী নেতা বছরের মধ্যে অটোমেশন বিনিয়োগ বিবেচনা করছেন। আরও তাই, 91% কন্টাক্ট সেন্টার হেড অটোমেশনকে আগামী বছরের জন্য একটি গুরুত্বপূর্ণ অগ্রাধিকার হিসেবে দেখেন।

কেন অটোমেশন গুঞ্জন? উত্তরটি কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা (AI), প্রাকৃতিক ভাষা প্রক্রিয়াকরণ (NLP), এবং মেশিন লার্নিং (ML)-এর বিস্ফোরক বৃদ্ধির মধ্যে রয়েছে। তারা যোগাযোগ কেন্দ্রগুলির কাজ করার পদ্ধতিকে পুনর্নির্মাণ করছে। থেকে তথ্য ক্যাপচার গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়া পরিচালনা করার জন্য, তারা ন্যূনতম মানব হস্তক্ষেপের সাথে এটি করছে।

ধারাবাহিকভাবে তারকা গ্রাহক পরিষেবা প্রদান করার জন্য, ব্যক্তিগত স্পর্শ, গতি বা কার্যকারিতার সাথে আপস না করে আপনার প্রশ্নের উত্তরগুলি পরিচালনা করার একটি উপায় প্রয়োজন৷

যোগাযোগ কেন্দ্র অটোমেশন টুল পার্থক্য হতে পারে. তারা আপনাকে আরও গ্রাহকের অনুরোধ মোকাবেলা করতে এবং আরও ভাল সম্পর্ক গড়ে তোলার অনুমতি দেয়, সর্বোপরি ব্যক্তিগতকৃত মিথস্ক্রিয়া নিশ্চিত করে যা আপনার ব্র্যান্ডকে প্রশস্ত করে।

অটোমেশন কেন যোগাযোগ কেন্দ্রগুলির জন্য একটি গেম-চেঞ্জার কারণগুলির আরও গভীরে ডুব দেওয়া যাক:

বর্ধিত এজেন্ট উত্পাদনশীলতা

অটোমেশন এজেন্টদের রুটিন কাজের শেকল থেকে মুক্ত করে। তারা ডাটা এন্ট্রি বা কল লগিং দ্বারা বোঝা হবে না. এটি তাদের গ্রাহকদের জটিল সমস্যা সমাধান, ব্যক্তিগতকৃত পরিষেবা প্রদান এবং শক্তিশালী গ্রাহক সম্পর্ক গড়ে তোলার জন্য তাদের শক্তি এবং সময় উৎসর্গ করতে দেয়।

গ্রাহকের অভিজ্ঞতা উন্নত

চ্যাটবট এবং এআই-চালিত ভার্চুয়াল সহকারীরা রুটিন কোয়েরি পরিচালনা করে, গ্রাহকরা দিনের যেকোনো সময় তাত্ক্ষণিক প্রতিক্রিয়া পান। এই 24/7 প্রাপ্যতা উল্লেখযোগ্যভাবে গ্রাহকের অভিজ্ঞতা বৃদ্ধি করে। অধিকন্তু, এটি সঠিক এজেন্টের কাছে অবিলম্বে প্রশ্নগুলি পাঠানোর জন্য সক্ষম করে, অপেক্ষার সময় হ্রাস করে এবং গ্রাহকের সন্তুষ্টি বাড়ায়।

বর্ধিত মাপযোগ্যতা

আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির সাথে সাথে গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়ার পরিমাণও বৃদ্ধি পায়। এই ক্রমবর্ধমান চাহিদা মেটাতে আপনার অপারেশন স্কেল করা ব্যয়বহুল এবং জটিল হতে পারে। যাইহোক, অটোমেশন সরঞ্জামগুলি দ্রুত ট্র্যাফিক ভলিউম পরিবর্তনের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে, নিশ্চিত করে যে আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রটি পরিষেবার গুণমানের সাথে আপস না করে প্রয়োজন অনুসারে দক্ষতার সাথে স্কেল করতে বা কমাতে পারে।

