স্টাফ ফাইলিং কেবিনেট এবং ঢিলেঢালা কাগজে ভরা ব্যাংকার বাক্সের দিনগুলি আমাদের পিছনে রয়েছে। অনেক উপায়ে, আমরা সেই যুগেরও অতীত হয়ে গেছি যে এক্সেল ওয়ার্কবুক এবং ফাইল-ট্রান্সফার প্রোটোকল দ্বারা ভাগ করা পিডিএফগুলির একটি সিরিজের মধ্যে কেন্দ্রীভূত কোম্পানির তথ্য।
কিন্তু আজ আমরা যতই এগিয়ে এসেছি না কেন, নথি ব্যবস্থাপনার চ্যালেঞ্জের একটি পরিসীমা উপস্থাপন করে। আমরা এখন নিরাপত্তা উদ্বেগের সম্মুখীন, ছড়িয়ে থাকা দল এবং দূরবর্তী কর্মীদের মধ্যে দস্তাবেজ পরিচালনা সিঙ্ক করছি এবং একে অপরের পায়ের আঙ্গুলের দিকে না গিয়ে বা কাজের সময় মুছে ফেলা ছাড়া একক নথিতে কার্যকরভাবে সহযোগিতা করার চেষ্টা করছি। এই সমস্ত কারণগুলি এন্টারপ্রাইজ-স্তরের নথি ব্যবস্থাপনাকে ক্র্যাক করার জন্য একটি কঠিন বাদাম করে তোলে।
কিন্তু সেই মাথাব্যথা উপশম করার জন্য ডিজাইন করা ডিজিটাল টুলের একটি স্যুট অফার করে এমন প্ল্যাটফর্মের একটি উদীয়মান সিরিজ রয়েছে। তাদের সম্মিলিতভাবে ডাকা হয় ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EDMS)।
EDMS কি?
ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, সংক্ষিপ্ত করা হয়েছে EDMS, একটি বিস্তৃত ইকোসিস্টেম বর্ণনা করে যা কোম্পানি-ব্যাপী ডেটা এবং ডকুমেন্টেশনকে একত্রিত করতে, জমাটবদ্ধ করতে, সঞ্চয় করতে, পরিচালনা করতে এবং অ্যাক্সেস করতে সাহায্য করে। কুলুঙ্গি বিভাগ-অভ্যন্তরীণ সমাধানের তুলনায়, যেমন এইচআর-এর ডকুমেন্ট স্টোরেজ HIPAA এর জন্য অপ্টিমাইজ করা হয়েছে অথবা অ্যাকাউন্টিং এর ট্যাক্স ম্যানেজমেন্ট এবং স্টোরেজ সফ্টওয়্যার, EDMS কোম্পানির সম্পূর্ণ উল্লম্ব চেইন এবং শ্রেণিবিন্যাস পরিবেশন করে, ডিরেক্টরেট, বিভাগ এবং দল জুড়ে অ্যাক্সেসের প্রস্তাব দেয়।
EDMS-এ খুব ঘনিষ্ঠভাবে দেখার আগে, আসুন একটি সাধারণ ভুল ধারণা থেকে সরে আসা যাক। মৌলিক EDMS অর্থ কিছুটা বিভ্রান্তিকর, কারণ আপনি Google Drive/Docs, Notion এবং অনুরূপ বাণিজ্যিক অফ-দ্য-শেল্ফ (COTS) সমাধানের মতো টুলগুলিতে সহজেই একই "এন্টারপ্রাইজ-ওয়াইড, শেয়ার্ড ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম" লেবেল প্রয়োগ করতে পারেন। এবং যখন তারা নির্দিষ্ট দৃষ্টান্তের জন্য দুর্দান্ত কাজ করে, এই বিভাগে COTS-এর EDMS-এর তুলনায় দুটি প্রধান ত্রুটি রয়েছে:
EDMS হল স্কেল করা সমাধান
হ্যাঁ, ধারণা বা Google ড্রাইভ সম্ভবত আপনার 10 জনের দলের জন্য দুর্দান্ত কাজ করে। কিন্তু আপনি যখন 100 স্কেল করবেন তখন কী হবে? 1,000? আপনি যদি প্রসারিত হওয়ার আশা করেন, তাহলে আপনার আজকের প্রয়োজনের চেয়ে বেশি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট হর্সপাওয়ার দিয়ে শুরু করা ভালো কারণ এটি করা সহজ বৃদ্ধি পায় আপনি একটি COTS টুল থেকে স্থানান্তর করার পরিবর্তে একটি EDMS থেকে বড় হয়েছে।
EDMS অফার নিরাপত্তা
COTS সমাধানগুলি নিরাপদ হতে থাকে। সর্বোপরি, কেউ গুগলকে বিশেষভাবে হ্যাকযোগ্য বলে অভিযুক্ত করছে না। কিন্তু কর্মচারীর তথ্য বা মালিকানাধীন ফার্ম ডেটার মতো ব্যক্তিগত ডেটার সাথে, আপনি চান (এবং, কিছু ক্ষেত্রে, আইনগতভাবে প্রয়োজন) একটি আরও শক্তিশালী, পরীক্ষিত, এবং প্রমাণিত সুরক্ষা যন্ত্রপাতি যা EDMS অফার করে। EDMS অফার করে সবচেয়ে কঠোর নিরাপত্তা সমাধানগুলির মধ্যে রয়েছে স্থানীয় হার্ডওয়্যার এবং অফ-নেটওয়ার্ক ফাইলিং, কিন্তু এমনকি ক্লাউড-ভিত্তিক সমাধানগুলি নিয়ন্ত্রক বা দৃঢ়-নির্দিষ্ট সুরক্ষা প্রয়োজনীয়তাগুলি অফার করে যা বেশিরভাগ COTS কেবল করতে পারে না।
একটি EDMS কি বৈশিষ্ট্য অফার করে?
