ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন টেমপ্লেট

ব্যাংক পুনর্মিলন কি?

ব্যাংক পুনর্মিলন হল এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে একটি কোম্পানি সময়ের সাথে সাথে করা অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রিগুলি যাচাই করে।

পুরো বছরে, কোম্পানি ক্যাশবুকে তার এন্ট্রি নিবন্ধন করে এবং ব্যাঙ্ক তাদের পাসবুকে নিবন্ধন করে। মেয়াদ শেষে, বন্ধ হওয়া অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্সের মধ্যে কোনো পার্থক্য নেই তা নিশ্চিত করতে উভয় এন্ট্রি মিলে যায়। এই সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটিকে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন বলা হয়।

ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন ব্যবসার জন্য একটি আদর্শ পদ্ধতি; অতএব, বইগুলি আপডেট রাখার জন্য এটি পর্যায়ক্রমে সঞ্চালিত হওয়া আবশ্যক। ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন চালানোর বিভিন্ন উপায় রয়েছে: একটি তৈরি ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন টেমপ্লেট।

আসুন কীভাবে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন করবেন এবং Nanonets ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন টেমপ্লেটটি ব্যবহার করবেন তার গভীরে ডুব দেওয়া যাক। এখন আপনার টেমপ্লেট পান.

---

একটি ব্যাংক পুনর্মিলন জড়িত বিভিন্ন পদক্ষেপ কি কি?

অ্যাকাউন্টিংয়ে সঞ্চালিত প্রতিটি লেনদেনে সাধারণত কমপক্ষে দুটি এন্ট্রি থাকে। আপনি যখন কিছু বিক্রি করেন, আপনি লেনদেন রেকর্ড করেন এবং ক্রেতা আইটেমটিকে তার সম্পদ বা ইনভেন্টরিতে যোগ করে। ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন প্রক্রিয়া সম্পূর্ণ করতে আপনাকে উভয় পক্ষের নথি পরীক্ষা করতে হবে।

এখানে ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন প্রক্রিয়ার ধাপগুলি রয়েছে:

• আপনার ক্যাশবুক এবং ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট পান।
• নিশ্চিত করুন যে উভয় নথির জন্য মাসিক খোলার ব্যালেন্স একই।
• উভয় নথি থেকে সমস্ত এন্ট্রি তুলনা করুন. মেলে এমন এন্ট্রিগুলি ক্রস করুন এবং মেলে না এমন এন্ট্রিগুলিকে পতাকাঙ্কিত করুন৷
• এন্ট্রি মেলে না কেন কারণ খুঁজে বের করুন. প্রয়োজনীয় সংশোধন করুন।
• ভবিষ্যতের নিরীক্ষার জন্য সঠিক আইটেমের বিবরণ সহ সংশোধনগুলি উল্লেখ করুন।
• সব সংশোধন হয়ে গেলে, মাসিক বন্ধের ব্যালেন্স মেলে।
• আপনি যে পরিবর্তনগুলি করেছেন সে সম্পর্কে জড়িত পক্ষগুলিকে জানান৷
• কোনো ফাঁক পূরণ করতে একটি নিয়মিত পুনর্মিলন সময়সূচী পরিকল্পনা করুন.

ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন আরও সহজ করতে, আপনি ব্যবহার করতে পারেন Nanonets ব্যাংক স্টেটমেন্ট কনভার্টার স্ক্যান করা ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট এন্ট্রিকে CSV-এ রূপান্তর করার টুল।

এখন একটি ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন টেমপ্লেট দিয়ে ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন সহজ করুন৷

---

কেন আপনি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন প্রয়োজন?

একজন হিসাবরক্ষক বা হিসাবরক্ষক হিসাবে, আপনি বিভিন্ন কারণে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন ব্যবহার করতে পারেন:

• আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের যথার্থতা পরীক্ষা করতে
• আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডে ত্রুটি খুঁজে পেতে (বা অন্যান্য ব্যবসা-সম্পর্কিত নথি)
• আপনার কোম্পানির মধ্যে জালিয়াতি বা চুরি সনাক্ত করতে
• আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সমস্যা সনাক্ত করতে
• আপনার কোম্পানি তার আর্থিক বাধ্যবাধকতা পূরণ করছে তা নিশ্চিত করতে

---

কিভাবে ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন করবেন?

ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন হল একটি ব্যাঙ্ক, ক্রেডিট কার্ড কোম্পানী বা আর্থিক প্রতিষ্ঠানের সাথে অ্যাকাউন্টগুলি যাচাই করা, সামঞ্জস্য করা এবং পুনর্মিলন করা। ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলনের লক্ষ্য হল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের মধ্যে সমস্ত ডেবিট এবং ক্রেডিট যথাযথভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা। ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলনের সাথে জড়িত কয়েকটি পদক্ষেপ হল:

ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে সমস্ত লেনদেন চেক করুন।

ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলনের প্রথম পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি হল আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সমস্ত লেনদেনগুলি আপনার বইগুলির বিরুদ্ধে চেক করা৷ আপনি যদি কোন পার্থক্য খুঁজে পান, কারণ অনুসন্ধান করুন. এটা হতে পারে যে:

• একটি লেনদেন আপনার বইয়ে রেকর্ড করা হয়নি কারণ এটি এখনও বকেয়া বা পরিশোধ করা হয়নি (যেমন, একটি চেক)।
• লেনদেন রেকর্ড করার সময় একটি ত্রুটি তৈরি হয়েছিল; উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি $10 লিখেন এবং তারপর বুঝতে পারেন যে এটি $100 হওয়া উচিত ছিল। এটি ঘটতে পারে যখন আপনি দ্রুত কাজ করছেন বা অন্য জিনিস দ্বারা বিভ্রান্ত হন।
• আপনি একটি অ্যাকাউন্টে একটি পরিমাণ প্রবেশ করেছেন কিন্তু পরবর্তীতে একই অ্যাকাউন্টে অন্য একটি পরিমাণ পোস্ট করেছেন (বা বিপরীতে)।

আপনার অ্যাকাউন্ট রেকর্ড আপ টানুন.

আপনার ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট মিটমাট করার দ্বিতীয় ধাপ হল আপনার রেকর্ড টেনে আনা। ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের সাথে তুলনা করতে আপনার হাতে থাকা তথ্য ব্যবহার করুন, কোনো অনুপস্থিত এবং সদৃশ লেনদেন শনাক্ত করুন। এটি ম্যানুয়ালি বা একটি কম্পিউটার প্রোগ্রামের সাথে করা যেতে পারে যা প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে।

ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে রেকর্ড করা নেই এমন লেনদেন খুঁজুন।

এখন আপনি আপনার সমস্ত লেনদেন সঠিকভাবে নথিভুক্ত করেছেন, এটি কোনো অনুপস্থিত বা ভুল লেনদেনের জন্য পরীক্ষা করার সময়। এগুলি খুঁজে পাওয়ার বিভিন্ন উপায় রয়েছে:

• অনুপস্থিত আমানত এবং উত্তোলনের জন্য ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট চেক করুন। যদি কোনো আইটেম ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে না থাকে, তাহলে আপনাকে খুঁজে বের করতে হবে সেটি কোথায় গেছে (বা এটি কখনও জমা করা হয়নি)। যদি একটি আইটেম একটি আমানত হয় কিন্তু যেমন রেকর্ড করা হয় না, তাহলে আপনার রেকর্ডিং প্রক্রিয়ার সাথে কিছু ভুল হয়েছে - আপনি আমানত রেকর্ড করতে ভুলে গেছেন বা এটি বইগুলিতে প্রবেশ করার সময় একটি ত্রুটি করেছেন৷ এই ত্রুটিটি পরীক্ষা করার সবচেয়ে সহজ উপায় হল প্রতিটি লেনদেনকে পৃথকভাবে দেখে এবং ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে যা আছে তার সাথে তার বিবরণ তুলনা করা। উদাহরণস্বরূপ: "নগদ জমা" বনাম "চেক নম্বর"
• বইয়ে রেকর্ড করা হয়নি এমন চেক বা নগদ অর্থের মাধ্যমে করা যেকোনো এককালীন অর্থপ্রদানের জন্য আপনার লেনদেনের তালিকাটি দেখুন। যদি সম্ভব হয়, এগুলি হওয়ার সাথে সাথেই প্রবেশ করা উচিত; অন্যথায়, তারা তাদের আসল তারিখ থেকে অনেক দূরে যাওয়ার আগে কিছু সময়ে প্রবেশ করা উচিত যাতে তারা এখনও যথাযথভাবে মিলিত হতে পারে (যদিও কোন নির্দিষ্ট সময়সীমা নেই)।

নিশ্চিত করুন যে সমস্ত লেনদেন আপনার কোম্পানির বইয়ে রেকর্ড করা আছে।

ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপগুলির মধ্যে একটি হল নিশ্চিত করা যে সমস্ত লেনদেন আপনার কোম্পানির বইয়ে রেকর্ড করা হয়েছে। আপনার কোম্পানির বইয়ে লেনদেন রেকর্ড করা না থাকলে আপনাকে অবশ্যই লেনদেন নিবন্ধন করতে হবে এবং সংযোজন বা সংশোধন করতে হবে।