খরচ বাঁচানো

অটোমেশন পিক সময়ে অতিরিক্ত ভাড়ার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে, যার ফলে নিয়োগ এবং প্রশিক্ষণের খরচ সাশ্রয় হয়। এছাড়াও, কম ভুল এবং দ্রুত প্রতিক্রিয়ার সময়, আপনি ব্যয়বহুল পরিষেবার ত্রুটি এড়াতে এবং উচ্চ গ্রাহক সন্তুষ্টির স্তর বজায় রাখতে পারেন।

ডেটা চালিত অন্তর্দৃষ্টি

যোগাযোগ কেন্দ্রগুলি অটোমেশনের মাধ্যমে বিপুল পরিমাণ গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া ডেটা সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ করতে পারে। এই তথ্য গ্রাহকদের আচরণ, পছন্দ, এবং ব্যথা পয়েন্ট মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করতে পারে. এই অন্তর্দৃষ্টিগুলি গ্রাহক পরিষেবার কৌশলগুলি উন্নত করতে, পণ্যের বিকাশ চালাতে এবং ব্যবসার বৃদ্ধিকে ত্বরান্বিত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

সম্মতি এবং নির্ভুলতা

অটোমেশন মানব ত্রুটির ঝুঁকি হ্রাস করে এবং ডেটা এন্ট্রি এবং কল রাউটিং এর মতো কাজগুলিতে উন্নত নির্ভুলতা নিশ্চিত করে। এটি প্রয়োজনীয় চেক এবং ব্যালেন্স স্বয়ংক্রিয় করে নিয়ন্ত্রক সম্মতি বজায় রাখতে সাহায্য করে, এইভাবে আপনার ব্যবসাকে সম্ভাব্য আইনি সমস্যা থেকে রক্ষা করে।

কাগজপত্র কমানো

ডাটা ক্যাপচার এবং এন্ট্রি, ডকুমেন্ট জেনারেশন এবং রেকর্ড আপডেট করার মতো ডিজিটাইজিং এবং স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়ার মাধ্যমে ম্যানুয়াল পেপারওয়ার্ক কমিয়ে আনা যায়। এটি সময় বাঁচায় এবং হ্রাস করে ত্রুটি এবং ভুল স্থানের ঝুঁকি, আরো সুগমিত এবং দক্ষ কর্মপ্রবাহ নিশ্চিত করা।

বর্ধিত কর্মচারী সন্তুষ্টি

জাগতিক কাজে কম সময় ব্যয় করার অর্থ হল এজেন্টদের অর্থপূর্ণ গ্রাহক মিথস্ক্রিয়ায় জড়িত হওয়ার জন্য আরও বেশি সময়। এটি কাজের সন্তুষ্টি বৃদ্ধি এবং টার্নওভারের হার হ্রাস করতে পারে, যা ঘুরে ঘুরে যোগাযোগ কেন্দ্রের সামগ্রিক কর্মক্ষমতাকে ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত করতে পারে।

যোগাযোগ কেন্দ্র অপারেশন সম্পূর্ণরূপে মেশিনে হস্তান্তর করা যাবে না. আপনি এখনও অনেক দিক হ্যান্ডেল এজেন্ট প্রয়োজন হবে গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া, বিশেষ করে যেগুলির জন্য মানুষের স্পর্শ বা জটিল সিদ্ধান্ত গ্রহণের প্রয়োজন হয়৷

সুতরাং, প্রশ্ন হল, আপনি কি স্বয়ংক্রিয় করা উচিত? এখানে কিছু মূল ক্ষেত্র রয়েছে যেখানে যোগাযোগ কেন্দ্রে অটোমেশন কার্যকরভাবে ব্যবহার করা যেতে পারে:

ডেটা ক্যাপচার এবং এন্ট্রি

বিভিন্ন উত্স যেমন ইমেল, ফর্ম এবং আপলোড করা নথিগুলি থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে গ্রাহকের তথ্য ক্যাপচার এবং বের করুন৷ এটি ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলি হ্রাস করতে এবং প্রক্রিয়াটিকে দ্রুততর করতে সহায়তা করতে পারে। বৈধকরণ চেক এবং ডেটা অখণ্ডতা অন্তর্নির্মিত অনুমোদন প্রক্রিয়ার সাথে অনায়াসে বজায় রাখা যেতে পারে।