EDMS, তাদের স্বভাবগতভাবে, আপনার নির্দিষ্ট নথি ব্যবস্থাপনার প্রয়োজনীয়তা অনুসারে বেসপোক এবং কাস্টমাইজযোগ্য কাঠামো। এই কাস্টমাইজেশনের অর্থ হল প্রাথমিক EDMS এর অর্থ জানা হল EDMS অফার করার সুযোগগুলির সম্পূর্ণ বর্ণালী বোঝার দিকে একটি প্রথম পদক্ষেপ।
তবুও, EDMS দ্বারা প্রদত্ত ফ্রেমওয়ার্কগুলি মুষ্টিমেয় নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলির চারপাশে ক্লাস্টার করার প্রবণতা রয়েছে যা কার্যকরভাবে একটি মানসম্পন্ন EDMS হিসাবে বিবেচিত হওয়ার জন্য প্রয়োজনীয়। আপনি যদি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের জন্য কেনাকাটা করেন বা আপনার বর্তমান প্ল্যাটফর্ম চিহ্নটি পূরণ করে কিনা তা বিচার করতে চান, আপনার EDMS বিবেচনার মধ্যে রয়েছে:
- দৃঢ় নিরাপত্তা, অভ্যন্তরীণভাবে - যেমন ব্যবহারকারীর অনুমতিগুলি পরিচালনা করার জন্য কে কী অ্যাক্সেস করে - এবং বাহ্যিকভাবে ডেটা এবং নথিগুলিকে তৃতীয় পক্ষের অনুপ্রবেশ থেকে রক্ষা করতে। এর মধ্যে অ্যাক্টিভিটি ট্র্যাকিং লগ, ব্যবহার ইতিহাস এবং ম্যানুয়াল বা স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ থেকে "রোল ব্যাক" করার ক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
- আপনার বিদ্যমান প্রযুক্তিগত ল্যান্ডস্কেপের মধ্যে প্ল্যাটফর্মটি কতটা সহজে একত্রিত হয়েছে, যেমন, EDMS আপনার অ্যাকাউন্টের প্রদেয় অটোমেশন টুল, ইনভয়েসিং সিস্টেমের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করা উচিত। বিক্রেতা অনবোর্ডিং, এবং সরবরাহকারী পোর্টাল, এবং প্রতিদিনের প্ল্যাটফর্ম বা টুল আপনার ফার্ম চলে।
- ব্যাপক এবং সহজে ব্যবহারযোগ্য অনুসন্ধান ফাংশন - আপনি যদি নির্দিষ্ট তথ্য বা ফাইলগুলি সহজে খুঁজে না পান তবে আপনার নথিগুলিকে একটি একক সংগ্রহস্থলে কেন্দ্রীভূত করার খুব বেশি ব্যবহার নেই। এর মধ্যে মেটাডেটা, ট্যাগিং, শ্রেণীবিভাগ এবং সাধারণ-বোধের ফোল্ডার বিকল্পগুলির মতো কার্যকর প্রতিষ্ঠান বৈশিষ্ট্যগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
- ডকুমেন্ট এবং লাইফসাইকেল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং রিভিউ টুলগুলি নিশ্চিত করুন যে আপনি স্টেট, অফ ডেট এবং অব্যবহৃত ফাইলগুলি মজুত করছেন না। এটি কর্মচারী হ্যান্ডবুক এবং স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি) এর মতো প্রমিত ডকুমেন্টেশনগুলিকে পুনরাবৃত্তভাবে পর্যালোচনা করার জন্য একটি বাধ্যতামূলক ফাংশন প্রদান করতে সহায়তা করে, শেষ পর্যন্ত আপনার অপারেশনাল প্রক্রিয়াগুলিকে উন্নত করে।
- ফাইল শেয়ারিং, অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিকভাবে (নিরাপত্তা প্রোটোকল এবং উভয়েই এম্বেড করা অনুমতি সহ)।
- যৌথ সম্পাদনা এবং উপস্থাপনা সক্ষম করার জন্য সহযোগী সরঞ্জাম - আজকের "দূরবর্তী প্রথম" কাজের পরিবেশে গুরুত্বপূর্ণ কিন্তু বিচ্ছুরিত দলগুলির জন্য সমানভাবে বাধ্যতামূলক৷
- কাস্টমাইজযোগ্যতা এবং মাপযোগ্যতা। আপনি আপনার প্রয়োজনের সাথে EDMS-কে মানিয়ে নিতে সক্ষম হবেন, এবং প্ল্যাটফর্মটিকে আপনার সাংগঠনিক প্রয়োজনীয়তার সাথে খাপ খাইয়ে নিতে হবে।
- বহু নথি ক্যাপচার অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন (OCR) প্রযুক্তি, ডিজিটাল ইম্পোর্ট এবং ইমেল/ডিজিটাল মেসেঞ্জার ফাইলিং অপশন সহ স্ক্যান করা ফিজিক্যাল ডকুমেন্টেশন।
- সম্মতি এবং নিয়ন্ত্রক প্রতিবন্ধকতা - যদি আপনার শিল্প বা অঞ্চল HIPAA, GDPR এবং অনুরূপ উদ্যোগের মতো নির্দিষ্ট প্যারামিটারের অধীন হয়, আপনার EDMS অবশ্যই সঙ্গতিপূর্ণ বিকল্প অফার.