এটি একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের মাধ্যমে বা ম্যানুয়ালি করা যেতে পারে। আপনি যদি এটি ম্যানুয়ালি করেন তবে নিশ্চিত করুন যে সমস্ত লেনদেন আপনার জার্নালে রেকর্ড করা হয়েছে।

অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে পার্থক্যগুলি সনাক্ত করুন এবং পুনর্মিলন করুন।

পুনর্মিলন প্রক্রিয়ার পরবর্তী ধাপ হল অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে পার্থক্যগুলি সনাক্ত করা এবং পুনর্মিলন করা। আপনার বই থেকে অনুপস্থিত কোনো লেনদেন বা অন্য কোম্পানির বইগুলিতে রেকর্ড করা কোনো লেনদেন খুঁজে বের করুন কিন্তু এখনও আপনার নিবন্ধিত নয়। ভুল অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করা লেনদেনগুলি দেখুন এবং সঠিক সময়ে সঠিকভাবে পোস্ট করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। যদি আপনি একটি ত্রুটি খুঁজে পান, যথাযথ সমন্বয় করে এবং প্রয়োজনে সংশোধন পোস্ট করে অবিলম্বে এটি সংশোধন করুন।

ব্যাঙ্ক পুনর্মিলনের প্রক্রিয়া জটিল এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে, তবে এটি যে কোনও ব্যবসার অখণ্ডতা বজায় রাখার একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনার আর্থিক স্বাস্থ্যের আরও সঠিক রেকর্ড থাকবে এবং আপনি আপনার শিল্পে সাফল্যের পথে আছেন তা নিশ্চিত করতে পারবেন।

আপনার ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন প্রক্রিয়া সহজ করতে আমাদের ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।

---

কি কারণে মিলন অসঙ্গতি?

ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন হল একটি প্রক্রিয়া যা আপনার ব্যাঙ্ক রাজ্যের সাথে আপনার অ্যাকাউন্টিং রেকর্ডের তুলনা করে। পুরো প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়, তবে এখনও সমস্ত লেনদেনের মধ্য দিয়ে যেতে এবং সেগুলি মেলে তা নিশ্চিত করতে সময় নিতে পারে। পুনর্মিলন ত্রুটি বিভিন্ন কারণে ঘটতে পারে:

সময় পার্থক্য

ভুল তথ্য এন্ট্রি পুনর্মিলন অসঙ্গতি হতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, লেনদেনগুলি পুনর্মিলনের অন্তর্ভুক্ত হওয়ার জন্য খুব তাড়াতাড়ি বা দেরিতে প্রবেশ করা যেতে পারে।

• লেনদেন খুব তাড়াতাড়ি প্রবেশ করা যেতে পারে. উদাহরণ স্বরূপ, ধরুন আপনি এমন একটি অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন করছেন যা একটি আর্থিক বছর-শেষ ব্যবহার করে যা আপনার কোম্পানির অর্থবছরের শেষের সাথে মিলে না। সেই ক্ষেত্রে, আপনার কোম্পানির চলতি মাসে লেনদেন করার সময় আপনাকে এটি বিবেচনা করতে হবে। অন্য কথায়, যদি আপনার অ্যাকাউন্টগুলির একটিতে 30 জুন আর্থিক বছরের শেষ হয় এবং আপনি বর্তমানে 1 জুলাই থেকে 31 ডিসেম্বর পর্যন্ত লেনদেন করছেন (আপনার কোম্পানির আর্থিক বছর), সেই সংখ্যাগুলিকে দিনগুলি যোগ বা বিয়োগ করে সামঞ্জস্য করতে হবে তাদের নিজ নিজ প্রবেশের তারিখ।
• লেনদেন খুব দেরিতে প্রবেশ করা হতে পারে. আপনি যদি এমন একটি অ্যাকাউন্টের সাথে কাজ করেন যার প্রকৃতি বা ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যের কারণে বিশেষ প্রক্রিয়াকরণের প্রয়োজন হয়—উদাহরণস্বরূপ, প্রিপেইড খরচ যেমন বীমা প্রিমিয়াম—আপনি নিশ্চিত করতে চাইবেন যে এগুলি সময়মতো প্রবেশ করানো হয়েছে যাতে তারা ক্লোজিং ব্যালেন্সে অবদান রাখতে পারে। প্রতিটি পিরিয়ডের শেষ (বা ত্রৈমাসিক)।

ভুল

ভুলগুলি ঘটতে পারে, তবে সেগুলি সর্বদা আপনার দোষ নয়। পুনর্মিলনের অসঙ্গতির কারণগুলি সনাক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনি ভবিষ্যতে কীভাবে এগুলি এড়াতে পারেন তা জানতে পারবেন। তো চলুন জেনে নেই কিছু সাধারণ ভুল এবং সেগুলি সম্পর্কে আপনি কী করতে পারেন:

• অনুপস্থিত বা ভুল লেনদেনের তথ্য: যদি আপনার সমস্ত লেনদেন সঠিকভাবে বইগুলিতে সেট করা না থাকে, তাহলে পুনর্মিলন করার সময় ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্ট এবং অ্যাকাউন্টের প্রাপ্য ব্যালেন্সের (ARB) মধ্যে একটি পার্থক্য থাকবে। সমাধান? বইগুলিতে আমদানি করার আগে সমস্ত ইনকামিং লেনদেনগুলিকে দুবার চেক করুন - এবং সেগুলি আমদানি করার পরে আবার চেক করুন৷
• ভুল সেটআপ: সবকিছু কি নিখুঁতভাবে সেট আপ হয়েছে? দারুণ! কিন্তু শুধু নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স শীটের উভয় পাশে এবং একটি লাভ ও লস স্টেটমেন্টে (P&L), মালিকের ইক্যুইটি অ্যাকাউন্ট যেমন মালিকের মূলধন এবং ধরে রাখা উপার্জন সহ দেখায়। এই গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলিকে জায়গায় রেখে, সারা বছর ধরে পর্যায়ক্রমিক পুনর্মিলনের সময় সবকিছু সঠিকভাবে ভারসাম্য বজায় রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করা আপনার পক্ষে সহজ হওয়া উচিত।

অনুপস্থিত লেনদেন

অনুপস্থিত লেনদেন অনেক কারণে হতে পারে. কিছু লেনদেন প্রথম স্থানে প্রবেশ করা হয়নি, তাই তারা পুনর্মিলন প্রদর্শিত হবে না. অন্যান্য লেনদেন ভুলভাবে প্রবেশ করানো হতে পারে, যার ফলে একটি ভুল ব্যালেন্স হয়। এমনকি যদি আপনার সিস্টেম স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন করার জন্য সেট আপ করা হয়, তবে এটিও সম্ভব যে আপনি ভুল করে একটি লেনদেন মুছে ফেলেছেন। এই কেসগুলি সাবধানে পর্যালোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ কারণ এগুলি আপনার সিস্টেম বা প্রক্রিয়াগুলির মধ্যে ত্রুটিগুলি নির্দেশ করতে পারে৷

প্রতারণা

এ নিয়ে আতঙ্কিত ব্যবসায়ীরা। কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত, প্রতারকরা কোম্পানির মালিকদের তুলনায় তাদের এই পদ্ধতিতে বেশি সৃজনশীল। এখানে কিছু উদাহরণ আছে:

• প্রাপ্ত হিসাবে ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে নগদ অর্থ প্রদানের পরিবর্তে অন্য কারো পকেটে শেষ হয়েছে।
• কিটিং কৌশলগুলির মধ্যে রয়েছে নগদ এবং চেকের জমাতে বিলম্ব করা যতক্ষণ না পরবর্তী আমানত থেকে অর্থ চুরি হওয়া অর্থ বা চেকগুলিকে কভার করতে পারে।
• জাল চেক কল্পিত কিন্তু বাস্তব প্রদর্শিত সরবরাহকারী পাঠানো হয়.
• তহবিল খুঁজে পাওয়া যায় না এমন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিতে ডাইভার্ট করা হয়৷
• স্টক বা অন্যান্য কোম্পানির সম্পদ চুরি।
• জাল ব্যাংক রেকর্ড।

যেহেতু বিশেষজ্ঞ জালিয়াতিরা তাদের চিহ্ন লুকিয়ে রাখতে পারদর্শী, তাই ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টে বা কোনও ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলনের প্রথম নজরে জালিয়াতি সনাক্ত করা কঠিন হতে পারে। এগুলি এমনকি নিরীক্ষকদের দ্বারা মিস করা হয়েছে বলে জানা গেছে। কিন্তু যদি কিছু অদ্ভুত বলে মনে হয়, তবে এটি দেখার মূল্য।

প্রতিরোধ হল প্রতারণার বিরুদ্ধে প্রতিরক্ষার সবচেয়ে শক্তিশালী লাইন। সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য মাত্রায় সম্ভবপর, প্রয়োজনীয় অবকাশ সহ চাকরির বিভাজন যে কোনো সংস্থার প্রথম জিনিস হওয়া উচিত। বেশীরভাগ প্রতারক শুধুমাত্র এই জেনে নিরুৎসাহিত হতে পারে যে কেউ ব্যাঙ্ক এবং ক্রেডিট কার্ডের রেকর্ড এবং পুনর্মিলনগুলি যত্ন সহকারে যাচাই করছে এবং কর্পোরেট সম্পদের উপর কড়া নজর রাখছে।

আরও পড়ুন:

কিভাবে পেমেন্ট মিটমাট?