তথ্য শ্রেণীকরণ এবং শ্রেণীবিভাগ করা

নথি এবং গ্রাহকের প্রশ্ন স্বয়ংক্রিয়ভাবে হতে পারে শ্রেণীবদ্ধ পূর্বনির্ধারিত পরামিতিগুলির উপর ভিত্তি করে। এটি সঠিক বিভাগ বা এজেন্টের কাছে রুট অনুরোধগুলিকে সাহায্য করতে পারে, দ্রুত সমাধানের সময় নিশ্চিত করে। এটি আরও কার্যকরভাবে ডেটা সংগঠিত এবং পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

কল রাউটিং

স্বয়ংক্রিয় কল ডিস্ট্রিবিউশন সিস্টেম এজেন্ট দক্ষতা, গ্রাহকের পছন্দ বা কল ভলিউমের উপর ভিত্তি করে সবচেয়ে উপযুক্ত এজেন্টের কাছে ইনকামিং কল রুট করতে পারে। এটি উন্নত গ্রাহক পরিষেবা এবং সম্পদের আরও ভাল ব্যবহারের দিকে পরিচালিত করে।

কমপ্লায়েন্স চেক

আপনি নিয়ন্ত্রক সম্মতি বজায় রাখতে অটোমেশন ব্যবহার করতে পারেন। স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমগুলি কাগজের পথ তৈরি করতে পারে এবং প্রয়োজনীয় চেক এবং ব্যালেন্স পরিচালনা করতে পারে, অ-সম্মতি ঝুঁকি হ্রাস করতে পারে এবং আপনার ব্যবসাকে আইনি সমস্যা থেকে রক্ষা করতে পারে।

স্ব সেবা

গ্রাহকরা ক্রমবর্ধমান স্ব-পরিষেবা বিকল্প পছন্দ করছে। IVR এবং চ্যাটবটগুলির মতো স্বয়ংক্রিয় সিস্টেমগুলি তাদের এজেন্টের প্রয়োজন ছাড়াই সাধারণ প্রশ্ন এবং সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করতে পারে।

আফটার কল কাজ

অটোমেশন কল-পরবর্তী রুটিন কাজগুলি পরিচালনা করতে পারে যেমন গ্রাহকের রেকর্ড আপডেট করা, ফলো-আপ ইমেল পাঠানো এবং কলব্যাকের সময় নির্ধারণ করা, গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়ায় ফোকাস করার জন্য এজেন্টদের মুক্ত করা।

গুণ নিশ্চিত করা

স্বয়ংক্রিয় গুণমান নিশ্চিতকরণ সরঞ্জামগুলি সম্মতি এবং মানের মানগুলির জন্য কল এবং মিথস্ক্রিয়া নিরীক্ষণ করতে পারে। এটি এজেন্টদের জন্য ধারাবাহিক প্রতিক্রিয়া এবং কোচিং সুযোগ প্রদান করে।

কর্মশক্তি ব্যবস্থাপনা

অটোমেশন কর্মশক্তির সময়সূচী, পূর্বাভাস এবং ব্যবস্থাপনাকে প্রবাহিত করতে পারে। এটি এজেন্টদের মধ্যে কাজের চাপের ভারসাম্য বজায় রাখতে, পিক পিরিয়ডের সময় পর্যাপ্ত কর্মী নিশ্চিত করতে এবং এজেন্টের কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণ করতে সাহায্য করতে পারে।