কেন একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করবেন?
যদি EDMS-এর এক বা একাধিক মূল সুবিধা এবং বৈশিষ্ট্যগুলি আপনাকে প্রভাবিত করার জন্য যথেষ্ট না হয়, তাহলে আসুন একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ডিপ্লয়মেন্ট কীভাবে আপনার অফিসের দক্ষতা উন্নত করে তা প্রাসঙ্গিকভাবে বিবেচনা করি। আসুন একটি তাত্ত্বিক ব্যবসা সম্পর্কে কয়েকটি মূল ভেরিয়েবল বের করি:
ব্যবসা, কুলুঙ্গি প্রযুক্তি পরামর্শ, কিছু বন্ধু হিসাবে শুরু হয়েছিল কিন্তু তারা স্বপ্নের চেয়ে দ্রুত বৃদ্ধি পেয়েছে। আজ, তাদের আন্তর্জাতিকভাবে দল রয়েছে, ইউরোপে কিছু অংশ জিডিপিআর সাপেক্ষে, কিন্তু বেশিরভাগ এন্টারপ্রাইজ উত্তর আমেরিকায় কেন্দ্রীভূত। কোম্পানিটি একটি দূরবর্তী-প্রথম মডেলে কাজ করে এবং দলের নেতৃত্ব তাদের নথি এবং পছন্দের প্রকল্প ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করে। এই কারণে, দশটি ভিন্ন ক্যালেন্ডার এবং ভিডিও প্ল্যাটফর্ম জুড়ে ভার্চুয়াল মিটিংগুলিকে সিঙ্ক্রোনাইজ করা কঠিন, প্রকল্পের ফলাফলগুলি ভাগ করা বা নতুন কর্মীদের অনবোর্ডিং করা যাক - মাইক্রোসফ্ট অফিস ডকুমেন্টগুলিকে Google ডক্সে স্থানান্তরিত করা থেকে ডেটা ক্ষতি এবং এর বিপরীতে এটি একটি চলমান রসিকতা।
যদিও এই EDMS উদাহরণগুলি নাটকীয় প্রভাবের জন্য একাধিক কারণকে একত্রিত করে, অন্তর্নিহিত থ্রেডগুলি অস্বাভাবিক নয়। এই ক্ষেত্রে, কোম্পানির ক্রমবর্ধমান যন্ত্রণা এবং সিঙ্ক্রোনাইজেশন প্রচেষ্টাগুলি স্থিরযোগ্য যদি তারা একটি EDMS বাস্তবায়ন করে।
- একটি EDMS ডেটা সুরক্ষা এবং অঞ্চল-নির্দিষ্ট আদেশের সাথে সম্মতি বজায় রাখতে সহায়তা করে।
- EDMS টিম মেম্বারদের হাইরার্কি অ্যাক্সেস প্রোজেক্ট ফাইল, অনবোর্ডিং ডকুমেন্টেশন এবং আরও অনেক কিছুতে ফাইলগুলি একাধিকবার অদলবদল করার ঝামেলা বা ঝুঁকি ছাড়াই সাহায্য করে। প্রায়শই, আপনি যথেষ্ট বিন্যাস ক্ষতি না করে একটি পাওয়ারপয়েন্ট ফাইল Google স্লাইডে স্থানান্তর করতে পারবেন না - এটি কি ধ্রুবক থেকে অনেক বেশি প্রভাবশালী কিছু হারানোর ঝুঁকি নেওয়ার মতো মূল্যবান ফাইল রূপান্তর?
- এটি অনুমান করা নিরাপদ যে, শুধুমাত্র পছন্দের প্ল্যাটফর্মের বাইরে, বিভিন্ন পরামর্শকারী দল ব্যক্তিগত ক্লাউড, থাম্ব ড্রাইভ এবং শেয়ার্ড ড্রাইভের একটি পরিসরের মধ্যে ফাইলগুলি সঞ্চয় বা হোস্ট করে। যদি কিছু হারিয়ে যায় বা কোনও দলের সদস্য হঠাৎ করে চলে যায়, কোম্পানিটি তার সিস্টেমকে বিকেন্দ্রীকরণ করে অনেক ঐতিহাসিক ডকুমেন্টেশন এবং ডেটা হারানোর ঝুঁকি নেয়।
- EDMS-এর সাহায্যে সহযোগিতামূলক সম্পাদনা সহজ, এবং দলের সদস্যদের প্ল্যাটফর্ম জুড়ে অনুমতির একটি পরিসীমা ঠকাতে হবে না। পরিবর্তে, EDMS অনুমোদন কর্তৃপক্ষ পরিচালনা করে কে সম্পাদনযোগ্য কি শেষ মুহূর্তের "সম্পাদনা করার আমন্ত্রণ" বা অনুরূপ সময় নষ্টকারীর সাথে মোকাবিলা না করে একক স্ট্রোকে।
অন্যান্য EDMS উদাহরণগুলির মধ্যে রয়েছে লিগ্যাসি ফাইলিং এবং স্টোরেজ সিস্টেম থেকে একটি অল-ডিজিটাল প্যারাডাইমে স্থানান্তর করা। এই কেসটি বিশেষভাবে প্রচলিত হয়ে উঠছে কারণ কোম্পানিগুলি দীর্ঘমেয়াদী ভৌত ডকুমেন্টেশন বজায় রাখা বা সংরক্ষণাগার এবং স্টোরেজ ফি সংরক্ষণের জন্য খরচ-কাটা উদ্যোগ বাস্তবায়নের সাথে সম্পর্কিত ঝুঁকিগুলি চিহ্নিত করে৷
একটি ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের সুবিধা
আমরা মানসম্পন্ন EDMS-এর কিছু দানাদার সুবিধা এবং বৈশিষ্ট্যগুলি দেখেছি, কিন্তু বড়-ছবির উন্নতিগুলি আরও আকর্ষণীয়৷ একটি মানসম্পন্ন EDMS ব্যবহার করে, আপনার সংস্থা করতে পারে:
- স্টেকহোল্ডারদের সহযোগিতা উন্নত করুন: তারা একজন কর্মচারী, তৃতীয় পক্ষের পেশাদার পরিষেবা, ক্লায়েন্ট, গ্রাহক বা বিক্রেতাই হোক না কেন, একটি কার্যকর EDMS প্ল্যাটফর্মে তৈরি একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেস আপনার ডেটা এবং ডকুমেন্টেশনকে বিশৃঙ্খল এবং অসম স্টোরেজ সেন্টার থেকে বিচ্ছিন্ন করে। একই সময়ে, এটি স্টোভপাইপিং প্রতিরোধ করে এবং সমস্ত ব্যবহারকারীর জন্য একটি সাধারণ, ভাগ করা বোঝার বিকাশে সহায়তা করে৷
- নিরাপত্তা এবং সম্মতি: EDMS সরঞ্জামগুলি আপনার সবচেয়ে মূল্যবান সম্পদ রক্ষা করার জন্য নিরাপত্তা প্রদান করে: ডেটা। যেহেতু আমরা আপনার সংবেদনশীল তথ্যকে জিম্মি করে হ্যাকিং এবং র্যানসমওয়্যারের ক্রমবর্ধমান হুমকির সম্মুখীন হচ্ছি, তাই সুসংগত নিরাপত্তা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। কর্মচারীদের বিভিন্ন প্ল্যাটফর্মে সমানভাবে বিভিন্ন নিরাপত্তা ব্যবস্থা সহ ডেটা এবং ডকুমেন্টেশন রাখা আপনার ঝুঁকি বাড়ায়। একই সময়ে, ডেটা এবং ব্যক্তিগত তথ্য সঞ্চয় সংক্রান্ত বর্ধিত নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা সম্মতিকে অসম্ভব করে তোলে যদি আপনার একটি সুসংগত নথি ব্যবস্থাপনা কৌশল না থাকে।
- ক্রস-কোম্পানি সিঙ্ক্রোনাইজেশন: আপনি যদি ইতিমধ্যে একটি প্রযুক্তিগত ইকোসিস্টেম তৈরি করে থাকেন যা অন্তর্ভুক্ত করে ফাইনান্স অটোমেশন টুলস, এইচআর ম্যানেজমেন্ট প্রোগ্রাম, বিক্রেতা পোর্টাল, এবং অনুরূপ কাঠামো, তারপর একটি EDMS একটি যৌক্তিক পরবর্তী পদক্ষেপ প্রতিটি ভিন্ন সিস্টেমকে একত্রে বাঁধতে সাহায্য করে। আপনি যদি এখনও আপনার প্রযুক্তির পরিধি প্রসারিত না করে থাকেন, আপনার এন্টারপ্রাইজকে ডিজিটাল যুগে নিয়ে আসার সময় একটি EDMS স্থাপন করা একটি কৌশলগত ভিত্তি হিসেবে কাজ করে।
- দক্ষতা এবং তথ্য ব্যবস্থাপনা: এর মূলে, একটি মানসম্পন্ন EDMS দক্ষতা বৃদ্ধি করে আপনার দলকে আরও ভালো করে তোলে। একাধিক প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করার সময় একটি EDMS ফাইল স্থানান্তর, অনুমতি ব্যবস্থাপনা এবং অনুরূপ বাধাগুলির মতো সময় নষ্টকারী কার্যকলাপগুলিকে কমিয়ে দেয়। একই সময়ে, EDMS অ্যাক্সেস পরিচালনা করতে এবং পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করতে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি বিকাশ করতে সহায়তা করে, আপনার স্কেল করার সাথে সাথে ডেটা অখণ্ডতা নিশ্চিত করে। একইভাবে, আপনার ডকুমেন্টেশনকে কেন্দ্রীভূত করা আপনার ডেটা অ্যানালিটিক্স ফিডার উত্সগুলিকে উন্নত করতে সাহায্য করে, ব্যবসায়িক বুদ্ধিমত্তা প্ল্যাটফর্মগুলিকে ব্যবহার করার সময় মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টিগুলি আনলক করতে সহায়তা করে৷
EDMS সেরা অনুশীলন