গ্রাহক প্রতিক্রিয়া এবং সমীক্ষা

সেট আপ, স্বয়ংক্রিয়, এবং গ্রাহক প্রতিক্রিয়া এবং সমীক্ষা থেকে অন্তর্দৃষ্টি নিষ্কাশন. স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম ইন্টারঅ্যাকশন-পরবর্তী সমীক্ষা পাঠাতে পারে, প্রতিক্রিয়া বিশ্লেষণ করতে পারে এবং রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। এটি গ্রাহকের সন্তুষ্টি সম্পর্কে মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে এবং উন্নতির ক্ষেত্র চিহ্নিত করতে সাহায্য করে।

রিয়েল টাইম বিশ্লেষণ

কল ভলিউম, অপেক্ষার সময় এবং এজেন্ট কর্মক্ষমতা সম্পর্কে তাত্ক্ষণিক অন্তর্দৃষ্টি পান। এটি ম্যানেজারদের পরিষেবার স্তর উন্নত করতে দ্রুত সিদ্ধান্ত এবং সমন্বয় করতে সাহায্য করতে পারে।

ভবিষ্যদ্বাণীমূলক ডায়ালিং

ডায়ালার সমাধান হল আপনার দক্ষ কলিং এর চাবিকাঠি। এটি নম্বরগুলি ডায়াল করে, সংযোগ সনাক্ত করে এবং দ্রুত আপনার এজেন্টের কাছে পাঠায়৷ আপনাকে ব্যস্ত সংকেত, ভয়েসমেল বা সংযোগ বিচ্ছিন্ন নম্বরগুলিকে আঘাত করার বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না, কারণ এটি আপনার জন্য সেগুলিকে ফিল্টার করে। এটি আরও বেশি উত্পাদনশীল এজেন্ট, কম সময় নষ্ট এবং একটি সুবিন্যস্ত প্রক্রিয়াতে অনুবাদ করে।

ড্রিপ ইমেল প্রচারাভিযান

সুসংগত ব্যস্ততা বজায় রাখুন এবং স্বয়ংক্রিয় ইমেল প্রচারাভিযানের সাথে গ্রাহক সম্পর্ক গড়ে তুলুন। অটোমেশনের সাহায্যে, এই ইমেলগুলি নির্দিষ্ট গ্রাহকের ক্রিয়া বা আচরণের উপর ভিত্তি করে ব্যক্তিগতকৃত এবং ট্রিগার করা যেতে পারে।

চালান প্রক্রিয়াকরণ

স্বয়ংক্রিয়তা ইনভয়েস ডেটা এক্সট্র্যাক্ট এবং পপুলেট করতে পারে, প্রক্রিয়াকরণের সময়কে দ্রুততর করে এবং সময়মত পেমেন্ট নিশ্চিত করার সময় ত্রুটি কমাতে পারে। অটোমেটেড রিমাইন্ডারগুলি মুলতুবি থাকা ইনভয়েসগুলিকে অনুসরণ করার জন্যও সেট করা যেতে পারে, সামগ্রিক নগদ প্রবাহের উন্নতি করতে এবং বিলম্বিত অর্থপ্রদান হ্রাস করতে।

পুনর্মিলন

তুলনা করুন এবং পুনর্মিলিত করা স্বয়ংক্রিয়ভাবে CRM, ERP এবং আর্থিক সিস্টেমের মতো বিভিন্ন উত্স থেকে ডেটা। এটি দ্রুত এবং নির্ভুলভাবে অসঙ্গতি সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে, দ্রুত রেজোলিউশন সক্ষম করে। অটোমেশন একটি পরিষ্কার অডিট ট্রেইল বজায় রাখতে সাহায্য করতে পারে, এইভাবে স্বচ্ছতা এবং সম্মতি নিশ্চিত করে।

জ্ঞান ব্যবস্থাপনা

স্বয়ংক্রিয় জ্ঞান ব্যবস্থাপনা সিস্টেমগুলি সংস্থা জুড়ে জ্ঞান সামগ্রী তৈরি, আপডেট এবং বিতরণে সহায়তা করতে পারে। তারা একটি কেন্দ্রীভূত জ্ঞান ভিত্তি বজায় রাখতে সহায়তা করে, যা এজেন্টদের প্রাসঙ্গিক তথ্য খুঁজে পাওয়া এবং অ্যাক্সেস করা সহজ করে তোলে।