আপনি যখন আপনার EDMS পরিবর্তন করতে, সামঞ্জস্য করতে এবং কাস্টমাইজ করতে চান, তখন কয়েকটি সেরা অনুশীলন আপনাকে সঠিক দিক নির্দেশ করতে এবং EDMS সুবিধাগুলিকে সর্বাধিক করার জন্য একটি গাইডস্টোন হিসাবে কাজ করে:
- আপনি অনুমতি এবং সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ সরঞ্জাম পরিচালনা করছেন তা নিশ্চিত করুন: যখন আপনি ডকুমেন্টেশন কেন্দ্রীভূত করেন, আপনি যদি আপনার দলের অনুমতিগুলি ভালভাবে পরিচালনা না করেন তবে আপনি অননুমোদিত অ্যাক্সেস বা ফাঁসের ঝুঁকিতে থাকবেন। তৃতীয় পক্ষের পরিষেবা বা বিক্রেতাদের সিস্টেমে অ্যাক্সেস থাকলে এটি দ্বিগুণ সত্য। একটি অনুমতি SOP বিকাশ সেগুলি রাখতে সাহায্য করে৷ জানতে হবে সংবেদনশীল তথ্যকে চোখ থেকে রক্ষা করার সময় জেনে রাখুন। একই সময়ে, আপনার পুনরাবৃত্তিমূলক ব্যাকআপ পদ্ধতি এবং পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা নিশ্চিত করা নথির গুণমান বজায় রাখতে এবং ওভাররাইট বা দুর্ঘটনা প্রতিরোধে সহায়তা করে।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার EDMS আপনার সাথে স্কেল করতে পারে: একটি EDMS-এ অল-ইন করার কোন মানে নেই যা শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানকে তার বর্তমান অবস্থায় পরিবেশন করবে। আপনি আপনার পরবর্তী বৃদ্ধির পর্যায়ে প্রবেশ করার সময় আপনার EDMS আপনার প্রয়োজনীয় সুবিধা এবং বৈশিষ্ট্যগুলি অফার করে তা নিশ্চিত করতে হবে – এমনকি আপনি যদি আজকে তাদের ব্যবহার সর্বাধিক না করেন তবে আজ এই বৈশিষ্ট্যগুলিতে অ্যাক্সেস এবং বোঝা আপনাকে সাফল্যের জন্য সেট আপ করে। আগামীকাল
- আপনার ইকোসিস্টেমের মধ্যে আপনার EDMS সংহত হয়েছে তা নিশ্চিত করুন: স্কেলেবিলিটি ছাড়াও, একটি EDMS মোতায়েন করার সময় ইন্টিগ্রেশন গুরুত্বপূর্ণ। আপনি যদি এখনও ম্যানুয়ালি স্ক্যান, আপলোড বা চালান স্থানান্তর করতে বাধ্য হন তাহলে আপনি দক্ষতা বাড়াচ্ছেন না বা রসিদ EDMS-এ মনে রাখবেন, আপনার EDMS কাজ করতে হবে তোমার জন্য - যদি আপনি আপনার মানিয়ে নিচ্ছেন নথি কর্মপ্রবাহ একটি ভারসাম্যপূর্ণ EDMS প্রক্রিয়া মিটমাট করার জন্য, তারপর আপনাকে আপনার কৌশলটি পুনরায় মূল্যায়ন করতে হবে।
- ট্যাগিং এবং সাংগঠনিক সরঞ্জামগুলির সুবিধা নিন: আপনি যখন আপনার ডকুমেন্টেশনকে একটি EDMS-এ স্থানান্তর করেন, তখন আপনি আপনার কোম্পানির সমগ্র সত্তাকে জুড়ে একটি কেন্দ্রীভূত ডাটাবেস তৈরি করেন। আপনি যদি সেই তথ্যটি সহজে খুঁজে না পান, অনুসন্ধান করতে এবং অ্যাক্সেস করতে না পারেন তবে, আপনি সম্ভাব্য দক্ষতা থেকে উপকৃত হচ্ছেন না। এই সুবিধাগুলিকে সর্বোত্তমভাবে ক্যাপচার করার জন্য আপনাকে একটি জ্ঞান ব্যবস্থাপনা SOP তৈরি করতে হবে, যার মধ্যে ফাইল নামকরণের নিয়মাবলী, ফোল্ডার শ্রেণিবিন্যাস এবং নেস্টিং নির্দেশাবলী এবং প্রত্যেকের সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য ব্যাপক প্রশিক্ষণ পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
উপসংহার
আমাদের ডেটা সংগ্রহের প্রচেষ্টা যেমন প্রসারিত হয়, তেমনি আমাদের ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজনীয়তাও বৃদ্ধি পায়। ক্রমবর্ধমান প্রবিধান মেনে চলা এবং সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত করা একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ যা আপনার কাছে ব্যাপক কৌশল না থাকলে আরও কঠিন হয়ে পড়ে। একই সময়ে, বিশ্বের সমস্ত ডেটা অকেজো যদি আপনি দ্রুত অ্যাক্সেস করতে না পারেন এবং আপনার উন্নতির জন্য এটি ব্যবহার করতে না পারেন নথি কর্মপ্রবাহ. আপনার সাংগঠনিক দক্ষতা উন্নত এবং প্রবাহিত করার জন্য EDMS এই ঝুঁকিগুলি অফসেট করে, শেষ পর্যন্ত সময় সাশ্রয় করে এবং আপনার দলকে কী গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিতে ফোকাস করতে দেয়: ব্যবসার বৃদ্ধির সময় সম্ভাব্য সর্বোত্তম ফলাফল সরবরাহ করা।
- এসইও চালিত বিষয়বস্তু এবং পিআর বিতরণ। আজই পরিবর্ধিত পান।
- PlatoData.Network উল্লম্ব জেনারেটিভ Ai. নিজেকে ক্ষমতায়িত করুন। এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটোএআইস্ট্রিম। Web3 ইন্টেলিজেন্স। জ্ঞান প্রসারিত. এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটোইএসজি। কার্বন, ক্লিনটেক, শক্তি, পরিবেশ সৌর, বর্জ্য ব্যবস্থাপনা. এখানে প্রবেশ করুন.
- প্লেটো হেলথ। বায়োটেক এবং ক্লিনিক্যাল ট্রায়াল ইন্টেলিজেন্স। এখানে প্রবেশ করুন.
- উত্স: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
- : হয়
- :না
- $ ইউপি
- 000
- 1
- 10
- 100
- a
- ক্ষমতা
- সক্ষম
- সম্পর্কে
- প্রবেশ
- দুর্ঘটনা
- মিটমাট করা
- অ্যাকাউন্টস
- পরিশোধযোগ্য হিসাব
- অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অটোমেশন
- দিয়ে
- ক্রিয়াকলাপ
- কার্যকলাপ
- খাপ খাওয়ানো
- অভিযোজিত
- যোগ
- সুবিধা
- সুবিধাদি
- পর
- বয়স
- থোক
- সব
- উপশম করা
- একা
- ইতিমধ্যে
- এছাড়াও
- আমেরিকা
- প্রশস্ত করা
- an
- বৈশ্লেষিক ন্যায়
- এবং
- প্রয়োগ করা
- অনুমোদন
- রয়েছি
- কাছাকাছি
- AS
- সম্পদ
- যুক্ত
- অনুমান
- At
- কর্তৃপক্ষ
- স্বয়ংক্রিয়
- স্বয়ংক্রিয়তা
- ব্যাকআপ
- মহাজন
- মৌলিক
- BE
- কারণ
- মানানসই
- পিছনে
- হচ্ছে
- উপকারী
- সুবিধা
- ফরমাশী
- সর্বোত্তম
- সেরা অভ্যাস
- উত্তম
- তার পরেও
- উভয়
- বক্স
- আনয়ন
- নির্মিত
- ব্যবসায়
- ব্যবসায়িক বুদ্ধি
- কিন্তু
- by
- ক্যালেন্ডার
- নামক
- CAN
- না পারেন
- গ্রেপ্তার
- কেস
- মামলা
- বিভাগ
- সেন্টার
- কেন্দ্রীভূত করা
- কেন্দ্রীভূত
- চেন
- চ্যালেঞ্জ
- পরিবর্তন
- চরিত্র
- চরিত্র স্বীকৃতি
- পছন্দ
- মক্কেল
- ঘনিষ্ঠভাবে
- গুচ্ছ
- সমন্বিত
- সহযোগিতা করা
- সহযোগিতা
- সংগ্রহ
- সম্মিলিতভাবে
- মেশা
- আসা
- ব্যবসায়িক
- সাধারণ
- কোম্পানি
- কোম্পানি
- কোম্পানির
- তুলনা
- সম্মতি
- অনুবর্তী
- ব্যাপক
- উদ্বেগ
- উপসংহার
- বিবেচ্য বিষয়
- পরামর্শকারী
- প্রাসঙ্গিক করা
- নিয়ন্ত্রণ
- নিয়ন্ত্রণগুলি
- নিয়মাবলী
- মূল
- ভিত্তি
- পারা
- ফাটল
- সৃষ্টি
- সংকটপূর্ণ
- বর্তমান
- বর্তমান অবস্থা
- ক্রেতা
- স্বনির্ধারিত
- স্বনির্ধারণ
- কাস্টমাইজ
- উপাত্ত
- ডেটা বিশ্লেষণ
- তথ্য হারানোর
- ডাটা ব্যাবস্থাপনা
- তথ্য নিরাপত্তা
- ডেটাবেস
- দিন-দিন
- দিন
- ডিলিং
- বিকেন্দ্রীভূত
- বলিয়া গণ্য
- প্রদান
- মোতায়েন
- বিস্তৃতি
- পরিকল্পিত
- বিকাশ
- উন্নয়নশীল
- বিভিন্ন
- কঠিন
- ডিজিটাল
- প্রযুক্তিনির্ভর যুগ
- অভিমুখ
- অসম
- বিচ্ছুরিত
- do
- দলিল
- নথি ব্যবস্থাপনা
- ডকুমেন্টেশন
- কাগজপত্র
- না
- Dont
- দোকর
- নিচে
- নাটকীয়
- অপূর্ণতা
- ড্রাইভ
- ড্রাইভ
- e
- প্রতি
- সহজে
- ব্যবহার করা সহজ
- বাস্তু
- প্রভাব
- কার্যকর
- কার্যকরীভাবে
- দক্ষতা
- দক্ষতা
- প্রচেষ্টা
- বৈদ্যুতিক
- এম্বেড করা
- শিরীষের গুঁড়ো
- কর্মচারী
- কর্মচারী
- সক্ষম করা
- encompassing
- যথেষ্ট
- নিশ্চিত করা
- নিশ্চিত
- প্রবেশ করান
- উদ্যোগ
- এন্টারপ্রাইজ-স্তর