প্রক্রিয়া অটোমেশন

গ্রাহক যাচাইকরণ, টিকিট জেনারেশন এবং ইস্যু শ্রেণীকরণের মতো কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় হতে পারে। এই প্রক্রিয়া গতি বাড়ায়, ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করে, এবং ত্রুটির ঝুঁকি কমায়।

ইভেন্ট-ট্রিগার করা অ্যাকশন

নির্দিষ্ট গ্রাহক বা সিস্টেম ইভেন্টের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয় ক্রিয়াকলাপ। উদাহরণস্বরূপ, সফ্টওয়্যারটি ভুল ওয়ারেন্টি নম্বরগুলিকে পতাকাঙ্কিত করতে পারে বা যখন কোনও গ্রাহক একটি ভয়েসমেল ছেড়ে যায় তখন একটি কলব্যাক অনুরোধ ট্রিগার করতে পারে৷ এটি গ্রাহক পরিষেবার জন্য একটি সক্রিয় পদ্ধতিকে সক্ষম করে এবং গ্রাহকের সন্তুষ্টি এবং ব্যস্ততাকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে।

আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রে কোন অটোমেশন ব্যবহার করবেন তা আপনি কীভাবে নির্ধারণ করবেন?

আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রে কী স্বয়ংক্রিয় হবে তা নির্ধারণ করা মূলত আপনার ব্যবসার চাহিদা, উপলব্ধ সংস্থান এবং গ্রাহকের চাহিদার উপর নির্ভর করে।

সিদ্ধান্ত নেওয়ার প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলি এখানে রয়েছে:

1. পুনরাবৃত্তিমূলক এবং সময়সাপেক্ষ কাজগুলি চিহ্নিত করুন

ডেটা এন্ট্রি থেকে রিপোর্ট তৈরি পর্যন্ত বিদ্যমান কর্মপ্রবাহ বিশ্লেষণ করতে আপনার এজেন্ট এবং পরিচালকদের সাথে কাজ করুন। উল্লেখযোগ্য সময় নেয় এবং মানুষের বিচার বা হস্তক্ষেপের প্রয়োজন হয় না এমন সমস্ত কাজের তালিকা করুন। এই কাজগুলি অটোমেশনের জন্য আদর্শ প্রার্থী।

2. কাজগুলোকে অগ্রাধিকার দিন

প্রতিটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করার সম্ভাব্য সুবিধাগুলি বিবেচনা করুন, যেমন ব্যয় করা সময় হ্রাস করা, দক্ষতা বৃদ্ধি করা এবং নির্ভুলতা উন্নত করা। গ্রাহক পরিষেবা এবং সামগ্রিক ব্যবসায়িক কর্মক্ষমতার উপর তাদের প্রভাবের উপর ভিত্তি করে কাজগুলিকে র্যাঙ্ক করুন। এটি আপনাকে প্রথমে কোন কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে হবে তা অগ্রাধিকার দিতে সহায়তা করবে৷

3. সম্ভাব্যতা মূল্যায়ন

সমস্ত কাজ স্বয়ংক্রিয় হতে পারে না, বা অটোমেশনের খরচ সুবিধার ন্যায্যতা নাও হতে পারে। প্রতিটি কাজ স্বয়ংক্রিয় করার সম্ভাব্যতা মূল্যায়ন করুন। কাজের জটিলতা, প্রয়োজনীয় প্রশিক্ষণ, অটোমেশনের খরচ এবং বিদ্যমান সিস্টেমগুলি আপনি যে অটোমেশন সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন তার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ কিনা তা বিবেচনা করুন।

4. সঠিক অটোমেশন টুল বেছে নিন

বাজারে অটোমেশন টুলের বিস্তৃত পরিসর পাওয়া যায়, প্রতিটিরই শক্তি এবং দুর্বলতা রয়েছে। কল রাউটিং, গ্রাহক স্ব-পরিষেবা, গুণমান নিশ্চিতকরণ, বা অন্যান্য কাজের জন্য আপনার প্রয়োজনে সবচেয়ে উপযুক্ত সরঞ্জামগুলি নির্বাচন করুন৷ খরচ, ব্যবহারের সহজলভ্যতা, নমনীয়তা এবং টুলটি আপনার বিদ্যমান সিস্টেমের সাথে ভালভাবে সংহত হচ্ছে কিনা সেগুলি বিবেচনা করুন।