- সমগ্র
- পরিবেশ
- সমানভাবে
- যুগ
- ইউরোপ
- এমন কি
- প্রতি
- সবাই
- নব্য
- উদাহরণ
- সীমা অতিক্রম করা
- বিদ্যমান
- বিস্তৃত করা
- সম্প্রসারিত
- আশা করা
- বাহ্যিকভাবে
- চোখ
- মুখ
- মুখোমুখি
- কারণের
- এ পর্যন্ত
- দ্রুত
- বৈশিষ্ট্য
- ফি
- কয়েক
- ফাইল
- নথি পত্র
- ফাইলিং
- আবিষ্কার
- দৃঢ়
- প্রথম
- কেন্দ্রবিন্দু
- জন্য
- অত্যাচার
- অবকাঠামো
- বন্ধুদের
- থেকে
- সম্পূর্ণ
- পূর্ণ বর্ণালী
- ক্রিয়া
- ক্রিয়াকলাপ
- GDPR
- চালু
- গুগল
- ঝুরা
- মহান
- বড় হয়েছি
- হত্তয়া
- ক্রমবর্ধমান
- উন্নতি
- হ্যাকিং
- থাবা
- কঠিনতর
- হার্ডওয়্যারের
- আছে
- জমিদারি
- মাথা
- সাহায্য
- সাহায্য
- সাহায্য
- যাজকতন্ত্র
- ঐতিহাসিক
- ইতিহাস
- অধিষ্ঠিত
- ঝুলিতে
- নিমন্ত্রণকর্তা
- কিভাবে
- HTTPS দ্বারা
- বেড়া-ডিঙ্গান দৌড়
- i
- সনাক্ত করা
- if
- প্রভাবী
- বাস্তবায়ন
- বাস্তবায়ন
- আমদানি
- অসম্ভব
- উন্নত করা
- উন্নতি
- উন্নত
- উন্নতি
- in
- অন্তর্ভুক্ত করা
- অন্তর্ভুক্ত
- সুদ্ধ
- বর্ধিত
- বৃদ্ধি
- ক্রমবর্ধমান
- শিল্প
- তথ্য
- তথ্য
- উদ্যোগ
- অর্ন্তদৃষ্টি
- পরিবর্তে
- নির্দেশাবলী
- সংহত
- সংহত
- ইন্টিগ্রেশন
- অখণ্ডতা
- বুদ্ধিমত্তা
- অভ্যন্তরীণ
- অন্ত
- আন্তর্জাতিকভাবে
- মধ্যে
- চালান
- IT
- এর
- যৌথ
- বিচারক
- মাত্র
- রাখা
- পালন
- চাবি
- জানা
- বুদ্ধিমান
- জ্ঞান
- জ্ঞান ব্যবস্থাপনা
- লেবেল
- ভূদৃশ্য
- বিশালাকার
- উত্তরাধিকার
- আইনত
- দিন
- লেট
- লেভারেজ
- উপজীব্য
- জীবনচক্র
- মত
- স্থানীয়
- যৌক্তিক
- দীর্ঘ মেয়াদী
- তাকিয়ে
- খুঁজছি
- হারানো
- ক্ষতি
- নষ্ট
- প্রণীত
- বজায় রাখা
- নিয়ন্ত্রণের
- মুখ্য
- করা
- তৈরি করে
- পরিচালনা করা
- ব্যবস্থাপনা
- পরিচালক
- ম্যান্ডেট
- কার্যভার
- ম্যানুয়াল
- ম্যানুয়ালি
- অনেক
- ছাপ
- ব্যাপার
- ম্যাটার্স
- চরমে তোলা
- সর্বাধিক করা হচ্ছে
- অর্থ
- মানে
- পরিমাপ
- সভা
- পূরণ
- সদস্য
- সদস্য
- বার্তাবহ
- মেটাডাটা
- মাইক্রোসফট
- হতে পারে
- মাইগ্রেট
- স্থানান্তর
- অভিপ্রয়াণ
- বিভ্রান্তিকর
- মডেল
- স্মারক
- অধিক
- সেতু
- অনেক
- বহু
- নামকরণ
- প্রকৃতি
- প্রয়োজন
- চাহিদা
- পাখির
- নতুন
- পরবর্তী
- কুলুঙ্গি
- না।
- উত্তর
- উত্তর আমেরিকা
- ধারণা
- এখন
- OCR করুন
- of
- বন্ধ
- অর্পণ
- প্রদত্ত
- নৈবেদ্য
- অফার
- দপ্তর
- অফসেট
- প্রায়ই
- on
- অনবোর্ডিং
- ONE
- কেবল
- অপারেটিং
- কর্মক্ষম
- সুযোগ
- অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রেকগনিশন
- অপশন সমূহ
- or
- সংগঠন
- সাংগঠনিক
- অন্যান্য
- আমাদের
- বাইরে
- ফলাফল
- প্রযত্ন