5. অটোমেশন বাস্তবায়ন এবং নিরীক্ষণ

সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারমূলক কাজগুলির জন্য অটোমেশন প্রয়োগ করে শুরু করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার দল অটোমেশন টুল ব্যবহার করার জন্য পর্যাপ্তভাবে প্রশিক্ষিত। স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াগুলির কার্যকারিতা নিবিড়ভাবে পর্যবেক্ষণ করুন, বিশেষ করে প্রাথমিক পর্যায়ে। অটোমেশনের সাফল্যের মূল্যায়ন করতে আপনার প্রত্যাশিত ফলাফলের বিপরীতে ফলাফলগুলি পরিমাপ করুন।

6. সামঞ্জস্য করুন এবং অপ্টিমাইজ করুন

প্রতিক্রিয়া এবং কর্মক্ষমতা মেট্রিক্সের উপর ভিত্তি করে, অটোমেশন প্রক্রিয়াতে প্রয়োজনীয় সমন্বয় করুন। এটি সেটিংস টুইক করা, আপনার দলকে পুনরায় প্রশিক্ষণ দেওয়া বা এমনকি যদি বর্তমানটি আপনার চাহিদা পূরণ না করে তবে একটি ভিন্ন অটোমেশন টুলে স্যুইচ করা হতে পারে। অটোমেশন সর্বোচ্চ সুবিধা প্রদান করে তা নিশ্চিত করার জন্য ধ্রুবক অপ্টিমাইজেশন গুরুত্বপূর্ণ।

যোগাযোগ কেন্দ্রগুলি তাদের নির্দিষ্ট প্রয়োজন এবং ব্যবহারের ক্ষেত্রে নির্ভর করে বিভিন্ন অটোমেশন সরঞ্জামের প্রয়োজন। কিছুর জন্য শুধুমাত্র একটি ডকুমেন্ট প্রসেসিং টুলের প্রয়োজন হতে পারে, অন্যদের জন্য সমন্বিত এআই ক্ষমতা সহ আরও ব্যাপক CRM সিস্টেমের প্রয়োজন।

এখানে অটোমেশন সরঞ্জামগুলির কিছু উদাহরণ রয়েছে যা একটি যোগাযোগ কেন্দ্র পরিবেশে ব্যবহার করা যেতে পারে:

রোবোটিক প্রসেস অটোমেশন (আরপিএ)

রোবোটিক প্রক্রিয়া অটোমেশন (RPA) টুলগুলি পূর্ব-নির্ধারিত নিয়মের উপর ভিত্তি করে ক্লিক করা, টাইপ করা এবং সিদ্ধান্ত নেওয়ার মতো মানুষের ক্রিয়াকলাপকে অনুকরণ করে। এগুলি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করার জন্য দুর্দান্ত যেগুলির জন্য মানুষের বিচারের প্রয়োজন হয় না।

যোগাযোগ কেন্দ্রগুলি প্রাসঙ্গিক গ্রাহকের তথ্য সংগ্রহ করা, ক্লায়েন্টের তথ্য যাচাই করা এবং অর্ডারের বিবরণ আপডেট করার মতো কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যবহার করতে পারে। কিছু জনপ্রিয় RPA টুলের মধ্যে রয়েছে UiPath এবং Automation Anywhere।

ডকুমেন্ট প্রসেসিং টুলস

ডকুমেন্ট প্রসেসিং টুলের সাহায্যে বিভিন্ন নথি থেকে তথ্যের নিষ্কাশন, প্রক্রিয়াকরণ এবং স্টোরেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে করুন। তারা আপনার দলকে ম্যানুয়ালি ক্যাপচার, এক্সট্রাক্ট বা প্রসেসিং ডকুমেন্ট থেকে বাঁচায়।

এই সরঞ্জামগুলি সময়ের সাথে তাদের নির্ভুলতা উন্নত করতে পূর্ববর্তী ডেটা প্যাটার্ন এবং ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ থেকে শেখে। তদুপরি, এগুলি বাস্তবায়ন করা আপনাকে অডিট ট্রেল বা রেকর্ড রাখার বিষয়ে আপস না করেই কাগজপত্র কমাতে সাহায্য করতে পারে।

ন্যানোনেটস' এআই-চালিত বুদ্ধিমান নথি প্রক্রিয়াকরণ জনপ্রিয় সিআরএম এবং ইআরপিগুলির সাথে পূর্ব-নির্মিত অনুমোদন এবং প্রক্রিয়াকরণ কর্মপ্রবাহ এবং একীকরণের সাথে আসে। এটি আপনাকে ইনভয়েস প্রসেসিং, চুক্তি পর্যালোচনা এবং গ্রাহক অনবোর্ডিং এর মতো যোগাযোগ কেন্দ্রের কাজগুলিকে দ্রুত করতে দেয়।

গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM) সিস্টেম

CRM টুলগুলি আপনার পরিচিতি কেন্দ্রকে এক জায়গা থেকে বর্তমান এবং সম্ভাব্য গ্রাহকদের সাথে মিথস্ক্রিয়া পরিচালনা করতে সহায়তা করে। তারা গ্রাহকের ডেটা এবং মিথস্ক্রিয়াকে কেন্দ্রীভূত করে, ট্র্যাকিং তৈরি করে, স্বচ্ছতা তৈরি করে এবং গ্রাহক পরিষেবাকে আরও সহজ করে।

অটোমেশন ক্ষমতা সহ জনপ্রিয় CRM সিস্টেমের মধ্যে রয়েছে Salesforce, Zendesk এবং HubSpot CRM। এই সিস্টেমগুলি প্রায়শই ইমেল অটোমেশন, গ্রাহক বিভাজন এবং ডেটা বিশ্লেষণের জন্য অন্তর্নির্মিত সরঞ্জামগুলির সাথে আসে, যা কাজগুলিকে স্ট্রিমলাইন করা সহজ করে তোলে

লাইভ চ্যাট, চ্যাটবট এবং ভার্চুয়াল সহকারী

এই সরঞ্জামগুলি রিয়েল-টাইম গ্রাহক পরিষেবা এবং সহায়তা প্রদান করে। তারা গ্রাহকদের আপনার ওয়েবসাইট বা অ্যাপ নেভিগেট করতে সাহায্য করার জন্য প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নের উত্তর দেওয়া থেকে শুরু করে বিভিন্ন কাজ পরিচালনা করতে পারে।

চ্যাটবট এবং ভার্চুয়াল সহকারীকে আরও জটিল কাজের জন্য মানব এজেন্টদের মুক্ত করে, গ্রাহকের অনুসন্ধানগুলি বুঝতে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে প্রোগ্রাম করা যেতে পারে। এটি উল্লেখযোগ্যভাবে প্রতিক্রিয়ার সময় কমাতে পারে, গ্রাহকের ব্যস্ততা উন্নত করতে পারে এবং আপনার দলকে আরও কৌশলগত কাজগুলিতে ফোকাস করার অনুমতি দিতে পারে।

জনপ্রিয় লাইভ চ্যাট এবং চ্যাটবট সরঞ্জামগুলির মধ্যে রয়েছে ইন্টারকম, ড্রিফ্ট এবং জেনডেস্ক। এই টুলগুলিকে আপনার সিআরএম সিস্টেমের সাথে একত্রিত করা যেতে পারে একটি নিরবচ্ছিন্ন গ্রাহক সহায়তা অভিজ্ঞতা প্রদান করতে।