- নিম্নলিখিত বিষয়গুলি
- দৃষ্টান্ত
- পরামিতি
- প্রধানতম
- বিশেষত
- গত
- অনুমতি
- ব্যক্তিগত
- ব্যক্তিগত তথ্য
- সংক্রান্ত
- শারীরিক
- পরিকল্পনা সমূহ
- মাচা
- প্ল্যাটফর্ম
- Plato
- প্লেটো ডেটা ইন্টেলিজেন্স
- প্লেটোডাটা
- বিন্দু
- সম্ভব
- সম্ভাব্য
- চর্চা
- উপস্থাপনা
- উপস্থাপন
- প্রভাবশালী
- প্রতিরোধ
- প্রতিরোধ
- ব্যক্তিগত
- ব্যক্তিগত তথ্য
- সম্ভবত
- পদ্ধতি
- প্রক্রিয়া
- প্রসেস
- পেশাদারী
- প্রকল্প
- প্রকল্প ব্যবস্থাপনা
- মালিকানা
- রক্ষা করা
- রক্ষা
- প্রোটোকল
- প্রোটোকল
- প্রমাণিত
- প্রদান
- গুণ
- দ্রুত
- প্রস্থান
- পরিসর
- ransomware
- বরং
- স্বীকার
- এলাকা
- আইন
- নিয়ন্ত্রক
- মনে রাখা
- দূরবর্তী
- সংগ্রহস্থলের
- প্রয়োজনীয়
- আবশ্যকতা
- এখানে ক্লিক করুন
- অধিকার
- কঠোর
- ঝুঁকি
- ঝুঁকি
- ঝুঁকি
- শক্তসমর্থ
- দৌড়
- রান
- s
- নিরাপদ
- সুরক্ষা
- একই
- সংরক্ষণ করুন
- রক্ষা
- স্কেলেবিলিটি
- স্কেল
- স্ক্যান
- সুযোগ
- সার্চ
- বিভাগে
- নিরাপদ
- নিরাপত্তা
- সুরক্ষা ব্যবস্থা
- অংশ
- সংবেদনশীল
- ক্রম
- পরিবেশন করা
- স্থল
- সেবা
- সেবা
- সেট
- ভাগ
- শেয়ারিং
- কেনাকাটা
- সংক্ষিপ্ত
- উচিত
- অনুরূপ
- সহজ
- সহজ
- কেবল
- একক
- স্লাইডগুলি
- So
- সফটওয়্যার
- সলিউশন
- কিছু
- কিছু
- কিছুটা
- সোর্স
- নির্দিষ্ট
- বর্ণালী
- দণ্ড
- পর্যায়
- স্টেকহোল্ডারদের
- মান
- শুরু
- শুরু হচ্ছে
- রাষ্ট্র
- ধাপ
- পদবিন্যাস
- এখনো
- স্টোরেজ
- দোকান
- কৌশলগত
- কৌশল
- স্ট্রিমলাইন
- কাঠামো
- বিষয়
- সারগর্ভ
- সাফল্য
- মামলা
- অনুসরণ
- নিশ্চিত
- সোয়াপিং
- দোল
- সিঙ্ক্রোনাইজেশন
- পদ্ধতি
- সিস্টেম
- কার্য
- কর
- টীম
- দলের সদস্যরা
- দল
- প্রযুক্তি
- এই
- tends
- প্রমাণিত
- চেয়ে
- যে
- সার্জারির
- বিশ্ব
- তাদের
- তারপর
- তত্ত্বীয়
- এইগুলো
- তারা
- তৃতীয় পক্ষের
- এই
- সেগুলো
- যদিও?
- হুমকি
- টাই
- সময়
- বার
- থেকে
- আজ
- আজকের
- একসঙ্গে
- আগামীকাল
- টন
- অত্যধিক
- টুল
- সরঞ্জাম
- শক্ত
- প্রতি
- পথ
- অনুসরণকরণ
- প্রশিক্ষণ
- রূপান্তর
- সত্য
- চেষ্টা
- খামচি
- দুই
- পরিণামে
- অনধিকার
- বিরল
- নিম্নাবস্থিত
- বোধশক্তি
- আনলক
- অব্যবহৃত
- us
- ব্যবহার
- বেহুদা
- ব্যবহারকারী
- ব্যবহারকারী
- ব্যবহার
- দামি
- বিভিন্ন
- বিভিন্ন
- বিক্রেতা
- বিক্রেতারা
- সংস্করণ
- উল্লম্ব
- খুব
- ভাইস
- ভিডিও
- ভার্চুয়াল
- প্রয়োজন
- উপায়
- we
- আমরা একটি
- কি
- কখন
- কিনা
- যে
- যখন
- হু
- ইচ্ছা
- সঙ্গে
- মধ্যে
- ছাড়া
- হয়া যাই ?
- কাজ
- বিশ্ব
- মূল্য
- হাঁ
- এখনো
- আপনি
- আপনার
- zephyrnet