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন টুল

আপনার ক্রিয়াকলাপগুলিকে স্বয়ংক্রিয় এবং প্রবাহিত করতে আপনার বিভিন্ন সরঞ্জাম এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে সংযুক্ত করুন৷ ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন টুল. তারা বিভিন্ন সিস্টেমের মধ্যে কাজগুলি পরিচালনা এবং সমন্বয় করতে সাহায্য করে, ম্যানুয়াল কাজ হ্রাস করে এবং দক্ষতা উন্নত করে।

ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন টুলগুলি নির্দিষ্ট ইভেন্ট বা অবস্থার উপর ভিত্তি করে অ্যাকশনগুলিকে ট্রিগার করতে পারে, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয় করতে পারে এবং সঠিক তথ্য সর্বদা উপলব্ধ রয়েছে তা নিশ্চিত করতে পারে। আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রে এগুলিকে প্রয়োগ করা গ্রাহক ফলো-আপ, টিকিট রেজোলিউশন এবং ডেটা এন্ট্রির মতো কাজের জন্য সময় কমাতে সাহায্য করতে পারে।

Zapier, Integrately, এবং Workato-এর মতো টুলগুলি ওয়ার্কফ্লো অটোমেশনের জন্য জনপ্রিয়, যা স্ট্যান্ডার্ড বিজনেস টুলস এবং সফ্টওয়্যারের সাথে বিস্তৃত একীকরণের প্রস্তাব দেয়।

সর্বশেষ ভাবনা

যোগাযোগ কেন্দ্র অটোমেশন একেবারে মূল্য. এটি দ্রুত কাজ, উন্নত গ্রাহক মিথস্ক্রিয়া, এবং একটি মসৃণ-চলমান কর্মক্ষেত্রের জন্য আপনার টিকিট।

নিষ্কাশন, পুনরাবৃত্তি অ্যাডমিন কাজ বিদায় বলুন. পরিবর্তে, বর্ধিত দক্ষতা এবং উন্নত উত্পাদনশীলতাকে স্বাগত জানাই।

সঠিক অটোমেশন টুল? এটি আপনার চাহিদা, টিকিটের পরিমাণ, স্কেলিং পরিকল্পনা, বাজেট এবং দলের আকারের উপর নির্ভর করে। আপনি কী অর্জন করতে চান তা দেখুন, তারপরে সফ্টওয়্যার বিকল্পগুলি ওজন করুন।

ন্যানোনেটস শক্তিশালী ওসিআর ক্ষমতা সহ একটি উচ্চ-কর্মক্ষমতা, নমনীয়, এবং এআই-চালিত টুল। এটা নিম্ন কোড এবং বাস্তবায়ন করা সহজ, তাই আপনি আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রের প্রক্রিয়াগুলিকে রূপান্তর করতে অপ্রয়োজনীয় বিলম্বের সম্মুখীন হবেন না। ন্যানোনেটগুলি চালান প্রক্রিয়াকরণ এবং চুক্তি পর্যালোচনা থেকে শুরু করে গ্রাহক অনবোর্ডিং পর্যন্ত বিভিন্ন কাজ পরিচালনা করতে পারে। এর পূর্ব-নির্মিত কর্মপ্রবাহ এবং ঐক্যবদ্ধতার জনপ্রিয় সিআরএম এবং ইআরপি সিস্টেমের অর্থ হল এটি বেশিরভাগ যোগাযোগ কেন্দ্রের জন্য একটি বিরামহীন ফিট।

বিনামূল্যে সাইন আপ করুন এবং অভিজ্ঞতা নিন কিভাবে Nanonets আপনার যোগাযোগ কেন্দ্রের কার্যপ্রবাহকে সরল করে এবং আপনার সামগ্রিক কর্মক্ষমতা উন্নত করে।

• এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
• PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটোইএসজি। মোটরগাড়ি / ইভি, কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
• প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
• চার্টপ্রাইম। ChartPrime এর সাথে আপনার ট্রেডিং গেমটি উন্নত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
• ব্লকঅফসেট। পরিবেশগত অফসেট মালিকানার আধুনিকীকরণ। এখানে প্রবেশ করুন.
• উত্স: https://nanonets.com/blog/contact-center-automation/